Ah, la comptabilité. Ce n’est probablement pas le sujet qui vous passionne le plus En tant que dirigeant(e) d'entreprise, vous aimeriez passer plus de temps sur ce qui compte vraiment pour vous : votre cœur d’activité et la croissance de votre entreprise. Et pourtant, vous ne pouvez pas échapper aux tâches administratives. Vous avez des obligations à respecter et des délais à tenir. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des solutions pour vous organiser et gagner en efficacité.
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Conseil #1 : Faire appel à un prestataire pour externaliser sa comptabilité
Conseil #1 : Faire appel à un prestataire pour externaliser sa comptabilité
La comptabilité, c’est un métier à part entière. Et pour cause, tout le monde n’est pas à l’aise avec les chiffres, les calculs et les tableaux. Si c’est votre cas, peut-être devriez-vous déléguer votre comptabilité à un prestataire ? C'est l'une des premières questions à se poser pour gérer sa comptabilité efficacement. Vous pouvez, par exemple, faire appel à un comptable ou à un expert-comptable.
Bon à savoir : attention à ne pas confondre le comptable et l’expert-comptable. Ce dernier exerce une profession réglementée et doit être inscrit auprès de l’ordre des experts-comptables. À ce titre, il est le seul à pouvoir certifier les comptes de votre entreprise.
Dans tous les cas, il est judicieux de déléguer sa comptabilité à mesure que l'entreprise grandit. En effet, il faut savoir que la plupart des PME sont placées sous le régime réel normal ou le réel simplifié d’imposition. Ces deux régimes imposent des obligations comptables rigoureuses, à savoir la tenue :
- de journaux comptables ;
- des comptes annuels comprenant le bilan comptable, le compte de résultat et les annexes comptables.
Ces obligations nécessitent de maîtriser des notions comptables complexes, comme le calcul des amortissements et des immobilisations.
Conseil #2 : Gérer ses documents comptables au fil de l’eau
Conseil #2 : Gérer ses documents comptables au fil de l’eau
En tant que chef.fe d’entreprise, vous faites un certain nombre de devis et de factures au quotidien. Et vous réalisez probablement des dépenses professionnelles dans le cadre de votre activité.
Pour rappel, vous avez l’obligation de retranscrire tous vos encaissements (c’est-à-dire, vos entrées d’argent) et vos décaissements (sorties d’argent) dans vos journaux comptables, et ce, quel que soit le régime d’imposition dont vous dépendez.
Cette obligation s'applique également si vous êtes sous le régime de la micro-entreprise et que vous bénéficiez d’obligations comptables ultra simplifiées. Tous vos flux doivent être inscrits dans le livre des recettes et le registre des achats.
Conseil #3 : Dématérialiser ses documents comptables
Conseil #3 : Dématérialiser ses documents comptables
Livre journal, livre d’inventaire, factures, notes de frais, bon de commande… La comptabilité représente beaucoup de paperasses.
Le problème, c’est que vous ne pouvez pas vous en débarrasser à la fin de votre exercice comptable. En effet, la loi impose de conserver ces pièces pendant 10 ans.
Alors, que faire ? Aujourd’hui, il existe des solutions pour vous aider à vous organiser. Elles sont basées sur un principe simple : la dématérialisation.
Grâce à la dématérialisation, vous n’avez plus besoin de rédiger ou de signer vos documents à la main.
Ceux-ci sont ensuite plus facilement classés et archivés sur des bases de données informatisées.
Oui, mais les documents digitalisés ont-ils la même valeur probante que les documents papier ?
Oui, bien sûr. À condition que vous garantissiez l’authenticité et l’intégrité de leur contenu. C’est pour cela que vous devez être vigilant au moment de choisir votre logiciel de comptabilité, ou de facturation. Celui-ci doit utiliser des procédés rigoureux et techniques (comme la signature électronique) pour garantir la fiabilité et la non-falsification de vos pièces. Par exemple, chez Qonto, vos reçus digitalisés sont certifiés. Autrement dit, ils ont la même valeur légale que leur version papier. Vous êtes alors tout à fait en règle en cas de contrôle de l’URSSAF.
Depuis la loi du 6 août 2015, vous avez l’obligation d’émettre des factures dématérialisées si vous fournissez une prestation à l’État (ou bien à une collectivité territoriale ou à un établissement public). La facture électronique deviendra obligatoire à partir du 1er juillet 2024 pour toutes les entreprises, suivant un calendrier progressif. Raison de plus pour vous mettre à la dématérialisation des factures, dès aujourd’hui.
Conseil #4 : Être proactif face aux impayés
Conseil #4 : Être proactif face aux impayés
Les impayés sont un vrai fléau pour les entreprises.
D’autre part, ces impayés peuvent vous faire perdre un temps précieux dans votre comptabilité.
Une facture impayée est considérée comme :
- une créance douteuse, lorsqu’elle fait l’objet d’un retard de paiement important ;
- une créance irrécouvrable, lorsqu’elle est définitivement perdue.
Ces créances font l’objet d’un traitement particulier dans votre comptabilité. Par exemple, une créance irrécouvrable doit obligatoirement être justifiée par un certificat d’irrécouvrabilité... Bref, une complexité supplémentaire dont vous vous passerez bien.
Heureusement, il existe des bonnes pratiques pour lutter contre les impayés.
D'abord, le mot d’ordre est la prévention.
Avant de contracter avec un nouveau client - notamment s’il s’agit d’un contrat important - n’hésitez pas à vous informer sur sa situation et sa solvabilité.
Par exemple, vous pouvez tout à fait :
- consulter le registre du commerce et des sociétés pour accéder aux informations clés sur l’entreprise : représentant légal, forme juridique, capital social. Sachez que vous avez également accès à des chiffres clés sur sa santé financière (chiffre d’affaires, résultat…), si les comptes n’ont pas été déposés avec déclaration de confidentialité ;
- demander à l’entreprise de vous fournir des attestations prouvant l’absence de dettes et le respect des délais de paiement.
S’il est déjà tard et que vous soupçonnez une défaillance de paiement, sachez qu’il existe des recours.
- En premier lieu, pensez à envoyer un rappel informel. Parfois, un retard résulte d’un simple oubli et il serait dommage de dégrader de bonnes relations commerciales avec un client, pour un malentendu.
- En cas d’absence de réponse, vous pouvez envoyer une lettre de mise en demeure. Généralement, une lettre recommandée avec accusé de réception suffit à débloquer la situation.
- Ensuite, vous pouvez envisager les procédures judiciaires de recouvrement. S’il s’agit d’un petit litige, la procédure d’injonction de payer sera la plus indiquée. Elle est simple, rapide et peu coûteuse.
Ces quelques bonnes pratiques vous permettront de mieux organiser votre comptabilité. Vous êtes alors en capacité de consacrer votre énergie à des missions plus stratégiques pour votre entreprise.
Pour aller plus loin, Qonto propose de simplifier votre comptabilité et de connecter votre compte professionnel à un catalogue d’outils financiers avec nos différents partenaires, pour vous faire gagner encore plus de temps.
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ÉCRIT PAR
Julie est copywriter freelance et écrit pour de nombreux clients, dont Qonto. Elle est spécialisée dans l’univers de la tech (fintech et legaltech).
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