Gagnez du temps grâce à l’automatisation des tâches répétitives

Si vous êtes indépendant(e) ou chef(fe) d'entreprise, vous êtes probablement familier(e) avec ce scénario.

9 h. Vous commencez votre semaine motivé(e) à l’idée d’avancer sur vos objectifs. En vous connectant sur votre compte pro, vous vous apercevez que votre client ne vous a toujours pas payé. Vous lui envoyez un e-mail de relance en urgence. Mais dans votre boite e-mail vous attend aussi un message de votre expert-comptable qui n’a toujours pas reçu les justificatifs du mois dernier.

11 h. Après avoir obtenu et envoyé les derniers justificatifs manquants, vous décidez de planifier un rendez-vous avec un prestataire. Après de multiples aller-retour, vous parvenez enfin à convenir d’un créneau.

12 h. La matinée est passée et vous n’avez pas pu avancer sur vos projets.

En entreprise, les tâches répétitives et chronophages sont légion. Bien qu’elles soient indispensables au bon fonctionnement de votre activité, elles accaparent une part précieuse de votre temps et de votre énergie.

Heureusement, il existe des solutions pour automatiser les tâches récurrentes à faible valeur ajoutée. Et contrairement aux idées reçues, vous n’avez pas besoin de savoir coder ni d’employer des ressources financières importantes pour mettre en place des systèmes d’automatisation efficaces dans votre entreprise.

Dans cet article, nous faisons le point sur les outils qui s’offrent à vous pour simplifier votre gestion quotidienne.

Les entrepreneur(e)s, et même certains salariés, sont souvent accaparés par des micro-tâches très chronophages.

Malheureusement, elles impactent tous les domaines de l’activité : l’administratif en premier lieu, mais aussi la prospection, l’organisation au quotidien, la communication avec le client, la relation avec les partenaires…

Les entreprises - quels que soient leur taille et leur secteur d’activité - ont donc tout intérêt à mettre en place un système d’automatisation efficace afin de simplifier les process et gagner du temps.

Les avantages de l’automatisation des tâches et des processus sont nombreux.

En se libérant des tâches répétitives, l’entrepreneur(e) gagne en productivité et peut enfin consacrer son énergie à des missions plus stratégiques et plus cruciales pour son entreprise.

Les tâches répétitives ne demandent pas vraiment de faire preuve de réflexion ou de créativité, mais elles exigent de la rigueur.

Par exemple, lorsque vous recopiez des données d’un outil à un autre, vous devez être particulièrement vigilant à ne pas faire d’erreurs. Lorsque vous éditez une facture, vous devez vérifier que celle-ci comporte toutes les mentions légales ainsi que le bon montant.

En réalisant ces tâches manuellement, personne n’est à l’abri de commettre une maladresse et ainsi de perturber l’organisation de votre entreprise.

Grâce à l’automatisation des tâches, vous limitez considérablement le risque d’erreurs et vous êtes assuré de rester organisé, sans tracas.

Les salariés sont souvent les premiers concernés lorsqu’il s’agit de réaliser des tâches répétitives et chronophages.

Ces dernières freinent l’avancée de leurs missions et impactent parfois leur motivation.

En utilisant des systèmes d’automatisation des tâches performants, les équipes ont plus d’espace pour travailler sur des projets plus valorisants et prendre des initiatives. Leur expertise est enfin valorisée. Ils se sentent plus engagés et donc plus satisfaits.

L’automatisation des tâches (et des processus), c’est tout simplement le fait de rendre automatiques certaines tâches à l’aide d'un système informatisé.

Pour mettre en place un système d’automatisation des tâches efficace, vous devez en amont identifier toutes les tâches que vous souhaitez automatiser.

Gardez en tête que ce n’est pas parce qu’une mission vous prend du temps, que vous devez nécessairement la déléguer ou la confier à un outil. Certaines tâches - pourtant récurrentes - sont en effet essentielles au bon développement de votre entreprise et demandent de la réflexion. Une intervention humaine est alors nécessaire.

En général, il est pertinent d’automatiser les tâches qui :

• ont une faible valeur ajoutée ;
• sont chronophages ;
• ne nécessitent ni créativité, ni intelligence émotionnelle, ni réflexion particulière ;
• ne valorisent pas la personne qui l’exécute ;
• est aussi bien (voire mieux) effectuée par un système automatisé.

Pour identifier ces tâches, une bonne pratique consiste à monitorer son temps pendant une semaine pour avoir une vision plus précise de la manière dont vous occupez réellement votre temps lorsque vous travaillez. Vous pourrez être surpris de constater que vos journées sont interrompues par la réalisation de micro-actions, en apparence anodines, mais qui prennent du temps et vous empêchent d’avancer sur les projets importants.

