La gestion des notes de frais est devenue un casse-tête dans votre entreprise ? Le traitement papier et manuel des notes de frais prend du temps et augmente le risque d’erreurs et d’oublis. Heureusement, vous pouvez vous tourner vers un logiciel de notes de frais pour automatiser et simplifier leur tenue. Appuyez-vous sur notre comparatif pour trouver un logiciel de notes de frais adapté à votre entreprise.
À retenir
- Certains logiciels de notes de frais se démarquent actuellement sur le marché. À savoir, Qonto, Indy, N2F, Jenji, Cegid Notilus, Cleemy et Expensya.
- Une bonne gestion des notes de frais est essentielle pour que les salariés puissent obtenir le remboursement de leurs dépenses professionnelles.
- Le recours à un logiciel de notes de frais vous fera gagner de nombreuses heures par mois grâce à la digitalisation des notes et des justificatifs, ainsi qu’à l'automatisation de nombreuses tâches.
- Le choix de votre logiciel doit prendre en compte de nombreux éléments, tels que les fonctionnalités proposées, l'ergonomie de l'interface, la sécurité, le coût et les avis clients.
- Qonto est une solution pour gérer plus efficacement l'ensemble des dépenses d'équipe, y compris les notes de frais.
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Comparatif des meilleurs logiciels de notes de frais pour les entreprises
Comparatif des meilleurs logiciels de notes de frais pour les entreprises
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4.4 sur Capterra
Qonto
Qonto est connu pour son compte pro en ligne tout-en-un. Il inclut notamment la gestion des notes de frais et vous donne accès à :
- la dématérialisation des notes de frais ;
- la centralisation des reçus dans une interface unique ;
- le suivi de vos dépenses professionnelles ;
- un délai de remboursement ultra rapide des notes de frais avec la création et la validation des notes en quelques clics ;
- la mise en place de vos règles de validation, par montant et équipe ;
- la synchronisation avec plus de 50 logiciels comptables avec Jedeclare ;
- l’import des écritures comptables avec EBICS.
En pratique, votre collaborateur obtiendra un accès en lecture seule pour vous demander le remboursement d’une note de frais. Vous visualiserez immédiatement la demande. Dès validation, votre salarié bénéficiera d’un virement instantané.
Cet outil est gratuit à partir du forfait Business à 99 € HT par mois.
N2F
N2F est un logiciel de gestion de notes de frais français. Son offre débute à 4,8 € HT par mois et inclut :
- la reconnaissance intelligente par photo de chaque justificatif de note de frais et des informations contenues (date, vendeur, montant, TVA, etc.) ;
- la gestion des frais kilométriques (avec un module G. maps) ;
- l’intégration des e-reçus ;
- la refacturation automatisée des frais aux clients.
Avec N2F, une note de frais est saisie en moins de cinq secondes et il est possible d’obtenir des cartes de paiement en option.
Cette solution convient aussi bien aux freelances qu’aux grandes entreprises.
Les forfaits supérieurs englobent de nombreuses intégrations comptables, automatisations et fonctions d’analyse.
Jenji
Jenji est un logiciel et une application de notes de frais.
Sa première offre est totalement gratuite et comprend :
- la technologie OCR augmentée (pour la retranscription des informations relative à la transaction une fois la photo du reçu envoyé) ;
- le calcul automatique du kilométrage pour les notes de frais kilométrique ;
- la classification des dépenses ;
- la piste d’audit fiable ;
- la détection des doublons ;
- la gestion des moyens de paiement pro/perso.
En revanche, vous devrez choisir la formule payante de Jenji pour bénéficier d’un coffre-fort numérique à archivage à valeur probante, l’imputation analytique, la gestion multi-comptes, le workflow de validation et le paramétrage des plafonds de dépense.
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“Je prends en photo le justificatif et je le télécharge sur Qonto, la détection de TVA se fait automatiquement.”
Hugo Chambon
Fondateur de Movecool
Cegid Notilus
Cegid Notilus se présente comme une solution de gestion des notes de frais, des déplacements et de la flotte automobile.
Ce logiciel est reconnu pour offrir :
- une dématérialisation complète de la gestion des frais professionnels (création, validation, archivage, politique de remboursement, etc.) ;
- une organisation optimale des déplacements professionnels ;
- la centralisation des données de flotte automobile.
