Comment automatiser la gestion de ses dépenses professionnelles ?

5 min

25 janvier 2023

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Toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité, sont amenées à réaliser des dépenses professionnelles. Ces dépenses sont très encadrées par la loi. Et malheureusement, il ne suffit pas de payer ses factures en temps et en heure pour être en règle. En effet, il faut aussi penser à récolter les justificatifs et à les archiver. Si l’achat a été avancé par un salarié, il faut réaliser une note de frais en bonne et due forme. Sans oublier, bien sûr, d’intégrer toutes ses dépenses à sa comptabilité.

Heureusement, il existe aujourd’hui des solutions pour automatiser la gestion de ses dépenses professionnelles. Voyons ensemble les bonnes pratiques que vous pouvez mettre en place dans votre entreprise, dès aujourd’hui.

Pourquoi automatiser la gestion des dépenses professionnelles ?

Pour gagner du temps

La gestion des dépenses de l’entreprise est une mission fastidieuse et chronophage. Collecte des justificatifs, rédaction et traitement des notes de frais, transfert des pièces à votre comptable… Il faut penser à mille choses. Finalement, ces tâches sont sans grande valeur ajoutée et vous empêchent de vous concentrer sur des missions plus valorisantes et stratégiques.

En automatisant la gestion de vos dépenses, vous gagnez un temps précieux. Vous pouvez être plus productif et consacrer votre énergie à des tâches plus essentielles, qui apportent une vraie valeur à l’entreprise.

Pour cela, vous pouvez utiliser un outil de gestion des notes de frais. Avec Qonto par exemple, vos salariés peuvent déposer leurs notes de frais en un instant et vous pouvez les rembourser dans un temps record. Grâce à cet outil, vous ne perdez plus de temps à rassembler les justificatifs de vos collaborateurs et à préparer manuellement le remboursement de leurs dépenses. Vous pouvez vous concentrer sur des tâches qui comptent vraiment.

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Pour réduire les coûts

C’est un fait : la gestion des dépenses de l’entreprise coûte parfois (très) cher. D’abord, il y a les coûts de fourniture et d’impression. En effet, la plupart des entreprises continuent d’imprimer chaque document (devis, facture). Puis, il y a les frais d’archivage des pièces papier. Plus les dépenses sont nombreuses, plus il y a de paperasse. Alors forcément, il faut trouver une place pour tout organiser et archiver.

Mais ce n’est pas tout : parfois, malgré tous les efforts de l’entreprise, il peut arriver que certaines pièces soient perdues. Or, en cas de contrôle de l’administration fiscale, il faut être en mesure de présenter tous les justificatifs nécessaires. Dans le cas contraire, l’entreprise risque un redressement fiscal et de payer de lourdes pénalités financières.

Grâce à l'automatisation des dépenses professionnelles, les coûts sont drastiquement réduits, car :

les pièces justificatives sont conservées au format numérique, ce qui limite les frais de stockage et d’impression ;
les notes de frais et les reçus peuvent ainsi être retrouvés en quelques clics. Vous limitez les risques de perte et donc de subir des pénalités financières lors d’un contrôle ;
vous avez une meilleure visibilité sur les dépenses de vos collaborateurs et sur le respect de vos budgets.

Pour limiter les erreurs

Gérer ses dépenses professionnelles implique d’établir des notes de frais 100 % conformes, avec toutes les données importantes comme le taux et le montant de la TVA, le montant total hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC), la date de la dépense, le type de dépense, etc.

Bien souvent, les entreprises réalisent leurs notes de frais manuellement. Il est alors fréquent de réaliser des erreurs de saisie, surtout lorsque le volume de dépenses est important.

Ces erreurs involontaires impactent votre comptabilité. Et là encore, l’entreprise s’expose à des sanctions en cas de contrôle fiscal.

L’automatisation de vos dépenses professionnelles vous aide aussi à gagner en fiabilité. En effet, les processus actuels permettent la détection automatique des données importantes, comme la TVA. Un atout pour simplifier la préparation de votre comptabilité.

Automatiser ses dépenses professionnelles en dématérialisant vos justificatifs

Rappelons quelques règles légales pour bien comprendre l’importance de la dématérialisation des justificatifs. Lorsqu’un salarié réalise une dépense professionnelle avec sa carte personnelle, il doit obligatoirement remplir une note de frais pour pouvoir se faire rembourser. Chaque note de frais doit être accompagnée d’un justificatif.

