Tout savoir sur le format de la facture électronique

La loi de finances pour 2024 prévoit l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France dès 2026. Afin de pouvoir vous préparer, le format de la facture électronique a été précisé. Le portail public de facturation acceptera trois formats : CII, UBL et mixte. Le format mixte comprend notamment le format Factur-X. Découvrez les spécificités de chaque format.

À l'instar d'autres pays de l'Union européenne, l’obligation de passer à la facturation électronique va toucher la France à partir de 2026.

Conformément à l’article 289 du Code général des impôts, une facture électronique est émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée. 

Par ailleurs, elle doit comporter un socle minimum de données sous une forme structurée conforme à la norme sémantique européenne EN19631.

La dématérialisation des factures passera donc par la création d’e-factures et leur transmission via une plateforme de dématérialisation :

• le portail public de facturation (PPF) ;
• une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ;
• un opérateur de dématérialisation (OD) travaillant avec le PPF ou une PDP.

Après une phase de transition, la dématérialisation des factures devrait vous permettre de réduire vos coûts de traitement des factures, de profiter de délais de paiement raccourcis et d’avoir une meilleure visibilité du cycle de vie des factures de vos clients et fournisseurs.

La facturation électronique est déjà en place pour les opérations avec l’État, les collectivités territoriales et les établissements publics.

La réforme sur les factures électroniques obligatoires devait entrer en vigueur le 1er juillet 2024. Toutefois, le calendrier a été reporté.

Dorénavant, toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA auront l’obligation d’émettre et de recevoir des e-factures pour leurs opérations BtoB sur le territoire français, c'est-à-dire les opérations entre professionnels, selon le calendrier suivant :

• 1er septembre 2026 : obligation de recevoir des e-factures pour toutes les entreprises et obligation d’émettre des e-factures pour les grandes entreprises et celles de taille intermédiaire ;
• 1er septembre 2027 : obligation d’émettre des e-factures pour toutes les entreprises.

La facturation électronique, ou e-invoicing, propose différents formats de facture électronique :

• le format non structuré : il prend la forme d’un fichier JPG ou PDF et doit faire l’objet d’une conversion pour respecter les normes de l’e-facturation ;
• le format structuré : il respecte les règles de l’échange de données informatisé (EDI) permettant un traitement automatique par les logiciels ;
• le format mixte : il reprend le format non structuré et le format structuré.

Ce sera la plateforme de dématérialisation choisie qui se chargera de la mise au bon format de la facture électronique.

La France a opté pour trois formats : CII, UBL et mixte.

Le format Cross Industry Invoice (CII) est un format structuré. Il s’agit d’une spécification technique utilisée pour créer la syntaxe de message susceptible d’être échangée au niveau mondial. Il concerne principalement les industries.

Le format Universal Business Language (UBL) est aussi un format structuré de facture électronique. Il est basé sur le format XML. Il fournit un modèle de données standard. Il est compatible avec de nombreux logiciels puisqu’il a été soutenu par plusieurs organisations internationales.

Le format mixte ou hybride est composé d’un fichier de données structurées au format XML et d’un fichier PDF. Il allie le traitement automatique par les logiciels et la lisibilité par les humains avec le fichier PDF. C’est la solution la plus simple à mettre en place et qui ne change pas réellement vos habitudes dans votre processus de gestion des factures.

Factur-X est un format hybride de e-facture qui a été mis en place par la France et l’Allemagne. Il contient donc un fichier PDF pouvant être lu par l’humain et un fichier XML pour le traitement automatique par les machines.

Le format Factur-X répond aux normes européennes et propose plusieurs profils de données afin de pouvoir s’adapter à chaque entreprise.

Le portail public de facturation et les plateformes de dématérialisation partenaires seront compatibles avec le format Factur-X.

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