La note de frais repas ou la note de frais restauration est la première des notes de frais professionnels. Ici, il s’agit de l’ensemble des dépenses engagées par l’employé dans le but de se restaurer.
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Si vous êtes employé auprès d’une entreprise ou d’une firme quelconque, nul doute que vous ayez déjà bénéficié d’une note de frais professionnels. En effet, dans le milieu professionnel, la note de frais désigne l’ensemble des dépenses engagées par le salarié pendant qu’il est en mission. Ce sont donc des dépenses qui vont dans l’intérêt de son employeur. Parmi ces notes de frais, la note de frais restaurant est l’une des plus importantes et des plus régulières. À cet effet, comment se rembourse-t-elle ? Quelles sont les conditions à respecter ? Lisez cet article !
Note de frais restaurant : Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Note de frais restaurant : Qu’est-ce qu’une note de frais ?
La note de frais professionnels est la grande famille des dépenses engagées par le salarié en mission pour son employeur. En effet, ces dépenses sont indispensables dans le cadre de son travail. Elle regroupe alors les frais suivants :
- les frais de repas ;
- les frais de transports domicile-lieu de travail ;
- les frais de transport pour déplacement professionnel ;
- les frais de grand déplacement ;
- les frais d’habillage lorsque l’activité exige une tenue spécifique ;
- les frais de télétravail ;
- les dépenses de déménagement et de mobilité en cas de mutation du salarié ;
- etc.
La note de frais professionnels est obligatoire et doit donc être garantie par l’employeur à son salarié.
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La note de frais repas, comment en bénéficier et comment se faire rembourser ?
La note de frais repas, comment en bénéficier et comment se faire rembourser ?
La note de frais repas ou la note de frais restauration est la première des notes de frais professionnels. Ici, il s’agit de l’ensemble des dépenses engagées par l’employé dans le but de se restaurer. En d’autres termes, est considéré comme note de frais repas, un frais repas engagé hors du cadre du domicile du fait du travail.
Le frais repas doit donc être dument justifié par l’employé ; il doit être nécessaire dans le cadre de la mission, mais aussi doit être limité ou ne doit pas être excessif. Dans ce dernier cas, chaque année un montant forfaitaire représentant la valeur d’un repas pris à domicile est fixé. Il en va de même pour la limite d’exonération des indemnités pour frais de repas. Le premier est alors déduit du second pour être ensuite reversé à l’employé.
Pour le compte de l’année 2019, la valeur d’un repas à domicile a été fixée à 4,85 euros. Dans le même temps, la limite d’exonération note de frais restaurant plafond a été fixée à 18,80 euros.
En 2020, les frais repas sont indemnisés selon les cas suivants :
- repas pris sur le lieu d’exercice du travail : 6,70 € ;
- repas pris hors du lieu de travail, quand les circonstances empêchent le salarié de rejoindre son domicile ou son lieu de travail : 9,30 € ;
- repas pris lors d’un déplacement professionnel, quand les circonstances empêchent le salarié de rejoindre son domicile ou son lieu de travail et l’obligent à déjeuner au restaurant : 19,00 €.
Comment le salarié se fait-il rembourser ses notes de frais repas ?
Il existe plusieurs modes pour recouvrer ses notes de frais repas. Tout dépend de l’entreprise et du type de contrat signé. À cet effet, quelle que soit l’entreprise, le mode de paiement des notes de frais repas n’excède pas les cas suivants :
La méthode de forfait: il s’agit du versement d’allocation forfaitaire. Ici, il n’est point indispensable de présenter un justificatif. Cette méthode est très employée dans la gestion des frais de note repas.
La méthode d’application des frais sur le salaire brut. Les frais sont directement payés sur le salaire brut de l’employé. Généralement, il s’agit d’un forfait spécifique.
La méthode de remboursement réel: ici, l’employeur rembourse l’intégralité des frais engagés par le salarié, mais ceci se fait sur présentation d’un justificatif bien détaillé.
