Prime de déplacement : comment en bénéficier ?

Que ce soit pour assister à une réunion, à une conférence ou dans le cadre d’un voyage d’affaires, un salarié a de nombreuses raisons de se déplacer au cours de son parcours professionnel. Versée aux collaborateurs qui partent plusieurs jours loin de leur domicile pour assurer leur mission, la prime de déplacement vient compenser les coûts engendrés par leur absence. À quelles conditions est-elle attribuée ? Pour quel montant ? Qonto vous explique comment bénéficier de la prime de déplacement.

Légalement, l’employeur doit verser des indemnités de déplacement pour couvrir les frais de voyage engagés par le salarié dans le cadre de son travail. Il doit notamment lui verser des indemnités kilométriques s’il utilise son véhicule personnel pour réaliser un trajet professionnel.

À ne pas confondre avec l’indemnité de grand déplacement qui dédommage la location d’un hébergement, la prise de repas ou les frais de transport, la prime de déplacement est accordée de manière facultative par l’entreprise.

Venant compenser l’éloignement du domicile du salarié lorsqu’un déplacement professionnel est organisé, elle ne dépend pas du contrat de travail. Elle n’est donc pas obligatoire.

La prime de déplacement résulte d’une convention collective ou d’une politique de voyage. Par exemple, la convention collective du BTP prévoit une prime de déplacement lorsque les ouvriers doivent se rendre sur un chantier situé à plus de 50 km de leur lieu de résidence.

Cette prime n’est accordée qu’aux salariés qui effectuent de grands déplacements. Pour être qualifié comme tel, il faut que le lieu où se rend le salarié soit situé à :

• une distance d’au moins 50 km de son lieu de résidence ;
• 1h30 de trajet en transports en commun.

Ces deux conditions sont cumulatives. Le salarié ne doit pas pouvoir rentrer chez lui à la fin de sa journée. Ainsi, les déplacements réalisés entre son domicile et son lieu de travail ne sont pas éligibles à cette prime.

La prime de déplacement est exonérée de cotisations sociales dans la limite des seuils fixés par les barèmes de l’URSSAF. Si les plafonds sont dépassés, la prime est considérée comme un complément de revenu et est réintégrée dans l’assiette de cotisations.

S’il faut une note de frais pour établir le montant à verser au titre des indemnités de déplacement, les dépenses réalisées par le salarié n’ont pas d’incidence sur le calcul de la prime de déplacement.

Son montant varie selon plusieurs critères, à savoir :

• l’éloignement entre le domicile et le lieu de déplacement ;
• la durée du voyage professionnel ;
• le mode de transport utilisé ;
• le statut du collaborateur.

C’est la convention collective ou la politique de voyage mise en place au sein de l’entreprise qui définit la méthode de calcul de cette prime. Généralement, le salarié perçoit un forfait journalier en contrepartie des déplacements effectués pour assurer sa mission.

La prime de déplacement est exonérée de cotisations sociales si son montant, associé à celui des indemnités de déplacement, est inférieur aux seuils fixés dans les barèmes de l’URSSAF. Ces derniers varient en fonction de la durée du déplacement et du lieu où il est effectué.

Lorsque les salariés effectuent un grand déplacement en France métropolitaine, les plafonds vont de :

• 14,10 à 20,20 euros pour chaque repas pris en métropole ;
• 48,70 à 69,50 euros pour dédommager les frais d’hébergement et de petit-déjeuner à Paris ;
• 36,10 à 51,60 euros pour les dépenses d’hébergement et le petit-déjeuner en province.

Ces montants sont variables en fonction de la durée de la mission.

Les déplacements réalisés en Outre-mer dans le cadre d’une activité professionnelle donnent droit à un remboursement maximum de :

• 17,50 euros par jour pour la prise de repas et 70 euros pour couvrir les frais d’hébergement et de petit-déjeuner en Martinique, Guadeloupe, Guyane, Réunion, Mayotte et Saint-Pierre-et-Miquelon ;
• 21 euros par jour pour la prise de repas et 90 euros pour compenser les dépenses d’hébergement et de petit-déjeuner en Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna et Polynésie française.

Il faut appliquer un abattement de 15 % sur ces montants lorsque la mission dure plus de 3 mois, et de 30 % pour celles qui se tiennent sur plus de 24 mois.

Quant aux déplacements réalisés à l’étranger, le montant de la prime de déplacement varie en fonction du pays dans lequel ils ont lieu.

Lorsque l’entreprise décide de verser une prime de déplacement à ses salariés, son montant, son mode de versement et sa périodicité sont indiqués dans la convention collective. Si cette dernière ne fait aucune mention de la prime de déplacement, les règles de versement sont définies par la politique voyage de l’entreprise.

Par exemple, elle peut être modulée en fonction du trajet parcouru ou de la durée du déplacement. Lorsque les déplacements ont lieu sur plusieurs mois, les paiements peuvent être échelonnés de manière mensuelle. Les règles d’attribution sont fixées de sorte à ce que la prime soit versée de manière identique à tous les collaborateurs qui bénéficient du même statut.

L’employeur peut verser les primes de ses salariés de manière forfaitaire, avant leur déplacement. Pour cela, il faut néanmoins qu’il ait une certaine visibilité sur la durée du voyage.

Il peut aussi effectuer le versement à l'issue du déplacement. L’employeur s’assure ainsi que ses collaborateurs restent impliqués jusqu’à leur retour, moment auquel ils percevront leur remboursement.

Si la prime de déplacement additionnée à l’indemnité grand déplacement dépasse les plafonds de l’URSSAF, elle est assimilée à un complément de revenu. De fait, elle est obligatoirement soumise à l’impôt sur le revenu.

Lorsqu’elle reste dans la limite des seuils fixés par l’administration fiscale, deux possibilités s’offrent au salarié. Il peut opter pour :

• l’abattement forfaitaire de 10 % appliqué automatiquement à sa rémunération et bénéficier d’une exonération d’impôt ;
• la déduction des frais réels qui impose néanmoins d’assimiler la prime perçue à des revenus salariés, la rendant de fait imposable.

La gestion des déplacements professionnels est une tâche chronophage. Elle nécessite de la rigueur de la part de l’employeur, mais aussi des salariés qui doivent établir des notes de frais en bonne et due forme.

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