Modèle de note de frais : explications et exemples

Vos salariés engagent de nombreuses dépenses dans le cadre de leur activité professionnelle ? Si vous avez opté pour le remboursement au réel, vos collaborateurs doivent vous fournir une note de frais. Pour limiter le risque d’erreurs, fournissez un modèle de note de frais à vos collaborateurs.

La note de frais est un document établi par le salarié qui a engagé des dépenses professionnelles avec ses fonds personnels. Elle lui permet d’obtenir le remboursement des dépenses avancées dans la mesure où les frais sont :

• engagés dans l’intérêt de l’entreprise ;
• raisonnables et proportionnés ;
• correctement justifiés.

Tout type de dépenses peut faire l’objet d’une note de frais et, donc, d’une demande de remboursement. C’est notamment le cas des :

• frais de déplacement (péage, stationnement, transports en commun) ;
• frais kilométriques ;
• frais d’hébergement (hôtel, chambre d’hôte) ;
• frais de restauration ;
• dépenses de téléphonie.

En fonction de la politique de remboursement de l’entreprise, ces dépenses peuvent être indemnisées au réel ou de manière forfaitaire. Dans le premier cas, le salarié doit fournir une note de frais en bonne et due forme pour récupérer les sommes qu’il a avancées. Dans le second cas, elle n’est pas nécessaire.

De nombreux salariés rédigent encore leurs notes de frais à la main. D’autres éprouvent des difficultés à trouver un modèle conforme, contenant toutes les informations obligatoires. Pour leur éviter une perte de temps considérable, vous pouvez leur fournir un modèle de note de frais.

Utilisé par tous les collaborateurs de l’entreprise, le modèle facilite les échanges entre les services. Ce document normalisé simplifie la procédure de création des notes de frais, mais aussi la saisie comptable et la gestion des dépenses engagées par vos employés. Il vous évite également de courir après vos collaborateurs en raison de notes de frais incomplètes.

Proposer un modèle de note de frais contribue à l’automatisation du processus de remboursement des dépenses professionnelles. Il optimise leur création et leur gestion, et limite les erreurs comptables.

Si l’employeur est obligé de rembourser les frais professionnels engagés par ses employés, ses dépenses sont aussi très contrôlées par l’administration. En effet, ces remboursements opérés sur la base des notes de frais ne sont pas soumis aux cotisations sociales dans la limite des plafonds d’exonération. Ils font donc l’objet d’une surveillance accrue et d’un contrôle régulier par l’Urssaf.

De même, les notes de frais doivent contenir certaines mentions obligatoires. À défaut, elles peuvent être considérées comme nulles et non avenues. On parle alors d’avantages en nature, soumis aux cotisations sociales.

Pour être à l’abri d’un redressement de l’Urssaf, l’employeur doit exiger une note de frais précise et détaillée. Il doit également obtenir des justificatifs correspondant aux frais engagés. Il peut s’agir d’un ticket de caisse ou d’une facture, au format papier ou PDF. Ces justificatifs de note de frais doivent être conservés pour une période de 10 ans.

L’administration fiscale n’a pas émis de règles strictes concernant la mise en forme d’une note de frais. Elle peut être établie en version papier ou de manière dématérialisée.

Pour être conforme, elle doit tout de même contenir certaines mentions obligatoires comme :

• l’identité du collaborateur concerné ;
• la nature des frais engagés ;
• la date de la dépense ;
• le montant de la dépense (HT, TTC et TVA si nécessaire) ;
• le moyen de paiement utilisé.

En plus d’intégrer ces différentes informations, votre modèle de note de frais doit tenir compte du type de dépense réalisé par vos collaborateurs. Vous pouvez ainsi proposer un modèle général ou établir plusieurs modèles spécifiques.

Si vous proposez un modèle de note de frais dédié au remboursement des frais kilométriques, ce dernier doit indiquer :

• le trajet parcouru ;
• la distance réalisée en kilomètres ;
• la puissance fiscale du véhicule ;
• la raison du déplacement.

Si vous proposez un modèle de note de frais dédié au remboursement des dépenses de restauration dans le cadre de déjeuners d’affaires, il doit indiquer :

• le nom de la personne invitée et sa fonction ;
• le motif du déjeuner d’affaires.

Si vous ne souhaitez pas créer votre propre modèle de note de frais, vous pouvez bien sûr télécharger gratuitement un modèle disponible sur Internet.

Souvent disponibles en version Excel, les modèles à télécharger sont pré-remplis et personnalisables. De même, les formules de calcul sont enregistrées pour vous faire gagner du temps.

Il existe également une alternative au tableau de note de frais réalisé à partir d’un modèle Excel. Vous pouvez en effet utiliser un logiciel de gestion des notes de frais qui simplifie la saisie des données et limite le risque d’erreur.

Lorsque le salarié utilise son propre véhicule pour réaliser des déplacements professionnels, il a droit au versement d’une indemnité kilométrique dont le montant est défini sur la base du barème en vigueur.

Pour défrayer les frais kilométriques de son employé, l’employeur doit disposer d’une note de frais spécifique. En voici un exemple :

Ce modèle de note de frais kilométrique ne tient pas compte des dépenses de stationnement ou de péage qui doivent faire l’objet d’une autre justification.

Que ce soit pour un repas d’affaires ou pour un simple déjeuner pris au sein d’une boulangerie, les salariés doivent produire une note de frais de restauration s’ils veulent obtenir le remboursement de leurs dépenses. En voici un exemple :

Lorsqu’il effectue un déplacement professionnel qui ne lui permet pas de rentrer chez lui à la fin de sa journée de travail, le salarié peut obtenir le remboursement de ses frais d’hébergement.

Les nuitées passées à l’hôtel ou dans une chambre d’hôte peuvent lui être remboursées sur la base d’une note de frais d’hébergement. En voici un exemple :

Malgré la mise en place d’un modèle, vos employés ne complètent pas correctement leurs notes de frais ? Vous pouvez utiliser un outil comme Qonto pour les aider à réaliser cette tâche et faciliter la gestion des notes de frais. En effet, vos collaborateurs peuvent déposer leurs notes de frais en un instant, depuis leur application mobile ou leur ordinateur. De votre côté, il ne vous reste plus qu’à valider leurs demandes pour procéder au remboursement des frais engagés.

Vous pouvez aussi réduire le nombre de notes de frais à gérer en fournissant une carte de paiement Qonto à vos salariés. L’intérêt ? Ils n’ont plus besoin d’engager leur argent personnel pour réaliser des dépenses professionnelles. Le tout, en gardant la pleine maîtrise de votre trésorerie d’entreprise.

En effet, vous pouvez visualiser en temps réel les achats faits par vos employés, modifier le plafond de chaque carte en fonction de leurs besoins et autoriser ou non certains types de dépenses. Un véritable gain de temps grâce auquel vous pouvez vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

De même, à chaque paiement effectué, vos collaborateurs peuvent prendre en photo leurs justificatifs de paiement. Grâce à l’outil de reconnaissance dont l’application Qonto est dotée, les écritures comptables sont automatiquement générées et intégrées à votre logiciel comptable. Là encore, un véritable gain de temps pour vous et vos employés.

En définitive, la carte de paiement Qonto est un moyen efficace de sécuriser vos dépenses d’entreprise. Réservez une démo pour découvrir toutes les fonctionnalités de notre outil.