Gestion des dépenses professionnelles, quel outil choisir ?

Qonto, Spendesk ou encore Mooncard vous permettent de mettre à la disposition de vos équipes des cartes de paiement professionnelles. Pourquoi les utiliser ?

Ces cartes permettent à vos employés d'effectuer des dépenses professionnelles sans avancer d'argent personnel. Avec Qonto, vous pouvez fixer des plafonds de paiement et de retrait pour chacune des cartes et modifier ces permissions en temps réel. Recevez une notification dès qu'un paiement est effectué, demandez à vos employés de rattacher leurs justificatifs à leurs transactions directement dans l'application et visualisez quand vous le souhaitez les dépenses de vos équipes.

En leur fournissant des moyens de paiement, donnez plus d'autonomie à vos équipes tout en gardant la main sur vos finances. Vous avez peur que les cartes de paiement soient perdues ou volées ? Pour éviter ces problèmes, optez pour les cartes de paiement virtuelles. Ces cartes fonctionnent de la même manière que les cartes traditionnelles en assurant une sécurité supplémentaire.

Avec les cartes pros Qonto, quelle que soit leur forme, vous gagnez du temps pour vous concentrer sur l'essentiel !

Quel que soit le logiciel choisi, il vous permettra de consulter vos comptes professionnels sans devoir attendre 3 jours pour avoir une vue réelle de vos finances. Triez vos dépenses grâce à des labels personnalisés et ayez une vue complète des comptes de dépenses. Grâce à ces labels, vous pourrez identifier vos postes de dépenses les plus importants, la saisonnalité de certaines transactions ou encore leur répartition au sein des équipes.

Enfin, en liant vos cartes bancaires professionnelles à votre logiciel de gestion, vous aurez forcément une meilleure traçabilité des dépenses. En cas d'absence d’un reçu un ou d’une facture, vous saurez immédiatement à qui vous adresser pour obtenir la preuve due paiement.

Utiliser un outil de gestion financière vous permet d'avoir une vue d'ensemble sur vos dépenses, de les organiser au mieux mais également d'aller dans le détail de chacune des transactions en cas de doute.

Nombreux sont les logiciels qui vous permettent de prendre en photo un justificatif de paiement et de l'intégrer à votre logiciel. Pourquoi ? Cette fonctionnalité permet de gagner du temps sur la gestion des notes de frais. Chaque transaction est justifiée sans avoir à remplir de nombreuses  formalités.

Mais certaines applications vont encore plus loin !Avec Qonto, la TVA est détectée automatiquement sur les justificatifs. En scannant le document, le taux et montant de la TVA sont détectés, et après votre validation ils sont intégrés au logiciel pour préparer l’export vers la comptabilité. Votre expert comptable pourra donc récupérer automatiquement toutes ces données.