Avec Qonto, vos salariés peuvent déposer leurs notes de frais et les reçus associés sur leur application en quelques clics.

Dans tous les cas, chaque dépense professionnelle doit être justifiée. Pour être recevables, vos justificatifs doivent contenir des mentions spécifiques (prix HT et TTC, taux de TVA, etc.). Un ticket de carte bancaire n’est, par exemple, pas conforme, car il ne comporte pas toutes les mentions obligatoires.

Grâce à la dématérialisation des justificatifs, les salariés n’ont plus besoin de conserver leurs reçus dans leur porte-monnaie. Il leur suffit de les photographier puis de les déposer sur une application dédiée. Bien entendu, les reçus sont certifiés à valeur probante. Autrement dit, ils sont 100 % conformes et ont la même valeur que les originaux papier.

Tout le monde y trouve son compte car :

le comptable ne perd plus de temps à faire la chasse aux reçus ;
l’entreprise dispose de tous les justificatifs nécessaires, à portée de main, et peut faire face à un contrôle fiscal en toute sérénité ;
les salariés, s’ils ont avancé les frais, sont remboursés dans les temps.

Le saviez-vous ? Pas besoin d’utiliser un logiciel complexe et sophistiqué pour dématérialiser vos justificatifs. Chez Qonto, vous pouvez déposer votre reçu sur votre espace, en un clic. Vous venez de faire un achat sur internet ? Transférez-nous votre facture par e-mail et nous nous chargeons de l’associer à la bonne transaction. Vous n’avez rien de plus à faire. Avec Qonto, vous bénéficiez également de la détection automatique de la TVA. Un outil très précieux pour vous aider à préparer votre comptabilité sereinement et limiter les erreurs liées à la saisie des données.

Automatiser ses dépenses professionnelles en octroyant des moyens de paiement adaptés à ses collaborateurs

Les salariés d’une entreprise doivent parfois utiliser leur carte bancaire personnelle pour réaliser des dépenses professionnelles. Dans ce cas, ils doivent établir des notes de frais que vous pourrez toutefois automatiser en adoptant un outil de gestion adapté.

Pour limiter le flux des notes de frais, vous pouvez aussi attribuer une carte de paiement professionnelle à vos salariés, un atout pour donner de l’autonomie à vos équipes. Le tout, de manière sécurisée.

La carte de paiement paramétrable

La carte affaires (ou carte d’entreprise) est directement reliée aux comptes de l’entreprise. Elle permet aux salariés de régler les dépenses strictement réalisées dans le cadre de leur activité.

Si par le passé, ce système a pu entraîner certaines dérives, la carte d’entreprise a aujourd’hui bien évolué.

Aujourd’hui, certains comptes pro en ligne proposent des cartes entièrement paramétrables. Plafond de dépenses, limitation de son usage à certains jours ou à certaines plages horaires, restriction des paiements en ligne ou à l’étranger… Vous gardez une visibilité totale sur les dépenses de vos équipes. Vos employés, quant à eux, n’ont plus besoin d’avancer les frais.

Le saviez-vous ? Chez Qonto, toutes nos cartes, qu’elles soient physiques ou virtuelles, sont entièrement paramétrables. Elles sont reliées à votre application web et mobile, pour un suivi des dépenses en temps réel.

La carte de paiement éphémère

Peu répandue en France, la carte éphémère est pourtant très utile.

Spécialement conçues pour les dépenses ponctuelles, elles sont utilisables pour une durée limitée, généralement pour un seul achat. Après cet achat, la carte expirera automatiquement.

C’est la solution idéale pour les collaborateurs qui réalisent très peu d’achats professionnels, et qui n’ont donc pas besoin de posséder une carte au quotidien.

Le saviez-vous ? Chez Qonto, nos cartes éphémères sont entièrement paramétrables : vous pouvez définir un plafond de dépenses et une date d’expiration. Elles peuvent ainsi être utilisées pour réaliser plusieurs achats ponctuels, sur une durée limitée. Elles sont par exemple très utiles dans le cadre de voyages ou déplacements.

Vous connaissez désormais les clés et les outils pour automatiser la gestion de vos dépenses. Avec Qonto, vous pouvez mettre en place ces bonnes pratiques dans votre entreprise, dès aujourd’hui.