Gestion des dépenses professionnelles, quel outil choisir ?

Avec Qonto, bénéficiez d'un logiciel de gestion  flexible et facile à mettre en place au sein de votre entreprise. Gérez vos dépenses professionnelles n'aura jamais été aussi simple !

30 jours gratuits - Sans engagement

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200 000 clients nous font confiance

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Qonto, un outil de gestion simple et ouvert en quelques clics

Rapide

Une ouverture de compte 100% en ligne et rapide depuis votre ordinateur ou votre mobile.

Flexible

Un abonnement sans engagement, qui évolue en fonction des besoins de votre entreprise.

Simple

Un outil simple et facile d'utilisation pour une gestion de votre business sans prise de tête.

À l'écoute

Une équipe disponible 7 jours sur 7 pour répondre à vos questions et vous accompagner.

Comparez les logiciels en un clin d'oeil

Comparatif au 4 juin 2021

Spendesk

Mooncard

Soldo

Captio

Qonto

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Facilitez les dépenses de vos équipes

Type de carte bancaire

Carte de débit Mastercard

avec assurance

Carte prépayée

Carte de débit Visa

Carte de débit Mastercard

Cartes de paiement premium

Paiements par carte en EUR

Illimité

Illimité

Illimité

Illimité

Pas d'information

Paiements par carte

hors zone euro

Gratuit

avec la carte X

Pas d'information

3%

du taux de change par conversion

Pas d'information

Pas d'information

Rechargement de vos cartes sans immobilisation de trésorerie

Aucune immobilisation de trésorerie n'est nécessaire avec Qonto, les cartes sont directement liées à votre compte professionnel.

Google Pay / Apple Pay

Gestion des virements en équipe

Gagnez du temps en donnant la possibilité à vos équipes de pré-saisir les virements. Vous n'aurez plus qu'à les valider.

Cartes éphémères

Facilitez les dépenses de vos équipes

Type de carte bancaire

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Carte de débit Mastercard

avec assurance

Carte prépayée

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Cartes de paiement premium

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Paiements par carte en EUR

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Illimité

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Paiements par carte

hors zone euro

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Rechargement de vos cartes sans immobilisation de trésorerie

Aucune immobilisation de trésorerie n'est nécessaire avec Qonto, les cartes sont directement liées à votre compte professionnel.

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Aucune immobilisation de trésorerie n'est nécessaire avec Qonto, les cartes sont directement liées à votre compte professionnel.

Google Pay / Apple Pay

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Gestion des virements en équipe

Gagnez du temps en donnant la possibilité à vos équipes de pré-saisir les virements. Vous n'aurez plus qu'à les valider.

Gestion des virements en équipe

Gagnez du temps en donnant la possibilité à vos équipes de pré-saisir les virements. Vous n'aurez plus qu'à les valider.

Cartes éphémères

Cartes éphémères

Automatisez les tâches manuelles et répétitives

Certification et archivage des reçus après paiement

Vous pouvez jeter vos reçus papiers ! Les reçus digitalisés ont la même valeur que leur version originale papier grâce à la certification à valeur probante. Un simple scan vous couvre en cas de contrôle.

Connexion à votre outil comptable

Quickbooks, Acasi, Dougs, Ca compte pour moi, Clementine, et bien d'autres... Vous pouvez les connecter avec Qonto et toutes vos informations de transactions (reçus, montants et TVA) seront ajoutées automatiquement à votre outil comptable et synchronisées en temps réel.

Réconciliation bancaire simplifiée

Avec Qonto, pas besoin d’exporter les transactions de votre logiciel de dépenses pour les réimporter sur un compte bancaire classique. Toutes vos données sont déjà stockées et liées entre elles.

Paiements automatisés depuis PayFit et Pennylane

Avec les intégrations Qonto avec PayFit et Pennylane, automatisez le paiements des fournisseurs et des salaires.

Automatisez les tâches manuelles et répétitives

Certification et archivage des reçus après paiement

Vous pouvez jeter vos reçus papiers ! Les reçus digitalisés ont la même valeur que leur version originale papier grâce à la certification à valeur probante. Un simple scan vous couvre en cas de contrôle.

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Vous pouvez jeter vos reçus papiers ! Les reçus digitalisés ont la même valeur que leur version originale papier grâce à la certification à valeur probante. Un simple scan vous couvre en cas de contrôle.

Connexion à votre outil comptable

Quickbooks, Acasi, Dougs, Ca compte pour moi, Clementine, et bien d'autres... Vous pouvez les connecter avec Qonto et toutes vos informations de transactions (reçus, montants et TVA) seront ajoutées automatiquement à votre outil comptable et synchronisées en temps réel.

