Vous aussi, vous avez tendance à soupirer face aux sujets comptables ? Vous n’êtes pas seul(e). Nous savons bien que beaucoup d’entrepreneurs ne sont pas inspirés par la comptabilité. Pour autant, il s’agit d’un pilier pour assurer la pérennité de votre entreprise.
Comment ne pas dépenser trop de temps sur le sujet ? Voici quelques bonnes pratiques qui vous aideront à optimiser la comptabilité de votre entreprise, tout en préservant votre énergie.
Une bonne organisation comptable est la clé pour assurer une bonne gestion financière de votre activité, et vous libérez l’esprit.
La tenue de la comptabilité inclut l’enregistrement des pièces comptables et des mouvements sur le compte de l’entreprise, dans l’ordre chronologique, l’édition de factures, l’inventaire annuel, et la production d’un bilan comptable à la clôture de l’exercice (bilan, compte de résultat, annexe).
La tenue de la comptabilité est-elle obligatoire pour les entreprises ? Oui, pour toutes les sociétés commerciales, c’est-à-dire les SA, SAS ou SASU, SARL ou EURL, SNC ou SCS. En revanche, si vous êtes auto-entrepreneur(e) ou entrepreneur(e) individuel(le) en dehors du régime de la micro-entreprise, vous êtes dispensé(e) de la tenue d’une comptabilité complète : pas de tenue d’inventaire ou de bilan comptable. Vous devez cependant tenir un journal de vos recettes, et éventuellement un registre de vos achats si vous êtes commerçant(e).
Quelles sont les obligations comptables de votre entreprise ? Lorsque vous créez votre entreprise, le choix de votre structure juridique détermine les obligations comptables qui y sont liées. Pour assurer à la fois la bonne santé de votre entreprise et votre sérénité, la clé est de bien connaître votre calendrier comptable et fiscal et d’anticiper les différentes échéances.
Cela inclut, en fonction de votre statut juridique :
Vous pouvez retrouver toutes les échéances, mois par mois, sur le site des impôts, ainsi qu’un calendrier récapitulatif annuel, qui indique les échéances pour l’année de la création de l’entreprise et celles pour les années suivantes.
Certaines déclarations ont lieu plusieurs fois dans l’année. Pour simplifier votre quotidien et éviter les mauvaises surprises, pensez à mettre des rappels dans votre calendrier numérique.
En étant bien au fait des différentes dates de vos obligations légales et en les anticipant dans votre trésorerie, vous vous évitez du stress au moment du paiement.
Est-il obligatoire d’avoir un(e) comptable pour votre entreprise ? Surprise : légalement, il n’est pas obligatoire de faire appel à un(e) comptable pour votre entreprise. En revanche, comme évoqué précédemment, la loi vous oblige à tenir une comptabilité (avec les exceptions déjà mentionnées).
Si vous êtes adhérent(e) d’un centre de gestion agréé (CGA), faire appel à un(e) expert(e)-comptable peut devenir obligatoire. La plupart des CGA requièrent en effet la vérification de vos comptes par un(e) professionnel(le).
Dans les faits, peu d’entreprises se passent des services d’un(e) comptable, et ce, pour plusieurs raisons.
Comptabilité en interne ou en externe ? La plupart des petites entreprises qui délèguent leur comptabilité à un(e) professionnel(le) font appel à un cabinet d’expertise comptable externe. Passé un certain stade de croissance, il est souvent nécessaire d’embaucher une personne dédiée.
Vous l’aurez compris : même si vous pouvez faire la comptabilité de votre entreprise vous-même, mieux vaut faire appel à un(e) professionnel(le) pour ces tâches. Cela vous évitera un stress inutile et vous pourrez mettre toute votre énergie dans le développement de votre activité.
Comment choisir votre expert-comptable ? Les experts-comptables sont nombreux, vous avez donc un large choix pour déléguer la comptabilité de votre entreprise. Certains cabinets sont spécialisés sur un secteur d’activité, d’autres proposent des services additionnels (directeur financier à temps partagé, par exemple) : à vous d’identifier les besoins exacts de votre entreprise pour choisir le bon accompagnement.
En revanche, un point est incontournable lorsque vous choisissez votre expert(e)-comptable : vérifiez que la personne choisie est bien inscrite au Conseil national de l’ordre des experts-comptables. Ce sont les seuls professionnels habilités à tenir la comptabilité pour le compte des entreprises.
Vous ne savez pas comment choisir votre expert(e)-comptable ? Trouvez celui qu’il vous faut parmi nos partenaires.
Pourquoi utiliser un logiciel comptable ? Les logiciels comptables offrent plusieurs avantages pour les entreprises :
Comment choisir votre logiciel financier ? L’offre de logiciels de comptabilité est très fournie et il est parfois difficile de savoir lequel privilégier. Pour faire votre choix, voici quelques bonnes pratiques :
Retrouvez l’ensemble des bonnes pratiques pour bien choisir son logiciel de comptabilité, ainsi que notre avis sur les meilleurs outils du marché. Bon à savoir : Qonto propose de nombreuses intégrations clés en main avec des SaaS comptables.
Le saviez-vous ? Qonto est bien plus qu’un compte professionnel. Vous disposez d’outils pour préparer et simplifier votre comptabilité : facturation, dématérialisation des reçus, rapprochement bancaire, etc.
Anticiper ses échéances comptables et fiscales, être accompagné(e) par un(e) professionnel(le) et utiliser un logiciel de comptabilité : ce sont 3 bonnes pratiques élémentaires pour assurer la bonne gestion de votre entreprise. Mais gérer, c’est aussi anticiper. C’est pourquoi il faut ensuite mettre en place un plan budgétaire et une politique de dépenses.
