Externalisation de la paie : définition, fonctionnement et avantages

La gestion de la paie est une mission cruciale pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. Entre les obligations sociales, les évolutions réglementaires et les exigences juridiques, administratives et fiscales, beaucoup de dirigeants optent pour l’externalisation de la paie afin de gagner en sérénité. Ils confient alors cette fonction à un prestataire externe. Découvrez vos options pour externaliser la gestion de la paie de vos salariés, ainsi que le fonctionnement et les avantages de ce service.

L’externalisation de la paie consiste à déléguer tout ou partie du processus de gestion des bulletins de salaire à un prestataire externe : expert-comptable, entreprise spécialisée, consultant ou éditeur de logiciel.

L’objectif est de confier cette mission technique et réglementée, et notamment :

• la saisie des éléments de la paie (heures supplémentaires, primes, absences, etc.) ;
• l’édition des bulletins de salaire ;
• la réalisation des déclarations sociales ;
• le suivi des congés et arrêts maladie.

Et si vous commenciez par automatiser le paiement de vos salaires ?

Avec Qonto, vous pouvez créer des comptes multiples pour mettre de côté le montant des salaires de vos employés. Ensuite, il vous suffit d’exporter la liste des salaires depuis votre logiciel de paiement et d’effectuer un virement groupé.

L’externalisation de la paie peut être totale ou partielle en fonction des besoins de chaque entreprise.

Avec l’externalisation partielle, l’entreprise conserve une partie de la gestion de la paie.

Par exemple, la société peut se charger de la collecte des données et le prestataire de leur traitement en éditant les bulletins de salaire et en réalisant les déclarations sociales nominatives.

L’externalisation partielle peut également faire référence à l’utilisation d’un logiciel de paie. Dans ce cas, l’entreprise doit saisir elle-même les données et le logiciel opère automatiquement les opérations liées (génération des bulletins, etc.).

En utilisant les services de Qonto et du logiciel de paie PayFit, vous pouvez même payer jusqu’à 400 salaires en quelques clics.

Qonto et PayFit sont deux des outils préférés des DAF puisqu’ils leur permettent de gagner en efficacité et d’automatiser de nombreuses tâches à faible valeur ajoutée.

Dans ce cadre, l’ensemble de la gestion de la paie est confié à un prestataire : aucune étape n’est gérée en interne.

En pratique, l’entreprise transmet toutes les informations requises au prestataire et ce dernier s’occupe de traiter les données, d’éditer les bulletins de paie et de toutes les autres démarches liées.

C’est une formule clé en main utile pour les TPE / PME sans service des ressources humaines.

En effet, la gestion de la première paie peut être compliquée sans accompagnement.

Le processus d’externalisation de la paie dépend si elle est totale ou partielle et du choix du prestataire (expert-comptable, entreprise ou éditeur de logiciel).

Classiquement, la première étape consiste à récolter les éléments de la paie, notamment tous les éléments variables, afin de les transmettre au prestataire. À savoir :

• les informations du contrat de travail et du salarié ;
• les données variables du salaire mensuel (primes, heures supplémentaires, etc.).

Ensuite, le prestataire s’occupe de saisir et de vérifier les éléments si vous avez choisi un expert-comptable ou une entreprise spécialisée pour la gestion des paies.

Néanmoins, cette tâche peut revenir à l’entreprise si vous avez opté pour un logiciel ou si vous utilisez une plateforme d’échange avec le prestataire.

À partir de là, le prestataire peut calculer les rémunérations et éditer les bulletins de paie.

En règle générale, l’entreprise d’externalisation se charge également de la production de la déclaration sociale nominative et de toutes les autres déclarations sociales.

À ce moment-là, votre société reçoit l’état des virements à effectuer pour le paiement des salaires et les bulletins de salaire afin de les remettre aux employés.

L’entreprise prestataire est responsable en présence d’une erreur de paie, sauf si elle est due à la transmission d’une information erronée.

L’externalisation de la paie présente de nombreux avantages pour les entreprises.

