Barème des frais kilométriques

Les indemnités kilométriques ou frais kilométriques représentent les sommes versées aux salariés qui utilisent leurs véhicules personnels pour le travail. Il s’agit ici de l’usage à des fins strictement professionnelles. Ainsi, elles couvrent l’ensemble des déplacements professionnels en termes de distance parcourue en km. Le système appliqué n’est pas difficile à assimiler. Toutefois, il est plus qu’utile d’être au courant des modalités et principes d’application.

Pour simplifier la gestion des dépenses pros de vos employés, ouvrez un compte Qonto. Avec des cartes de paiement professionnelles et une application centralisant l'ensemble des informations, visualisez les dépenses de vos employés, recevez les justificatifs de paiement via votre compte en ligne. Faites gagnez en autonomie vos équipes et ne courrez plus après les justificatifs de paiement !

Les frais de déplacement en tant que frais professionnels sont un avantage accordé aux salariés. Outre la prise en charge par l’employeur de ces frais, l’indemnité leur permet également d’en faire la déduction de leurs déclarations de revenus auprès de l’administration fiscale. Le barème frais voiture englobe l’usage d’une voiture, d’une moto et d’un scooter avec une cylindrée égale ou inférieure à 50 cm3. Depuis 2016, le vélo y est inclus.

Tous les salariés contraints d’utiliser leur véhicule personnel pour le travail sont concernés, des cadres dirigeants aux salariés du SMIC. Ils sont autorisés par la loi à percevoir des indemnités pour la distance parcourue à des fins professionnelles.

Le tarif frais kilométrique appliqué pour le versement des indemnités des salariés qui utilisent leur véhicule personnel est utilisé sous certaines conditions. En effet, le barème du prix de revient kilométrique est fixé par arrêté du ministre chargé du budget. Toutefois, le remboursement des frais de déplacement par véhicule personnel pour le trajet domicile - lieu de travail est soumis à l’impôt sur le revenu.

Chaque salarié doit apporter des justificatifs pour pouvoir percevoir des indemnités. Il s’agit notamment du moyen de transport utilisé, de la puissance fiscale du véhicule, et du kilométrage effectué à titre professionnel.

Le barème frais kilométrique est publié par l’État chaque année. Dans l’attente de celui appliqué pour 2020 à publier par l’administration fiscale ou l’Urssaf, celui de 2019 reste encore en vigueur.

Les barèmes existants sont appliqués en fonction du type de véhicule utilisé. Ils sont déterminés par l’administration fiscale en prenant en considération une estimation des coûts liés à l’amortissement du véhicule, la dépréciation, l’assurance annuelle, le nettoyage, l’entretien et les réparations, les frais de carburant.

Le montant dépend essentiellement de l’éloignement de la distance parcourue et du nombre de kilomètres mensuels. La puissance fiscale voiture est également retenue.

Pour les salariés travaillant à temps partiel ou à mi-temps, une règlementation spéciale leur est appliquée. Pour ceux avec des horaires à temps partiel inférieurs à une mi-temps, le remboursement des frais de déplacement est proportionnel au temps de travail effectué. Il est calculé à due proportion du nombre d’heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet. Quant aux salariés travaillant au moins à mi-temps, ils ont droit à 50 % des frais.

Les frais réels sont composés de la totalité des dépenses engagées par le salarié lors de la réalisation de son travail. Toutefois, un abattement automatique de 10 % est accordé à tout salarié pour compenser de tels coûts. Il s’applique sur ses revenus imposables. Il faut noter cependant que la déduction plafonne à 12 502 euros. Dans le cas où les frais dépassent la limite, il est plus qu’intéressant pour le salarié de les déduire pour leur montant réel. Pour cela, il faut conserver les différentes pièces justificatives.

Dans la pratique, le tarif kilométrique est utilisé par les salariés ayant choisi la déduction des frais réels et en renonçant à la déduction forfaitaire de 10 %. Au cas où le salarié estime avoir dépensé plus, il peut ainsi recourir au barème frais kilométrique. Toutefois, son utilisation est limitée à une puissance fiscale maximale de 7 CV.