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Réconciliation bancaire simplifiée

Avec Qonto, pas besoin d’exporter les transactions de votre logiciel de dépenses pour les réimporter sur un compte bancaire classique. Toutes vos données sont déjà stockées et liées entre elles.

Réconciliation bancaire simplifiée

Avec Qonto, pas besoin d’exporter les transactions de votre logiciel de dépenses pour les réimporter sur un compte bancaire classique. Toutes vos données sont déjà stockées et liées entre elles.

Paiements automatisés depuis PayFit et Pennylane

Avec les intégrations Qonto avec PayFit et Pennylane, automatisez le paiements des fournisseurs et des salaires.

Paiements automatisés depuis PayFit et Pennylane

Avec les intégrations Qonto avec PayFit et Pennylane, automatisez le paiements des fournisseurs et des salaires.

Comprendre le comparateur de logiciels de gestion de dépenses professionnelles

Fournir un moyen de paiement à vos collaborateurs

Suivre en ligne l'ensemble des dépenses

Détecter la TVA sur les factures

Qonto, Spendesk ou encore Mooncard vous permettent de mettre à la disposition de vos équipes des cartes de paiement professionnelles. Pourquoi les utiliser ?

Ces cartes permettent à vos employés d'effectuer des dépenses professionnelles sans avancer d'argent personnel. Avec Qonto, vous pouvez fixer des plafonds de paiement et de retrait pour chacune des cartes et modifier ces permissions en temps réel. Recevez une notification dès qu'un paiement est effectué, demandez à vos employés de rattacher leurs justificatifs à leurs transactions directement dans l'application et visualisez quand vous le souhaitez les dépenses de vos équipes.

En leur fournissant des moyens de paiement, donnez plus d'autonomie à vos équipes tout en gardant la main sur vos finances. Vous avez peur que les cartes de paiement soient perdues ou volées ? Pour éviter ces problèmes, optez pour les cartes de paiement virtuelles. Ces cartes fonctionnent de la même manière que les cartes traditionnelles en assurant une sécurité supplémentaire.

Avec les cartes pros Qonto, quelle que soit leur forme, vous gagnez du temps pour vous concentrer sur l'essentiel !

Quel que soit le logiciel choisi, il vous permettra de consulter vos comptes professionnels sans devoir attendre 3 jours pour avoir une vue réelle de vos finances. Triez vos dépenses grâce à des labels personnalisés et ayez une vue complète des comptes de dépenses. Grâce à ces labels, vous pourrez identifier vos postes de dépenses les plus importants, la saisonnalité de certaines transactions ou encore leur répartition au sein des équipes.

Enfin, en liant vos cartes bancaires professionnelles à votre logiciel de gestion, vous aurez forcément une meilleure traçabilité des dépenses. En cas d'absence d’un reçu un ou d’une facture, vous saurez immédiatement à qui vous adresser pour obtenir la preuve due paiement.

Utiliser un outil de gestion financière vous permet d'avoir une vue d'ensemble sur vos dépenses, de les organiser au mieux mais également d'aller dans le détail de chacune des transactions en cas de doute.

Nombreux sont les logiciels qui vous permettent de prendre en photo un justificatif de paiement et de l'intégrer à votre logiciel. Pourquoi ? Cette fonctionnalité permet de gagner du temps sur la gestion des notes de frais. Chaque transaction est justifiée sans avoir à remplir de nombreuses  formalités.

Mais certaines applications vont encore plus loin !Avec Qonto, la TVA est détectée automatiquement sur les justificatifs. En scannant le document, le taux et montant de la TVA sont détectés, et après votre validation ils sont intégrés au logiciel pour préparer l’export vers la comptabilité. Votre expert comptable pourra donc récupérer automatiquement toutes ces données.

Comprendre le comparateur de logiciels de gestion de dépenses professionnelles

Fournir un moyen de paiement à vos collaborateurs

Qonto, Spendesk ou encore Mooncard vous permettent de mettre à la disposition de vos équipes des cartes de paiement professionnelles. Pourquoi les utiliser ?

Ces cartes permettent à vos employés d'effectuer des dépenses professionnelles sans avancer d'argent personnel. Avec Qonto, vous pouvez fixer des plafonds de paiement et de retrait pour chacune des cartes et modifier ces permissions en temps réel. Recevez une notification dès qu'un paiement est effectué, demandez à vos employés de rattacher leurs justificatifs à leurs transactions directement dans l'application et visualisez quand vous le souhaitez les dépenses de vos équipes.

