Automatisation de la comptabilité : comment ça marche ? Booster sa productivité en automatisant sa comptabilité

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Comment booster sa productivité en automatisant sa comptabilité ?

7 min

6 avril 2024

Par Anaëlle Gautier

« Le temps, c’est de l’argent ». Cette maxime bien connue n’a jamais été aussi adaptée que pour les freelances, qui vendent littéralement leur temps à leurs clients. Une ressource précieuse et limitée. Or, quand on se lance en tant qu’indépendant(e), il ne suffit plus d’être un(e) expert(e) métier. Que vous soyez développeur(se), community manager ou DRH, à votre compte, vous devez aussi être commercial(e) et responsable administratif(ve) et financier(ère) de votre entreprise. Des fonctions annexes importantes et nécessaires, mais aussi chronophages (la comptabilité pour ne citer qu’elle). Le temps passé sur ces tâches diminue d’autant la disponibilité du freelance pour son cœur de métier.

Bonne nouvelle : les avancées technologiques permettent aujourd’hui d’automatiser une grande partie de la comptabilité des freelances. Les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée sont prises en charge par les différents outils de gestion. Vous pouvez vous concentrer sur l’essentiel : votre expertise métier. Qu’est-ce que l’automatisation comptable et comment la mettre en place ? Retrouvez tous nos conseils dans cet article.

Automatisation de la comptabilité : comment ça marche ?

Avant de nous intéresser aux bonnes pratiques à adopter pour gagner en efficacité, voici quelques rappels sur vos obligations comptables en tant que freelance, ainsi que sur les tâches qui peuvent être automatisées.

Quelle comptabilité pour les freelances ?

Tout freelance a des obligations comptables. Que vous soyez en micro-entreprise, en entreprise individuelle ou que vous ayez créé votre société (EURL, SASU), vous ne pouvez pas faire l’impasse sur votre comptabilité. La tenue de sa comptabilité implique :

D’enregistrer les encaissements et décaissements qui affectent le patrimoine de l’entreprise, par ordre chronologique (achats, ventes, etc). Le grand livre comptable centralise l’ensemble de ces mouvements.
D’enregistrer et d’archiver les différents documents comptables justifiant les transactions (factures, justificatifs de paiement, etc.). Cela inclut aussi bien les factures reçues que celles que vous créez, ainsi que tous vos justificatifs de dépenses.
De réaliser un inventaire, au moins une fois par an, pour contrôler l’existence et la valeur des éléments de votre actif et votre passif.
D’établir des comptes annuels, qui comprennent le bilan, le compte de résultat et l’annexe. Cela doit être effectué à chaque clôture d’exercice.

Si vous êtes auto-entrepreneur(e), vous bénéficiez d’une comptabilité allégée. Vous devez simplement tenir à jour votre livre des recettes encaissées ainsi qu’un registre des achats (si vous vendez des marchandises).

Pourquoi automatiser sa comptabilité ?

La comptabilité n’est pas votre passion ? En automatisant vos tâches comptables, nous ne vous promettons pas que cela va changer… mais vous gagnerez au moins en efficacité.

Comment fonctionne l’automatisation de la comptabilité ?
Elle repose sur un procédé qui s’appelle « robotic process automation » (RPA). Concrètement, ça donne quoi ? Les tâches répétitives sont effectuées par un robot, directement dans le logiciel de gestion.

De quelles tâches peut-il s’agir ?

Différentes étapes du processus comptable peuvent être prises en charge par la robotisation : la saisie des écritures comptables, la catégorisation des dépenses, la synchronisation des transactions, la déclaration des charges et de la TVA, les relances clients, et même le bilan comptable.

Quels sont les avantages de l’automatisation ?
Le robot prend en charge un certain nombre de tâches comptables à votre place. Vous passez donc moins de temps sur votre comptabilité. Par ailleurs, les erreurs de saisie disparaissent, toutes les informations étant récupérées automatiquement. Temps gagné, erreurs évitées : vous gagnez en productivité.

Maintenant que vous savez comment l’automatisation fonctionne, il est temps de la mettre à profit pour votre activité.

