Rapprochement bancaire : définition et méthodes

Lorsqu’un chèque est déposé à la banque, il existe un décalage dans le temps entre le dépôt et le transfert de l’argent sur le compte bancaire. Pendant ce laps de temps, nous ne pouvons pas savoir de manière précise si notre compte bancaire est à jour en temps réel. 

Prenons un autre exemple plus marquant, comme les cartes bancaires différées. Elles ont un impact important sur la trésorerie de l’entreprise puisque le délai est plus long comparé à une remise de chèques. Dans la plupart des cas, le paiement est mensualisé en fin de mois.

Comment pouvons-nous supprimer le décalage que les entreprises ont sur leur trésorerie afin de permettre aux dirigeants d’être confiants sur l’optimisation de trésorerie ?

La solution, c'est de mettre en place un rapprochement bancaire. Il consiste à effectuer une comparaison entre le compte bancaire et le compte 512 de la comptabilité de l’entreprise. Il permet la concordance entre les opérations enregistrées et celles constatées par la banque. 

Plusieurs personnes peuvent se charger de réaliser le rapprochement bancaire.

Le dirigeant d’entreprise peut faire lui-même son rapprochement bancaire avec certains outils bureautiques, comme Excel. Vous pouvez vous baser sur un modèle trouvé sur Internet ou élaborer votre propre modèle si vous avez les compétences requises. L’utilisation d’Excel peut être une solution simple et peu coûteuse, mais la tâche s’avère être chronophage. Elle peut aussi introduire des erreurs. Enfin, ce n’est pas une méthode très sécurisée.

Vous pouvez déléguer cette mission à votre expert-comptable qui utilisera les fonctions de son logiciel de comptabilité. Votre rapprochement bancaire est plus sécurisé et vous permet de gagner du temps dans votre travail. Cependant, cette solution a ses défauts. En effet, vous aurez un coût supplémentaire et un prévisionnel de trésorerie approximatif étant donné qu’il ne s’effectuera pas en temps réel.

La meilleure solution consiste à effectuer le rapprochement bancaire avec un logiciel adapté. En effet, il vous permettra de gagner du temps, d'avoir une visibilité en temps réel sur votre trésorerie et sécuriser l’opération. En contrepartie, il faut que le logiciel soit adapté à la gestion de votre activité. 

Pour cela, il est intéressant de n’utiliser qu’un seul outil pour centraliser les différentes fonctionnalités dont vous avez besoin pour les finances de l’entreprise (suivi de trésorerie, comptabilité, gestion commerciale) et ne pas se retrouver avec un outil supplémentaire à gérer.

La première étape consiste à comparer vos deux soldes de départ entre le relevé de compte envoyé par la banque et le compte 512 de l'entreprise. Cette action porte un nom : le lettrage.

Par la suite, vous devez réaliser le pointage des opérations identiques qui sont inscrites sur les deux documents. C'est-à-dire qu’un montant au crédit sur un document se retrouve au débit sur l’autre document. Vous pouvez les cocher ou les barrer pour effectuer le lettrage. Les opérations qui apparaissent dans un seul des documents sont les sommes que nous devons rapprocher.

Ensuite, c’est à ce moment que nous devons établir l’état de rapprochement faisant apparaître toutes les opérations non pointées. Vous devez les ajouter dans votre compte 512 sur le logiciel comptable.

Voici un exemple concret de réalisation de l’état de rapprochement:

L : Lettrage

Analyse du rapprochement bancaire :

Nous voyons que certaines écritures sont inexactes ou même oubliées dans le compte 512 banque. Nous pouvons constater :

• une erreur du montant sur la remise de chèques au 01-06 (30 € d’écart) ;
• un oubli de frais bancaires au 30/06 ;
• un oubli de remise de chèque au 30/06.

Nous établissons maintenant la concordance finale en faisant apparaître les soldes banques rapprochés :

Enfin, une fois que votre rapprochement est réalisé, enregistrez les opérations absentes de votre relevé de votre compte banque.

