Comment faire un rapprochement bancaire ?

Le rapprochement bancaire est une notion associée à la comptabilité des entreprises. Cette pratique s'utilise plus particulièrement pour s'assurer d'un suivi fiable des comptes bancaires et donc de la santé financière d'une entreprise. Le rapprochement est donc une opération de contrôle, mais il permet également aux équipes financières d'optimiser leur prise de décision.

Découvrez ce qu'est le rapprochement bancaire, pourquoi et comment le mettre en place en entreprise et quels sont les outils à privilégier pour cela.

Lorsqu'on parle de rapprochement bancaire, on fait référence à ce qu'on appelle également la réconciliation bancaire ou le lettrage. 

Cette pratique fréquente dans le secteur de la comptabilité consiste à vérifier la concordance entre les opérations qui apparaissent sur les relevés bancaires et celles qui sont enregistrées au niveau du compte 512 banque (en comptabilité, le compte 512 est celui qui est utilisé pour représenter un compte en banque de l’entreprise). 

L'objectif est évidemment de retrouver deux soldes identiques sur une période donnée.

De manière générale, le rapprochement bancaire prend bien souvent la forme d'un tableau et s'effectue périodiquement.

Les raisons de mettre en place un processus de rapprochement bancaire ne manquent pas. 

D'une part, dans le domaine de la comptabilité, des erreurs de saisie surviennent parfois. Lorsqu'on opère périodiquement un rapprochement bancaire, on peut plus facilement détecter ces erreurs et effectuer des régularisations. L'objectif étant de connaître la situation de sa trésorerie en temps réel.

D'autre part, le rapprochement bancaire est une technique pertinente pour anticiper le recouvrement des créances. En analysant la concordance entre les opérations, on identifie plus aisément les retards de paiement et on peut plus rapidement se lancer dans la relance des clients. Plus tôt cette phase de relance est effectuée, plus on a de chances d'être payé dans les temps.

Enfin, opérer périodiquement un rapprochement bancaire est une manière de gagner du temps en amont du bilan. Lorsque le travail de régularisation des opérations comptables est effectué fréquemment, on passe moins de temps à identifier les potentielles erreurs comptables au moment du bilan.

Au sein des entreprises, le rapprochement bancaire n'est pas une pratique obligatoire. Toutefois, elle est fortement recommandée pour s'assurer de la bonne santé financière de son entreprise tout en ayant une vision claire de sa trésorerie à un instant T.

De manière générale, le rapprochement bancaire vous permet d'identifier de potentielles anomalies comptables. Cette pratique est particulièrement utile pour une entreprise à structure complexe possédant plusieurs comptes bancaires et gérant des transactions dans des devises étrangères, par exemple.

Lorsqu'on souhaite effectuer un rapprochement bancaire dans le cadre de la comptabilité de son entreprise, l'essentiel est de commencer par regrouper tous les documents nécessaires à sa mise en œuvre. 

Voici la liste des documents dont vous devez vous munir :

• dernier rapprochement bancaire si besoin ;
• relevés de comptes de la période analysée ;
• extraits du compte banque 512 ;
• justificatifs de paiement des opérations passées sur le compte bancaire (chèques, reçus, tickets de caisse, etc.).

En comptabilité, la définition des soldes de départ est également appelée "le lettrage comptable". 

À cette étape du rapprochement bancaire, définissez les soldes de départ de votre compte banque 512 et de vos relevés de compte. L'analyse de ces deux résultats vous permettra de démarrer votre rapprochement bancaire sur une base saine. 

Ces informations sont celles sur lesquelles vous devez vous baser. 

Néanmoins, dans le cas où les soldes des deux comptes ne concordent pas, vous devrez effectuer une réconciliation bancaire sur la période précédente.

Cette étape est la plus longue du processus. 

Elle consiste à vérifier toutes les opérations qui s'affichent sur votre compte en banque et votre compte banque 512. 

