Lorsqu’il réalise des déplacements pour le compte de son entreprise avec son véhicule personnel, le salarié peut bénéficier du remboursement des frais engagés. Que ce soit en voiture, en scooter ou à vélo, cette prise en charge s’effectue sur la base des frais kilométriques. À quelles conditions ? Pour quel montant ? Qonto vous aide à mieux comprendre comment se passe le remboursement des frais kilométriques par l’employeur en 2024.
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Sommaire
Remboursement des frais kilométriques par l’employeur en 2024 : comment faire ?
Que sont les frais kilométriques ?
Que sont les frais kilométriques ?
Les salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour faire un trajet dans le cadre professionnel doivent être indemnisés. L’entreprise concernée rembourse les frais kilométriques sous la forme d’une indemnité.
Cette dernière est établie de manière forfaitaire par l’administration fiscale, à partir d’un barème kilométrique qui s’applique uniquement aux véhicules personnels des salariés.
L’indemnité kilométrique tient compte :
- des charges liées à l’usure du véhicule utilisé ;
- des frais de carburant ;
- de la réparation et l'entretien du véhicule ;
- de l’acquisition de casques, protections ou nouveaux pneus ;
- des primes d’assurance.
Le remboursement des frais kilométriques par l’employeur ne prend pas en compte le coût d’achat du véhicule ni les amendes éventuelles.
De même, les frais de stationnement, de parking et de péage sont exclus des indemnités kilométriques et font l’objet d’un autre type de remboursement. Ils peuvent être remboursés au titre des frais professionnels, sous réserve de fournir les justificatifs correspondants.
Les indemnités kilométriques doivent être distinguées des frais de déplacement. En effet, ces derniers peuvent englober l’achat d’un billet de train, les frais de carburant, la réservation d’une nuit d’hôtel, ou, justement, les frais kilométriques.
Toutes les personnes travaillant dans l’entreprise sont concernées par le remboursement des frais kilométriques par l’employeur, quels que soient leur statut ou leur ancienneté.
C’est un véritable avantage fiscal pour le salarié puisque ces indemnités ne sont pas soumises à l’impôt sur le revenu.
Ce mécanisme est également intéressant pour l’employeur, qui peut déduire les frais pour faire diminuer son bénéfice imposable.
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Quelles sont les conditions pour la prise en charge des frais kilométriques par l’employeur ?
Quelles sont les conditions pour la prise en charge des frais kilométriques par l’employeur ?
Les conditions générales
Pour que le remboursement des frais kilométriques par l’employeur puisse être effectué, le salarié doit remplir plusieurs conditions, à savoir :
- justifier d’un lien avec l’entreprise et travailler au profit de celle-ci ;
- réaliser un trajet professionnel depuis son lieu de travail ;
- utiliser son véhicule personnel, excluant de fait les véhicules de fonction immatriculés au nom de l’employeur ;
- fournir des justificatifs au service comptable de l’entreprise, sous la forme de notes de frais faisant apparaître le trajet, la date, la destination, l’objet du déplacement et le kilométrage parcouru.
Si ces conditions sont remplies, la prise en charge des frais kilométriques par l’employeur est exemptée de charges sociales, dans la limite de 200 euros par an et par salarié. Elle est indiquée sur la fiche de paie du salarié, après le salaire net à payer.
Lorsque le salarié ne fournit pas les justificatifs nécessaires, les frais kilométriques sont réintégrés dans son salaire par l’URSSAF et soumis à cotisations.
Les justificatifs sont la preuve des frais engagés. Ils doivent être conservés pour remplir correctement la note de frais kilométrique correspondante et bénéficier d’un remboursement par l’employeur.
Le cas des déplacements entre le domicile et le lieu de travail
Lorsque le salarié prend les transports en commun pour se rendre sur son lieu de travail, l’employeur a l’obligation de lui rembourser 50 % du prix de l’abonnement souscrit pour réaliser ses trajets.
S’il doit utiliser son véhicule personnel pour aller au travail ou en revenir, la prise en charge de ces frais par l’employeur est facultative.
