Quels sont les outils de gestion préférés des freelances ?

En freelance, vos journées se suivent, mais ne se ressemblent pas. Entre la prospection, l’organisation des projets, la gestion comptable et financière… vous avez mille et une choses à gérer.

Alors, pour ne pas vous laisser dépasser, il est essentiel d’adopter une bonne organisation au quotidien.

Et il existe aujourd’hui de nombreuses solutions qui vous aideront à maîtriser tous les aspects de votre activité.

Mais comment les choisir ? Pour vous guider, nous vous avons préparé une sélection des meilleurs outils pour freelance.

Vous venez de lancer votre activité et vous cherchez vos premiers clients ? L’une des solutions qui s’offrent à vous est de vous inscrire sur une plateforme de freelance. Ces plateformes mettent en relation les entreprises et les indépendant(e)s.

Il vous suffit de compléter votre profil, avec toutes les informations importantes au sujet de votre activité (votre domaine d’expertise, votre offre de services, vos expériences, votre portfolio, votre tarif journalier). Les entreprises pourront ensuite prendre contact avec vous pour vous présenter la mission. Certaines plateformes se chargeront elles-mêmes de communiquer votre profil.

Les outils recommandés

Parmi les nombreux acteurs qui existent sur le marché, nous vous recommandons principalement :

- Malt, l’un des acteurs de référence sur le marché qui met en relation freelances et entreprises (grands comptes, startups, PME...) ;

- Crème de la Crème, une solution réservée aux freelances expérimentés (chaque inscription est rigoureusement étudiée par l’équipe) ;

- Comet, pour les freelances spécialisés dans le domaine de l’IT et du développement web.

Vous voulez prospecter de manière plus active ? Les réseaux sociaux professionnels vous permettront d’échanger avec les entreprises qui vous intéressent, dans votre domaine d’activité.

L’outil recommandé : LinkedIn, le premier réseau social professionnel dans le monde. Avec plus de 850 millions d’utilisateurs inscrits et 58 millions d’entreprises enregistrées en 2022, c’est la plateforme incontournable pour construire son réseau et entrer en contact avec de potentiels clients. À condition, bien sûr, d’en comprendre les codes et de personnaliser sa prospection. À ce sujet, retrouvez tous nos conseils pour trouver des missions en freelance.

En tant que freelance, vous devez vous former en continu afin d’élargir votre spectre de compétences et rester au fait des évolutions de votre secteur. Visionner des cours en ligne, assister à des conférences, lire du contenu sur votre thématique… Tous les moyens sont bons pour affiner votre expertise.

Les outils recommandés

- Linkedin Learning propose des cours vidéo afin de vous aider à développer aussi bien vos hard skills (compétences techniques comme le SEO, le marketing, la maîtrise de certains logiciels) que vos soft skills (compétences humaines et comportementales, comme la prise en parole en public, la communication, le storytelling, la maîtrise des émotions…).

- Hubspot Academy offre un large catalogue de cours en ligne sur des sujets variés. Certains modules sont accessibles gratuitement.

- LiveMentor met en ligne des formations pour aider les entrepreneur(e)s et freelances à créer et développer leur activité. Les apprenants peuvent choisir d’être accompagnés par un mentor pendant toute la durée de leur apprentissage.

En freelance, il est important d’être disponible et réactif aux demandes de son client tout au long de la mission. La communication est la clé de toute bonne relation professionnelle.

Plusieurs types d’outils pourront vous être utiles, selon vos usages.

- Un outil de messagerie électronique

L’e-mail est le canal de communication privilégié pour envoyer une proposition commerciale ainsi que les documents nécessaires à la réalisation de la prestation (contrat, devis, facture…).

Les outils recommandés : le service de messagerie électronique Gmail inclus dans la suite Google Workspace.

- Un outil de visioconférence

Dans le cadre de vos missions, vous allez avoir besoin de planifier des réunions avec votre client. C’est souvent indispensable pour cerner ses besoins et définir les contours d’un nouveau projet. Si vous avez l’habitude de travailler à distance, il faudra privilégier les appels ou opter pour une solution de visioconférence.

L’outil recommandé : l’outil de visioconférence Zoom ou bien Google Meet inclus dans la suite Google Workspace.

- Un outil de messagerie instantanée

Besoin d’un renseignement ? Une question précise sur une tâche à réaliser ? La messagerie instantanée est une excellente alternative à l’e-mail, si vous avez besoin d’échanger régulièrement avec vos clients. L’avantage ? Vous obtenez des réponses plus rapides et gagnez en productivité.

L’outil recommandé : l’outil de communication instantanée Slack que nous utilisons en interne chez Qonto.

- Les outils collaboratifs

En fonction de la mission, vous pouvez parfois être amené à collaborer proactivement avec votre client. Pour éviter les multiples aller-retour et échanges d’e-mail, mieux vaut opter pour un outil collaboratif adapté à votre activité. De cette manière, l’entreprise a la possibilité d’annoter et de proposer des modifications sur votre document de travail.

Les outils recommandés : à chaque secteur d’activité, sa solution collaborative. Par exemple, Google Doc (qui est inclus dans la suite Google WorkSpace) est une bonne alternative pour collaborer sur du contenu texte (rédaction d’articles, élaboration d’une stratégie…) tandis que Figma est adapté pour les travaux graphiques.

En tant que freelance, vous devez jongler entre plusieurs projets et clients différents. Il est donc essentiel d’adopter une bonne organisation pour planifier ses journées et gérer ses deadlines.