Le barème en tant que tarif frais kilométrique est également applicable pour une évaluation du coût d’un trajet en covoiturage. Il est composé selon l’administration fiscale des frais d’essence en moyenne au km et éventuellement le prix moyen du péage par km de route payante.

Le calcul des frais de déplacement n’est pas compliqué pour le bénéficiaire. Il suffit pour cela de détenir tous les éléments nécessaires. Par ailleurs, afin de simplifier et d’accélérer les opérations, un simulateur est disponible. Il permet de calculer automatiquement ce qui est à percevoir des indemnités.

Il est important de se rappeler que la distance parcourue à retenir entre le domicile et le lieu de travail est acceptée pour un maximum de 80 kms aller-retour. Au cas où celle-ci est dépassée, seul le maximum est considéré. Toutefois, l’exception pourrait être acceptée si le salarié est en mesure de fournir des justificatifs témoignant l’éloignement.

Le barème Urssaf 2019 a été publié le 11 mars 2019 et est encore applicable pour 2020. Une nouveauté est l’avantage accordé aux conducteurs de véhicules de petites cylindrées considérées moins polluants que ceux plus puissants. Celui-ci augmente de 10 % pour les véhicules de 3 CV et de 5 % pour ceux de 4 CV.

L’exemple de calcul ci-dessous se fait pour 3 types de kilométrage effectué : moins de 5000 km, de 5001 à 20 000 km et plus de 20 000 km. La formule utilise un coefficient variable « d » qui désigne la distance parcourue en km. À titre indicatif sont fournies ci-dessous les formules par CV pour un trajet professionnel inférieur à 5000 km en voiture :

• 3 CV et moins : 0,451 x d,
• 4CV : 0,518 x d ;
• 5 CV : 0,543 x d ;
• 6 CV : 0, 568 x d ;
• 7 CV et plus : 0,595 x d.

Quant aux véhicules à deux roues comme les motos ou les scooters, le barème des indemnités applicable va de 1 CV jusqu’à 5 CV. Ainsi, les coefficients applicables pour une distance parcourue inférieure ou égale à 3000 km sont de 0,338 pour 1 ou 2 CV, de 0,4 pour de 3 à 5 CV, et de 0,518 pour plus de 5 CV.

Le remboursement des indemnités kilométriques se fait obligatoirement sur présentation de justificatifs. Entre autres, ils doivent bien spécifier la date du déplacement, le motif professionnel et, évidemment, la distance parcourue. Le salarié en droit de percevoir des indemnités kilométriques doit être le propriétaire du véhicule concerné.

Les frais de déplacement obtenus par le barème sont déductibles du revenu imposable. Cela va ainsi diminuer le taux d’imposition appliqué pour le prélèvement directement à la source depuis janvier 2019. Le système a été adopté en remplacement du recouvrement sur avis d’impôt.

Les salariés se déplaçant en moto de leur domicile au lieu de travail ont également accès à la déduction des frais de déplacement professionnels. Seulement, des barèmes s’appliquent sous certaines conditions. Ils tiennent compte de la cylindrée des deux-roues.

Pour les frais réels, ils sont déductibles des impôts avec quelques conditions. Outre le fait qu’il est obligatoire de justifier les dépenses, il faut conserver les justificatifs pendant les trois années suivantes. Ils ne sont pas à joindre dans la déclaration de revenus. Il n’est demandé au salarié de les présenter au centre des finances publiques que si celui-ci les réclame.

Enfin, les frais réels sont à détailler dans la lettre de déclaration de revenus. En plus, le salarié ayant choisi cette formule peut également ajouter les cotisations versées aux organisations syndicales. Ainsi, l’ensemble des allocations et des remboursements pour frais professionnels est à faire apparaître clairement dans la déclaration d’impôt.