Si vous employez des collaborateurs, n’hésitez pas à échanger avec eux pour savoir s’il y a des tâches spécifiques et récurrentes qui entravent leur productivité.

Quelques exemples de missions à faibles valeurs ajoutées :

• la facturation (la création d’un devis, d’une facture, l’envoi, la réception, la signature, le classement…)
• l’envoi des justificatifs à son comptable ;
• le tri des e-mails ;
• la saisie des données d’un outil à un autre ;
• les relances client ;
• la rédaction d’e-mails et la prise de rendez-vous ;
• l’intégration d’un article de blog, la publication d’un post sur les réseaux sociaux, d’une newsletter ;
• etc.

Avant même de penser à créer un système d’automatisation des tâches, il est important de choisir des outils de gestion pratiques, faciles à utiliser, avec lesquels vous vous sentez à l’aise.

C’est la première étape pour gagner du temps au quotidien et maîtriser tous les aspects de votre activité.

Dans tous les cas, mieux vaut éviter de s’encombrer d’un trop grand nombre d’outils et privilégier le « tout-en-un ». Tout dépend de vos besoins et de la taille de votre entreprise, mais il est toujours utile d’opter pour :

• une bonne solution de gestion financière, comme Qonto, afin de piloter vos finances d’entreprise simplement ;
  
  
• des outils pour communiquer et s’organiser au quotidien : une messagerie électronique, un calendrier en ligne, etc. Sur ce point, la Suite Google est une bonne alternative, car tous les outils qui la composent sont reliés entre eux. Par exemple, si vous recevez une invitation par e-mail sur votre adresse Gmail, celle-ci se synchronise automatiquement avec votre agenda Google Calendar. C’est déjà un premier pas vers l’automatisation des tâches, très simple à mettre en place ;
  
  
• un logiciel CRM (Customer Relationship Management) pour gérer votre relation client, particulièrement utile si votre base client est importante.

Certains outils permettent de réaliser des automatisations sur mesure, en fonction de vos besoins. C’est par exemple le cas de Zapier ou de Intergromat.

Grâce à ces outils, vous pouvez créer vos propres automatisations entre vos outils sans avoir besoin de coder (c’est ce que l’on appelle le no-code).

Sur Zapier, par exemple, vous devez créer des processus appelés  « Zap ». Concrètement, vous choisissez un déclencheur, c’est-à-dire un événement dans une application, et les actions à mettre en place suite à ce déclencheur.

Par exemple : le déclencheur pourrait être : la réception d’un virement sur Qonto. Et l’action à mettre en place : la création d’une nouvelle ligne dans un fichier Google Sheet.

Les logiciels d’automatisation peuvent sembler complexes à appréhender. Mais en réalité, leur prise en main est beaucoup plus simple qu’elle n’y paraît. Il est intéressant d’y consacrer un peu d’énergie, car les possibilités d’automatisation des tâches sont infinies et vous feront gagner un temps considérable par la suite.

Voici quelques exemples d’automatisation des tâches :

• actualiser votre logiciel CRM en fonction des réponses reçues à un questionnaire Typeform ;
• classer et stocker un document reçu par e-mail dans Dropbox ;
• créer une facture dans son logiciel de facturation après réception d’un paiement par Stripe ou PayPal ;
• connecter votre compte Qonto à Air Table afin de créer un tableau de bord pour piloter vos finances ;
• etc.

Faisons maintenant un tour d’horizon plus détaillé des tâches que vous pouvez automatiser dans votre entreprise.

La gestion financière et administrative de l’entreprise est une activité particulièrement chronophage. Pour gagner du temps, il est utile d’automatiser les tâches suivantes :

• L’édition de facture
  
  

La création d’une nouvelle facture à partir d’un document à partir d’un logiciel de traitement de texte ou d’un tableur est loin d’être une solution optimale. Elle impose de vérifier la présence des mentions légales et d’inclure manuellement des données comme la numérotation, les informations liées à votre client et à la prestation…

Pour simplifier votre organisation, mieux vaut opter pour un outil spécifique pour gérer et automatiser vos factures clients et fournisseurs.

Client(e) Qonto ? Profitez de notre solution de facturation intégrée et créez, envoyez vos documents en quelques clics seulement.

• Le rattachement des factures à vos transactions bancaires
  
  

Vous avez un compte Qonto ? Il vous suffit de nous envoyer par e-mail vos factures et nous nous chargeons de la rattacher automatiquement à la bonne transaction.

• La signature de documents (contrat, devis…)
  
  

Si l’on devait classer les tâches les plus fastidieuses, la signature de documents se trouverait probablement en haut de la liste… En effet, celle-ci nécessite de trouver le bon signataire, d’imprimer le document et le lui remettre en main propre, attendre son retour, scanner puis envoyer le papier signé.

L’utilisation d’un outil de signature électronique permet de fluidifier ce processus et de gagner un temps précieux.