Les outils recommandés : Google Calendar (toujours dans la suite Google Workspace) vous aide à organiser votre planning et à programmer vos réunions Trello est un très bon outil de productivité pour organiser et suivre l’avancée de vos tâches sous la forme de tableaux Kanban. À la recherche d’une solution tout-en-un ? Notion vous permet de centraliser la gestion de vos projets, de prendre des notes et de construire une base de données très complète, mais aussi de créer des calendriers et des rappels. C’est un indispensable que nous utilisons en interne chez Qonto.

Que vous facturiez au projet ou au tarif journalier moyen (c’est-à-dire à la journée), il est essentiel de savoir gérer son temps.

Les outils recommandés : Toggl Track vous aide à calculer le temps que vous passez sur chacune de vos missions. Vous avez une meilleure visibilité sur le volume de travail fourni et pouvez ajuster vos devis en conséquence.

En freelance, vous occupez aussi une partie de vos journées à la gestion, financière et comptable de votre activité. Voici les indispensables pour vous organiser au quotidien et gagner du temps sur vos tâches administratives.

Le compte pro est obligatoire pour les freelances qui se lancent en société, ou qui réalisent au moins 10 000 € de chiffres d’affaires pendant deux années consécutives. Il vous permet de séparer vos dépenses personnelles de vos dépenses professionnelles. Mais encore faut-il trouver le bon.

L’outil recommandé : Qonto, c’est le compte pro 100 % en ligne qui booste votre activité de freelance. Ouvrez votre compte en 10 minutes et bénéficiez de tous les moyens de paiement adaptés à votre activité (Cartes Mastercard Business, Virements SEPA et SWIFT…).

Qonto, c’est aussi :

- un outil de facturation intégré ;

- des fonctionnalités pensées pour simplifier la préparation de votre comptabilité et la gestion de vos dépenses pro ;

- un service client disponible 7 jours/7 par téléphone, chat ou e-mail.

Vous pouvez enfin vous concentrer sur ce qui compte le plus : vos projets clients.

Votre activité évolue et vous êtes passé sous le statut de la société individuelle (EURL ou SASU par exemple) ? Vos obligations comptables et administratives sont désormais plus complexes. Alors, pour gagner du temps, il est conseillé de faire appel à un professionnel et d’utiliser les bons outils de gestion comptable.

Les outils recommandés

Dougs vous permet de bénéficier de l’expertise d’un comptable en ligne, ultra réactif et dédié à votre entreprise. Il s’occupe de toutes vos déclarations obligatoires (bilan comptable, liasse fiscale, TVA…). Client(e) Qonto ? L’outil proposé par Dougs se synchronise avec votre compte pro. Toutes vos transactions sont transférées automatiquement.

Vous pouvez aussi vous tourner vers Acasi ou Compta Clémentine, deux solutions d’expertise comptable en ligne adaptées aux freelances et indépendant(e)s.

Besoin d’un outil très complet ? Pennylane est une plateforme tout-en-un de gestion comptable. Elle vous donne une vision sur vos données financières (flux bancaires, votre trésorerie, vos factures fournisseurs et vos factures clients) et simplifie la collaboration avec votre cabinet d’expertise-comptable. Si vous êtes client(e) Qonto, sachez que vous pouvez relier votre compte à votre espace Pennylane. Vous n’avez plus besoin d’envoyer l’historique de vos transactions et vos reçus à votre comptable : il a déjà toutes les informations qu’il lui faut entre les mains.

En freelance, il est très utile d’avoir son propre site internet sur lequel vous présentez :

- votre offre et votre spécialité ;

- votre parcours et vos expériences ;

- votre portfolio (une illustration des différents projets et travaux sur lesquels vous avez travaillé).

Rassurez-vous : vous n’avez pas besoin d’avoir de bonnes compétences en développement web pour créer votre site internet. Inutile non plus d’y consacrer un budget important. Il existe aujourd’hui des solutions performantes pour construire sa page simplement, rapidement et à moindre coût.

Les outils recommandés : l’un des outils de création de sites internet les plus connus est Wordpress. Il vous permet de créer un site entièrement personnalisé à l’image de votre entreprise. Vous pouvez vous tourner vers un logiciel comme Wix ou Squarespace, moins personnalisable, mais tout à fait accessible aux débutants. Notez que toutes les solutions que nous venons de présenter vous donnent la possibilité d’ajouter un blog ou une page contact à votre site internet.

Certains freelances n’hésitent pas à créer un véritable média autour de leur activité. Ils communiquent activement, que ce soit par le biais d’articles de blog, de posts sur LinkedIn ou de newsletters. Ils ne se contentent pas de parler de leur offre, ils partagent aussi des contenus pertinents, qui intéressent ou éduquent leurs prospects.

L’idée est de se construire leur réputation et de se positionner en tant qu’expert(e) sur leur thématique. Ils développent ainsi une audience et créent ce que l’on appelle une marque personnelle.

Les outils recommandés : comme nous l’avons vu LinkedIn est la plateforme de référence pour communiquer autour de son activité et tisser son réseau professionnel. Si vous souhaitez aller encore plus loin et construire une audience via une newsletter, vous pouvez utiliser des outils spécialisés comme Mailchimp ou Mailerlite.

Vous êtes freelance et vous cherchez un compte pro vraiment adapté à votre activité) ? Découvrez Qonto, le compte qui booste votre quotidien d’indépendant(e).