Prenez le soin d'analyser chaque retrait, virement et remise de chèque dans le détail en vous assurant que vous retrouvez bien toutes les écritures dans la colonne débit de votre compte en banque et dans la colonne crédit de votre compte banque 512.

Pour réaliser l'établissement de l'état du rapprochement bancaire, vous allez créer deux tableaux distincts. 

L'un met en exergue les opérations issues du relevé bancaire tandis que l'autre s'intéresse aux opérations du compte banque 512. 

Au sein de chaque tableau, prenez le soin d'indiquer un libellé cohérent, le montant et la nature de l'opération (crédit ou débit). L'objectif final étant d'obtenir des soldes rapprochés égaux.

À noter que cette étape fastidieuse peut être effectuée à la main ou à l'aide d'une plateforme de rapprochement bancaire automatisée. Grâce à ces outils intelligents, vous gagnez du temps et vous vous assurez de la conformité de votre comptabilité. 

Regate by Qonto vous permet par exemple d'automatiser ce processus de rapprochement bancaire.

S'il s'avère que vous obtenez des décalages entre votre solde de compte banque 512 et votre relevé bancaire, il faut en rechercher la cause.

Parfois, il peut simplement s'agir d'une erreur de saisie, comme une virgule mal placée. Par exemple, vous avez écrit 335,56 € au lieu de 3 355,6 €.

L'erreur comptable peut également trouver sa source dans la mauvaise comptabilisation d'un paiement, notamment lorsque l'un de vos chèques a été comptabilisé deux fois. Sachez aussi que l'erreur peut venir du côté de la banque.

Il est essentiel d'être vigilant au niveau de ses écritures comptables pour éviter le décalage entre les soldes. À noter que plus vous aurez d'étapes dans le processus de votre rapprochement bancaire, plus vous aurez de chances d'effectuer des erreurs de saisie et d'obtenir un décalage. 

Quand votre structure comptable devient trop complexe, il est conseillé de passer au rapprochement bancaire automatisé.

Si vous vous demandez comment faire un rapprochement bancaire, sachez qu'Excel fait partie des logiciels les plus fréquemment utilisés dans le cadre de la comptabilité des entreprises. Au travers de ses nombreuses fonctionnalités poussées, il peut être un allié de taille pour effectuer son rapprochement bancaire.

Le rapprochement bancaire avec Excel vous permettra de créer votre propre modèle de tableur de A à Z. L'idéal est de se servir de ce logiciel lorsqu'on le maîtrise et qu'on a l'habitude de l'utiliser.

Néanmoins, Excel ne vous assure pas une sécurité optimale de vos données. Une erreur de saisie manuelle peut bien souvent impacter la mise en œuvre de votre rapprochement bancaire. 

De plus, un logiciel de type tableur comme Excel ne vous offre pas la possibilité de connecter vos tableaux chiffrés à vos données bancaires ce qui représente pourtant un précieux gain de temps pour les équipes financières. 

Enfin, l’ergonomie ne sera pas au niveau d’une solution dédiée, plus moderne.

Afin de vous libérer du temps dans la gestion quotidienne de votre comptabilité, nous vous invitons à choisir un logiciel efficace vous permettant d'opérer le rapprochement automatique de vos paiements en toute simplicité.

Dans le cadre du choix d'un logiciel, plusieurs solutions s'offrent à vous. Vous pouvez vous tourner vers un logiciel ERP (Entreprise Resource Planning), un logiciel comptable ou bien un logiciel conçu pour la gestion quotidienne du rapprochement comptable.

En utilisant ces logiciels aux algorithmes paramétrables, vous gagnerez un temps précieux en les laissant effectuer le travail de pointage que vous faisiez manuellement. Vous pourrez également être certain de la saisie de vos écritures comptables au plus proche de la réalité et éviter les potentielles erreurs.

En fonction des logiciels, bénéficiez de fonctionnalités poussées telles que l'automatisation des notes de frais ou l'accès à un reporting financier. L'idéal est de choisir un logiciel de rapprochement bancaire à la fois intuitif et facile à prendre en main pour simplifier le travail des vos équipes.