Modèle de note de frais : avantages, mode d'emploi et alternative

Avant toutes choses, voici 7 bonnes raisons d’utiliser un modèle pour vos notes de frais :

• le modèle est indispensable pour simplifier le processus de conformité interne (certaines informations sont requises par l’administration fiscale et peuvent, en cas d’absence, faire l’objet d’une sanction financière) ;
• grâce à l’utilisation d’un modèle de note de frais, vous n’aurez plus besoin de relancer les salariés en cas d’information manquante ;
• il facilite les échanges d’informations, permet de gagner en temps et en rigueur ;
• se doter d’un tableur dont les sommes sont pré-calculées permet de limiter le risque d’erreurs comptables ;
• recourir à un modèle standardisé de note de frais facilite la saisie comptable des informations liées à la dépense et permet d’accélérer le traitement, la validation et l’archivage de la note par les membres de l’équipe comptable ;
• avoir recours à un modèle standardisé permet donc d’optimiser le processus de gestion des notes de frais, de sa création à sa comptabilisation (elle est imputée sur un compte de classe 6) ;
• c’est une première étape vers l’automatisation de votre processus de gestion des notes de frais.

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La note de frais peut être traitée de 2 manières :

• les frais réels : l’employeur rembourse la somme exacte dépensée par le salarié. La note doit être vérifiée et validée avant d’être remboursée (ce système est plutôt privilégié pour les dépenses ponctuelles) ;
• le barème ou forfait (fixé chaque année par l’URSSAF) : l’entreprise prévoit un montant fixe pour le salarié qui se déplace fréquemment. Cette méthode permet également à l’entreprise de réduire le temps alloué à la gestion de ses dépenses.

Pour finir, la note de frais concerne uniquement les dépenses professionnelles, dont voici quelques exemples :

• les frais de déplacements avancés par les salariés pour se rendre à une réunion, un salon, une convention ;
• les frais kilométriques des salariés qui utilisent leur véhicule pour se déplacer dans le cadre de leur mission ;
• les frais d’hébergement liés à un déplacement professionnel de 2 jours ou plus ;
• les frais de restauration dépensés dans le cadre d’un déjeuner client.

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Différents modèles de notes de frais peuvent être facilement trouvables sur Internet, en tapant “modèle note de frais” dans Google.

Vous pouvez également créer vous-même le vôtre, dans un tableur Excel, Numbers ou Google Sheet par exemple. Vous pouvez choisir la forme, les couleurs ou la façon de présenter les différentes informations. 

Toutefois, il faut savoir que certains éléments sont à inclure obligatoirement, car il repose sur des dispositions légales.

Aussi, pour que la note de frais soit valide et son montant déduit des charges sociales de l'entreprise, les dépenses doivent être strictement réalisées pour les besoins de l'entreprise.

Certaines mentions sont obligatoires et les plafonds d’exonération doivent être respectés : ils sont fixés chaque année par l'administration fiscale et concernent les déplacements professionnels, les mobilités géographiques et le télétravail.

Il existe certaines mentions obligatoires. À défaut, la note de frais est considérée comme nulle et non avenue et les frais engagés sont requalifiés en avantages en nature. Ils deviennent alors imposables pour le salarié et soumis à cotisations sociales pour l’entreprise.

Les mentions à faire apparaître sont :

• l’identité et coordonnées du salarié, pour un meilleur suivi lors du processus de validation interne de la note de frais ;
• l'identité et les coordonnées de l’employeur ;
• le détail des frais (kilométriques, hébergement, restauration, etc) ;
• la date des dépenses et la date de demande de remboursement ;
• le moyen de paiement utilisé pour régler.

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Si vous remboursez les dépenses aux frais réels, vous devrez récupérer les justificatifs correspondants à la note de frais (ticket de caisse, facture papier ou PDF) afin d’avoir la preuve que la dépense est réelle et pouvoir déduire la TVA.

Les justificatifs doivent être conservés pendant 10 ans.

En cas de perte de justificatif, le salarié peut demander un duplicata ou fournir un relevé de banque accompagné d'une attestation sur l'honneur précisant le montant, la nature et le contexte de la dépense.

La loi impose un délai de remboursement maximum de 5 ans (prescription quinquennale). Le délai peut bien sûr être plus court. Aussi, il doit apparaître dans une note de service, la convention collective au sein de laquelle l’entreprise est rattachée ou dans sa politique de dépenses interne. Les entreprises appliquent généralement un délai d’un mois.

Point TVA : les frais de transport, d’indemnités kilométriques et d’hébergement ne sont pas assujettis à la TVA.

Voici trois modèles de notes de frais Excel qui vont permettre de facilement recueillir les informations clés sur les dépenses réalisées et de calculer les montants de compensation pour les frais kilométriques.

Ces modèles sont une base et peuvent être adaptés aux spécificités de votre politique interne d’entreprise (c’est d’ailleurs ce que nous vous conseillons de faire).

Les frais d’hébergement doivent être justifiés par facture détaillée, mentionnant le nombre de nuits, l’ensemble des frais de la chambre et le solde nul.

Ces frais ne se justifient que si le lieu de déplacement se situe à plus de 50 km du domicile ou à plus d’1h30 en transport en commun.

Les notes de frais kilométriques doivent faire apparaître le motif du déplacement, le lieu de la mission, le nombre total de kilomètres parcourus et la puissance fiscale du véhicule. Pensez à vous référer au barème en vigueur pour calculer les frais déductibles.