Chacun de vos collaborateurs pourra créer automatiquement des notes de frais grâce à l’intelligence artificielle. Votre collaborateur sera ensuite informé en temps réel du suivi de sa note.
Vous pourrez accepter ou refuser une note en un clic et vos justificatifs seront alors stockés dans un coffre-fort numérique sécurisé à valeur probante.
Cleemy by Lucca
Cleemy est le logiciel de suivi des notes de frais de Lucca. Il est disponible à partir de 5,70 € HT par mois.
Avec cette solution, vous profitez de :
- la dématérialisation et la collecte automatique des justificatifs papier ;
- la lecture des justificatifs par OCR et leur analyse automatique ;
- l’application de votre politique de frais en fonction du profil de chaque collaborateur ;
- le rapprochement des justificatifs avec les transactions ;
- la présence de nombreuses intégrations comptables ;
- l’archivage à valeur probante ;
- la détection d’anomalies.
Expensya
Expensya est un logiciel de gestion des dépenses professionnelles. Il ne propose qu’une offre premium avec :
- une application web et smartphone avec intégration de Microsoft Teams ;
- l’approbation automatisée en fonction de vos politiques de dépenses ;
- des workflows personnalisés ;
- un plan comptable avancé ;
- la reconnaissance OCR + illimitée :
- la prise en charge des frais kilométriques et des indemnités journalières ;
- le paiement avec des cartes virtuelles et physiques ;
- la gestion des budgets ;
- des intégrations avec de nombreux outils bancaires, de comptabilité et de paie.
Indy
Indy est avant tout un logiciel de comptabilité à destination des travailleurs indépendants et des sociétés.
Il comprend notamment la gestion des notes de frais et des justificatifs.
En pratique, il vous suffit de vous connecter à votre compte pour ajouter une note de frais par simple photo. Cette fonction est incluse dans la formule gratuite. Vos dépenses professionnelles seront automatiquement catégorisées en fonction de leur nature (frais de déplacements, frais de repas, etc.).
Avec sa formule payante (à partir de 12 € HT par mois), vous obtiendrez également la certification à valeur probante de vos justificatifs.
En plus de la gestion des notes de frais, Indy propose un compte pro gratuit, un module de facturation et l’édition des documents comptables.
Tableau récapitulatif
| Logiciel de notes de frais | Prix mensuel | Points forts |
|---|---|---|
Qonto |
gratuit à partir de la formule Business |
solution tout-en-un |
| N2F | à partir de 4,80 € HT | bon rapport qualité/prix |
| Jenji | à partir de 0 € | solution data-driven |
| Cegid Notilus | sur devis | très complet |
| Cleemy | à partir de 5,70 € HT | intégration facile |
| Expensya | sur devis | automatisation avancée |
Indy |
à partir de 0 € |
très accessible |
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document qui permet à un salarié de demander le remboursement d’une dépense professionnelle qu’il a avancée. Par exemple, des :
- frais de repas ;
- frais de déplacement (carburant, péage, billet d'avion, etc.) ;
- frais d’hébergement.
Pour être valable, la note de frais doit mentionner :
- l’identité du prestataire ;
- la date d’achat ;
- la description de l’achat ;
- le montant de la TVA.
Elle peut être au format papier ou prendre la forme d’une note de frais dématérialisée. Elle doit également comprendre une pièce justificative prouvant le montant de la dépense professionnelle à rembourser.
Afin de faciliter le travail de vos collaborateurs, il peut être utile de proposer un modèle de note de frais ou d’utiliser un logiciel de notes de frais.
Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir son logiciel de gestion des notes de frais ?
Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir son logiciel de gestion des notes de frais ?
Six critères sont à évaluer avant de choisir votre logiciel de notes de frais. À savoir :
Les fonctionnalités
En fonction de la taille de votre entreprise, vous n’aurez pas les mêmes besoins. Certains logiciels ont développé des services destinés à une catégorie de sociétés ou à certaines activités.
En plus de la gestion des notes de frais, certains logiciels proposent des fonctionnalités complémentaires, telles que :
- l’automatisation de la validation des notes de frais en fonction de vos politiques de dépenses ;
- la possibilité de comptabiliser les notes de frais automatiquement ;
- des intégrations rh, bancaires et comptables incluses ;
- des exports disponibles ;
- la présence d’un compte pro ;
- la possibilité d’éditer des factures.