Pour les TPE, elle est souvent une option plus rentable que d’avoir un service interne de gestion de paie. Les coûts salariaux et l’achat d’une solution paie sont souvent bien plus élevés.

Par ailleurs, il arrive que ce soit le dirigeant lui-même qui effectue les paies.

Dans ce cas, des erreurs peuvent survenir en raison des évolutions juridiques constantes et du manque de temps à y consacrer.

Or, des erreurs dans le traitement des paies peut entraîner une perte de collaborateurs, des indemnités prud’homales à payer et un redressement de la part de l’Urssaf.

Par ailleurs, les PME en pleine croissance ont généralement un service des ressources humaines.

Néanmoins, il a souvent une multitude de missions : gestion administrative du personnel, recrutement, formation, etc.

L’externalisation permet alors de déléguer une tâche chronophage pour qu’il puisse se concentrer sur le développement de votre entreprise.

Sous-traiter cette prestation est un gain de temps considérable pour vos équipes ou vous-même.

Pour les grosses PME et les grandes entreprises, l’enjeu est surtout la sécurité juridique.

En effet, il est primordial pour ces sociétés de se conformer aux règles sociales en temps réel et de pouvoir remplir leurs obligations légales afin d’instaurer une relation de confiance entre les salariés et la direction de l’entreprise.

Néanmoins, la paie externalisée a l’inconvénient de vous rendre dépendant d’un prestataire externe à votre entreprise. C’est pourquoi il est essentiel de le choisir avec soin.

Il existe principalement trois solutions d’externalisation de la paie des salariés. À savoir :

• le recours à un cabinet d’expertise comptable ;
• la signature d’un contrat avec un prestataire ou une entreprise spécialisée ;
• l’utilisation d’un logiciel de paie.

Les experts-comptables sont souvent les interlocuteurs naturels pour externaliser la paie. Ils disposent de compétences sociales, juridiques et techniques, et ils peuvent aussi vous conseiller en droit social.

Ils sont généralement choisis par les TPE / PME de petites envergures puisqu’elles n’ont ni service comptabilité ni service des ressources humaines.

Ainsi, elles chargent le cabinet d’expertise comptable de la comptabilité de la société et de la paie des salariés.

Les logiciels de paie sont souvent utilisés pour une externalisation partielle afin de garder la main sur les données.

Ces logiciels ont l’avantage d’automatiser le calcul des paies et des charges, l’édition des bulletins de salaire et l’envoi des déclarations aux organismes sociaux.

Certains prestataires ou entreprises se sont spécialisés dans la gestion de la paie.

Ces gestionnaires de paie indépendants proposent un fonctionnement et des prestations similaires à un cabinet comptable.

L’avantage est que ce sont des experts dans le domaine et qu’ils peuvent s’être spécialisés dans un secteur d’activité précis. Par ailleurs, le service est davantage personnalisé et souvent moins onéreux.

Le coût de la paie externalisée varie en fonction du volume de bulletins à traiter, du niveau d’externalisation et de la complexité du secteur.

Le prestataire propose souvent un prix au bulletin ou un forfait avec des prestations supplémentaires, telles que :

• la rédaction des contrats de travail ;
• l’envoi des déclarations sociales ;
• le recrutement de salariés ;
• des conseils en droit social.

Qonto est une solution de gestion des dépenses qui a pour objectif de vous faire gagner du temps.

L’intégration Qonto x PayFit vous permet notamment d’automatiser le processus de paie grâce à la création de comptes multiples et aux virements groupés.

En pratique, les informations nécessaires à l’exécution des virements des salaires seront communiquées à PayFit afin que vous puissiez payer tous vos salariés en quelques clics seulement.

Rassurez-vous, le fonctionnement de cette intégration est totalement sécurisé : vos identifiants ne seront jamais transmis et toutes les données profiteront d’un chiffrement.

Une fois les virements effectués, votre historique de transactions sera automatiquement mis à jour sur votre interface Qonto pour un meilleur suivi en temps réel.