Micro-entreprises et notes de frais

Le salarié d'une micro-entreprise peut être amené à effectuer des dans le cadre de son activité. Il peut ainsi engager des dépenses pour la réussite de sa mission. Ces dépenses engagées dans le cadre de son activité peuvent-elles faire l'objet d'un remboursement ?

Elles ne font que très rarement l'objet d'un remboursement, les conditions de remboursement étant très strictes pour les auto-entrepreneurs. On vous en dit plus sur les conditions de remboursement. Pour gérer au mieux votre activité et votre comptabilité, il vous est conseillé d'ouvrir un compte professionnel pour micro-entrepreneur.

La note de frais est un document rempli par le salarié pour se faire rembourser par son employeur les dépenses qu'il a engagées à l'extérieur de sa structure dans le cadre de son travail. En effet, dans l'intérêt de l'entreprise, l'employé peut engager des dépenses. Il s'agit notamment des dépenses:

• de déplacement (billet d'avion, billets de train…) ;
• de repas (notes de restaurant…) ;
• d'hébergement (notes d'hôtel…)…

Il est à noter que pour être remboursé, le salarié doit remplir sa demande, fournir les pièces justificatives des dépenses, et s'assurer que leur traitement est bien effectué.

La micro-entreprise (anciennement auto-entreprise) est un régime fiscal, et non un statut juridique. En étant micro-entrepreneur, vous profitez d'un régime fiscal favorable. Vous pouvez notamment être soumis à l'impôt sur le revenu (IR). Depuis le 1er janvier 2019, c'est donc le prélèvement à la source qui est mis en place pour les auto-entrepreneurs soumis à l'IR. Peuvent prétendre à ce régime, l'ensemble des entrepreneurs individuels (EIRL, EURL, profession libérale, ...). La micro-entreprise est soumise à un régime d'imposition forfaitaire et n'est pas obligée de tenir une vraie comptabilité. Elle bénéficie de formalités comptables et fiscales allégées.

La seule obligation qui lui est faite est la déclaration de son chiffre d'affaires réel. Les dépenses et les charges de ce type d'entreprise sont estimées par l'Etat lui-même. Le régime de micro-entreprise ne permet pas un remboursement des notes de frais. Il n'est donc pas important que des notes de frais soient établies dans ce cas. L'Etat, par l'intermédiaire de l'administration, fait une estimation du volume global des dépenses et de la rémunération de son chef en appliquant une grille de pourcentage définie à l'avance.

Pour une estimation du volume global des dépenses, les pourcentages suivants sont appliqués sur le chiffre d'affaires :

• 34 % pour le libéral ;
• 50 % pour les entreprises de services ;
• 71 % pour celles qui mènent des activités commerciales.

La rémunération du chef d'entreprise est estimée sur la base des pourcentages suivants :

• 66 % pour les chefs d'entreprises libéraux ;
• 50 % pour les services ;
• 29 % dans le cas d'une entreprise qui mène des activités commerciales.

L'Etat ne considère plus ces charges pour les petites entreprises, car le poids de ces dépenses est estimé déjà à l'avance de manière forfaitaire.

Le gérant d'une micro-entreprise peut être amené à facturer à ses clients des frais professionnels (dépenses de déplacement, de voyage, d'hébergement, de port, de transport…) et se faire rembourser. Pour se faire, le remboursement doit faire l'objet d'une déclaration dans le chiffre d'affaires.Il est important de faire remarquer que certaines dépenses peuvent ne pas faire l'objet de déclaration. Il s'agit des frais de débours.

Les débours sont des dépenses engagées au nom et pour le compte d'un client. A la place du client, la société règle l'achat, mais la facture est établie au nom du client. C'est votre client qui va récupérer la TVA et qui bénéficiera de la SAV et des garanties éventuelles. En guise d'exemple, nous pouvons retenir :

• l'achat d'une matière première, d'un produit fini, ou les frais de port engagés pour le compte du client ;
• une prestation en accord avec le client…

La structure doit impérativement conserver la facture d'achat et la facture de remboursement. Elles représentent des pièces justificatives à présenter à l'administration fiscale en cas de contrôle. En aucun cas, vous ne pouvez dégager un bénéfice sur les débours. Vous devez refacturer exactement la somme engagée pour le client.Bon à savoir : Les micro-entreprises sont soumises à un affranchissement de la TVA. Elles n'ont pas à l'inclure dans leurs factures ni à la collecter pour l'Etat. Cette simplification fiscale permet aussi d'être plus compétitif en termes de tarifs. Pour en savoir plus, vous pouvez lire notre article sur micro-entreprise et TVA.

Les conditions suivantes doivent être respectées avant tout recours aux débours :

• vous devez vous assurer que le client a pris connaissance de l'engagement et du montant réel des dépenses ;
• vous devez vous faire établir par le client un mandat préalable et explicite ;
• votre structure doit enregistrer dans sa comptabilité ces dépenses, notamment dans un compte de tiers de la classe 4 (compte 467 par exemple), pour une constatation de la créance que vous détenez sur votre client ;
• vous devez conserver les justificatifs (facture d'achat) de la dépense…

En résumé, l'établissement des notes de frais par une micro-entreprise n'est pas valable. Un tel régime ne confère pas le droit au remboursement des dépenses engagées en dehors de votre structure. Néanmoins, les dépenses engagées au nom et pour le compte du client (débours) avec bien sûr son aval peuvent faire l'objet d'un remboursement de la part de ce dernier. Mais, elles doivent être déclarées dans votre comptabilité et les pièces justificatives bien conservées afin d'éviter les problèmes avec l'administration fiscale.

On l'a vu, le remboursement des notes de frais sous le régime de micro-entrepreneur n'est pas possible. Les rares cas où cela est admis, il faut mener une gestion stricte de ses comptes. Pour mener cela à bien, il est bon de tenir ses comptes en ordre. Qonto vous permet d'ouvrir un compte professionnel pour votre micro-entreprise et de profiter de nombreux services tels que la labellisation personnalisée des dépenses, un export CSV ou encore l'accès illimité à son historique.

Pour ouvrir un compte bancaire, il est nécessaire de fournir des pièces justificatives. Vous devez prouver l'identité de l'entrepreneur (document d'identité, attestation de domicile, ...) mais également l'identité de votre entreprise. Pour cela, il faut fournir le Kbis de votre auto-entreprise. Ce document est la "carte d'identité" de votre entreprise. Il vous est fournit après l'immatriculation de votre micro-entreprise.