Défraiement : comment ça marche ?

Il n’est pas rare qu’un salarié réalise des dépenses professionnelles avec ses fonds personnels, notamment lors de déplacements. Les montants avancés doivent alors faire l’objet d’un défraiement par l’employeur. Définition, méthodes de calcul, comptabilisation, déclaration : Qonto vous aide à mieux comprendre le mécanisme du défraiement pour optimiser la gestion de vos dépenses d’entreprise.

Selon le dictionnaire, le défraiement (ou expenses en anglais) consiste à verser une somme d’argent à quelqu’un en compensation des frais qu’il a engagés pour son transport, son hébergement ou ses repas.

Dans le cadre professionnel, on parle de défraiement lorsqu’un salarié obtient le remboursement de dépenses réalisées pour les besoins de son emploi. Il permet ainsi d’obtenir le remboursement des frais de :

• repas ;
• transport domicile-travail ;
• déplacement ;
• télétravail ;
• etc.

Défrayer ses collaborateurs est une obligation pour l’employeur qui ne peut pas imputer le montant remboursé sur leur rémunération. L’impact de ces frais doit être nul pour le salarié. Le défraiement doit être total et effectué dans un délai raisonnable.

Il est généralement réalisé par le service des ressources humaines de l’entreprise qui doit valider le budget, récupérer les pièces justificatives et rembourser les frais professionnels engagés.

L’employeur peut décider de verser une allocation forfaitaire à ses employés pour prendre en charge leurs éventuelles dépenses à venir. Le remboursement des frais professionnels prend alors la forme d’une indemnité dont le montant dépend des barèmes de l’URSSAF.

Si l’employeur privilégie cette solution pour défrayer ses salariés, elle doit être indiquée dans le contrat de travail.

Lorsque les frais professionnels sont indemnisés au réel, le salarié bénéficie d’un défraiement d’un montant égal aux dépenses réellement engagées. Ils sont donc remboursés au centime près sur présentation d’une note de frais.

Le calcul des frais réels est une excellente alternative au défraiement forfaitaire, notamment pour dédommager l’achat de titres de transport, la location d’un véhicule, la prise d’un repas au restaurant ou une nuitée à l’hôtel.

C'est d’autant plus vrai que les employés ne dépensent pas toujours la totalité du forfait qui leur est alloué. Pour une meilleure gestion de sa trésorerie, l’entreprise a donc tout intérêt à rembourser aux frais réels, en limitant la somme des défraiements via une politique de voyage.

Les frais kilométriques sont la source de nombreux défraiements en entreprise. Ils interviennent lorsque l’employé se sert de sa voiture personnelle dans le cadre de sa mission professionnelle.

L’indemnité kilométrique consiste à compenser le coût d’utilisation du véhicule de l’employé. Il est différent de l’indemnisation perçue pour les trajets domicile-travail.

Les défraiements kilométriques se font sur la base de barèmes établis par l’administration fiscale et mis à jour chaque année. Ils prennent en compte :

• le véhicule utilisé ;
• sa puissance fiscale ;
• la distance totale parcourue à l’année.

Les frais de péage ou de parking, ainsi que les éventuelles réparations sont remboursés par le biais d’une note de frais.

À titre d’exemple, voici le barème kilométrique applicable aux voitures en 2024 :

Les collaborateurs contraints de manger en dehors de chez eux bénéficient d’une prise en charge des frais engagés. Les frais de repas peuvent être remboursés au réel ou sur la base des barèmes de l’URSSAF.

Dans ce dernier cas, l’employé a droit à une prime de :

• 9,90 euros si son repas n’est pas pris au restaurant ;
• 20,20 euros s’il est contraint de se rendre au restaurant.

Parfois, un employé en mission ne peut pas rentrer dormir chez lui. Il a alors droit à une indemnité de grand déplacement couvrant à la fois les frais de repas et d’hébergement avancés. Pour en bénéficier, il faut toutefois que :

• le lieu de la mission soit situé à plus de 50 km de son domicile ;
• le trajet en transports en commun prenne plus d’1h30.