Le salarié peut bénéficier du remboursement des frais kilométriques engagés lorsqu'un certain nombre de conditions sont réunies, comme :
- le salarié est obligé d’utiliser son véhicule personnel en raison de l’absence de transports en commun à proximité de son lieu de résidence, d’horaires décalés ou d’un travail exercé sur des lieux différents appartenant à l’entreprise ;
- le véhicule utilisé est déclaré au nom du salarié concerné ;
- le kilométrage doit concorder avec le trajet domicile-travail le plus court ;
- le salarié ne doit pas covoiturer avec un autre membre de l’entreprise qui bénéficie lui-même des indemnités kilométriques ;
- le nombre de trajets déclarés doit correspondre au planning de travail du salarié.
Sauf cas particulier, lorsque ces conditions sont remplies, la prise en compte des frais kilométriques pour les déplacements domicile-travail est limitée à 40 km par trajet, soit 80 km pour un aller-retour par jour.
Les déplacements à vélo
Depuis 2016, les salariés peuvent percevoir une indemnité kilométrique vélo lorsqu’ils utilisent ce moyen de transport pour se rendre sur leur lieu de travail.
Aujourd’hui, ce remboursement s’effectue dans le cadre du forfait mobilités durables défini aux articles R3261-13-1 à R3261-13-2 du Code du travail. Il prend la forme d’une allocation forfaitaire applicable aux trajets réalisés avec un vélo classique ou un vélo électrique.
Le remboursement se fait sur la base de 0,25 euros multiplié par le nombre de kilomètres parcourus et par le nombre de jours de travail.
Si le forfait mobilités durables est mis en place dans son entreprise, l’employeur peut verser jusqu’à 700 euros par an à chaque salarié qui utilise le vélo comme moyen de déplacement.
Les trottinettes électriques, les frais de covoiturage, les transports publics et l’utilisation d’un service de partage de mobilité sont aussi concernés par ce forfait.
Barème et calcul du remboursement des frais kilométriques
Barème et calcul du remboursement des frais kilométriques
Le salarié qui souhaite bénéficier d’une indemnité kilométrique en contrepartie de l’utilisation de son véhicule personnel pour ses trajets professionnels peut opter pour l’indemnité forfaitaire ou la déduction des frais réels.
L’indemnité kilométrique forfaitaire
En principe, l’administration fiscale applique automatiquement une déduction forfaitaire pour chaque contribuable, à hauteur de 10 % de ses revenus imposables.
Cette indemnité vient compenser les dépenses engagées par le salarié dans le cadre de son travail.
Lorsque le montant des dépenses professionnelles est manifestement supérieur, le salarié peut évaluer ses frais kilométriques sur la base du calcul des frais réels.
Il peut ainsi bénéficier d’un avantage fiscal plus intéressant, en adéquation avec la somme engagée au titre de ses frais professionnels.
S’il choisit l’indemnité forfaitaire de 10 %, le salarié ne peut plus opter pour le calcul des frais réels, et inversement.
La déduction des frais kilométriques en application du barème fiscal
S’il choisit les frais réels, le salarié doit calculer l’ensemble des dépenses occasionnées par sa fonction, dont les frais kilométriques. Dans ce cas, le montant du remboursement est déterminé sur la base des barèmes des frais kilométriques établis et revus chaque année par l’administration fiscale.
Ces barèmes prennent en compte la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue pendant l’année civile, mais aussi les frais de carburant engagés, la dépréciation du véhicule, ou encore le coût des primes d’assurance.
Le barème applicable aux voitures en 2024 :
| Puissance administrative (en CV) | Distance (d) jusqu’à 5 000 km | Distance (d) de 5 001 à 20 000 km | Distance (d) au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
3 CV et moins |
d x 0,529 |
(d x 0,316) + 1 065 |
d x 0,370 |
4 CV |
d x 0,606 |
(d x 0,340) + 1 330 |
d x 0,407 |
5 CV |
d x 0,636 |
(d x 0,357) + 1 395 |
d x 0,427 |
6 CV |
d x 0,665 |
(d x 0,374) + 1 457 |
d x 0,447 |
7 CV et plus |
d x 0,697 |
(d x 0,394) + 1 515 |
d x 0,470 |
Par exemple, un salarié qui effectue 10 000 kilomètres par an avec son véhicule personnel de 6 CV dans le cadre de son travail peut déduire ses frais kilométriques pour un montant de (10 000 x 0,355) + 1 382 = 4 932 euros.