Cette méthode est ancienne et il existe aujourd’hui d’autres outils pour faciliter le processus. 

Réaliser un état de rapprochement bancaire apporte de nombreux bénéfices pour l’entreprise. Généralement il se fait de manière mensuelle, mais la fréquence dépend bien évidemment du nombre d'opérations bancaires à traiter.

Le premier bénéfice d’un rapprochement bancaire, c’est de détecter les erreurs. D’une part celles de l’entreprise, comme des erreurs ou des oublis d'enregistrements comptables. D’autre part celles de la banque, qui peut aussi se tromper sur les transactions. Ce contrôle permanent vous donnera l’occasion de réagir plus rapidement contre une perte d’argent non justifiée.

De plus, cet état est un moyen efficace de repérer les factures impayées de vos clients. Vous pourrez effectuer vos relances clients de façon efficace et sereine.

Par ailleurs, vous pouvez retrouver des décalages de trésorerie lorsque que vous émettez un chèque à un de vos fournisseurs ou lorsque vous en recevez de la part d’un de vos clients. 

En effet, vous l’aurez enregistré dès réception ou émission dans la comptabilité, mais du côté de la banque cela s’effectuera avec un délai. Ce délai est marqué par la remise de chèques à la banque qui se réalise une à deux fois par mois selon le nombre de chèques reçus.

Tous ces avantages liés au rapprochement bancaire poursuivent un même but : donner une image de l'état de santé de votre trésorerie à l’instant T. Qui dit meilleure vision de votre trésorerie, dit meilleure prise de décision et meilleure relation avec vos partenaires financiers.

Le fonctionnement du rapprochement bancaire est simple dans la compréhension, mais bien plus complexe en pratique. Afin d’effectuer la réconciliation bancaire, vous avez besoin de documents : vos relevés bancaires et le grand livre des écritures comptables du compte banque (512 dans la comptabilité).

Ensuite, le procédé consiste à pointer ligne par ligne chaque document du mois concerné pour que toutes les opérations concordent. Dès que vous avez les similitudes d’un côté et de l’autre vous pouvez mettre une puce, ou le barrer tout simplement, c’est ce qu’on appelle le lettrage.

Cependant, une régularisation de ces opérations est à effectuer lorsqu'il existe des écarts ou des oublis. Elle consiste à enregistrer les écritures manquantes dans le compte banque. 

Une fois que vous avez finalisé tout le mécanisme, votre solde du relevé bancaire en fin de mois doit être identique avec le solde du compte banque de votre comptabilité.

Il n’est pas obligatoire de le réaliser tous les mois, il doit être fait au minimum à chaque fin d’exercice. 

Il est maintenant temps de passer à la pratique. Voyons les grandes étapes d’un rapprochement bancaire.

Toutes les étapes énoncées auparavant peuvent être effectuées à l’aide du tableur Excel, mais comment ?

Il existe de nombreux modèles gratuits sur Internet si vous n’êtes pas à l’aise avec les formules et la mise en place d’un fichier de calcul automatisé. Cependant, il s’avère difficile de trouver celui qui correspond à vos besoins, à l’activité et au fonctionnement de l’entreprise.

C’est pourquoi nous devons privilégier un rapprochement automatisé propre à votre société.

Prenons quelques instants pour détailler pourquoi Excel n’est souvent pas le meilleur outil pour ce type d’opérations.

Premièrement, Excel ne permet pas une remontée automatique des opérations bancaires. D'autre part, le rapprochement sur Excel manque de fiabilité : par exemple une erreur de saisie ou un simple bug peuvent impacter la mise en place du rapprochement bancaire.

Enfin, la connexion bancaire automatique est impossible via Excel et pourtant, elle assure un gain de temps certain et réduit considérablement le risque d’erreurs. C’est l’une des principales raisons qui oriente les entreprises à se tourner vers un logiciel de rapprochement bancaire adapté.

Voici un extrait de rapprochement bancaire sur Excel :

Source

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