Remboursement des frais kilométriques par l’employeur en 2025 : comment faire ?

Les salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour faire un trajet dans le cadre professionnel doivent être indemnisés. L’entreprise concernée rembourse les frais kilométriques sous la forme d’une indemnité.

Cette dernière est établie de manière forfaitaire par l’administration fiscale, à partir d’un barème kilométrique qui s’applique uniquement aux véhicules personnels des salariés.

L’indemnité kilométrique tient compte :

• des charges liées à l’usure du véhicule utilisé ;
• des frais de carburant ;
• de la réparation et l'entretien du véhicule ;
• de l’acquisition de casques, protections ou nouveaux pneus ;
• des primes d’assurance.

Le remboursement des frais kilométriques par l’employeur ne prend pas en compte le coût d’achat du véhicule ni les amendes éventuelles.

De même, les frais de stationnement, de parking et de péage sont exclus des indemnités kilométriques et font l’objet d’un autre type de remboursement. Ils peuvent être remboursés au titre des frais professionnels, sous réserve de fournir les justificatifs correspondants.

Lorsque le salarié prend les transports en commun pour se rendre sur son lieu de travail, l’employeur a l’obligation de lui rembourser 50 % du prix de l’abonnement souscrit pour réaliser ses trajets.

S’il doit utiliser son véhicule personnel pour aller au travail ou en revenir, la prise en charge de ces frais par l’employeur est facultative.

Le salarié peut bénéficier du remboursement des frais kilométriques engagés lorsqu'un certain nombre de conditions sont réunies, comme :

• le salarié est obligé d’utiliser son véhicule personnel en raison de l’absence de transports en commun à proximité de son lieu de résidence, d’horaires décalés ou d’un travail exercé sur des lieux différents appartenant à l’entreprise ;
• le véhicule utilisé est déclaré au nom du salarié concerné ;
• le kilométrage doit concorder avec le trajet domicile-travail le plus court ;
• le salarié ne doit pas covoiturer avec un autre membre de l’entreprise qui bénéficie lui-même des indemnités kilométriques ;
• le nombre de trajets déclarés doit correspondre au planning de travail du salarié.

Le salarié qui souhaite bénéficier d’une indemnité kilométrique en contrepartie de l’utilisation de son véhicule personnel pour ses trajets professionnels peut opter pour l’indemnité forfaitaire ou la déduction des frais réels.

S’il choisit les frais réels, le salarié doit calculer l’ensemble des dépenses occasionnées par sa fonction, dont les frais kilométriques. Dans ce cas, le montant du remboursement est déterminé sur la base des barèmes des frais kilométriques établis et revus chaque année par l’administration fiscale.

Ces barèmes prennent en compte la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue pendant l’année civile, mais aussi les frais de carburant engagés, la dépréciation du véhicule, ou encore le coût des primes d’assurance.

Le barème applicable aux voitures en 2025 :

Le barème 2025 applicable aux motos et scooters (>50 cm3) :

La prise en charge des frais kilométriques est le résultat d’un accord passé entre l’employeur et les représentants des organisations syndicales présentes dans l’entreprise.

Si ces instances n’existent pas dans la société, l’employeur peut prendre la décision d’instaurer le remboursement des frais kilométriques après consultation du comité social économique (CSE) ou des délégués du personnel.

Dans un cas comme dans l’autre, les salariés doivent être prévenus au moins un mois à l’avance en cas de changement de régime.

La gestion des frais kilométriques est une tâche laborieuse. Elle représente souvent un travail administratif important pour les collaborateurs et l’équipe financière de l’entreprise. Aujourd’hui, tout devient néanmoins plus facile grâce à la solution de gestion des notes de frais proposée par Qonto.

En effet, vos collaborateurs peuvent désormais soumettre leurs notes de frais sur Qonto en quelques clics, depuis leur smartphone ou leur ordinateur. Il leur suffit de prendre en photo leur reçu ou de l’importer depuis leur photothèque. L’avantage ? Vos employés obtiennent un remboursement plus rapide de leurs frais kilométriques. De votre côté, vous ne perdez plus de temps et d’énergie à gérer manuellement les notes de frais de vos salariés. 

Pour ce faire, nous avons développé un outil de calcul des indemnités kilométriques qui facilite les démarches pour vos équipes. Ils doivent uniquement saisir le trajet réalisé ainsi que les informations sur le véhicule utilisé.

Qonto met aussi à disposition une carte de paiement professionnelle qui permet aux salariés de ne plus avancer les frais. C’est l’employeur qui alimente le compte comme il le souhaite.

Acceptée dans le monde entier, la carte de paiement Qonto peut être utilisée pour les voyages d’affaires, mais aussi pour les frais de déplacement quotidiens. Carburant, frais de stationnement, péage… Tous les frais pro peuvent être réglés avec cette carte de paiement, sans avance de trésorerie, ni dépôt de garantie.

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