Les salariés qui utilisent un véhicule électrique ont droit à une majoration de 20 %. Cette option n’est pas encore disponible chez Qonto.
Le barème 2024 applicable aux motos et scooters (>50 cm3) :
| Puissance administrative (en CV) | Distance (d) jusqu’à 3 000 km | Distance (d) de 3 001 à 6 000 km | Distance (d) au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
1 ou 2 CV |
d x 0,395 |
(d x 0,099) + 891 |
d x 0,248 |
3, 4 ou 5 CV |
d x 0,468 |
(d x 0,082) + 1 158 |
d x 0,275 |
plus de 5 CV |
d x 0,606 |
(d x 0,079) + 1 583 |
d x 0,343 |
Le barème 2024 applicable aux cyclomoteurs (<50 cm3) :
| Distance (d) jusqu’à 3 000 km | Distance (d) de 3 001 à 6 000 km | Distance (d) au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|
d x 0,315 |
(d x 0,079) + 711 |
d x 0,198 |
L’utilisation de ces barèmes vous permet de calculer les frais réels à intégrer dans votre déclaration d’impôts.
Comment mettre en place le remboursement des frais kilométriques en entreprise ?
Comment mettre en place le remboursement des frais kilométriques en entreprise ?
La prise en charge des frais kilométriques est le résultat d’un accord passé entre l’employeur et les représentants des organisations syndicales présentes dans l’entreprise.
Si ces instances n’existent pas dans la société, l’employeur peut prendre la décision d’instaurer le remboursement des frais kilométriques après consultation du comité social économique (CSE) ou des délégués du personnel.
Dans un cas comme dans l’autre, les salariés doivent être prévenus au moins un mois à l’avance en cas de changement de régime.
Une gestion des frais kilométriques facilitée avec Qonto
Une gestion des frais kilométriques facilitée avec Qonto
La gestion des frais kilométriques est une tâche laborieuse. Elle représente souvent un travail administratif important pour les collaborateurs et l’équipe financière de l’entreprise. Aujourd’hui, tout devient néanmoins plus facile grâce à la solution de gestion des notes de frais proposée par Qonto.
En effet, vos collaborateurs peuvent désormais soumettre leurs notes de frais sur Qonto en quelques clics, depuis leur smartphone ou leur ordinateur. Il leur suffit de prendre en photo leur reçu ou de l’importer depuis leur photothèque. L’avantage ? Vos employés obtiennent un remboursement plus rapide de leurs frais kilométriques. De votre côté, vous ne perdez plus de temps et d’énergie à gérer manuellement les notes de frais de vos salariés.
Pour ce faire, nous avons développé un outil de calcul des indemnités kilométriques qui facilite les démarches pour vos équipes. Ils doivent uniquement saisir le trajet réalisé ainsi que les informations sur le véhicule utilisé.
Qonto met aussi à disposition une carte de paiement professionnelle qui permet aux salariés de ne plus avancer les frais. C’est l’employeur qui alimente le compte comme il le souhaite.
Acceptée dans le monde entier, la carte de paiement Qonto peut être utilisée pour les voyages d’affaires, mais aussi pour les frais de déplacement quotidiens. Carburant, frais de stationnement, péage… Tous les frais pro peuvent être réglés avec cette carte de paiement, sans avance de trésorerie, ni dépôt de garantie.
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Questions fréquentes
Peut-on déclarer 2 aller-retour par jour ?
Est-ce que les frais kilométriques sont imposables ?
Quels frais peuvent vous être remboursés par l’entreprise ?
ÉCRIT PAR
Jennifer est copywriter freelance depuis 2012 et écrit notamment pour Qonto. Titulaire d’un M2 entrepreneuriat, elle aide les indépendants et PME à comprendre les subtilités financières et juridiques qui les entourent.
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