Calcul des frais kilométriques : comment ça marche ?

De nombreux salariés sont contraints d’utiliser quotidiennement leur véhicule personnel dans le cadre de leurs fonctions professionnelles. Grâce au système des frais kilométriques, ils peuvent être remboursés des dépenses engagées. Encore faut-il savoir comment fonctionne le calcul des frais kilométriques. Côté entreprise, comprendre ce mécanisme est essentiel pour mieux gérer les déplacements professionnels de vos collaborateurs. Qonto vous explique tout : suivez le guide.

Les frais kilométriques sont des dépenses engagées par les salariés et les dirigeants d’une entreprise lorsqu’ils utilisent leur véhicule personnel dans le cadre d’un déplacement professionnel.

C’est par exemple le cas lorsqu’ils se déplacent pour un rendez-vous client au sein d’une autre entreprise.

Les frais kilométriques prennent en compte plusieurs éléments, à savoir :

• la dépréciation du véhicule ;
• les dépenses de réparation et d'entretien ;
• les frais d'achat de pneus, de casques ou de protections ;
• le coût du carburant ;
• les primes d’assurance.

Ils ne couvrent pas les frais de stationnement ou de péage qui doivent faire l’objet d’une demande de remboursement spécifique.

Un(e) salarié(e) ou un(e) dirigeant(e) qui se sert de son véhicule personnel dans le cadre de son travail peut bénéficier d’indemnités kilométriques. Il peut s’agir de :

• une voiture ;
• une moto ;
• un scooter.

Peu importe leur niveau de salaire ou leur statut, l’ensemble des collaborateurs ont droit au remboursement des frais kilométriques par l’employeur. Le salarié au SMIC et le cadre-dirigeant en bénéficient donc dans les mêmes conditions.

Quel que soit le mode de transport choisi, le véhicule doit être immatriculé au nom du salarié lui-même et pas au nom de son conjoint ou de son employeur. De même, le salarié doit justifier ses frais de déplacement à l’aide d’une note de frais kilométrique établie en bonne et due forme.

En principe, les trajets réalisés entre le domicile et le travail ne donnent pas droit à des indemnités kilométriques. Ils peuvent toutefois être remboursés si le salarié doit prendre son véhicule personnel pour se rendre au travail. Il faut toutefois prouver qu’il ne transporte pas un(e) collègue bénéficiant déjà d’une indemnité kilométrique pour le même trajet.

Le calcul des frais kilométriques est réalisé à partir de barèmes mis à jour chaque année par l’administration fiscale. Ils prennent en compte à la fois le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel et le nombre de chevaux fiscaux du véhicule utilisé.

Pour l’utilisation d’une voiture dans le cadre de son activité professionnelle, le calcul des frais kilométriques diffère si le nombre de kilomètres parcourus est :

• inférieur à 5 000 km ;
• compris entre 5 000 et 20 000 km ;
• supérieur à 20 000 km.

L’utilisation d’une moto personnelle dans le cadre professionnel donne droit à une indemnité kilométrique calculée à partir du barème suivant :

Le salarié qui utilise son scooter personnel dans le cadre de son travail doit utiliser le barème suivant pour faire le calcul des frais kilométriques à déclarer.

À partir de 2016, les salariés ont pu être remboursés des frais kilométriques engagés pour leurs déplacements à vélo. Le remboursement se faisait alors sur la base de 0,25 euros par kilomètre parcouru.

L’indemnité kilométrique vélo a été intégrée au forfait mobilités durables avec l’entrée en vigueur de la loi d’orientation des mobilités fin 2019.

Désormais, l’entreprise peut participer aux frais de trajet domicile-travail des salariés qui utilisent un vélo (classique et électrique) ou une trottinette.

Le remboursement des frais kilométriques prend la forme d’une allocation forfaitaire dont le montant maximum est de 700 euros par an et par salarié(e). 

L’employeur peut augmenter cette allocation de 100 euros en cas de cumul avec un abonnement de transports publics.

