Tout comprendre sur l'analyse budgétaire

L’analyse budgétaire permet de connaître l’état financier d'une entreprise afin de prendre les bonnes décisions de gestion. Elle suit l’utilisation de l’argent de la société, les investissements réalisés, ainsi que l’évolution et la compétitivité de l’entreprise. Découvrez comment faire une bonne analyse budgétaire.

Le budget d’une entreprise est une estimation des montants de toutes ses dépenses et de tous ses revenus sur une période donnée.

L’analyse budgétaire, également appelée contrôle de gestion, va reprendre les chiffres de l’entreprise :

• le budget de l’année précédente ;
• le budget de l’année en cours ;
• le budget prévisionnel de l’année à venir.

Ces chiffres prennent la forme de tableaux financiers synthétiques pour une compréhension rapide et simple des différents enjeux budgétaires. Ils permettent de comparer le budget prévisionnel avec les dépenses et recettes réellement réalisées.

L’analyse budgétaire tient également compte de certains éléments impactant le budget, comme des événements importants ou des actions menées par l’entreprise. Un bilan économique est alors réalisé pour chaque action afin d’en faire sortir les impacts positifs et les impacts négatifs.

Quant au budget prévisionnel, il doit prendre en considération toutes les dimensions budgétaires à venir, c'est-à-dire :

• les objectifs de l'entreprise ;
• ses actions futures ;
• les hypothèses économiques ;
• les opportunités et les risques ;
• l’analyse de tous les éléments.

Le budget prévisionnel est effectué à chaque fin d’exercice comptable pour fixer les futurs objectifs à tenir.

L’analyse budgétaire permet donc de :

• avoir une bonne visibilité des flux de trésorerie et des comptes, c’est-à-dire de l’utilisation des fonds, pour notamment optimiser les dépenses ;
• constater les écarts entre les prévisions et les réalisations pour ajuster le budget ;
• identifier les problèmes et les corriger ;
• évaluer les économies à réaliser ;
• identifier les investissements à faire ;
• suivre la performance de l'entreprise.

Ainsi, l’analyse budgétaire vous donne une image de la politique budgétaire de votre entreprise et elle vous permet de savoir si celle-ci est adaptée à la conjoncture économique. Vous pourrez alors planifier votre budget et adapter la direction à prendre par l'entreprise.

L'analyse budgétaire constitue un véritable outil financier et de pilotage pour prendre de bonnes décisions en matière de finances.

L’analyse budgétaire peut se faire au niveau de l’entreprise, mais aussi par service ou par projet. Elle est plus rarement réalisée au niveau du groupe.

L’analyse du budget commence toujours par l’identification des postes budgétaires à suivre. Par exemple :

• les charges de personnel ;
• les dépenses de matières premières ;
• les investissements.

Chaque dépense et chaque recette sont à identifier et à regrouper dans des ensembles cohérents, c’est-à-dire en fonction des projets ou selon le plan comptable.

Ensuite, il faudra mettre en place un système de suivi des coûts avec une fréquence de contrôle. Dans chaque service, une personne devra valider les opérations et justifier chaque dépense. Dans la majorité des cas, les managers se chargent de cette tâche.

Après les dépenses, il faudra se pencher sur les ressources (financières, matérielles et humaines). Par exemple, vous pourrez suivre un projet selon le temps de travail pour savoir s’il est rentable ou non.

L’analyse budgétaire vous permettra de constater les éventuels écarts.

L’analyse du budget doit toujours se faire en comparaison avec les budgets passés ou avec les budgets d’autres projets.

Vous devrez également établir un budget prévisionnel pour réaliser une bonne analyse budgétaire. Il permet d'obtenir :

• une estimation des recettes et des dépenses pour une période future ;
• une planification des opérations avec l’allocation des ressources ;
• un aperçu des objectifs financiers ;
• une visualisation de la composition du résultat ;
• une évaluation des performances de l’entreprise.

Comme tout budget, il comprend deux parties :

• l’actif, c’est-à-dire ce que l’entreprise possède ;
• le passif, c’est-à-dire ce que l’entreprise doit payer.

Vous pourrez vous appuyer sur le compte de résultat prévisionnel pour réaliser le budget prévisionnel et son analyse. Il s’agit d’un tableau anticipant les entrées et les sorties d’argent sur trois exercices comptables. Il détermine donc le résultat potentiel.