Qonto est un compte pro qui inclut la possibilité de gérer vos notes de frais et qui propose notamment :
- une interface intuitive et une application mobile ;
- le contrôle de vos budgets en temps réel ;
- la gestion des déplacements professionnels ;
- la possibilité d’obtenir des cartes Mastercard pour les employés ;
- la centralisation de toute votre gestion financière ;
- la création d’accès personnalisés ;
- un logiciel de facturation.
L’ergonomie de l’application ou du site
La plateforme de notes de frais choisie doit être simple à comprendre et à prendre en main pour que vos collaborateurs puissent rapidement créer des notes de frais et les faire valider en quelques clics.
Par ailleurs, il est important qu’elle soit facile à paramétrer.
Qonto a développé une interface intuitive et une application mobile qui offrent une grande facilité d’utilisation qui vous permettent de centraliser la gestion de toutes vos dépenses professionnelles.
La sécurité et la conformité
Votre solution de gestion de notes de frais doit protéger vos données et être conforme à la réglementation en vigueur.
Choisir le compte pro de Qonto, c’est profiter de la protection de vos données selon les réglementations en vigueur, de la double authentification et d’un établissement supervisé par l’ACPR.
Le coût
Il peut exister une grande différence de prix entre les différents logiciels de notes de frais. Certains sont gratuits et d’autres peuvent coûter plusieurs dizaines d’euros par mois en fonction des fonctionnalités que vous recherchez.
Chez Qonto, le module de gestion des dépenses d’équipe est disponible à l’achat à partir de forfait Essential à 49 € HT par mois et l'outil de gestion de notes de frais est gratuit à partir de la formule Business à 99 € HT par mois.
Le service client
Le service client du logiciel choisi doit être disponible et réactif en cas de besoin urgent ou de problèmes.
Qonto a un support client accessible par chat et e-mail 7j/7 et 24h/24, ainsi qu’un service téléphonique joignable de 8h à 20h tous les jours.
Les avis
Pour vous faire une bonne idée de la satisfaction des clients et de l'expérience utilisateur, il peut être intéressant de prendre connaissance de leurs avis sur les logiciels avant de souscrire à une offre.
Qonto a obtenu la note de 4,8/5 sur Trustpilot à partir de 30 230 avis (au 24 avril 2025).
Quels sont les avantages de la digitalisation du traitement de ses notes de frais ?
Quels sont les avantages de la digitalisation du traitement de ses notes de frais ?
Recourir aux services d’un logiciel de notes de frais vous fera gagner un temps précieux grâce à des fonctionnalités d'automatisation et à la dématérialisation.
À titre d’exemple, le temps de traitement d’une note de frais kilométrique sera divisé par 4 grâce au calcul automatique des indemnités kilométriques et de la TVA, et à la numérisation des justificatifs par photo.
De ce fait, vos collaborateurs obtiendront plus rapidement le remboursement de leurs dépenses professionnelles : sous 2 jours en moyenne chez Qonto.
Par ailleurs, le risque de fraude et d'erreurs de saisie est diminué avec un logiciel de notes de frais. La validation est encadrée et les données sont immédiatement transmises au service financier, au comptable et/ou à votre logiciel comptable.
Profitez de l’optimisation de la gestion de vos notes de frais avec Qonto. Notre outil vous permettra de gérer vos dépenses professionnelles, vos factures et vos mouvements bancaires à partir d’une seule interface.
Questions fréquentes
Disclaimer
Les informations mentionnées dans cet article sur la comparaison des logiciels de notes de frais ont été rassemblées après une recherche approfondie sur les sites web des fournisseurs respectifs en avril 2025 et en toute bonne foi. Qonto n'est pas responsable de l'exactitude complète de toutes les informations, car les prix et les services peuvent changer au fil du temps. Nous faisons de notre mieux pour que toutes les informations soient toujours à jour. Nous vous invitons toutefois à vous informer par vous-même avant de prendre une décision finale.
ÉCRIT PAR
Marion est copywriter freelance depuis 2016 et écrit notamment pour Qonto. Titulaire d’un M2 Droit des Affaires et Fiscalité, elle rend accessible à tous les subtilités du droit et de la gestion de patrimoine.
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