Les obligations comptables communes à tous les freelances et indépendants Les obligations comptables du freelance en fonction de son régime d’imposition

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Freelance : quelles sont vos obligations comptables ?

7 min

4 janvier 2023

Par Julie Merrer

Couverture des dépenses comptables de Peach

La comptabilité est souvent la bête noire des freelances. En tant qu’indépendant(e), vous connaissez votre secteur d’activité sur le bout des doigts… mais vous êtes peut-être beaucoup moins à l’aise avec les calculs, les tableaux et les prévisionnels. Et c’est bien normal. Après tout, n’est pas comptable qui veut.

Alors, pour vous aider à vous y retrouver, nous vous avons préparé un article complet dédié à la comptabilité en freelance. Nous revenons en détail sur les obligations comptables qui vous incombent selon votre régime d’imposition, tout en définissant simplement le jargon complexe de la finance.

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Les obligations comptables communes à tous les freelances et indépendants

Certaines obligations comptables sont communes à tous les freelances, que vous soyez micro-entrepreneur(e) ou à la tête d’une société comme une EURL ou une SASU.

L’obligation comptable de tenir une facturation à jour

En tant que freelance, vous avez l’obligation de tenir votre facturation à jour.

Vous avez réalisé une mission pour une entreprise ? Sachez que l’émission d’une facture est obligatoire pour les transactions entre professionnels. Vous devez systématiquement penser à envoyer une facture à votre client à la fin de votre prestation.

Vous avez réalisé une mission pour un particulier ? L’émission d’une facture est obligatoire si le montant de votre prestation est supérieur à 25 € TTC (toutes taxes comprises).

Pour être valable, votre facture doit comporter des mentions obligatoires, à savoir :

- la mention « facture » ;

- la date et le numéro de la facture ;

- votre dénomination sociale, votre statut juridique, votre nom et vos coordonnées ;

- le nom et les coordonnées de votre client ;

- la somme totale hors taxe (HT) et la somme toutes taxes comprises (TTC) ;

- la date d'échéance du règlement et le montant des pénalités en cas de retard ;

- les conditions de règlement de la facture ;

- et si votre activité est assujettie à la TVA : son montant, son taux et votre numéro de TVA intracommunautaire.

Vous pouvez télécharger gratuitement notre modèle de facture au format Excel. Édité par notre équipe finance et nos juristes, vous pouvez le personnaliser en fonction de votre activité.

Soyez vigilant(e) lorsque vous rédigez votre facture, et veillez à n’oublier aucune de ces mentions. En effet, l’URSSAF veille au grain et réalise des contrôles réguliers pour vérifier la conformité de la comptabilité (et de la facturation) des entreprises.

Vous pouvez être sanctionné(e) d’une amende de 15 € par mention inexacte. Une amende qui pourrait s’avérer très coûteuse si l’ensemble des factures comportent des erreurs.

Qu’en est-il du devis ?

En principe, l’envoi d’un devis n’est pas obligatoire pour les freelances, sauf si votre client vous le demande. Mais en pratique, il est vivement conseillé de l’envoyer avant de débuter une nouvelle mission. En effet, le devis permet d’encadrer le périmètre de la prestation et de se mettre d’accord sur le prix.

Et surtout, la signature du devis est primordiale puisqu’elle lui donne la valeur d’un contrat. Un détail loin d’être anodin parce qu'elle engage les deux parties. Vous êtes alors dans l’obligation de réaliser la prestation selon les conditions mentionnées dans le document, et l’entreprise cliente de vous régler. Grâce au devis, vous pourrez plus facilement faire valoir vos droits en justice en cas de défaut de paiement. C’est donc un élément capital de votre facturation. Retrouvez ici notre modèle gratuit de devis, facilement personnalisable.

L’ouverture d’un compte bancaire dédié à son activité

En tant que freelance, vous devez obligatoirement ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité si votre chiffre d’affaires est supérieur à 10 000 € pendant plus de deux années consécutives. Mais attention, qui dit compte bancaire dédié à son activité, ne dit pas forcément… compte bancaire professionnel. Ce n’est pas tout à fait la même chose. Dans le premier cas, il peut tout simplement s’agir d’un deuxième compte courant ouvert auprès de votre banque. L’essentiel, c’est que vos flux financiers professionnels soient séparés de vos mouvements bancaires personnels.