La méthode de forfait: il s’agit du versement d’allocation forfaitaire. Ici, il n’est point indispensable de présenter un justificatif. Cette méthode est très employée dans la gestion des frais de note repas.
La méthode d’application des frais sur le salaire brut. Les frais sont directement payés sur le salaire brut de l’employé. Généralement, il s’agit d’un forfait spécifique.
La méthode de remboursement réel: ici, l’employeur rembourse l’intégralité des frais engagés par le salarié, mais ceci se fait sur présentation d’un justificatif bien détaillé.
Quelles sont les meilleures solutions de gestion des notes de frais ?
Quelles sont les meilleures solutions de gestion des notes de frais ?
À l’instar des outils pratiques de gestion des ressources humaines comme le SIRH, la gestion des notes de frais doit aussi bénéficier d’outils de gestion adéquats. Les avantages sont multiples notamment en termes d’optimisation (gain de temps, économique et moins fatigant). À cet effet, voici quelques solutions à tester pour la gestion de vos notes de frais.
Qonto
Qonto est un outil de gestion des dépenses professionnelles très efficace. Il permet aux collaborateurs de scanner leurs justificatifs de notes de frais de repas pour qu’ils soient transmis en temps réel aux managers. Les justificatifs sont certifiés et stockés en toute sécurité. La TVA est détectée automatiquement : il n’y a plus besoin de traiter les réconciliations manuellement. Ce n’est toutefois pas le seul avantage de cet outil.
Qonto est un compte professionnel qui met à disposition des cartes de paiement et qui est connecté à de nombreux outils comptables. Il s’agit d'une application complète qui rend les collaborateurs plus autonomes et qui facilite le suivi de la trésorerie pour les équipes administratives et financières. Un compte tout-en-un qui booste l’activité et la productivité.
N2F
N2F est un logiciel conçu pour la gestion des notes de frais. L’outil est connecté et permet aux collaborateurs de scanner leurs justificatifs qui sont synchronisés automatiquement pour plus de sécurité. Les managers et les comptables n’ont plus qu’à valider les dépenses de restaurant soumises par leurs employés. N2F est un bon outil pour les entreprises qui souhaitent mieux gérer les notes de frais de repas de leurs collaborateurs.
Captio
Captio est une solution qui permet de numériser la gestion des frais de repas des employés pour éviter de les traiter manuellement. Les tickets et les factures peuvent être scannés via l’application. Cette dernière est d’ailleurs associée au système de paie de l’entreprise pour faciliter le remboursement des frais. Des alertes peuvent également être mises en place pour optimiser le contrôle des frais de restaurant des collaborateurs.
Soldo
Soldo est un outil destiné aux entreprises qui souhaitent mieux gérer les dépenses de restaurant de leurs employés. L’outil automatise les flux financiers de la décision d’achat à la réconciliation et bénéficie d’intégrations avec de nombreuses plateformes comptables. Les managers peuvent ainsi garder le contrôle sur les finances de l’entreprise pour se concentrer sur ce qui compte vraiment.
Mooncard
Mooncard est une application qui simplifie la gestion des notes de frais de restaurant et qui propose une solution de carte de paiement d’entreprise. Pour chacune de leurs dépenses professionnelles, les collaborateurs peuvent ainsi prendre en photo leur justificatif afin qu’il soit transmis automatiquement aux managers via l’application. Mooncard est compatible avec de nombreux logiciels comptables.
Bon à savoir : utilisez un comparateur de logiciels de gestion des dépenses professionnelles ! Ainsi, vous aurez la certitude de choisir le bon outil pour gérer les dépenses professionnelles de vos équipes.
Qonto vous accompagne pour gérer les dépenses professionnelles de vos employés, ceci incluant bien évidemment les frais de repas. avec les cartes affaires Qonto, vos employés peuvent payer leurs repas d'affaires, prendre en photo les justificatifs de paiement et vous transmettre l'ensemble des informations en temps réel.
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