Le calcul des indemnités kilométriques (IK) prend en compte les coûts liés à l’usure générale du véhicule, aux frais d’entretien et de maintenance du véhicule (ex : usure des pneus), aux frais de carburant et aux frais d’assurance.

Attention, les barèmes changent chaque année. Veillez à prendre en compte son actualisation pour ne pas payer de frais supplémentaires. 

Sachez également que les barèmes sont différents en fonction du type de véhicule : voitures, deux-roues de moins de 50 cm³ et deux-roues de plus de 50 cm³.

Si vous devez uniquement défrayer les frais kilométriques, vous pouvez utiliser notre modèle avec les relevés de compteur (au départ et à l’arrivée), le nombre de km parcourus et le barème des compensations (chevaux fiscaux et tranches de km). 

Si vous remboursez les frais kilométriques au forfait, vous n’avez pas besoin de vous référer au barème des IK, il vous suffit de déduire 10 % du montant total TTC dépensé.

Seuls les trajets professionnels sont déductibles. 

Les 40 premiers km qui séparent le lieu de travail du lieu d’habitation sont pris en compte dans le calcul des indemnités (certains cas peuvent cependant faire exception au-delà de 40 km, comme : une mutation, un emploi précaire, l’emploi du conjoint, etc.). 

Vérifiez également que les déplacements professionnels de vos salariés sont bien couverts par leur assurance. Les remboursements des frais de déplacement doivent être ajoutés dans le salaire déclaré de l’employé.

Les frais repas avec des invités externes à l’entreprise doivent mentionner le motif de l’invitation ainsi que l’identité, la fonction et le nom de l’entreprise de chaque convive.

Pensez également à inscrire ces éléments au dos du justificatif.

Une fois le modèle complété, vous pouvez l’enregistrer au format PDF. 

Si votre processus interne de gestion de vos dépenses ne prévoit ni système d’échanges de données informatisées (EDI), ni mise en place de signature électronique, vous devez impérativement enregistrer votre note de frais sous format PDF pour établir une piste d’audit fiable (PAF) et confirmer la valeur probante de vos dépenses au regard de l’administration fiscale.

En entreprise, les notes de frais sont monnaie courante, d’où l’importance d’avoir un processus de traitement simple, clair et connu de tous.

La gestion de notes de frais dans un tableur simple présente des limites : perte de temps en saisie manuelle (la tâche est chronophage et improductive pour les salariés), erreurs de saisie possibles, etc. 

En définitive, ce format - bien que simple à utiliser - n’est pas toujours idéal lorsque vient l’étape du traitement de la note de frais.

Il existe des logiciels de gestion de note de frais pour vous simplifier la tâche et automatiser au maximum le processus.

Ils représentent un investissement, mais vous permettent de gagner du temps et de réduire le risque d’erreurs. Autrement dit, ils vous aident à fluidifier vos process et à gagner un temps précieux.

Ils sont également utiles pour gérer les notes de frais, les validations et les remboursements.

Ils facilitent le travail des salariés en déplacement (les rendant plus productifs), simplifient la vie des managers qui doivent valider les notes de frais et font gagner du temps aux équipes comptables qui les vérifient, les contrôlent et procèdent à leur remboursement.

Passer d’un Excel à un logiciel permet donc d’éviter les ressaisies génératrices d’erreurs et surtout de gagner en temps et donc en productivité.

Certains outils prévoient l’ajout automatique du justificatif à la note de frais pour éviter la perte de factures ou de reçus CB, indispensables pour justifier la dépense et permettre au salarié d’être remboursé.

Certains outils proposent également des cartes bancaires à destination des collaborateurs, paramétrables pour chaque besoin et qui permettent de simplifier au maximum la gestion des notes de frais.

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Les logiciels de gestion de note de frais vous permettent en résumé de :

• centraliser vos justificatifs grâce à une solution en mode cloud ;
• effectuer des remboursements plus rapidement ;
• avoir un suivi des dépenses en temps réel pour plus de visibilité sur vos indicateurs clés ;
• être en conformité avec les dernières réglementations fiscales.

Malgré la mise en place d’un modèle, vos employés ne complètent pas correctement leurs notes de frais ? Vous pouvez utiliser un outil comme Qonto pour les aider à réaliser cette tâche et faciliter la gestion des notes de frais. En effet, vos collaborateurs peuvent déposer leurs notes de frais en un instant, depuis leur application mobile ou leur ordinateur. De votre côté, il ne vous reste plus qu’à valider leurs demandes pour procéder au remboursement des frais engagés.

Vous pouvez aussi réduire le nombre de notes de frais à gérer en fournissant une carte de paiement Qonto à vos salariés. L’intérêt ? Ils n’ont plus besoin d’engager leur argent personnel pour réaliser des dépenses professionnelles. Le tout, en gardant la pleine maîtrise de votre trésorerie d’entreprise.

En effet, vous pouvez visualiser en temps réel les achats faits par vos employés, modifier le plafond de chaque carte en fonction de leurs besoins et autoriser ou non certains types de dépenses. Un véritable gain de temps grâce auquel vous pouvez vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

De même, à chaque paiement effectué, vos collaborateurs peuvent prendre en photo leurs justificatifs de paiement. Grâce à l’outil de reconnaissance dont l’application Qonto est dotée, les écritures comptables sont automatiquement générées et intégrées à votre logiciel comptable. Là encore, un véritable gain de temps pour vous et vos employés.

En définitive, la carte de paiement Qonto est un moyen efficace de sécuriser vos dépenses d’entreprise. Réservez une démo pour découvrir toutes les fonctionnalités de notre outil.