Note de frais dématérialisée : en quoi ça consiste ?

Avec l’ère de la digitalisation, de plus en plus de procédures sont dématérialisées dans les entreprises. Les supports papier disparaissent au profit des documents numériques pour un meilleur pilotage des coûts et du temps de chacun. La dématérialisation concerne notamment la gestion des notes de frais. Explications.

Depuis quelques années, la réglementation a évolué pour adapter la procédure de traitement et de remboursement des notes de frais aux actualités numériques. Les processus comptables sont désormais dématérialisés, au même titre que de nombreuses autres procédures internes au sein des entreprises.

Les textes du décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016 viennent expliquer le cadre dans lequel la numérisation des documents papier peut se faire.

L’arrêté du 22 mars 2017 vient ensuite autoriser l’archivage des justificatifs dématérialisés sous format numérique. Leur conservation sur support informatique est régie par l’article L102 B du Livre des procédures fiscales.

Enfin, c’est l’arrêté du 23 mai 2019 qui autorise la création et le transfert des documents comptables en version papier sur support numérique. Dès lors, le salarié peut dématérialiser une note de frais disponible au format papier et s’en débarrasser.

Le justificatif numérisé présente la même valeur probante que sa version papier si les modalités de conservation sont respectées, à savoir :

• la copie électronique doit être identique à la version papier, sans retouche, que ce soit les images ou le contenu, et sans perte, notamment en cas de compression ;
• la facture numérisée doit être garantie par signature électronique ou horodatée ;
• le document doit être établi au format PDF ou PDF/A3 ;
• l’archivage doit être sécurisé et documenté.

En principe, le salarié qui souhaite obtenir le remboursement de ses frais professionnels doit transmettre un justificatif et attendre que son manager approuve sa dépense. Très avantageuse, la dématérialisation des notes de frais vient simplifier ce processus.

La note de frais papier est très chronophage puisqu’il faut :

• la saisir ;
• transmettre les documents aux différents collaborateurs ;
• contrôler les justificatifs et traiter les éventuelles erreurs.

À une époque où toutes les démarches se font de plus en plus rapidement, il est difficile pour les collaborateurs de gérer leurs documents à la main et de patienter pour obtenir leurs remboursements.

Grâce aux nombreux avantages des outils numériques, les salariés peuvent transmettre leur note de frais en temps réel lors d’un déplacement professionnel. Il leur suffit de prendre en photo leur justificatif, qu’il s’agisse d’une note de restaurant, d’un ticket de péage, ou d’une facture d’hôtel. Le tout sans risque de perte. La démarche est plus simple et plus rapide que la procédure classique.

La demande de remboursement des notes de frais est transmise automatiquement au manager concerné. La dématérialisation des notes de frais et des factures associées facilite les échanges entre les services de contrôle et les services financiers de l’entreprise.

Les salariés peuvent ainsi traiter plus rapidement les notes de frais et leur remboursement pour rester concentrés sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Un gain de temps précieux qui permet aux collaborateurs d’être remboursés plus vite pour les frais professionnels avancés.

Lors de la création et de la gestion des notes de frais, les erreurs sont courantes et nombreuses. Il s’agit notamment :

• d’erreurs de frappe ;
• d’une mauvaise codification des dépenses professionnelles ;
• de justificatifs de notes de frais perdus, oubliés ou altérés ;
• d’oublis de la TVA récupérable.

Dans ces différentes situations, il faut prendre contact avec le salarié concerné pour que la note de frais soit rectifiée. Une situation qui peut être source de conflit au sein de l’entreprise, en particulier lorsque tous les collaborateurs n’ont pas les mêmes priorités.

La gestion des notes de frais dématérialisées permet d’opérer un contrôle objectif sur les dépenses professionnelles engagées. Elle facilite la détection des failles et des erreurs pour y apporter les corrections nécessaires grâce aux outils numériques utilisés.

La gestion des notes de frais papier coûte cher aux entreprises. Les coûts sont à la fois matériels et humains et comprennent entre autres la saisie des documents, leur gestion, leur classement et leur stockage. La numérisation des notes de frais réduit significativement leur coût de traitement.

Lorsque l’entreprise gère des notes de frais papier, elle doit conserver les différents justificatifs fournis par ses collaborateurs. Au-delà du temps que représente cette tâche, il faut donc les stocker dans un endroit physique qui soit suffisamment grand et parfois coûteux à entretenir. La note de frais dématérialisée permet aux entreprises de gagner de l’espace puisque les besoins de stockage sont limités.

La dématérialisation des notes de frais est acceptée par la loi, et donc par l’Urssaf (Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales). Les originaux des notes de frais ou leurs copies sont considérés comme des preuves suffisantes lors d’un contrôle de l’Urssaf dans la mesure où elles respectent les conditions légales.

Lors d’un contrôle, cet organisme peut donc consulter les justificatifs dématérialisés pour vérifier la réalité et la conformité des frais de remboursement et des acquittements des cotisations sociales. Puisque tous les justificatifs sont archivés au même endroit, le travail du contrôleur est facilité.

De même, aucun justificatif électronique ne peut se détériorer contrairement aux documents papier. Autrement dit, la procédure de contrôle est plus rapide et plus simple avec les notes de frais dématérialisées.

Pour permettre à ses collaborateurs d'établir des notes de frais dématérialisées, l’entreprise doit se doter d’un logiciel adapté. Grâce aux paramètres dont ils bénéficient, les logiciels de gestion des notes de frais limitent les risques d’erreurs. En cas de mauvaise manipulation, ils sont capables de détecter les anomalies et de les mettre en évidence pour les corriger plus rapidement.

La solution choisie doit posséder plusieurs paramètres techniques comme :

• le certificat d’identité numérique qui permet d’identifier le tiers lors de la signature numérique ;
• un horodatage pour certifier de manière exacte la date et l’heure de dépôt ;
• un espace de stockage à distance pour centraliser les documents sur un espace sécurisé.

Qonto est l’un de ces outils que vous pouvez utiliser pour gérer vos notes de frais. En effet, vos collaborateurs peuvent déposer leurs reçus et demander le remboursement de leurs dépenses en quelques clics. Il vous suffit de refuser la demande ou de l’approuver pour rembourser instantanément votre salarié qui n’a plus besoin d’attendre le versement de son salaire pour être dédommagé.

L’outil proposé par Qonto vous permet ainsi de supprimer le travail manuel lié à la gestion des notes de frais pour gagner un temps précieux. 

Aujourd’hui, certaines solutions permettent d’automatiser la gestion des dépenses professionnelles, de leur paiement à leur comptabilisation en passant par la mise à disposition des justificatifs de paiement.

En ouvrant un compte professionnel avec Qonto par exemple, vous pouvez fournir une carte de paiement professionnelle à vos collaborateurs pour qu’ils n’aient plus besoin d’avancer leur argent personnel. À chaque fois que l’un d’eux effectue une dépense avec sa carte de paiement, il peut prendre en photo ses justificatifs papier et les lier aux transactions effectuées.

De votre côté, vous gardez le contrôle sur les dépenses de vos salariés puisque vous pouvez visualiser chaque transaction en temps réel. Vous pouvez également adapter les plafonds des différentes cartes en fonction des besoins de vos collaborateurs et autoriser ou non certains types de dépenses.

Notre solution dispose aussi d’un module de détection automatique de la TVA. Un outil efficace pour accélérer la comptabilité de votre entreprise au quotidien.

Vous voulez découvrir comment sont dématérialisés les justificatifs de paiement et comment améliorer la gestion des remboursements des frais professionnels avec Qonto ? Réservez une démo sans attendre.