Comment prendre les bonnes décisions grâce au reporting financier ?

Au quotidien, les dirigeant(e)s d’entreprise sont régulièrement confronté(e)s à des prises de décisions stratégiques.

Comment répartir au mieux les ressources financières et humaines de l’entreprise ? Quels sont les projets à prioriser pour accélérer la croissance ? Dois-je saisir les nouvelles opportunités business qui s’offrent à moi ou me concentrer sur la stratégie initiale ?

Autant de dilemmes qui peuvent sembler insolubles lorsque l’on a pas toutes les cartes en main.

Et pour cause : prendre une décision ne s’improvise pas. Pour faire un choix éclairé - aligné avec ses valeurs et ses objectifs - le ou la dirigeant(e) doit rassembler des informations précises, fiables et à jour. Dans cet objectif, le reporting financier s’avère être un outil précieux d’aide à la décision.

Qu’est-ce qu’un reporting financier ? Comment le concevoir ? Et quels sont les principaux indicateurs clés de performance (KPI) à suivre ?

Nous faisons le point dans cet article.

Le reporting financier, c’est un document qui regroupe l’ensemble des données financières et comptables d’une entreprise, sur une période définie (par exemple, mensuelle, trimestrielle, ou annuelle).

Ces différentes données permettent d’analyser la santé financière de l’entreprise, et notamment sa rentabilité.

C’est un formidable outil d’aide à la prise de décision. Les dirigeant(e)s et leurs équipes peuvent faire des choix éclairés, basés sur des informations précises et factuelles - et non des hypothèses.

Le reporting financier est aussi très utile pour :

• suivre l’évolution des revenus et l’état de la trésorerie ;
• identifier les risques financiers ;
• déterminer la rentabilité d’un produit (ou d’un projet) en particulier ;
• évaluer la performance des investissements réalisés par l’entreprise ;
• définir un budget prévisionnel fiable.

Ce dernier point est particulièrement important. Établir un budget prévisionnel est souvent un défi pour les dirigeant(e)s et la direction financière. 

Grâce au reporting, il est possible de comparer les chiffres avec la période précédente et d’identifier les écarts entre les prévisions et les réalisations. L’entreprise peut alors déceler certains schémas (hausse ou baisse d’activité à certaines périodes de l’année, dépenses « imprévues » qui se répètent, etc.) et sera ainsi mieux armé pour construire le prochain prévisionnel.

Le reporting financier est un outil transversal : il regroupe un large panel de données, issues de différents services : finance et comptabilité bien sûr, mais aussi ressources humaines, marketing, achats, services commerciaux.

Toutes ces données sont précieuses pour établir un rapport complet, fiable et précis.

La création du reporting financier est donc un projet collaboratif : chacun doit être en capacité de produire la donnée de façon organisée.

Pour gagner en fiabilité, il est essentiel d’automatiser la transmission de ces différentes informations. C’est encore plus crucial lorsque l’entreprise manipule un grand volume de données. Il existe aujourd’hui des outils permettant de rassembler plusieurs sources d’informations et de les centraliser sur un seul et même tableau de bord. Nous y revenons en détail à la fin de l’article.

Un reporting financier n’est pas un outil figé. En effet, certains écosystèmes business évoluent très vite, et vos données peuvent rapidement devenir obsolètes.

Il faut donc veiller à les mettre à jour régulièrement - tous les trimestres, tous les mois voire toutes les semaines selon les cas - afin de garder de la visibilité sur la santé financière de l’entreprise et l’état du marché.

Là encore, il est judicieux d’automatiser la collecte des données. De cette manière, le reporting est alimenté en temps réel et il y a moins de risques de passer à côté d’une information cruciale.

Le reporting financier regroupe plusieurs centaines, voire milliers de données. Celles-ci doivent être classées, organisées, de façon à simplifier leur compréhension et leur analyse.

Pour cela, les entreprises ont tout intérêt à miser sur ce que l’on appelle la data visualisation (ou visualisation des données en français)

La data visualisation consiste à retranscrire la donnée sous une forme visuelle, comme un tableau, un schéma, un graphique, un diagramme, etc.

On dit souvent qu’une image vaut mille mots. Cet adage s’applique aussi dans ce contexte ! Et pour cause, un graphique est souvent bien plus parlant qu’un long tableur Excel.