En leur fournissant des moyens de paiement, donnez plus d'autonomie à vos équipes tout en gardant la main sur vos finances. Vous avez peur que les cartes de paiement soient perdues ou volées ? Pour éviter ces problèmes, optez pour les cartes de paiement virtuelles. Ces cartes fonctionnent de la même manière que les cartes traditionnelles en assurant une sécurité supplémentaire.

Avec les cartes pros Qonto, quelle que soit leur forme, vous gagnez du temps pour vous concentrer sur l'essentiel !

Suivre en ligne l'ensemble des dépenses

Quel que soit le logiciel choisi, il vous permettra de consulter vos comptes professionnels sans devoir attendre 3 jours pour avoir une vue réelle de vos finances. Triez vos dépenses grâce à des labels personnalisés et ayez une vue complète des comptes de dépenses. Grâce à ces labels, vous pourrez identifier vos postes de dépenses les plus importants, la saisonnalité de certaines transactions ou encore leur répartition au sein des équipes.

Enfin, en liant vos cartes bancaires professionnelles à votre logiciel de gestion, vous aurez forcément une meilleure traçabilité des dépenses. En cas d'absence d’un reçu un ou d’une facture, vous saurez immédiatement à qui vous adresser pour obtenir la preuve due paiement.

Utiliser un outil de gestion financière vous permet d'avoir une vue d'ensemble sur vos dépenses, de les organiser au mieux mais également d'aller dans le détail de chacune des transactions en cas de doute.

Détecter la TVA sur les factures

Nombreux sont les logiciels qui vous permettent de prendre en photo un justificatif de paiement et de l'intégrer à votre logiciel. Pourquoi ? Cette fonctionnalité permet de gagner du temps sur la gestion des notes de frais. Chaque transaction est justifiée sans avoir à remplir de nombreuses  formalités.

Mais certaines applications vont encore plus loin !Avec Qonto, la TVA est détectée automatiquement sur les justificatifs. En scannant le document, le taux et montant de la TVA sont détectés, et après votre validation ils sont intégrés au logiciel pour préparer l’export vers la comptabilité. Votre expert comptable pourra donc récupérer automatiquement toutes ces données.

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Gestion des frais, quelles erreurs éviter ?

Lors de la gestion des notes de frais, de nombreuses erreurs peuvent subvenir. Pour éviter de les accumuler et de risquer un redressement de la part de l'Urssaf certains comportements doivent être évités. Les deux premiers dangers sont l'absence de contrôle des dépenses ainsi que l'absence d'une méthodologie pour gérer les justificatifs de dépenses. Du premier danger résultera une hausse incontrôlée des dépenses et donc du budget et du second une incapacité à justifier les dépenses auprès de l'administration.

Pour gérer le premier cas, il est essentiel de fixer des plafonds de paiement à chaque équipe voire à chaque employé en fonction de son rôle. Qonto vous permet ainsi de fixer des plafonds par carte et d'établir des rôles différents en fonction des utilisateurs. Plus aucun dépassement de budget n'est à craindre.

Pour le second cas, il est primordial de fixer un processus clair et simple pour que chacun puisse communiquer ses justificatifs. Plus simple la tâche sera, plus grande sera la chance qu'elle soit effectuée. En utilisant des cartes professionnelles nominatives vous pourrez identifier rapidement les employés ayant oublié de joindre leurs justificatifs.

N'hésitez pas à établir une politique interne généralisée sur la gestion des dépenses et à la rappeler périodiquement à vos employés.

Logiciel de gestion et comptabilité, qu'est-ce que c'est ?

Les logiciels de gestion des dépenses permettent de faire la jonction entre vos finances et votre comptabilité. Concrètement comment ça marche ?

Tout d'abord, ces logiciels vous permettent de créer une vue comptable sur votre compte professionnel. Avec cette vue votre expert-comptable peut voir votre activité mais n'effectuer aucune action. Grâce à cela, il reste informé sur les actions en cours et aura directement accès à l'information recherchée. En plus de cela, depuis votre compte pro, il vous est possible d'effectuer un export des transaction. Une fois de pus, il s'agit de temps gagné pour votre expert-comptable.

A ce premier avantage s'ajoute celui de l'intégration comptable. En connectant votre compte pro avec votre application comptable, vous gagnez du temps et centralisez l'ensemble des informations. L'avantage principal d'un outil de gestion est donc d'automatiser l'ensemble des actions et de réduire le temps alloué à migrer les informations d'une personne à l'autre.