Prenez les bonnes décisions grâce aux tableaux de bord

Le reporting constitue l’un des principaux outils d’aide à la décision utilisés par les entreprises. En général, il prend la forme de tableaux de bord qui s’appuient sur les indicateurs clés de performance.

Les outils de reporting servent à simplifier cette étape avec une automatisation de la collecte des données et l’élaboration des rapports selon vos propres standards.

Ainsi, vous vous consacrez uniquement à l’analyse des rapports pour évaluer l’atteinte des objectifs et orienter votre stratégie.

Chaque entreprise s’appuie sur différents types de reporting pour sa prise de décision. Voici les reportings les plus classiques.

Reporting financier

Le reporting financier est probablement l’outil le plus connu, y compris par les novices du reporting. Son objectif consiste à analyser la performance et à évaluer la situation financière de l’entreprise.

En plus d’aider la direction dans sa prise de décision, cet outil de reporting est particulièrement apprécié par les investisseurs.

Reporting commercial

Le reporting commercial figure parmi les outils d’aide à la décision les plus couramment utilisés. En effet, il permet de créer un rapport sur l’activité commerciale de l’entreprise (chiffre d’affaires, marges, etc.).

Ces tableaux de bord fournissent des informations clés aux dirigeants pour orienter la stratégie commerciale à long terme. Par exemple, privilégier la production spécifique d’un article plutôt qu’un autre pour dégager plus de bénéfices.

Reporting RH

Le reporting RH aide le dirigeant pour la prise de décision qui touchent directement aux collaborateurs. Il permet de créer des tableaux de bord pour mieux évaluer le turnover ou le poids de la masse salariale.

Ce reporting s’avère également déterminant pour générer un rapport qui analyse les compétences professionnelles de vos salariés ainsi qu’un bilan social.

Reporting marketing

Le reporting marketing sert à mesurer l’impact des actions marketing mises en œuvre par l’entreprise (campagnes, génération de leads, etc.).

Son rôle consiste à donner une meilleure visibilité aux décideurs. Pour ce faire, il fournit une vue d’ensemble des résultats obtenus en compilant les données des différents outils de reporting comme :

✓ Google Ads ;
✓ Google Analytics ;
✓ Google Data Studio.

Basé sur vos indicateurs de performance, le tableau de bord constitue un excellent outil pour la gestion efficace de votre activité. En effet, les tableaux de reporting vous offrent la possibilité de comparer aisément les écarts entre les objectifs définis et les données réelles.

Par exemple, vous pouvez visualiser si vos coûts restent alignés avec votre prévisionnel de dépenses.

Ainsi, le tableau de bord devient l’allié du dirigeant pour sa prise de décision, car il le pousse à réfléchir aux mesures à mettre en œuvre pour améliorer les performances et combler d’éventuelles faiblesses.

De plus, un tableau de bord se lit beaucoup plus facilement que des rapports de plusieurs dizaines de pages. Sa présentation synthétique sous forme de graphiques ou de diagrammes permet une visualisation rapide des décisions à prendre en priorité.

Voici les différentes étapes pour créer un reporting financier avec Excel :

1.      Définissez l’objectif de votre rapport afin de sélectionner des indicateurs de performance cohérents avec votre projet.
2.      Récupérez les données indispensables pour créer votre tableau de bord sous Excel. Pour réduire les marges d’erreur, préférez l’extraction automatique des données.
3.      Préparez et analysez les données. Cette étape figure parmi les tâches rudimentaires d’un reporting, mais elle s’avère cruciale. En effet, une mauvaise préparation des données fausse le résultat de votre analyse.
4.      Mettez en forme votre reporting dans Excel pour communiquer les résultats de l’analyse des données à l’utilisateur final. N’hésitez pas à utiliser des couleurs pour mettre en évidence les points importants et des diagrammes et des graphiques pour rendre votre tableau de bord attrayant.

Malgré le nombre croissant de logiciels de business intelligence, également appelés outils de BI, Excel demeure l’un des outils de reporting les plus utilisés pour analyser des données et créer des tableaux de bord.

Préparer des rapports et des tableaux de bord pour analyser les performances d’une entreprise requiert de collecter et d’interpréter une très grande quantité de données.

Les outils de reporting présentent de multiples avantages pour les utilisateurs :

✓ gagner du temps ;
✓ limiter le risque d’erreurs ;
✓ disposer des données en temps réel ;
✓ automatiser les processus ;
✓ vérifier l’efficacité des stratégies mises en place.

De plus, un outil de reporting représente un véritable outil collaboratif au sein d’une entreprise. Cette solution permet de regrouper l’ensemble des données au sein d’une plateforme unique pour faciliter la communication interne.

Power BI de Microsoft, Zoho Analytics, Pentaho Business Analytics, EMASphere ou encore MyReport figurent parmi les meilleurs logiciels de business intelligence disponibles sur le marché français.

Voici les critères à prendre en compte pour choisir l’outil le plus adapté pour votre entreprise.

Évaluer les fonctionnalités proposées par l’outil de BI

Toutes les entreprises n’ont pas l’utilité d’opter pour un outil de reporting complet. En effet, le logiciel le plus adapté doit être en mesure de répondre à vos besoins actuels et futurs. En règle générale, 20 % des fonctionnalités seront spécifiques à votre entreprise et son activité.

Ne négligez pas certaines options, comme la création de rapports avec des champs personnalisés ou l’ajout de votre image de marque. Ainsi, vous pouvez aisément préparer des rapports à destination d’investisseurs ou d’autres entreprises de votre secteur d’activité.

Contrôler la simplicité d’utilisation

Pour tirer le meilleur de votre outil de reporting et vous permettre de prendre les bonnes décisions, votre logiciel doit avoir une interface agréable et simple à utiliser. Ainsi, l’équipe en charge de la collecte et de l’analyse des données gagne du temps pour la préparation des tableaux de bord.

Pensez également à la formation nécessaire pour que les utilisateurs soient en mesure de prendre en main l’outil de façon autonome assez rapidement.

Comparer le coût des différents logiciels de business intelligence

Comme pour toute décision, le prix du logiciel de reporting apparaît comme un critère déterminant. En effet, l’offre la plus adaptée doit impérativement respecter votre budget pour concrétiser votre projet.

Voici les tarifs des principaux outils de BI :

✓ 8,40 euros par mois et par utilisateur pour la version Pro de Power BI de Microsoft. Cette offre dispose de nombreuses fonctionnalités comme les tableaux de bord et les rapports partagés ;
✓ 22 euros par mois pour 2 utilisateurs avec l’offre Basique de Zoho Analytics. Cette version permet de générer des tableaux de bord et des rapports illimités et une synchronisation quotidienne de vos données ;
✓ sur demande uniquement pour Pentaho Business Analytics et EMASphere.

Notez que le prix du logiciel MyReport n’est également disponible que sur demande, il comprend le coût de la licence, les frais de déploiement de l’outil et la formation des utilisateurs.

Vérifier le niveau de sécurité des outils de reporting

Les données des entreprises sont des informations très sensibles et confidentielles. Par conséquent, vous devez impérativement choisir un logiciel de reporting qui maîtrise les enjeux de la cybersécurité de vos données.

Privilégiez une solution qui dispose d’une protection contre les cyberattaques et qui respecte les règlementations en vigueur sur la gestion des données.