Comptabilité en entreprise : 7 bonnes pratiques à respecter

Vous aussi, vous avez tendance à soupirer face aux sujets comptables ? Vous n’êtes pas seul(e). Nous savons bien que beaucoup d’entrepreneurs ne sont pas inspirés par la comptabilité. Pour autant, il s’agit d’un pilier pour assurer la pérennité de votre entreprise.

Comment ne pas dépenser trop de temps sur le sujet ? Voici quelques bonnes pratiques qui vous aideront à optimiser la comptabilité de votre entreprise, tout en préservant votre énergie.

Une bonne organisation comptable est la clé pour assurer une bonne gestion financière de votre activité, et vous libérez l’esprit.

La tenue de la comptabilité inclut l’enregistrement des pièces comptables et des mouvements sur le compte de l’entreprise, dans l’ordre chronologique, l’édition de factures, l’inventaire annuel, et la production d’un bilan comptable à la clôture de l’exercice (bilan, compte de résultat, annexe).

La tenue de la comptabilité est-elle obligatoire pour les entreprises ? Oui, pour toutes les sociétés commerciales, c’est-à-dire les SA, SAS ou SASU, SARL ou EURL, SNC ou SCS. En revanche, si vous êtes auto-entrepreneur(e) ou entrepreneur(e) individuel(le) en dehors du régime de la micro-entreprise, vous êtes dispensé(e) de la tenue d’une comptabilité complète : pas de tenue d’inventaire ou de bilan comptable. Vous devez cependant tenir un journal de vos recettes, et éventuellement un registre de vos achats si vous êtes commerçant(e).

Quelles sont les obligations comptables de votre entreprise ? Lorsque vous créez votre entreprise, le choix de votre structure juridique détermine les obligations comptables qui y sont liées. Pour assurer à la fois la bonne santé de votre entreprise et votre sérénité, la clé est de bien connaître votre calendrier comptable et fiscal et d’anticiper les différentes échéances.

Cela inclut, en fonction de votre statut juridique :

• les échéances fiscales : déclaration et paiement de la TVA, de l’impôt sur les sociétés, etc,
• les échéances sociales : DSN (déclaration sociale nominative), DADS-U (déclaration annuelle des données sociales), DSI (déclaration sociale des indépendants),
• les échéances comptables : comptes annuels, clôture de l’exercice (inventaire, bilan, compte de résultat).

Vous pouvez retrouver toutes les échéances, mois par mois, sur le site des impôts, ainsi qu’un calendrier récapitulatif annuel, qui indique les échéances pour l’année de la création de l’entreprise et celles pour les années suivantes.

En étant bien au fait des différentes dates de vos obligations légales et en les anticipant dans votre trésorerie, vous vous évitez du stress au moment du paiement.

Est-il obligatoire d’avoir un(e) comptable pour votre entreprise ? Surprise : légalement, il n’est pas obligatoire de faire appel à un(e) comptable pour votre entreprise. En revanche, comme évoqué précédemment, la loi vous oblige à tenir une comptabilité (avec les exceptions déjà mentionnées).

Dans les faits, peu d’entreprises se passent des services d’un(e) comptable, et ce, pour plusieurs raisons.

• Gain de temps : tenue de la comptabilité, déclarations fiscales et sociales, gestion de la paie… les tâches comptables sont multiples et deviennent de plus en plus importantes à mesure que votre entreprise se développe. Confier votre comptabilité à un(e) comptable vous permet d’alléger votre quotidien d’entrepreneur(e).
• Fiabilité : si vous n’êtes pas expert(e) en comptabilité, les erreurs sont vite arrivées. En choisissant un(e) professionnel(le), vous bénéficiez du savoir-faire d’un(e) expert(e) sur le sujet, et vous obtenez des comptes fiables.
• Conseil : au-delà des tâches purement comptables, l’expert-comptable apporte son expérience et ses conseils. Il vous aide à optimiser la gestion financière de votre entreprise.

Vous l’aurez compris : même si vous pouvez faire la comptabilité de votre entreprise vous-même, mieux vaut faire appel à un(e) professionnel(le) pour ces tâches. Cela vous évitera un stress inutile et vous pourrez mettre toute votre énergie dans le développement de votre activité.