Cette situation arrive généralement lors d’un voyage d’affaires. Elle peut aussi se présenter pour l’employé qui a des horaires spécifiques ou n’a pas accès aux transports en commun.

Là encore, les frais de repas sont pris en compte soit au réel, sur la base des notes de frais présentées, soit au forfait par application des barèmes établis par l’administration.

Dans ce dernier cas, l’employé a droit à :

• une allocation repas de 14,10 à 20,20 euros en fonction de la durée du déplacement ;
• une allocation de logement et de petit-déjeuner de 36,10 à 69,50 euros selon la durée et le lieu de la mission.

Lorsque le salarié est défrayé sur la base des frais réels, il doit fournir une note de frais à son entreprise. C’est ce document qui lui permet d’obtenir le remboursement des dépenses engagées.

Pour cela, la note de frais doit comporter plusieurs éléments comme :

• l’identité de l’employé ;
• la date des frais engagés ;
• leur nature ;
• le montant hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) à défrayer.

Elle peut être établie au format papier ou digital. Dans les deux cas, elle doit être accompagnée d’un justificatif, qu’il s’agisse d’une facture ou d’un ticket de caisse.

Lorsqu’une entreprise défraye l’un de ses collaborateurs, la note de frais doit figurer dans le journal des achats. Il faut aussi débiter les comptes de charge et le compte de TVA déductible si nécessaire, puis créditer les comptes concernés.

Différents comptes de charges peuvent être utilisés pour enregistrer un défraiement dont :

• le compte 6251 « voyages et déplacements » ;
• le compte 6257 « réceptions » ;
• le compte 6234 « cadeaux à la clientèle » ;
• le compte 6064 « fournitures administratives ».

Des comptes doivent aussi être crédités lorsqu’un salarié est défrayé, comme :

• le compte 467 « autre comptes débiteurs ou créditeurs » ;
• le compte 108 « compte de l’exploitant » ;
• le compte 4551 « compte courant d’associé ».

Dans le système français, les défraiements sont exonérés d’impôt sur le revenu. Pour cela, l’allocation versée doit couvrir :

• des frais engagés dans le cadre professionnel ;
• des dépenses réelles et justifiées ;
• un montant qui n’a pas déjà été indemnisé via la déduction forfaitaire de 10 %.

En effet, l’administration fiscale applique une déduction de 10 % aux revenus imposables des contribuables pour tenir compte des frais professionnels avancés. Dans ce cas, il n’y a rien à faire : tout est automatique.

Si les frais sont plus importants que le montant alloué par le fisc, il est possible de déduire les frais professionnels pour leur montant réel. Dans ce cas, il faut indiquer la totalité du montant avancé dans les cases 1AK à 1DK de la déclaration d’impôt.

Attention à ne pas le soustraire du montant déclaré aux cases 1AJ à 1DJ.

Le contribuable qui a opté pour les frais réels doit aussi :

• ajouter à son revenu les allocations et remboursements déjà versés par l’employeur pour couvrir ses frais professionnels ;
• utiliser la rubrique informations ou détails de la déclaration en ligne pour renseigner la nature et le montant des frais réels.

Le suivi des notes de frais peut être très chronophage. Il est aussi source d’erreurs et peut entraîner des pénalités en cas de contrôle de l’administration. 

Pour éviter cela et en finir avec cette tâche manuelle, il est possible d'utiliser une solution de gestion des notes de frais comme Qonto. Vos salariés pourront ainsi soumettre leurs notes de frais en quelques clics et obtenir un remboursement rapide des frais professionnels engagés.

Avec Qonto, vous pouvez aussi fournir une carte de paiement professionnelle à chacun de vos salariés. C’est un vrai plus pour eux puisqu’ils n’ont pas besoin d’avancer leur argent personnel.

De votre côté, vous avez un contrôle total sur les actions de vos employés et sur les finances de votre entreprise. Vous pouvez fixer et modifier le plafond de chaque Mastercard, choisir le type de dépenses acceptées pour chacune et visualiser les mouvements réalisés en temps réel.

Qonto vous aide à mieux gérer les frais professionnels de vos équipes, le tout sans avance de trésorerie ou dépôt de garantie.

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