Barème des frais kilométriques : comment ça fonctionne ?

Lorsqu’un salarié utilise sa voiture personnelle pour réaliser des déplacements professionnels dans le cadre de son travail, son entreprise peut lui verser une indemnité kilométrique. Ce versement fait suite à la délivrance de justificatifs par le salarié et nécessite une gestion rigoureuse des notes de frais par l’employeur. Quelles sont les conditions pour toucher cette indemnité ? Comment calculer son montant à l’aide du barème des frais kilométriques ? Qonto vous dit tout : suivez le guide !

Les frais kilométriques, ou indemnités kilométriques, représentent les sommes versées aux employés qui utilisent leurs véhicules personnels dans le cadre de leur activité professionnelle.

Les indemnités kilométriques permettent de dédommager le salarié au titre des frais engagés pour son véhicule (carburant, usure, coût d’assurance, etc.). Les déplacements doivent toutefois être réalisés à des fins strictement professionnelles, par exemple pour un rendez-vous client.

L’employeur prend en charge ces frais via une indemnité exonérée de l’impôt sur le revenu. Elle est calculée à partir du barème des frais kilométriques applicable aux voitures, aux motos et aux scooters.

Mis à jour par l’administration fiscale chaque année, le barème des frais kilométriques prend en considération une estimation des coûts liés à :

• l’amortissement du véhicule ;
• sa dépréciation dans le temps ;
• le coût de l’assurance annuelle ;
• les frais de nettoyage, d’entretien et de réparation ;
• les frais de carburant.

Quand vous effectuez un déplacement professionnel à l’aide de votre véhicule personnel, vous avez droit au versement d’une indemnité kilométrique. Tous les employés contraints d’utiliser leur véhicule dans le cadre professionnel sont concernés, des dirigeants de l’entreprise aux salariés touchant le SMIC.

Les collaborateurs qui bénéficient d’un temps partiel ou d’un mi-temps ont également droit aux indemnités kilométriques. Néanmoins, une réglementation spéciale s’applique.

Pour ceux dont les horaires à temps partiel sont inférieurs à un mi-temps, le remboursement des frais kilométriques par l’employeur est proportionnel au temps de travail effectué. Il est calculé en proportion du nombre d’heures travaillées par rapport à la moitié de la durée d’un temps complet.

Pour ceux qui bénéficient au moins d’un mi-temps, ils ont droit à 50 % de l’indemnité due aux collaborateurs travaillant à temps plein.

Pour avoir droit au versement d’indemnités par votre entreprise, vous devez utiliser un véhicule personnel. Il peut s’agir de :

• une voiture ;
  
• une moto ;
• un scooter.

Les déplacements réalisés en train, en avion ou en taxi, par exemple, ne font pas l’objet d’un remboursement via le barème des frais kilométriques. Ils peuvent en revanche être remboursés sur la base des frais réels, sur présentation d’une note de frais accompagnée d’un justificatif (billet de train, d’avion, etc.).

De même, les déplacements quotidiens entre votre domicile et votre lieu de travail ne sont pas pris en compte par le barème des frais kilométriques. Ces trajets constituent des frais de déplacement qui ne rentrent pas dans le champ d’application des indemnités kilométriques. Ils bénéficient d’un autre mode de remboursement.

Pour bénéficier d’une indemnité kilométrique, vous devez présenter des justificatifs à votre employeur et les joindre à une note de frais kilométriques. 

Cette dernière doit indiquer notamment :

• le moyen de transport utilisé ;
• la puissance fiscale du véhicule ;
• la distance parcourue en kilomètres ;
• la date du déplacement ;
• le motif professionnel du déplacement.

Selon l’article L3245-1 du Code du travail, vous avez 3 ans pour transmettre vos justificatifs à votre employeur. L’entreprise peut néanmoins définir un autre délai au-delà duquel le remboursement ne pourra plus être effectué.

Le montant de l’indemnité est défini à partir des barèmes des frais kilométriques de l’Urssaf. Vous pouvez utiliser un simulateur pour évaluer le montant des indemnités auxquelles vous pouvez prétendre. Néanmoins, le calcul est assez simple à comprendre.