Si vous avez réalisé un déplacement professionnel, vous pouvez utiliser un simulateur pour estimer le montant de votre indemnité kilométrique. Vous pouvez aussi la calculer très simplement à partir du barème des frais kilométriques publié par l’administration fiscale.

Prenons par exemple le cas d’un(e) salarié(e) qui a réalisé 25 000 kilomètres avec une voiture de 6 cv. Le calcul des frais kilométriques se fait de la manière suivante :

25 000 x 0,447 = 11 175 euros.

Le calcul peut aussi se faire au fil de la distance parcourue :

• Pour les 5 000 premiers km : 5 000 x 0,665 = 3 325 euros ;
• Pour les 15 000 km suivants : (15 000 x 0,374) + 1 457 = 7 067 euros ;
• Pour les derniers 5 000 km : 5 000 x 0,447 = 2 235 euros.

Avec cette méthode de calcul, le montant des frais kilométriques s’élève à 12 627 euros.

Ces deux types de calcul sont acceptés par l’administration fiscale.

Si l’employeur indemnise les trajets domicile-travail effectués par ses collaborateurs, le kilométrage pris en compte est de 40 kilomètres aller-retour, soit 80 kilomètres par jour. Autrement dit :

• si son domicile est situé à moins de 40 km de son lieu de travail, l’intégralité du trajet réalisé par le salarié est pris en compte dans le calcul des frais kilométriques ;
• s’il est situé à une distance plus importante, seuls les 40 premiers km sont pris en compte.

En revanche, la totalité du kilométrage est intégrée au calcul si le salarié peut justifier de circonstances particulières, comme :

• un problème de santé ;
• des difficultés à trouver un emploi proche de son domicile ;
• une mutation géographique professionnelle.

Attention, c’est bien le chemin le plus court et le plus logique qui vaut pour le calcul. Un détour réalisé pour déposer son enfant à l’école ne peut pas être pris en compte.

Les frais kilométriques calculés peuvent être déduits du revenu imposable des employés et des dirigeants. Pour en bénéficier, il faut renoncer à la déduction forfaitaire de 10 % qui est appliquée automatiquement par l’administration fiscale. Cet abattement correspond en théorie au coût des dépenses professionnelles supportées dans le cadre de votre travail.

Vous devez ainsi opter pour la déclaration des frais réels, et :

• lister l’ensemble des dépenses professionnelles engagées sur l’année, y compris les frais de repas par exemple ;
• vous assurer qu’elles sont toutes justifiées à l’aide d’une note de frais et d’une facture associée ;
• indiquer la totalité de vos frais professionnels dans votre déclaration de revenus.

Le calcul des frais kilométriques doit être reporté dans le cadre « Traitements, salaires, pensions et rentes » de la déclaration n° 2042, à la case frais réels.

Il n’est pas nécessaire de justifier les frais kilométriques lors de la déclaration de revenus. Néanmoins, les contrôles fiscaux sont nombreux et vous devrez démontrer la réalité des frais le cas échéant.

La gestion des frais kilométriques, et plus globalement des frais professionnels, est une tâche chronophage qui implique un travail administratif important. 

Désormais, vous pouvez centraliser les notes de frais et les demandes de remboursement soumises par vos collaborateurs sur Qonto. Vous pouvez ainsi suivre et approuver leurs demandes en un clic pour un remboursement accéléré.

Notre solution fonctionne également avec le calcul des indemnités kilométriques. Vos collaborateurs n'ont qu'à saisir leur trajet ainsi que les données du véhicule utilisé pour générer une note de frais kilométrique.

Vous pouvez aussi limiter le flux des notes de frais grâce aux cartes de paiement professionnelles fournies par Qonto. Ainsi, vos salariés n’ont plus besoin d’avancer des fonds personnels et d’établir de notes de frais.

De votre côté, vous pouvez modifier les plafonds de chaque carte et le type de dépenses autorisées en fonction des besoins réels de vos collaborateurs. Vous gardez ainsi le contrôle sur les finances de votre entreprise.

Avec Qonto, vous gagnez un temps précieux en optimisant la gestion d’une majorité de vos frais professionnels.

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