Allouez des budgets par équipe, projet ou poste, recevez des alertes avant dépassement et visualisez immédiatement l’écart entre prévisionnel et réalisé grâce à l’outil Qonto.

Le plus simple est l’analyse des données financières passées, car vous pouvez vous appuyer sur vos comptes annuels :

• le bilan, pour connaître la santé financière globale de l’entreprise sur base des actifs et des passifs de celle-ci ;
• le compte de résultat, détaillant les revenus et les dépenses de l’entreprise ;
• le tableau des flux de trésorerie, pour une analyse des mouvements entrants et sortants.

À l’inverse, la constitution d’un budget prévisionnel nécessite de travailler sur des prévisions, c’est-à-dire :

• une estimation des recettes, notamment des ventes et des revenus financiers, en les répartissant en différentes catégories ;
• une évaluation des dépenses, c’est-à-dire des :
  • coûts opérationnels liés à votre activité, tels que les loyers, les assurances, les coûts de production ou les salaires ;
  • coûts non opérationnels qui sont exceptionnels, comme les dépenses d’investissement, les dépenses imprévues ou les intérêts.

L’analyse par catégorie offre une analyse plus précise et juste. Les catégories dépendent de votre entreprise. Les catégories de recettes les plus courantes sont « ventes de biens ou de services », « revenus d'investissement » et « subventions ».

Quant aux coûts opérationnels, ils comprennent :

• les coûts fixes, qui sont faciles à appréhender puisqu’ils sont constants ;
• les coûts variables, qui fluctuent en fonction de vos activités. Par exemple :
• l’achat de matières premières ;
• les frais de livraison ;
• les commissions.

Optimisez la gestion budgétaire de votre entreprise à l’aide de trois bonnes pratiques à adopter :

1. communiquer le budget aux équipes pour éviter les dépassements ;
2. automatiser le suivi du budget alloué ;
3. examiner et réévaluer le budget.

Le budget de votre entreprise est évolutif et doit être ajusté à tout moment. En effet, il faut qu'il reflète les changements intervenus depuis l’estimation du budget. Par exemple :

• des revenus plus faibles que prévus à cause de la conjoncture économique ;
• des coûts plus élevés en raison du lancement d’une nouvelle activité ou d’une évolution réglementaire.

Chaque élément impactant vos prévisions doit être pris en compte afin que vous puissiez réagir rapidement, notamment pour réduire les dépenses, ou, à l’inverse, pour réaliser des investissements.

Vous devez essayer de rester aligné avec votre prévisionnel de dépenses. Pour cela, vous avez la possibilité d’automatiser la création des rapports financiers pour avoir une vision en temps réel de votre suivi financier.

Vous devez prévoir différents intervalles pour réaliser une analyse budgétaire.

La fréquence du suivi de votre budget dépend de la taille de votre entreprise et de l'importance de vos flux.

Une grande entreprise devra faire un suivi au jour le jour du budget alors que le suivi pourra être plus occasionnel dans une petite structure.

Néanmoins, vous devez toujours prévoir une analyse budgétaire avant l’établissement du budget prévisionnel, donc avant la clôture de chaque exercice.

L’analyse budgétaire doit être réalisée par une personne compétente ayant une formation ou des connaissances en comptabilité.

Pour une entreprise de petite taille, c’est généralement le chef d’entreprise ou la direction qui s’en occupe. Toutefois, il est important de confier cette tâche à un service dédié dès que l'entreprise se développe, c'est-à-dire au service comptable ou au service financier.

Dans les très grandes entreprises, l’analyse budgétaire relèvera du contrôle de gestion.

Par ailleurs, il est utile de mettre en place différents tableaux de bord pour suivre :

• les dépenses réalisées par rapport aux dépenses prévues ;
• les recettes perçues par rapport aux estimations ;
• l’évolution du chiffre d’affaires.

Qonto vous propose un logiciel de gestion de budget professionnel. Il vous permet de centraliser, de suivre et de contrôler vos budgets dans une seule interface.

De plus, votre compte professionnel vous donne aussi la possibilité d'automatiser vos processus financiers.

Profitez d’une visibilité en temps réel de vos flux de trésorerie et gagnez en efficacité avec Qonto.