Archivage à valeur probante : la législation en vigueur

La dématérialisation se développe de plus en plus dans la plupart des entreprises et l'archivage des documents occupe une place centrale dans ce processus. L'archivage doit respecter certaines règles pour répondre aux exigences de l’administration fiscale et conserver la valeur légale des documents. Découvrez le fonctionnement de l’archivage à valeur probante.

L’archivage à valeur probante a été introduit par l’arrêté du 22 mars 2017. Il s’agit d’un archivage qui permet l’enregistrement, le stockage et la restitution des documents électroniques.

L’archivage à valeur probante signifie que les documents conservés peuvent faire office de preuve.

Le procédé doit garantir l’intégrité et l’inaltérabilité des données de l'entreprise. Le document archivé doit ressembler en tout point à l’original.

De plus, le document doit également être intelligible, c’est-à-dire qu’il doit demeurer lisible grâce à l’utilisation d’un format standard.

L’archivage à valeur probante confère une valeur légale aux documents dématérialisés. En effet, c’est la seule méthode d’archivage qui permet aux documents numériques archivés d’avoir la même valeur légale que les documents d’origine sur support papier. Les documents sont donc opposables aux tiers.

Par ailleurs, l’archivage numérique permet de conserver une importante quantité d’informations.

L’archivage à valeur probante repose donc sur différents dispositifs dont l’horodatage et la signature électronique.

En revanche, un document scanné et stocké dans votre ordinateur n’a aucune valeur légale.

Il existe différents systèmes d’archivage électronique à valeur probante (SAE). Chaque solution doit assurer la pérennité de l’information et la restitution des documents en cas de contrôle.

L’archivage doit respecter trois règles pour être valide. À savoir :

• l’authenticité : la provenance du document doit être déterminée ;
• l’intégrité : la non-altération des informations contenues dans le document doit être garantie grâce notamment à l’horodatage, à la signature ou à l’empreinte numérique ;
• l’intelligibilité : le document doit être lisible et compréhensible par tous.

La norme NF Z 42-013 régit les exigences en matière d’archivage numérique légal. Il détaille les obligations légales des systèmes d’archivage électronique à valeur probante.

La dématérialisation vous fait bénéficier d’un meilleur pilotage des coûts et du temps.

Le logiciel d’archivage à valeur probante vous propose généralement les services suivants :

• le versement d’opération, c’est-à-dire le fait de transiter les documents de manière sécurisée vers l’archivage ;
• la conservation des documents pour assurer leur sécurité et leur pérennité ;
• la consultation des documents suivant la politique de gestion mise en place ;
• la destruction des documents lorsque leur conservation n’est plus nécessaire.

Ces logiciels peuvent également vous faire bénéficier de fonctionnalités complémentaires à forte valeur ajoutée comme la dématérialisation de vos factures ou la transformation numérique de vos cycles P2P (procure-to-pay) et O2C (order to cash).

Le cycle P2P couvre les processus du cycle de vie des achats comme la demande d'achat, l'achat et le paiement. Quant au cycle O2C, il concerne le cycle du traitement d'une commande client : de la réception de la commande à son règlement.

L’archivage à valeur probante est utilisé pour les documents de gestion du personnel, les contrats commerciaux et les documents comptables.

L’article 16 de la loi de finance rectificative du 29 décembre 2016 a notamment assoupli les règles en matière de conservation des documents comptables et des pièces justificatives. C’est notamment le cas pour les factures.

Il est donc important de choisir un format de fichiers pérenne afin d'assurer la lisibilité dans le temps, notamment par les logiciels. Le format PDF était privilégié, mais les systèmes se tournent dorénavant vers le PDF A/3. Ce format permet d'inclure des fichiers attachés.

Ce format a été homologué pour la mise en place de la facturation électronique. On parle alors du format factur-X. Ce PDF aura un fichier XML attaché avec les données électroniques de la facture.

L’archivage à valeur probante est encore peu utilisé par les PME alors qu’il présente de nombreux avantages par rapport au stockage papier.

Le premier est qu’avec l’archivage numérique vous avez beaucoup moins de risques d’erreurs ou de pertes de documents, notamment en cas de sinistre. Cela peut vous éviter un certain nombre de contentieux.

Par ailleurs, l’exactitude des données est assurée puisque les documents ne peuvent pas subir des modifications. Une meilleure traçabilité des opérations est ainsi garantie.

Ensuite, la facturation électronique obligatoire entrera en vigueur progressivement dès 2026. Ainsi, vous prenez de l’avance face aux enjeux réglementaires avec l'archivage électronique à valeur probante.

De plus, les documents sont consultables à tout moment grâce à l’archivage numérique. Vous pouvez ainsi fournir plus facilement les documents comptables en cas de contrôle de l’administration fiscale par exemple.

Enfin, le stockage numérique offre tout simplement une meilleure conservation de vos documents comptables et administratifs.

Terminé la chasse à vos justificatifs de dépenses professionnelles avec Qonto ! Transférez simplement vos justificatifs à l’aide d’une simple photo, d'un e-mail ou grâce à nos intégrations.