Comment automatiser la gestion de ses dépenses professionnelles ?

Toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité, sont amenées à réaliser des dépenses professionnelles. Ces dépenses sont très encadrées par la loi. Et malheureusement, il ne suffit pas de payer ses factures en temps et en heure pour être en règle. En effet, il faut aussi penser à récolter les justificatifs et à les archiver. Si l’achat a été avancé par un salarié, il faut réaliser une note de frais en bonne et due forme. Sans oublier, bien sûr, d’intégrer toutes ses dépenses à sa comptabilité. 

Heureusement, il existe aujourd’hui des solutions pour automatiser la gestion de ses dépenses professionnelles. Voyons ensemble les bonnes pratiques que vous pouvez mettre en place dans votre entreprise, dès aujourd’hui. 

La gestion des dépenses de l’entreprise est une mission fastidieuse et chronophage. Collecte des justificatifs, rédaction et traitement des notes de frais, transfert des pièces à votre comptable… Il faut penser à mille choses. Finalement, ces tâches sont sans grande valeur ajoutée et vous empêchent de vous concentrer sur des missions plus valorisantes et stratégiques. 

C’est un fait : la gestion des dépenses de l’entreprise coûte parfois (très) cher. D’abord, il y a les coûts de fourniture et d’impression. En effet, la plupart des entreprises continuent d’imprimer chaque document (devis, facture). Puis, il y a les frais d’archivage des pièces papier. Plus les dépenses sont nombreuses, plus il y a de paperasse. Alors forcément, il faut trouver une place pour tout organiser et archiver. 

Mais ce n’est pas tout : parfois, malgré tous les efforts de l’entreprise, il peut arriver que certaines pièces soient perdues. Or, en cas de contrôle de l’administration fiscale, il faut être en mesure de présenter tous les justificatifs nécessaires. Dans le cas contraire, l’entreprise risque un redressement fiscal et de payer de lourdes pénalités financières. 

Grâce à l'automatisation des dépenses professionnelles, les coûts sont drastiquement réduits, car : 

Gérer ses dépenses professionnelles implique d’établir des notes de frais 100 % conformes, avec toutes les données importantes comme le taux et le montant de la TVA, le montant total hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC), la date de la dépense, le type de dépense, etc. 

Ces erreurs involontaires impactent votre comptabilité. Et là encore, l’entreprise s’expose à des sanctions en cas de contrôle fiscal. 

L’automatisation de vos dépenses professionnelles vous aide aussi à gagner en fiabilité. En effet, les processus actuels permettent la détection automatique des données importantes, comme la TVA. 

Rappelons quelques règles légales pour bien comprendre l’importance de la dématérialisation des justificatifs. Lorsqu’un salarié réalise une dépense professionnelle avec sa carte personnelle, il doit obligatoirement remplir une note de frais pour pouvoir se faire rembourser. Chaque note de frais doit être accompagnée d’un justificatif. 

Dans tous les cas, chaque dépense professionnelle doit être justifiée. Pour être recevables, vos justificatifs doivent contenir des mentions spécifiques (prix HT et TTC, taux de TVA, etc.). Un ticket de carte bancaire n’est, par exemple, pas conforme, car il ne comporte pas toutes les mentions obligatoires. 

Grâce à la dématérialisation des justificatifs, les salariés n’ont plus besoin de conserver leurs reçus dans leur porte-monnaie. Il leur suffit de les photographier puis de les déposer sur une application dédiée. Bien entendu, les reçus sont certifiés à valeur probante. Autrement dit, ils sont 100 % conformes et ont la même valeur que les originaux papier. 

Tout le monde y trouve son compte car : 

Les salariés de l’entreprise sont parfois amenés à réaliser des dépenses professionnelles avec leur propre carte bancaire. Cette organisation n’est pas optimale car cela les oblige à rédiger une note de frais et d’attendre la fin du mois pour être remboursés. Pour éviter ces frictions, il est plus judicieux de leur attribuer un moyen de paiement adapté, comme une carte de paiement. Mais certaines entreprises sont réticentes à donner une carte à leur collaborateur car elles craignent de perdre le contrôle sur les dépenses. Cette inquiétude est légitime, mais il existe aujourd’hui des solutions pour donner de l’autonomie à vos équipes, en toute sécurité. 

La carte affaires (ou carte d’entreprise) est directement reliée aux comptes de l’entreprise. Elle permet aux salariés de régler les dépenses strictement réalisées dans le cadre de leur activité. 

Si par le passé, ce système a pu entraîner certaines dérives, la carte d’entreprise a aujourd’hui bien évolué. 

Aujourd’hui, certains comptes pro en ligne proposent des cartes entièrement paramétrables. Plafond de dépenses, limitation de son usage à certains jours ou à certaines plages horaires, restriction des paiements en ligne ou à l’étranger… Vous gardez une visibilité totale sur les dépenses de vos équipes. Vos employés, quant à eux, n’ont plus besoin d’avancer les frais. 

Peu répandue en France, la carte éphémère est pourtant très utile. 

C’est la solution idéale pour les collaborateurs qui réalisent très peu d’achats professionnels, et qui n’ont donc pas besoin de posséder une carte au quotidien. 

Vous connaissez désormais les clés et les outils pour automatiser la gestion de vos dépenses. Avec Qonto, vous pouvez mettre en place ces bonnes pratiques dans votre entreprise, dès aujourd’hui.