Vous accueillez dans votre entreprise votre premier salarié, mais vous ne savez pas comment faire pour gérer la paie ? Nos amis de chez PayFit ont pris le temps de nous éclairer sur le sujet. Voici, ci-dessous, toutes les étapes pour réussir votre première paie.
Sommaire
Étape 1 : Rassembler les informations nécessaires
Étape 1 : Rassembler les informations nécessaires
Avant de réaliser la fiche de paie, il est important de rassembler toutes les informations nécessaires et notamment celles relatives :
- à l’entreprise ;
- à l’identité du salarié ;
- à la rémunération.
Le contrat de travail fait apparaître un certain nombre de ces données telles que le salaire, le coefficient de salaire, les avantages en nature (titre transports, tickets, restaurants, etc.), les primes, etc. D’autres particularités peuvent également avoir un impact sur le salaire et par conséquent sur la réalisation de la fiche de paie. C’est le cas par exemple, si le salarié a effectué des heures supplémentaires, ou s’il a été absent.
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Étape 2 : Faire le bulletin de paie
Étape 2 : Faire le bulletin de paie
Le bulletin de paie est un document qui doit être obligatoirement remis au salarié au moment du paiement du salaire. Il doit être remis à tous les salariés de l’entreprise, quel que soit le type ou la durée du contrat de travail.
La réalisation du bulletin de paie est une étape importante, car elle regroupe des informations à la fois sur l’employeur, le salarié et la rémunération.
Le contenu du bulletin de paie est strictement prévu par la loi. Voici les principales mentions obligatoires :
- mentions relatives à l’identité de l’employeur : nom et adresse de l’employeur, code APE ou NAF, numéro de SIRET ;
- mentions relatives à l’identité du salarié : nom prénom, adresse, convention collective applicable, emploi, classification ;
- mention relative au salaire : rémunération brute, rémunération nette, date de paiement, période et nombre d’heures travaillées, date de congé,… ;
- mentions relatives aux cotisations et contributions sociales : montant et assiette de cotisations et contributions sociales à la charge de l’employeur et du salarié, montant des cotisations de protection sociale, montant des exonérations et exemptions de cotisations sociales,... ;
- autres mentions : mention incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée.
Pensez à vérifier que le bulletin de paie contient toutes les mentions obligatoires avant de le transmettre au salarié.
Étape 3 : Le paiement du salaire
Étape 3 : Le paiement du salaire
Au moment du paiement du salaire, vous devez remettre au salarié un bulletin de paie. Depuis 2017, la remise du bulletin doit s’effectuer par voie électronique, on parle plus communément de bulletin de paie en ligne. Le salarié peut toutefois s’y opposer, et demander la remise du bulletin de paie en main propre ou par voie postale. Le paiement du salaire est réglementé par le code du travail. L’employeur doit effectuer le versement du salaire en respectant les règles de périodicité et les moyens de paiement prévus à cet effet.
Voici les trois règles à respecter :
- le paiement du salaire doit être effectué tous les mois (sauf si le salarié n’est pas mensualisé) ;
- le paiement peut s’effectuer par chèque, virement ou espèce (le paiement espèce n’est possible seulement si le salarié le demande et que le salaire est inférieur à 1 500 €) ;
- aucune date ne vous est imposée pour effectuer le versement du salaire. Mais attention, lorsque vous avez déterminé la date de paiement, vous devez respecter cette date tous les mois.
Étape 4 : Effectuer la DSN
Étape 4 : Effectuer la DSN
La dernière étape du traitement de la paie est la déclaration des cotisations sociales par le biais de la Déclaration Sociale Nominative (DSN).
La DSN est un fichier que vous devez produire chaque mois. Cette déclaration permet de déclarer les salaires et payer les cotisations sociales des salariés. Elle a pour objectif de simplifier vos démarches déclaratives vis-à-vis de la Protection Sociale et de l’Administration.
La DSN repose sur la transmission dématérialisée, unique et mensuelle, des données issues de la paie et de signalements d’événements (maladie, arrêt de travail, fin de contrat, etc.). Si vous souhaitez être accompagné dans la gestion de votre première paie et éviter ainsi de prendre le risque d’effectuer la moindre erreur, sachez que vous pouvez tout à fait décider d’utiliser un logiciel de paie.
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ÉCRIT PAR
PayFit simplifie la gestion des salaires et les processus RH pour les PME. PayFit est une solution SaaS automatisée pour aider les RH à économiser du temps et de l'argent sur la gestion de leurs employés.
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