Comment choisir votre expert-comptable ? Les experts-comptables sont nombreux, vous avez donc un large choix pour déléguer la comptabilité de votre entreprise. Certains cabinets sont spécialisés sur un secteur d’activité, d’autres proposent des services additionnels (directeur financier à temps partagé, par exemple) : à vous d’identifier les besoins exacts de votre entreprise pour choisir le bon accompagnement.

En revanche, un point est incontournable lorsque vous choisissez votre expert(e)-comptable : vérifiez que la personne choisie est bien inscrite au Conseil national de l’ordre des experts-comptables. Ce sont les seuls professionnels habilités à tenir la comptabilité pour le compte des entreprises.

Pourquoi utiliser un logiciel comptable ? Les logiciels comptables offrent plusieurs avantages pour les entreprises :

• Gain de temps : de nombreuses tâches auparavant manuelles et chronophages sont automatisées, comme la saisie comptable ou la collecte des justificatifs.
• Source unique de vérité : en centralisant l’ensemble des opérations comptables de l’entreprise dans une plateforme unique, le risque d’erreurs est limité (double saisie, perte de données, etc). Le logiciel de comptabilité devient la source de vérité pour la gestion financière de l’entreprise.
• Meilleure collaboration : la plupart des logiciels comptables permettent à votre expert(e)-comptable d’accéder aux transactions de l’entreprise et à leurs justificatifs en toute autonomie. Cela facilite la collaboration et fait gagner du temps aussi bien à l’entrepreneur(e) qu’au comptable.
• Suivi de la comptabilité au fil de l’eau : les logiciels comptables récents mettent à disposition des tableaux de bord et des graphiques pour suivre facilement la santé financière de l’entreprise. Cela vous donne les clés pour mieux gérer votre activité.

Comment choisir votre logiciel financier ? L’offre de logiciels de comptabilité est très fournie et il est parfois difficile de savoir lequel privilégier. Pour faire votre choix, voici quelques bonnes pratiques :

• Identifier précisément vos besoins : les besoins varient en fonction de chaque entreprise. Avez-vous besoin d’un logiciel de caisse, de facturation, de gestion commerciale ? Y a-t-il de la flexibilité dans le paramétrage ? Vérifiez bien les fonctionnalités proposées par chaque vendeur avant de faire votre choix.
• Demander des démos : une fois que vous avez pré-sélectionné quelques logiciels comptables, n’hésitez pas à demander une démo au service commercial. Cela vous permettra de vérifier l’adéquation entre le logiciel et votre activité.
• Vérifier les intégrations disponibles : pour faciliter votre quotidien, avoir un logiciel comptable qui s’intègre avec les autres outils de gestion de l’entreprise est précieux. Par exemple, votre compte bancaire, votre CRM, etc. Vérifiez également auprès de votre expert(e)-comptable si son logiciel peut facilement communiquer avec le vôtre.

Retrouvez l’ensemble des bonnes pratiques pour bien choisir son logiciel de comptabilité, ainsi que notre avis sur les meilleurs outils du marché. Bon à savoir : Qonto propose de nombreuses intégrations clés en main avec des SaaS comptables.

Anticiper ses échéances comptables et fiscales, être accompagné(e) par un(e) professionnel(le) et utiliser un logiciel de comptabilité : ce sont 3 bonnes pratiques élémentaires pour assurer la bonne gestion de votre entreprise. Mais gérer, c’est aussi anticiper. C’est pourquoi il faut ensuite mettre en place un plan budgétaire et une politique de dépenses.

Quels sont les objectifs de l’entreprise pour l’année à venir ? Quelle est votre stratégie pour y arriver ? Chaque année, vous devez prendre le temps de vous poser ces questions. C’est ce qui guide le développement de votre entreprise. Une fois que vous avez définis ces éléments, vous devez les traduire en budget prévisionnel. Vous avez besoin de conseils pour l’établir ? Cela fait partie du rôle de l’expert(e)-comptable de vous aider dans ce processus.

En anticipant les investissements nécessaires pour atteindre vos objectifs et en établissant les priorités de dépenses, vous limitez les risques de dépenses imprévus - qui pourraient vous éloigner de la trajectoire fixée.

Ce budget prévisionnel, plus qu’un simple document comptable, est un guide pour prendre vos décisions au quotidien. Et contrairement à la vision qu’on peut en avoir, il n’est pas figé : il est fait pour être retravaillé encore et encore, pour adapter vos prévisions avec la conjoncture économique et les réalisés de l’entreprise. À chaque clôture de l’exercice comptable, il est important d’analyser les différences entre le budget prévisionnel et l’activité réelle de l’entreprise afin d’orienter les nouvelles prévisions.