En réalité, il est beaucoup plus pratique d’ouvrir un véritable compte professionnel pour son activité. Celui-ci offre des fonctionnalités très avantageuses pour les freelances. Avec un compte pro comme Qonto, vous pouvez profiter de moyens de paiement adaptés à votre activité et d’outils (logiciel de détection de la TVA, de dématérialisation des justificatifs de note de frais...) pour préparer votre comptabilité. Et en cas de problème, vous échangez avec un service client performant et formé aux problématiques que vous rencontrez.

Le guide sur la réforme de la facturation électronique

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Les obligations comptables du freelance en fonction de son régime d’imposition

Le point sur les régimes d’imposition disponibles en freelance

Nous venons de le voir, certaines obligations comptables (facturation, compte bancaire dédié) sont communes à tous les freelances. Mais en réalité, la tenue de la comptabilité varie en fonction du régime d’imposition à laquelle votre entreprise est soumise. Vous n’êtes pas sûr(e) de savoir à quel régime d’imposition vous êtes soumis(e) ? Voyons cela ensemble.

Tout d’abord, il faut savoir qu’il existe 4 grands régimes d’imposition :

le régime de la micro-entreprise (ex auto entreprise) ;
le régime réel simplifié ;
le régime réel normal ;
le régime de la déclaration contrôlée.

Ces régimes dépendent du type de bénéfices que vous réalisez : Bénéfices Industriels ou Commerciaux (BIC) ou Bénéfices Non Commerciaux (BNC). Or, pour rappel, un freelance est un(e) entrepreneur(e) ou travailleur(euse) indépendant(e) qui propose le plus souvent des prestations intellectuelles (stratégie, rédaction, photographie, code, design, coaching, illustration…) auprès d’une entreprise. En freelance, vous êtes donc titulaire de BNC.

Partant de ce principe, deux régimes d’imposition s’offrent à vous :

le régime de la micro-entreprise (sous le régime micro-BNC) ;
le régime de la déclaration contrôlée.

Les obligations comptables du freelance micro-entrepreneur(e) - ex auto entrepreneur

La majorité des freelances qui viennent de se lancer optent pour le régime de la micro-entreprise (ex auto entreprise). Pourquoi ?

Tout simplement parce que ce régime n’est pas très contraignant et que les micro-entrepreneurs bénéficient d’obligations comptables ultra-simplifiées. Une aubaine pour les indépendant(e)s qui débutent et qui ne souhaitent pas passer trop de temps sur les tâches administratives. Ici, la tenue de la comptabilité est facilitée, vous pouvez le faire seul(e) sans faire appel à un comptable.

Mais attention, le régime de la micro-entreprise n’est pas accessible à tout le monde. Pour profiter du statut de micro-entrepreneur, votre chiffre d’affaires annuel hors taxe (HT) ne doit pas dépasser :

188 700 € pour les activités de commerce et de fourniture de logement ;
77 700 € pour les prestations de service et les professions libérales.

Les obligations comptables du micro-entrepreneur (ex auto entrepreneur) très simples : la tenue d’un livre des recettes et la tenue d’un registre des achats. Examinons-les en détail.

1. La tenue d’un livre des recettes

Le livre des recettes est un document comptable rassemblant tous vos encaissements (par exemple, un paiement client) par ordre chronologique. Sa tenue est obligatoire pour l’ensemble des micro-entrepreneurs.

La présentation du document est libre, mais il doit obligatoirement contenir quatre informations importantes :

le montant de l’encaissement ;
l’origine de l’encaissement (à savoir, qui a émis le paiement) ;
le mode de règlement de l’encaissement (par carte, par virement, en espèce…) ;
la référence de la facture justificative (d’où l’importance de ne pas oublier d’envoyer une facture avec un numéro unique après chaque prestation).
Nous vous conseillons de présenter votre livre des recettes sous la forme d’un tableau pour plus de lisibilité. Vous avez généré beaucoup de recettes ? Dans ce cas, il est recommandé d’utiliser un logiciel de comptabilité pour vous aider à rester organisé(e). Sachez également que l’URSSAF a mis à disposition un modèle de livre des recettes sur son site internet.

