Pour que le remboursement des frais kilométriques par l’employeur puisse être effectué, le salarié doit remplir plusieurs conditions, à savoir :
- justifier d’un lien avec l’entreprise et travailler au profit de celle-ci ;
- réaliser un trajet professionnel depuis son lieu de travail ;
- utiliser son véhicule personnel, excluant de fait les véhicules de fonction immatriculés au nom de l’employeur ;
- fournir des justificatifs au service comptable de l’entreprise, sous la forme de notes de frais faisant apparaître le trajet, la date, la destination, l’objet du déplacement et le kilométrage parcouru.
Si ces conditions sont remplies, la prise en charge des frais kilométriques par l’employeur est exemptée de charges sociales, dans la limite de 200 euros par an et par salarié. Elle est indiquée sur la fiche de paie du salarié, après le salaire net à payer.
Lorsque le salarié ne fournit pas les justificatifs nécessaires, les frais kilométriques sont réintégrés dans son salaire par l’URSSAF et soumis à cotisations.