Les outils de gestion préférés des petites entreprises

Qui dit équipe, dit gestion administrative supplémentaire. Comment y passer le moins de temps possible ? Ces solutions RH vous sauvent la mise.

Établir et transmettre une fiche de paie à chaque salarié(e) au moment du versement de leur salaire est une obligation légale. Comment faire sans ressource RH dédiée, comme c’est le cas dans beaucoup de petites entreprises ? Il existe aujourd’hui des logiciels de paie en ligne qui vous permettent d’établir automatiquement les bulletins de salaires et automatiser les paiements des salaires, sans risquer de faire d’erreurs. Ils sont conformes à la réglementation.

L’outil recommandé : PayFit vous fait gagner du temps sur la gestion de la paie grâce à sa solution en ligne. Vous n’avez aucunement besoin d’être un(e) expert(e) de la paie pour l’utiliser. Le software est intuitif et vous guide pas à pas. Vos fiches de paie sont générées à la date de votre choix, automatiquement. Le logiciel prend également en charge la gestion des congés. Bonus : si votre compte pro est chez Qonto, vous pouvez payer les salaires directement depuis PayFit.

La mutuelle de santé d’entreprise, aussi appelée complémentaire de santé d’entreprise, est une obligation depuis 2016. Toutes les sociétés du secteur privé doivent en proposer une à leurs salarié(e)s et participer a minima à 50 % du prix des cotisations. Cette mutuelle d’entreprise protège les salarié(e)s et les dirigeant(e)s grâce à des garanties adaptées au profil de la structure. Elle complète les remboursements de frais de santé, en sus de la partie prise en charge par la Sécurité sociale.

L’outil recommandé : le monde de la complémentaire santé est complexe. Heureusement, des entreprises ont décidé de s’y attaquer pour le rendre simple et compréhensible. C’est le cas d’Alan. Fini, la paperasse et l’opacité. Vous comprenez enfin les garanties que vous offrez à vos salarié(e)s.

• Épargne salariale

On pense souvent que l’intéressement et les autres dispositifs d’épargne salariale et retraite sont réservés aux grands groupes. À tort. Les petites entreprises peuvent, elles aussi, utiliser ces mécanismes pour engager et récompenser leurs salarié(e)s.

L’outil recommandé : heureusement, pas besoin d’être un(e) spécialiste de l’épargne salariale pour la mettre en place. Epsor propose un processus 100 % en ligne, pour une épargne simple, personnalisée et responsable. Ils guident les salarié(e)s dans leurs choix d’investissement en fonction de leur profil et offrent des contenus d’éducation financière.

Les premiers SaaS présentés dans cet article concernent la gestion administrative d’une entreprise. Passons maintenant aux solutions opérationnelles pour simplifier votre travail et celui de vos équipes.

La planification et le suivi des projets sont deux éléments clés de la performance des entreprises. Et cela est pertinent aussi pour les PME. En mettant en place des processus précis pour suivre les tâches de vos salarié(e)s, vous obtenez une vue d’ensemble sur l’activité de votre structure, les difficultés éventuelles et le temps passé par projet. Vous constituez un historique précieux, qui sert de base de connaissances pour toute l’équipe.

Les outils recommandés : il existe pléthore de solutions pour gérer ses projets. Comment choisir ? Cela dépend notamment de votre préférence pour visualiser les projets, ainsi que de l’investissement que vous souhaitez y consacrer. Notion est un excellent outil, qui vous permet notamment de suivre vos projets, mais dont les capacités vont bien au-delà (bases de données partagées, stockage de documents, calendriers, etc). Vous pouvez même suivre le coût de chaque projet grâce à la connexion entre Qonto et Notion : générez des tableaux de bord financiers automatiquement dans Notion en récupérant vos transactions Qonto. Cela vous demandera un peu de temps en amont pour le personnaliser, mais vous aurez ensuite une solution de gestion de projet 100 % adaptée à votre entreprise. Deux autres outils sont bien connus sur la gestion de projet. Asana est un logiciel complet, clé en main, qui vous permet de décomposer les projets en tâches et sous-tâches et de les visualiser sous différentes formes (calendrier, chronologie, tableau, etc). Trello est une solution plus simple, qui permet de visualiser les tâches sous forme de tableau et de cartes.

Pour collaborer efficacement en équipe, rien de tel que des solutions qui vous permettent de partager des documents en ligne et de suivre les modifications en temps réel. Cela est plus efficace que d’envoyer un e-mail avec une pièce jointe et de se perdre ensuite dans les différentes versions. Avec les logiciels de collaboration en équipe en ligne, vous avez une source unique de vérité, toujours à jour.

Les outils recommandés : Google propose une suite SaaS collaborative pour travailler en équipe. Vous y trouvez les équivalences de Word, Excel et PowerPoint. Sur le drive partagé, vous pouvez construire une arborescence personnalisée de dossiers et sous-dossiers. Différentes autorisations d’accès peuvent être mise en place. Grâce à la connexion entre Qonto et Google, vous pouvez également dupliquer tous vos justificatifs ajoutés dans Qonto dans votre espace de stockage Google Drive. Ils sont importés automatiquement et déjà classés par date pour vous faire gagner du temps.

Notion est également un SaaS de collaboration très efficace, qui permet de centraliser dans un seul outil votre gestion de projet et vos documents de travail, comme nous l’évoquions précédemment.

• Logiciel de visioconférence

Plus qu’un simple appel, les solutions SaaS de visioconférence permettent de voir l’interlocuteur, mais aussi de présenter des documents lors de la discussion lorsqu’on est à distance.

Les outils recommandés : Slack intègre une fonctionnalité de visioconférence pour ses plans payants. Avec la suite Google Workplace, vous bénéficiez d’une solution de visio intégré : Google Meet. Si vous n’utilisez ni l’un ni l’autre, vous pouvez vous tourner vers Zoom.

Vous avez désormais une vue globale sur l’écosystème de softwares pour gérer efficacement votre entreprise en interne. Reste un pan crucial que nous n’avons pas encore abordé : la relation avec vos client(e)s.

Beaucoup de PME font l’impasse sur le CRM. Pourtant, c’est un outil qui vous permet de gagner un temps précieux dans la relation avec vos client(e)s. D’une part, vous retrouvez tous vos contacts au sein d’une seule plateforme. D’autre part, à chaque action (e-mail, appel, etc.), vous pouvez renseigner la fiche du contact. Vous obtenez un historique complet de votre relation avec votre client(e) ou prospect. C’est intéressant pour retrouver des informations rapidement et pour collaborer efficacement en équipe.

L’outil recommandé : Hubspot est un CRM accessible et simple d’utilisation. Au-delà de la gestion de vos contacts, vous pouvez également intégrer des briques marketing et commerciales en fonction de vos besoins.

Pour vos actions commerciales, vous pouvez avoir besoin d’envoyer des e-mails groupés à votre base de client(e)s ou prospects. Vous ne pouvez pas utiliser votre serveur de messagerie traditionnel : vos e-mails seraient considérés comme des spams.

Les outils recommandés : Mailchimp est l’une des solutions d’envoi d’e-mails les plus connues et efficaces. Si vous préférez choisir une start-up française, vous pouvez vous tourner vers Mailjet.