Déplacement professionnel : les 4 obligations de l’employeur

De nombreux salariés effectuent des déplacements professionnels et des voyages d’affaires quotidiennement, comme les commerciaux. Ces missions en dehors de l’entreprise sont très encadrées sur le plan juridique, tant pour les salariés que pour l’entreprise qui doit optimiser au mieux la gestion des déplacements pro en parallèle. Qonto vous explique quelles sont les obligations de l’employeur en matière de déplacement professionnel.

Aussi appelés voyages d’affaires, les déplacements professionnels constituent tout trajet effectué dans le cadre du travail, qu’il soit individuel ou en groupe. Le déplacement peut s’effectuer sur le territoire national ou à l’étranger. Il implique que le salarié exerce son activité professionnelle en dehors de son lieu de travail habituel, que cette mission fasse partie intégrante de son quotidien ou non.

La loi fait une distinction de terminologies en fonction de la durée de la mission. On parle de :

• déplacement professionnel quand la mission ne dure pas plus de 24 heures ;
• voyages d’affaires pour une mission plus longue.

Les déplacements professionnels constituent une obligation normale du salarié. Ils ne doivent toutefois pas durer plus de :

• 90 jours consécutifs par mission ;
• 180 jours par an à l’étranger.

Cette limite permet de distinguer le déplacement professionnel de l’expatriation qui nécessite la rédaction d’un avenant au contrat de travail.

Les trajets réalisés entre le lieu de résidence du salarié et son lieu de travail ne constituent pas des déplacements professionnels. Ils ne sont donc pas considérés comme du temps de travail, à l’inverse des trajets réalisés pour :

• prendre part à un déjeuner d’affaires ;
• se rendre sur un chantier ;
• participer à un salon professionnel ;
• effectuer un grand déplacement en France ou à l’étranger.

Le temps que passe un salarié pour se rendre de son lieu de travail habituel au lieu de sa mission constitue du temps de travail effectif. Par exemple, un trajet Paris-Londres effectué pour se rendre sur un salon professionnel est considéré comme du temps de travail effectif qui doit faire l’objet d’une compensation pour le salarié.

Pour éviter que les voyages d’affaires impactent la vie familiale du salarié, l’employeur doit le mettre au courant d’un éventuel déplacement professionnel suffisamment tôt.

En effet, l’entreprise doit informer ses salariés dans les meilleurs délais. En principe, le délai de prévenance ne doit pas être inférieur à 48 heures pour permettre à l’employé concerné d’organiser sa vie personnelle en son absence. Par exemple, pour gérer la garde de ses enfants ou de ses animaux domestiques.

Ce délai peut toutefois être plus important si le salarié est amené à se déplacer à l’autre bout du monde. Pour s’assurer que le droit à l’information des salariés est respecté et éviter toute interprétation, l’employeur peut intégrer une clause de mobilité dans leur contrat de travail et fixer les conditions d’un déplacement pro en amont.

Selon un arrêt de la Cour de cassation, Chambre Sociale, du 10 novembre 2004, l’employeur doit obligatoirement rembourser :

• les frais de transport ;
• les frais d’hébergement ;
• les frais de repas.

Le remboursement des frais professionnels par l’employeur se fait soit :

• au forfait : le salarié perçoit une prime de déplacement dont le montant est fixé à partir des barèmes de l’Urssaf ;
• au réel : l’employeur rembourse son salarié sur présentation de justificatifs.

Dans ce dernier cas, le salarié doit transmettre une note de frais à son employeur avant de se faire rembourser. Selon l’article L.3245-1 du Code du travail, le salarié à 3 ans pour fournir les pièces justifiant le montant de ses frais professionnels.

Si ce délai est dépassé, le remboursement des frais de déplacement par l’employeur n’est plus obligatoire.

Si l’employeur lui verse des indemnités forfaitaires, le salarié n’a pas de justificatif à fournir. Le mode de versement de l’indemnité est référencé dans la convention collective ou dans la politique voyage de l’entreprise.

C’est l’employeur qui décide de rembourser les dépenses professionnelles au forfait ou au réel. Quel que soit son choix, il ne doit pas y avoir de discrimination dans le remboursement des frais engagés : tous les collaborateurs doivent être indemnisés dans les mêmes conditions.

Dans le cadre d’un déplacement professionnel, l’employeur a l’obligation de garantir un transport confortable au salarié. Il lui revient de définir le mode de transport à emprunter par le collaborateur puisque c’est l’entreprise qui supporte les frais de déplacement.

L’utilisation d’un moyen de transport au détriment d’un autre peut être indiquée dans la politique voyage de l’entreprise. Toutefois, ce choix doit être adapté à l’état de santé du salarié. L’employeur ne peut pas imposer un mode de transport incompatible et lui imposer une prise de risque inutile.

L’employeur ne rembourse que les frais de transport qui sont en conformité avec l’accord d’entreprise. Le surplus est supporté par le salarié lui-même. Ainsi, si l’employeur prévoit un voyage en seconde classe, le salarié peut choisir de se déplacer en première classe, mais à ses frais.

Selon l’article L.4121-1 du code du travail, l’employeur doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité de ses salariés et protéger leur santé physique et mentale. L’entreprise doit savoir où ils se trouvent et leur indiquer la procédure à suivre en cas de problème.

De plus, la responsabilité pénale de l’employeur est engagée lorsque l’intégrité physique de ses salariés est atteinte, que ce soit par négligence ou par imprudence. Il doit donc mettre en œuvre tous les moyens de prévention qui sont à sa disposition pour assurer la sécurité de ses employés.

En principe, il n’est pas nécessaire de mentionner les voyages d’affaires dans le contrat de travail. Le salarié ne peut pas refuser une mission au motif que la possibilité d’effectuer des déplacements professionnels ne figurait pas dans son contrat.

Néanmoins, lorsqu’ils sont amenés à être réguliers, il est préférable d’insérer une clause de mobilité professionnelle dans le contrat de travail. Cela permet de mieux définir la durée des déplacements pro, leur fréquence ou encore le lieu du déplacement.

Pour éviter toute incompréhension, l’entreprise peut mettre à disposition de ses salariés une politique de voyage interne.

Utile pour rassurer les collaborateurs sur la bonne gestion des déplacements professionnels et sur le respect des obligations qui incombent à l’employeur en la matière, la politique voyage permet d’informer les salariés sur :

• la procédure de remboursement des frais de déplacement ;
• les délais de remboursement et les plafonds à ne pas dépasser ;
• les modes de transport et les fournisseurs à privilégier.

Les entreprises ne parviennent pas toujours à adopter une bonne gestion des déplacements professionnels. Chronophage, cette tâche est aussi source d’erreurs qui peuvent entraîner des pénalités conséquentes en cas de contrôle fiscal.

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