Le barème des frais kilométriques applicable aux voitures est le suivant :

Pour calculer l’indemnité kilométrique à laquelle vous avez droit, il suffit d’appliquer ce barème au type de voiture utilisée et au nombre de kilomètres parcourus.

Par exemple :

• pour une voiture de 4 chevaux et 10 000 kilomètres parcourus, la formule de calcul est la suivante : (10 000 km x 0,323) + 1 262 = 4 492 euros ;
• pour une voiture de 7 chevaux et 4 000 kilomètres parcourus, la formule de calcul est la suivante : 4 000 km x 0,661 = 2 644 euros.

Le barème applicable aux motos est le suivant :

Si vous avez parcouru 5 000 km avec une moto de 5 chevaux pour le compte de votre entreprise, vous avez droit à des indemnités kilométriques de (5 000 x 0,078) + 1 099 = 1 489 euros.

Le barème des frais kilométriques applicable aux scooters (< 50 cm3) est le suivant :

Si vous avez utilisé un scooter pour parcourir 2 500 kilomètres, vous avez droit à une indemnité de 2 500 x 0,299 = 747,50 euros.

Dans le cadre du forfait mobilités durables, les trajets à vélo donnent aussi droit au versement d'une indemnité kilométrique vélo depuis 2016. Le remboursement se fait sur la base de 25 centimes par kilomètre parcouru, dans la limite de 700 euros par an et par salarié. L’entreprise n’a toutefois pas l’obligation d’indemniser ses salariés pour les trajets réalisés à vélo.

En principe, l’administration fiscale applique un abattement automatique de 10 % à tous les contribuables pour compenser les dépenses engagées dans la réalisation de leur travail.

Il s’applique sur vos revenus imposables, dans la limite de 12 829 €. Lorsque les frais engagés dépassent ce plafond, la déduction forfaitaire n’est pas intéressante. Mieux vaut déduire vos frais pour leur valeur réelle.

Dans la pratique, les frais kilométriques sont déduits au réel par les employés qui ont renoncé à la déduction forfaitaire de 10 %. L’indemnité kilométrique perçue est alors déductible de votre revenu imposable.

Pour déduire vos indemnités kilométriques de votre revenu imposable, vous devez détailler l’ensemble de vos frais réels dans votre déclaration en ligne. Établir une simple liste suffit. Vous n’avez pas besoin de fournir vos justificatifs de dépenses à cette étape.

Pensez en revanche à bien les conserver pendant les trois années qui suivent. En effet, l’administration fiscale est susceptible de les exiger en cas de contrôle.

La gestion des frais professionnels est contraignante et chronophage pour les entreprises. Elle peut aussi être source d’erreurs aux lourdes conséquences en cas de contrôle fiscal. 

Pour en finir avec cette tâche manuelle, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion des notes de frais comme Qonto. Nous savons que collecter les reçus, relancer vos employés et procéder aux remboursements peut être un véritable casse-tête. Pour éviter ces pertes de temps et d’énergie, notre outil permet à vos collaborateurs de soumettre leurs notes de frais en quelques clics et accélère le remboursement de leurs dépenses.

Pour ce faire, appuyez-vous sur notre fonctionnalité spécifique aux indemnités kilométriques. Elle calcule le montant dû à vos collaborateurs sur base du trajet réalisé et du véhicule utilisé.

Vous pouvez aussi ouvrir un compte pro avec Qonto, doter vos collaborateurs d’une carte de paiement et suivre chaque transaction réalisée depuis une application centralisant l’ensemble des informations.

L’avantage est immédiat pour vos employés puisqu’ils n’ont plus besoin d’avancer leur argent personnel. Ils peuvent aussi scanner chaque justificatif de paiement pour vous faire gagner un temps précieux.

Côté entreprise, les atouts de Qonto sont nombreux. Vous pouvez visualiser les dépenses de vos salariés en temps réel. Vous pouvez aussi fixer et modifier le plafond de chaque carte en fonction des besoins de vos collaborateurs, et définir le type de dépenses autorisées.

Des notes de frais aux transactions par carte, Qonto permet à vos employés de gagner en autonomie et vous offre une visibilité complète sur tous vos flux de trésorerie. 

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