• Le paiement des fournisseurs
  
  

Avec Qonto, vous pouvez envoyer vos factures par e-mail et nous nous chargeons d’extraire l’IBAN de votre fournisseur et le montant à payer. Vous n’avez plus qu’à cliquer sur valider.

Vous avez plusieurs paiements à réaliser ? Profitez de la fonctionnalité « virement groupé » et réglez toutes vos dépenses en quelques clics.

• Les relances en cas de retard de paiement
  
  

Ah les impayés… C’est la bête noire des entrepreneur(e)s. Et pour cause, les retards de paiement impactent considérablement la trésorerie de l’entreprise.

Lorsque l’on jongle entre plusieurs clients, il est parfois difficile de rester à jour sur les dates d’échéance de factures. Résultat, les retards s’accumulent et vous pouvez avoir le sentiment de perdre le contrôle.

Pour éviter les mauvaises surprises, vous pouvez utiliser un logiciel de recouvrement afin d’automatiser les relances en cas de factures impayées.

• Les relances aux salariés en cas de justificatifs manquants
  
  

Si vous êtes à la tête d’une entreprise avec plusieurs collaborateurs, vous avez probablement déjà dû faire face à des notes de frais non injustifiées.

Cette situation est délicate, car votre comptable ne peut pas clôturer votre comptabilité en l’absence de justificatifs. Vous devez donc identifier les retardataires et les relancer jusqu’à ce qu’ils vous communiquent les bons documents. Encore une tâche chronophage qui vous empêche d’avancer sur les projets qui comptent vraiment…

Pour gagner du temps, certaines solutions comme Qonto proposent une fonctionnalité très utile : la relance automatique des collaborateurs. Vous n’avez plus besoin de courir après les reçus, un clic suffit pour relancer tous les retardataires par e-mail.

Certaines tâches commerciales peuvent aussi être automatisées.

La prospection

La prospection est une mission cruciale pour l’entreprise, quels que soient sa taille et son secteur d’activité. Mais la mener à bien, il faut accomplir un certain nombre de petites tâches répétitives, qui peuvent tout à fait être automatisées.

C’est notamment le cas de l’envoi de :

• messages de prospection à froid.
• messages de prospection suite à l’action d’un prospect.

Il existe des outils qui vous permettent d’automatiser et personnaliser votre prospection commerciale. Vous pouvez par exemple utiliser des templates d’e-mails existants, et paramétrer les envois suite à un évènement déterminé (par exemple, dès qu’une personne s’inscrit à votre newsletter, elle peut recevoir un e-mail de confirmation et/ou de bienvenue).

Un autre point noir est la prise de rendez-vous, que ce soit avec un client potentiel ou un partenaire. En utilisant une solution comme Calendly, vous limitez les échanges stériles et laissez à votre interlocuteur le choix de sélectionner un des créneaux ouverts sur votre calendrier.

La publication de contenu

En tant qu’entrepreneur(e), vous savez à quel point il est important de mettre en place une bonne stratégie de communication et de contenu pour développer votre visibilité et faire rayonner votre expertise.

Mais certaines tâches, liées à la distribution du contenu, sont particulièrement chronophages, comme :

• l’intégration des articles sur le blog ;
• la planification de posts sur les réseaux sociaux ;
• la mise en forme et l’envoi d’une newsletter.
  
  

Pour vous aider, vous pouvez créer des automatisations ou alors utiliser des outils pour automatiser la diffusion de votre contenu (Buffer pour la distribution sur les réseaux sociaux, MailChimp pour l’envoi de votre newsletter par exemple). N’hésitez pas à réutiliser des modèles d’e-mail pour mettre en forme votre newsletter.

Vous souhaitez automatiser votre production de contenu ?

Les agents conversationnels basés sur l’intelligence artificielle comme ChatGPT semblent réaliser des prouesses… Alors il peut être tentant d’y avoir recours pour écrire du contenu, que ce soit des articles, des guides, des posts ou des e-mails.

Mais en réalité, les résultats ne sont pas toujours qualitatifs. Si vous souhaitez tirer votre épingle du jeu, mieux vaut miser sur la créativité, l’originalité et adopter une tonalité de marque bien spécifique.  En revanche, vous pouvez tout à fait utiliser les IA comme une source d’inspiration afin de générer des
idées.

Gardez en tête qu’en matière d’automatisation des tâches, la meilleure approche consiste à déléguer les missions à faibles valeurs ajoutées pour consacrer son énergie aux missions créatives, à fortes valeurs ajoutées, qui nécessitent de la réflexion.

Vous cherchez une solution de gestion financière qui vous aide à gagner du temps dans votre gestion quotidienne ? Ouvrez un compte Qonto et connectez-le à vos outils favoris pour décupler votre productivité.