Comptabilisation d’une note de frais

Gérer une société peut être un véritable casse-tête. Entre l’optimisation de la performance et l’organisation interne de l’entreprise, il faut penser à tout. En matière de comptabilité, la note de frais est un élément qu’il ne faut pas prendre à la légère. Dans ce guide, nous allons vous faire découvrir comment comptabiliser une note de frais.

Un salarié est parfois contraint de puiser dans ses fonds personnels (carte bancaire personnelle) pour payer des frais liés à son activité professionnelle. Une note de frais prouve ces dépenses engagées à titre professionnel.

En fonction de la politique de frais établie par l’entreprise, une note de frais peut faire l’objet d’un remboursement à condition qu’elle remplisse les conditions prouvant et justifiant cette dépense.

Comme toute autre sortie de trésorerie, une note de frais doit être enregistrée dans la comptabilité de l’entreprise. Le manquement à cette obligation peut être un motif de redressement de l’URSSAF. Il faut savoir que certains types de dépenses comme les indemnités sont soumis aux cotisations sociales, d’où l’intérêt de ne pas minimiser la comptabilisation des notes de frais.

Une note de frais se présente sous forme de fiche que l’on peut établir sur un tableur Excel. Généralement, ce document doit impérativement contenir les mentions obligatoires suivantes :

• la date d’émission de la note de frais ;
• la nature des dépenses engagées ;
• le montant hors taxe ;
• la TVA ;
• la valeur TTC.

Pour éviter d’être confronté à un litige avec l’administration fiscale, le salarié doit présenter une note de frais détaillée. Dans certains cas, sachez qu’il est possible de récupérer la TVA. Pour cela, la loi exige que la facture soit adressée à la société.

Avant d’établir une note de frais, chaque collaborateur doit s’assurer que les dépenses qu’il a engagées ont été effectuées dans l’intérêt de l’enseigne. Afin d’éviter toute ambiguïté, il est primordial que l’entreprise ait élaboré une politique de frais claire et précise.

D’une manière générale, toute une multitude de dépenses peut faire l’objet d’une demande de remboursement, notamment :

• les frais de déplacement (location de voiture, billets d’avion, billets de train, déplacement en taxi, péages, etc.) ;
• les frais de repas (les repas d’affaire avec les collaborateurs, les fournisseurs ou les clients de l’entreprise) ;
• les frais d’hébergement (la location de logement, les frais d’hôtel…) ;
• l’indemnité kilométrique (au cas où le salarié aurait utilisé son véhicule personnel pour un déplacement d’affaires).

La comptabilisation d’une note de frais est une opération délicate. Généralement, elle nécessite la maîtrise des règles comptables et fiscales. Voici les points-clés pour accomplir cette tâche administrative à la perfection.

En principe, l’enregistrement d’une note de frais doit être effectué dans le journal des achats de l’entreprise. Mais, il arrive aussi que les dépenses engagées soient répertoriées dans le journal d’Opérations diverses (journal d’OD).

Dans tous les cas, l’écriture comptable doit se conformer aux normes. Pour cela, les comptes de charges que vous utilisez vont être définis en fonction de la nature des dépenses. Par exemple :

• le compte 6256 « Missions » permet d’enregistrer tous les frais d’hébergement et de restauration ;
• le compte 626 « Frais postaux et de télécommunication » englobe toutes les dépenses engendrées par les appels téléphoniques émis dans l’exercice des fonctions des collaborateurs de l’entreprise ;
• le compte 6251 « Voyage et déplacement » indique toutes les demandes de remboursement de billets d’avion, de coût de déplacement en taxi ou tout autre frais de transport qui a été dépensé lors d’une mission.

La comptabilisation des notes de frais peut facilement se transformer en une mission complexe lorsque l'on n’a aucune notion en comptabilité. Pour les PME, il est envisageable d’opter pour une solution de gestion simplifiée afin d’alléger leurs tâches. Pour cela, l’un des premiers choix consiste à utiliser un logiciel spécialisé. Cette option présente toute une multitude d’avantages :

• vous pouvez ainsi réaliser vous-même votre comptabilité, ce qui vous permettra de faire des économies ;
• vous gagnerez du temps étant donné que la plupart des outils de gestion permettent par exemple d’effectuer un calcul automatique de la TVA déductible

Grâce à notre application et à la technologie de reconnaissance dont elle est équipée, les informations contenues dans vos justificatifs sont automatiquement enregistrées dans notre système. De même, la TVA est calculée directement pour vous permettre de gagner un temps précieux. 

Utiliser un outil de gestion est crucial pour votre entreprise car il permet d’assurer la dématérialisation des notes de frais. En réduisant l’utilisation des documents au format papier, vous bénéficiez de plusieurs avantages comme :

• la réduction des dépenses de l’entreprise ;
• la facilitation de la gestion des notes de frais grâce à la centralisation des données ;
  
• la simplification de la présentation des justificatifs en cas de contrôle de l’URSAFF.

Avec Qonto, le traitement des notes de frais et des justificatifs de dépenses est simplifié. Vos salariés peuvent déposer une note de frais sur leur espace en ligne en quelques clics pour que vous puissiez les rembourser immédiatement. Vous pouvez ainsi mettre en place un processus de gestion des notes de frais clair, que ce soit pour vous ou pour vos salariés.

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