Quels sont les objectifs de l’entreprise pour l’année à venir ? Quelle est votre stratégie pour y arriver ? Chaque année, vous devez prendre le temps de vous poser ces questions. C’est ce qui guide le développement de votre entreprise. Une fois que vous avez définis ces éléments, vous devez les traduire en budget prévisionnel. Vous avez besoin de conseils pour l’établir ? Cela fait partie du rôle de l’expert(e)-comptable de vous aider dans ce processus.
En anticipant les investissements nécessaires pour atteindre vos objectifs et en établissant les priorités de dépenses, vous limitez les risques de dépenses imprévus - qui pourraient vous éloigner de la trajectoire fixée.
Ce budget prévisionnel, plus qu’un simple document comptable, est un guide pour prendre vos décisions au quotidien. Et contrairement à la vision qu’on peut en avoir, il n’est pas figé : il est fait pour être retravaillé encore et encore, pour adapter vos prévisions avec la conjoncture économique et les réalisés de l’entreprise. À chaque clôture de l’exercice comptable, il est important d’analyser les différences entre le budget prévisionnel et l’activité réelle de l’entreprise afin d’orienter les nouvelles prévisions.
C’est également en établissant un plan budgétaire précis que vous pourrez identifier vos besoins éventuels en financement (crédit bancaire, levée de fonds, etc), et que vous pourrez les anticiper.
Il n’existe en général pas un unique budget prévisionnel pour une entreprise, mais plusieurs. Par exemple : l’un qui se fonde sur un scénario optimiste et un deuxième sur un scénario plus pessimiste, l’un avec des objectifs à court terme et un second avec les objectifs de long terme, etc.
Une fois que vous avez établi votre plan budgétaire global, il faut le découper par département de l’entreprise. Quel budget pour le marketing, pour la tech, etc ? À chaque équipe, son budget. Chaque responsable d’équipe est autonome sur la gestion financière de son département, tout en respectant le cadre défini préalablement.
Pour que la gestion des dépenses professionnelles au sein de l’entreprise soit encore plus efficace et encadrée, il est intéressant de définir une politique de dépenses. Quelles dépenses sont autorisées pour les collaborateurs ? Pour quel montant ? Frais de voyage, activités de team-building, achats de fournitures de bureau, etc : précisez dans un document interne les règles pour les frais professionnels. Cela évitera de mauvaises surprises en fin d’année, au moment de la clôture comptable.
Avec Qonto, faire respecter la politique de dépenses devient simple. Grâce aux différents moyens de paiement, et notamment les cartes, vous définissez des règles en amont pour les dépenses de vos collaborateurs. Vous gardez le contrôle, tout en donnant de l’autonomie à vos salariés.
Le rôle premier de la comptabilité est d’assurer la conformité de l’entreprise à ses obligations légales. Mais pour assurer la bonne santé financière de votre entreprise, il faut faire de la comptabilité un vrai outil de pilotage de votre entreprise - tout en économisant votre énergie sur le sujet.
En établissant votre plan budgétaire, vous définissez des objectifs à atteindre. Il faut ensuite choisir des indicateurs d’activité, souvent également appelés KPI pour key performance indicators, qui permettent de contrôler la trajectoire de l’entreprise.
Ces indicateurs de gestion sont notamment des indicateurs financiers, issus de l’analyse des données comptables. À cela s’ajoutent des indicateurs commerciaux, et tout autre type de données pertinentes pour votre activité.
Pour ce qui est de la gestion comptable, trois indicateurs sont clés pour les entreprises : le fonds de roulement, le besoin en fonds de roulement, et le seuil de rentabilité. Mais votre niveau de trésorerie, les encours fournisseurs ou votre délai moyen de paiement (DSO) peuvent également être de bons indicateurs selon votre activité et vos objectifs.
L’important est de définir vos objectifs, puis les indicateurs clés pour les contrôler, et de les formaliser dans un tableau de bord de suivi. Vous obtenez une visibilité sur leur évolution au quotidien et pouvez prendre des décisions éclairées.
Pour faciliter le suivi de vos KPI, le classement de vos pièces comptables dans votre logiciel de comptabilité est un vrai atout. Avec Qonto, vous pouvez ajouter vos justificatifs directement sur la ligne de transaction concernée, et ajouter des libellés personnalisés pour faciliter votre analyse comptable.
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Si la comptabilité est une bonne source de données pour piloter l’entreprise, vous souhaitez sans doute y passer le moins de temps possible. C’est tout à fait normal, le quotidien de chef(fe) d’entreprise est suffisamment chargé pour ne pas perdre de temps sur la saisie comptable. Automatiser votre comptabilité vous fait gagner de précieuses heures chaque mois.
Quelles actions automatiser ? Voici quelques exemples de ce que nous proposons chez Qonto pour faire gagner du temps à nos client(e)s :
En fonction du SaaS choisi pour votre comptabilité, vous pouvez également calculer automatiquement vos charges et votre TVA ou encore établir des projections financières. En somme : faire de la comptabilité un outil de pilotage pour votre activité, tout en passant le moins de temps possible dessus.
Nous espérons que ces quelques astuces pour votre comptabilité vous aideront dans votre organisation au quotidien. N’oubliez pas : si le sujet est un peu rébarbatif de prime abord, il n’en reste pas moins clé pour assurer la viabilité de votre entreprise. En adoptant ces bonnes pratiques, vous pourrez avoir une gestion comptable et financière efficace, sans dépenser trop d’énergie.
Vous souhaitez simplifier votre comptabilité ? Avec Qonto, pilotez votre compte professionnel et vos finances, dans une seule interface.