C’est également en établissant un plan budgétaire précis que vous pourrez identifier vos besoins éventuels en financement (crédit bancaire, levée de fonds, etc), et que vous pourrez les anticiper.

Une fois que vous avez établi votre plan budgétaire global, il faut le découper par département de l’entreprise. Quel budget pour le marketing, pour la tech, etc ? À chaque équipe, son budget. Chaque responsable d’équipe est autonome sur la gestion financière de son département, tout en respectant le cadre défini préalablement.

Pour que la gestion des dépenses professionnelles au sein de l’entreprise soit encore plus efficace et encadrée, il est intéressant de définir une politique de dépenses. Quelles dépenses sont autorisées pour les collaborateurs ? Pour quel montant ? Frais de voyage, activités de team-building, achats de fournitures de bureau, etc : précisez dans un document interne les règles pour les frais professionnels. Cela évitera de mauvaises surprises en fin d’année, au moment de la clôture comptable.

Le rôle premier de la comptabilité est d’assurer la conformité de l’entreprise à ses obligations légales. Mais pour assurer la bonne santé financière de votre entreprise, il faut faire de la comptabilité un vrai outil de pilotage de votre entreprise - tout en économisant votre énergie sur le sujet.

En établissant votre plan budgétaire, vous définissez des objectifs à atteindre. Il faut ensuite choisir des indicateurs d’activité, souvent également appelés KPI pour key performance indicators, qui permettent de contrôler la trajectoire de l’entreprise.

Ces indicateurs de gestion sont notamment des indicateurs financiers, issus de l’analyse des données comptables. À cela s’ajoutent des indicateurs commerciaux, et tout autre type de données pertinentes pour votre activité.

Pour ce qui est de la gestion comptable, trois indicateurs sont clés pour les entreprises : le fonds de roulement, le besoin en fonds de roulement, et le seuil de rentabilité. Mais votre niveau de trésorerie, les encours fournisseurs ou votre délai moyen de paiement (DSO) peuvent également être de bons indicateurs selon votre activité et vos objectifs.

L’important est de définir vos objectifs, puis les indicateurs clés pour les contrôler, et de les formaliser dans un tableau de bord de suivi. Vous obtenez une visibilité sur leur évolution au quotidien et pouvez prendre des décisions éclairées.

Si la comptabilité est une bonne source de données pour piloter l’entreprise, vous souhaitez sans doute y passer le moins de temps possible. C’est tout à fait normal, le quotidien de chef(fe) d’entreprise est suffisamment chargé pour ne pas perdre de temps sur la saisie comptable. Automatiser votre comptabilité vous fait gagner de précieuses heures chaque mois.

Quelles actions automatiser ? Voici quelques exemples de ce que nous proposons chez Qonto pour faire gagner du temps à nos client(e)s :

• Préparation de la comptabilité : catégorisation automatique des dépenses, synchronisation de vos justificatifs reçus par e-mail, etc,
• Gestion des justificatifs de paiement : dématérialisation des reçus et reconnaissance automatique de la TVA,
• Intégrations comptables : connexion native entre Qonto et différents logiciels comptables, pour récupérer automatiquement les transactions et les pièces justificatives liées,
• Tableaux de suivi personnalisés : possibilité de définir des labels personnalisés et de créer des tableaux de bord de suivi.

En fonction du SaaS choisi pour votre comptabilité, vous pouvez également calculer automatiquement vos charges et votre TVA ou encore établir des projections financières. En somme : faire de la comptabilité un outil de pilotage pour votre activité, tout en passant le moins de temps possible dessus.

Nous espérons que ces quelques astuces pour votre comptabilité vous aideront dans votre organisation au quotidien. N’oubliez pas : si le sujet est un peu rébarbatif de prime abord, il n’en reste pas moins clé pour assurer la viabilité de votre entreprise. En adoptant ces bonnes pratiques, vous pourrez avoir une gestion comptable et financière efficace, sans dépenser trop d’énergie.

Vous souhaitez simplifier votre comptabilité ? Avec Qonto, pilotez votre compte professionnel et vos finances, dans une seule interface.