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Booster sa productivité en automatisant sa comptabilité

Si vous repoussez votre comptabilité jusqu’au dernier moment, vos fins de mois se finissent sans doute en plein stress pour jongler entre votre activité, une montagne de justificatifs et les échanges avec votre comptable. C’est là que l’automatisation entre en jeu.

Plutôt que de faire toute votre comptabilité d’un coup, quelques jours - ou quelques heures - avant votre prochaine échéance, vous pouvez y passer une poignée de secondes par jour, puis vos outils de gestion s’occupent du reste. C’est vite fait, (très) bien fait.

Préparer sa comptabilité grâce à son compte professionnel

Comment ? Première étape : choisir un compte professionnel qui vous permet de préparer votre comptabilité grâce à plusieurs fonctionnalités :

La catégorisation automatique de vos dépenses
Pour contrôler votre comptabilité et effectuer vos déclarations (URSSAF, TVA, etc), votre comptable (ou vous) a besoin de classer vos transactions en différentes catégories. Grâce à la robotisation, chaque mouvement sur votre compte professionnel est automatiquement catégorisé, que ce soit les dépenses (alimentation, transport, impôts et taxes, location de bureau, etc) ou les revenus (ventes, remboursements, autres revenus). Si jamais la catégorie appliquée n’est pas la bonne, il suffit de la modifier en un clic. L’algorithme apprend et ajustera pour les futures transactions similaires. Au-delà de l’aspect purement comptable, cela vous permet d’obtenir une vue détaillée de vos transactions, catégorie par catégorie, pour effectuer des analyses sur votre activité.
La synchronisation de vos justificatifs reçus par e-mail
Dans le schéma traditionnel, chaque fois que vous effectuez une dépense sur votre compte professionnel, vous devez ensuite penser à stocker le justificatif dans un dossier dédié, afin de pouvoir le fournir à votre comptable en temps voulu. S’il vous arrive d’oublier, il faut ensuite passer en revue toutes vos transactions sur votre compte pour vérifier quels justificatifs sont manquants. Et si vous pouviez ajouter vos justificatifs directement sur la ligne de la transaction, dans votre compte professionnel ? Cela vous permet d’avoir une vision claire des reçus que vous avez effectivement ajoutés et ceux qui manquent encore. Si cette étape n’est pas automatique, elle fait déjà gagner du temps.

Vous pouvez scanner vos justificatifs papier, plus besoin de les conserver : ils sont certifiés par votre application et ont la même valeur légale que les originaux.

Chez Qonto, nous vous proposons d’associer le justificatif à la bonne transaction, automatiquement. Plutôt que de télécharger vos factures reçues par e-mail, puis de vous connecter sur votre application de compte professionnel et de l’ajouter à la bonne transaction, vous pouvez tout simplement transférer l’e-mail à une adresse personnalisée. Le robot lit vos factures et les rattache automatiquement aux bonnes transactions.

La reconnaissance automatique de la TVA
Parmi les déclarations comptables les plus courantes, il y a la TVA. En freelance, vous êtes concerné si vous dépassez un certain seuil de chiffre d’affaires en micro-entreprise ou si vous avez adopté un autre statut juridique. Si vous avez un(e) comptable, il se charge directement de vos déclarations de TVA. Vous pouvez lui préparer le travail grâce à l’automatisation. Une fois vos justificatifs ajoutés dans votre compte professionnel, le robot lit le reçu et détecte automatiquement le taux de TVA appliqué et le montant associé. Une donnée qui permet de gagner un temps précieux pour préparer vos échéances mensuelles et trimestrielles.
Les intégrations comptables
L’intégration native de vos justificatifs sur la ligne de dépense concernée vous facilite la préparation des envois à votre comptable. La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez aussi automatiser cette partie grâce aux intégrations. Qu’est-ce que c’est ? Il s’agit de connexions informatiques entre votre compte professionnel et votre logiciel de comptabilité. Fini, les exports. Vos transactions et vos justificatifs sont récupérés automatiquement. Vous les retrouvez directement dans votre logiciel comptable, sans bouger le petit doigt.

Le résultat de ces automatisations ? À la fin du mois, plus de stress, tout est déjà prêt. Vous passez très peu de temps sur votre comptabilité, tout en étant serein(e) face aux échéances, car vous savez que tout est traité.

