Forfait kilométrique : comment ça marche ?

De nombreux salariés sont amenés à se servir de leur véhicule personnel au sein de leur entreprise. Les déplacements professionnels réalisés engagent des frais qui doivent être remboursés par l’employeur, via le versement d’un forfait kilométrique. Dans quels cas cette indemnité est-elle versée ? Comment est-elle calculée ? Comment optimiser la gestion des déplacements professionnels de ses employés ? Qonto vous dit tout sur le forfait kilométrique : suivez le guide !

Le forfait kilométrique est une indemnité versée aux salariés qui réalisent des déplacements professionnels avec leur véhicule personnel.

Calculé à partir d’un barème fiscal imposé par les pouvoirs publics, il permet à l’entreprise de compenser les frais engagés par ses collaborateurs. Il dédommage ainsi les dépenses de carburant, l’usure du véhicule ou le coût de l’assurance auto annuelle notamment.

Plusieurs véhicules sont concernés par ce remboursement forfaitaire, à savoir :

• les voitures ;
• les deux-roues (scooters et motos) ;
• les vélos.

Un employé ne peut pas être dédommagé par le biais du forfait kilométrique pour des trajets effectués en transports en commun. Il pourra en revanche être remboursé sur la base des frais réels, après avoir présenté une note de frais accompagnée des justificatifs correspondants.

En principe, les trajets réalisés entre le domicile et le lieu de travail ne donnent pas droit au versement d’une indemnité kilométrique. L’entreprise doit prendre en charge au moins 50 % des abonnements de transports en commun souscrits par ses collaborateurs pour se rendre au travail.

En revanche, elle n’a pas l’obligation de couvrir les frais engagés par les employés qui se servent de leur voiture personnelle pour effectuer les trajets domicile-travail.

Dans certaines situations, l’employeur peut être contraint de les prendre en charge. C’est le cas lorsque :

• le salarié ne dispose pas de moyen de transports en commun à proximité de son domicile ;
• ses horaires de travail ne lui permettent pas d’en profiter.

S’il se trouve dans l’une de ces situations, l’employé doit prouver à son entreprise que l’usage de sa voiture personnelle est indispensable pour percevoir des indemnités kilométriques. De plus, il ne doit pas transporter un collègue qui est déjà indemnisé par son entreprise pour le même trajet.

Un employé qui se sert de son véhicule personnel dans le cadre d’un déplacement professionnel a droit à une indemnité kilométrique, quelle que soit la distance parcourue.

Le remboursement des frais kilométriques par l’employeur s’applique à tous les collaborateurs, indépendamment de leur statut ou de leur niveau de rémunération, comme :

• les dirigeants de l’entreprise ;
• les employés touchant le SMIC ;
• les bénéficiaires d’un contrat à temps plein, à temps partiel ou à mi-temps.

Le versement des indemnités kilométriques est conditionné à l’utilisation d’un véhicule personnel (voiture, moto ou scooter). Ce dernier doit nécessairement être immatriculé au nom du salarié.

Ainsi, l’utilisation d’une voiture de société dont l’entreprise est propriétaire ne donne pas droit à un remboursement via le forfait kilométrique.

Lorsque les conditions sont réunies, les collaborateurs qui ont engagé des frais de déplacement ont droit au versement d’indemnités kilométriques dont le montant est défini à partir de barèmes fournis par l’administration fiscale. Ces derniers varient en fonction du type de véhicule utilisé.

Voici le barème des frais kilométriques applicable aux voitures :

La méthode à suivre pour le calcul des frais kilométriques est simple. Il faut appliquer ce barème en fonction du véhicule utilisé et du nombre de kilomètres parcourus.

Pour une voiture de 6 chevaux fiscaux et 4 000 kilomètres parcourus, le calcul à effectuer est le suivant : 4 000 km x 0,631 = 2 524 euros.

Cette voiture est électrique ? Dans ce cas, l’employé a droit à une majoration de 20 % du montant calculé grâce à ce barème. Il bénéficie ainsi d’une indemnité de 2 524 x 1,2 = 3 028,80 euros.

Le barème applicable aux motos est le suivant :

Là encore, le calcul des indemnités kilométriques dont peut bénéficier le salarié est simple.

Voici un exemple à suivre :

Pour 4 000 kilomètres parcourus avec une moto de 5 chevaux fiscaux, l’entreprise doit verser une indemnité de (4 000 x 0,078) + 1 099 = 1 411 euros.

Enfin, voici le barème des frais kilométriques applicable aux scooters :

Si la distance parcourue est de 4 500 kilomètres, l’indemnité kilométrique que peut percevoir l’employé est de (4 500 x 0,07) + 458 = 773 euros.

Depuis 2016, les collaborateurs qui se rendent sur leur lieu de travail à vélo ont droit au versement d’indemnités kilométriques. Aujourd’hui intégré dans le « forfait mobilités durables », ce dispositif permet à l’entreprise de participer aux frais des salariés qui utilisent un vélo classique ou électrique pour effectuer leurs trajets domicile-travail.

Ce remboursement s’effectue dans la limite de 700 euros par salarié chaque année. L’employeur n’est pas obligé de verser une indemnité kilométrique vélo à ses collaborateurs. Elle présente néanmoins un avantage pour l’entreprise puisqu’elle n’est pas soumise au paiement des cotisations sociales.

Lors de sa déclaration d’impôt, le salarié doit déclarer ses frais kilométriques. Deux solutions s’offrent alors à lui. Il peut opter pour :

• la déduction forfaitaire de 10 % appliquée automatiquement par l’administration fiscale pour compenser les frais professionnels supportés ;
• la déduction de ses frais réels.

Opter pour la déduction des frais réels lui permet d’utiliser le barème kilométrique fourni par l’État. Pour cela, il doit renoncer à la déduction forfaitaire de 10 % et :

• lister l’ensemble des dépenses engagées dans le cadre professionnel ;
• s’assurer qu’elles sont toutes justifiées par une note de frais ;
• indiquer le montant total des frais professionnels dans sa déclaration de revenus.

La gestion des frais kilométriques et des indemnités correspondantes, et plus globalement des dépenses professionnelles, est une tâche importante mais chronophage. Elle nécessite le traitement de nombreuses notes de frais et peut être source d’erreurs pour l’entreprise.

Utiliser un logiciel de gestion des notes de frais comme Qonto est une première étape pour gagner du temps. En effet, vous n’avez plus à collecter les reçus et relancer vos salariés pour procéder au remboursement de leurs dépenses. Il vous suffit de valider les notes de frais qui ont été déposées par vos collaborateurs pour les rembourser instantanément.

Qonto a également développé un outil spécifique pour le calcul des indemnités kilométriques. Vos collaborateurs saisissent leur trajet ainsi que les caractéristiques du véhicule utilisé et une note de frais kilométrique est générée.

Vous pouvez aussi réduire le nombre de notes de frais à traiter en leur fournissant une carte de paiement professionnelle à vos collaborateurs. Avec Qonto, vos employés sont équipés de Mastercard leur permettant de réaliser des achats sans engager leurs fonds personnels. Vous avez la main sur les plafonds de paiement de chaque carte et pouvez autoriser ou non certains types de dépenses. Le tout, en temps réel.

Vous pouvez également suivre à tout moment l’évolution des frais professionnels engagés pour opérer un meilleur suivi des finances de votre entreprise. Des notes de frais aux transactions par carte, Qonto vous offre une vue à 360° et permet à vos collaborateurs d’être plus autonomes.

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