2. La tenue d’un registre des achats

Le registre des achats (ou livre des achats) est un document comptable qui regroupe toutes les dépenses réalisées par l’entreprise par ordre chronologique. En principe, les freelances ne sont pas obligés de tenir un registre des achats dans leur comptabilité. En effet, cette obligation ne concerne que les micro-entrepreneurs réalisant des activités commerciales ou de prestation de logement.

Mais nous avons pris le parti de la mentionner dans cet article, car en réalité, il est très conseillé de tenir un livre des achats, surtout si vous réalisez régulièrement des dépenses professionnelles (achat de matériel, abonnement à des outils, à un espace de coworking…) pour votre micro-entreprise.

Même s’il n’y a pas d’obligations légales pour les freelances, voici les informations que vous pouvez faire apparaître dans votre comptabilité :

la date de paiement de l’achat ;
le montant et la nature de l’achat ;
la référence de la facture justificative (ou du ticket) ;
l’identité du vendeur ;
le mode de règlement de l’achat.

Téléchargez notre modèle de contrat de freelance

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Les obligations comptables du freelance sous le régime de la déclaration contrôlée

Le régime de la déclaration contrôlée concerne tous les freelances qui ne sont pas sous la micro-entreprise. Ici, les obligations comptables sont un peu plus complexes. Mais ce n’est rien d’insurmontable, rassurez-vous. Nous allons tout vous expliquer.

1. La tenue d’un livre des recettes et d’un registre des achats

À l’instar du régime de la micro-entreprise, la déclaration contrôlée impose de tenir un livre des recettes et un registre des achats (cette fois, ce n’est plus seulement conseillé, mais obligatoire) au sein de la comptabilité.

Les exigences en termes de mentions légales sont identiques à celles que nous avons mentionnées dans le paragraphe dédié à la micro-entreprise.

2. La tenue du registre des immobilisations et des amortissements

Ce qui change, avec la déclaration contrôlée, c’est que vous devez aussi tenir un autre document comptable : le registre des immobilisations et des amortissements. Immobilisation, amortissement… Le jargon de la comptabilité peut sembler complexe, au premier abord. Mais en réalité, leur définition est plutôt simple. Une immobilisation désigne un bien utilisé durablement par l’entreprise. Cela peut être une voiture, un local… ou dans le cas du freelance, un ordinateur.Un amortissement, c’est tout simplement la perte de la valeur d’un bien en raison de son usage ou du temps.

Prenons un exemple pour bien comprendre.

Imaginons que vous êtes photographe en freelance, et que vous venez d’acheter un tout nouvel appareil photo pour votre activité. Dans le langage de la comptabilité, ceci est une immobilisation. Vous allez l’utiliser durablement. Vous avez payé cet appareil photo 1 000 €. C’est le prix qu’il coûte le jour de son achat. Deux ans plus tard, vous êtes toujours satisfait de votre appareil. Mais forcément, même si vous en avez pris soin, celui-ci n’est plus dans un état neuf. Vous l’avez beaucoup utilisé, et il a perdu de la valeur. On parle d’amortissement.

Toutes vos immobilisations et les amortissements doivent apparaître dans votre comptabilité, au sein d’un registre spécifique. Ce registre n’est soumis à aucun formalisme, mais il faudra au minimum indiquer :

la date d’acquisition et la nature de chaque immobilisation ;
le montant des amortissements.

Il est difficile d’estimer précisément la perte de la valeur d’un bien... Et en comptabilité, les approximations ne sont pas permises. C’est pourquoi il existe des formules pour calculer les amortissements. Ces formules basées sur la durée d’utilisation du bien servent à calculer un taux d’amortissement. On vous l’accorde : tout ceci est un peu complexe, et il est fortement recommandé d’utiliser un logiciel de comptabilité ou/et de faire appel à un professionnel pour vous épauler.

Facturation, compte bancaire dédié à son activité, livres comptables, clôture comptable… Finalement, tenir une comptabilité en freelance n’est pas si difficile. Il suffit d’être au clair avec ses obligations pour rester organisé(e) tout au long de l’année.

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