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Automatiser ses déclarations comptables avec un logiciel de comptabilité SaaS

Pour gagner en productivité sur votre gestion comptable, il est fortement recommandé d’utiliser un logiciel de comptabilité. Pourquoi ? Les spreadsheets Excel, pour suivre vos encaissements clients, et les modèles Word, pour faire vos factures, ont leurs limites. Utiliser un logiciel comptable est plus simple et plus rapide, car tout est pré-configuré, et surtout, vous avez la certitude d’être en conformité avec vos obligations légales. Bonus : vous pouvez automatiser des tâches, pour encore plus de productivité.

Si vous avez préparé votre comptabilité dans votre compte professionnel, vous avez déjà gagné un temps précieux. Grâce aux connexions automatiques avec votre logiciel de comptabilité, toutes vos transactions et vos justificatifs apparaissent. L’automatisation peut être poussée encore plus loin, pour que vous ayez le moins d’actions à faire.

Calcul automatique des charges et de la TVA
Que ce soit vous ou votre comptable qui effectuiez cette étape, elle est habituellement fastidieuse. Une fois toutes vos transactions intégrées, il faut calculer vos charges. D’un côté, vous avez vos cotisations URSSAF, de l’autre votre TVA - si vous êtes assujetti(e). Votre logiciel de comptabilité peut faire ces calculs à votre place. Il calcule les montants de vos charges et taxes en temps réel, grâce à la synchronisation des transactions. Parfait pour effectuer vos déclarations, mais aussi pour avoir une visibilité au fil de l’eau sur la situation de votre entreprise.
Déclaration automatique
En fonction des différentes charges à payer (URSSAF, TVA), vous devez effectuer une déclaration mensuelle, trimestrielle, ou même annuelle, en vous rendant sur le site dédié. Grâce à l’automatisation comptable, vous pouvez laisser votre logiciel s’en charger pour vous. Plus besoin de changer d’interface, retrouver votre mot de passe et hésiter sur la case à remplir. Vous n’avez rien à faire, le logiciel travaille à votre place.
Projections financières
Dernier point intéressant de l’automatisation dans les logiciels comptables : les projections financières. Grâce aux données que votre outil de comptabilité collecte, il peut vous proposer des tableaux de bord pour visualiser votre activité, au fil de l’eau. Ce qui est encore plus intéressant, c’est qu’avec les informations du passé, il peut effectuer des projections automatiques sur les mois à venir. Cela vous donne de la visibilité et vous permet d’ajuster votre activité en conséquence.

Quels sont les meilleurs outils pour automatiser sa comptabilité en freelance ?

Voici notre sélection.

Pour le compte professionnel : Qonto, le compte pro qui booste l’activité des indépendant(e)s. En plus d'un compte professionnel, nous offrons tous les outils de gestion financière dont vous avez besoin pour votre activité. Notre outil de facturation intégré vous permet d'éditer et d'envoyer vos devis et factures directement depuis l'application. Vous avez une vue globale sur les règlements de vos clients et vous pouvez les relancer en un clic. Les tableaux de bord personnalisables vous permettent de piloter pro-activement votre activité.

Parmi les autres logiciels comptables qui permettent d'automatiser vos processus comptables, nous vous recommandons trois de nos partenaires, qui accompagne les indépndant(e)s : Acasi, Dougs et ComptaPlace, connectés avec Qonto.

Gérer l’administratif, et notamment sa comptabilité, est rarement la raison pour laquelle on décide de devenir freelance. C’est une obligation, certes. Ce qui n’est pas obligatoire, en revanche, c’est que le processus soit complexe et long. Grâce à l’automatisation de votre comptabilité, vous gagnez du temps sur de nombreuses tâches répétitives et à faible valeur ajoutée. Vous pouvez vous concentrer sur l’essentiel : votre activité.

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ÉCRIT PAR

Anaëlle Gautier

Anaëlle est copywriter freelance depuis 2018 et écrit pour de nombreux clients, dont Qonto. Elle est spécialisée en fintech et SaaS B2B et écrit également sur le freelancing.