Cette représentation visuelle permet de dégager les informations essentielles en un coup d'œil et de simplifier la prise de décision.

C’est aussi un très bon outil pour améliorer la communication du reporting financier. En effet, ce document a vocation à être diffusé auprès de nombreuses parties prenantes : le ou la dirigeant(e), les managers, les membres du comité exécutif, les investisseur(euse)s, etc. Il ne doit pas être seulement compréhensible par les expert(e)s des chiffres, comme les DAF et les contrôleur(euse)s de gestion.

Quels sont les indicateurs de performances (KPI) à suivre pour prendre de bonnes décisions stratégiques ?

À cette question, il n’existe pas de réponse univoque. Tout dépend de l’entreprise, de son secteur d’activité, de sa taille, de ses projets et de ses ambitions.

À titre d’illustration, voici quelques KPI qui sont fréquemment utilisés. À vous de choisir ceux qui sont les plus adaptés à votre situation et à vos objectifs.

• Le chiffre d’affaires de l’entreprise. C’est tout simplement le montant total des ventes (que ce soit un bien ou un service) réalisées sur une période définie.
• La trésorerie nette, c’est-à-dire la trésorerie qu’il est possible de mobiliser à court terme.
• Le bénéfice net, autrement dit le profit réalisé par l’entreprise. Il permet de mesurer sa rentabilité.
• Le seuil de rentabilité. C’est le niveau d’activité à partir duquel une société devient rentable.
• Le top 5 des produits ou des clients. Cet indicateur peut donner des clés pour prioriser certains projets, par exemple.
• Le besoin de fonds de roulement (BFR). Cette notion comptable désigne la somme indispensable pour répondre aux besoins de l’entreprise.
• Le pourcentage de réalisation de l’objectif de chiffre d’affaires.
• Le délai moyen de recouvrement des créances. Il permet de déterminer l’efficacité des processus de recouvrement.

Nous l’avons évoqué au début de l’article : la création du reporting financier implique de manipuler une grande quantité de données.

Mieux vaut éviter de créer et de gérer son rapport via un tableur de type Excel ou Google Sheet. Ces outils sont loin d’être adaptés, car ils obligent l’équipe finance à traiter les données de façon manuelle. En plus d’être chronophage, le risque d’erreur de saisie est loin d’être négligeable et risque d’affecter la fiabilité du reporting.

Depuis quelques années, de nouvelles solutions dites de business intelligence (BI) sont apparues sur le marché.

Ces solutions sont beaucoup plus adaptées, car elles permettent d’automatiser la collecte des données auprès de différents services (finance, 

comptabilité, RH, marketing, etc) et digitaliser certaines tâches comptables chronophages.

Les données sont mises à jour en temps réel, ce qui permet aux DAF et aux dirigeant(e)s d’ajuster leur stratégie, lorsque cela est nécessaire.

Enfin, ces outils intègrent des procédés de data visualisation. Les informations sont retranscrites sous forme visuelle en quelques clics, ce qui simplifie la prise de décision.

Néanmoins, il faut savoir qu’ils sont souvent lourds et complexes à mettre en place. En réalité, ils s’adressent principalement aux grandes entreprises, qui gèrent un grand volume de données. Les TPE et les PME n’y trouveront pas forcément leur compte : l’ergonomie n’est pas toujours au rendez-vous et le coût peut être disproportionné par rapport à leurs budgets et à leurs besoins.

La création d’un reporting financier n’est pas réservée aux grands groupes. En tant que TPE/PME, vous aussi, vous avez tout intérêt à vous appuyer sur vos données financières et comptables pour prendre les bonnes décisions pour votre entreprise.

Mais malheureusement, les outils de business intelligence ne sont pas toujours adaptés à vos besoins.

Qonto s’avère être une excellente alternative pour créer votre reporting financier.

Plus qu’un simple compte pro, Qonto rassemble vos données financières dans une seule et même interface.

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• Visualisez vos variations de trésorerie ;
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Et ce n’est pas tout. Qonto propose également des fonctionnalités pour centraliser, suivre et contrôler vos budgets depuis votre interface.

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• Visualisez le budget alloué et les montants dépensés par équipe en un clic.
• Recevez des alertes pour vous prévenir en cas de dépassement.
  
  

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