Tout savoir sur le format de la facture électronique

Le 1er janvier 2020 a eu lieu une petite révolution au sein des services comptables et des directions financières des entreprises françaises. Depuis cette date, les entreprises travaillant pour le secteur public sont tenues d’envoyer leurs demandes de paiement à l’administration de manière dématérialisée. Cela se fait sur le portail public de facturation Chorus Pro.

L’ordonnance du 15 septembre 2021 a ensuite instauré la généralisation de cette obligation aux échanges interentreprises de type BtoB. Et, c’est en 2022 qu’un décret sur la facturation électronique en précise les modalités d’application et le calendrier de mise en oeuvre pour les entreprises du secteur privé. Entrons dans le détail de cette modification majeure de vos habitudes de facturation.

Vous êtes certainement déjà familier avec cette notion. Cependant, un rappel succinct est toujours le bienvenu. Aussi, voyons ensemble ce qu’induit l’élaboration puis l’émission d’une facture électronique.

L’e-invoicing : voici l’autre dénomination employée pour désigner la facturation électronique. Celle-ci est d’ailleurs reconnue par la DGFIP. À de rares exceptions près, l’émission de factures relatives aux transactions entre entreprises assujeties à la TVA sur le territoire français va devoir désormais intégralement passer par la voie dématérialisée.

Les conditions d’exécution de cette obligation de facturation électronique sont précisées dans l’article 289 bis du Code général des impôts. Ainsi, de la création du document à son remplissage, et jusqu’à son édition puis son envoi, tout se fera bientôt de manière dématérialisée. 

Attention : une facture papier émise sur carnet à souches puis scannée et convertie en PDF n’est pas considérée comme de l’e-invoicing par l'administration fiscale. 

Par ailleurs, l’ensemble des mentions légales en vigueur doivent apparaître au sein du document.

Dites adieu aux salles d’archivage débordant de paperasses ! 

Désormais, toutes les informations relatives à la facturation de votre entreprise seront stockées sur un serveur ou une plateforme de dématérialisation. Cela allège sensiblement la charge administrative, sans compter la réduction du coût d’émission de l’ensemble de ces documents. 

De plus, le risque de perte ou de mauvais classement des factures est significativement amoindri et la lisibilité des documents est accrue. 

Sans oublier que les entreprises gagnent en productivité en fluidifiant les relations avec leurs fournisseurs par un suivi en temps réel de l’acquittement des factures.

L’administration fiscale prévoit également d’exploiter cette avancée pour simplifier les déclarations de TVA, par le biais d’un pré-remplissage des formulaires. 

Elle souhaite aussi améliorer la lutte contre la fraude en simplifiant les contrôles. 

Enfin, l’e-invoicing sera exploité à des fins d’e-reporting : l’administration pourra ainsi obtenir un rapport sur les transactions qui n’ont pas fait l’objet d’une facture électronique (ventes BtoC par exemple).

Mi-2022, le gouvernement a annoncé une réforme significative de sa loi de finances concernant la facturation électronique. Celle-ci s’inscrit dans le prolongement de la directive européenne régissant les transactions effectuées entre différents pays d’Europe dans le cadre des marchés publics.

Ainsi, pour qu'une facture soit reconnue au format électronique, l’ensemble des actions de facturation relatives à la vente ou à l’achat de bien et de prestations de services doit être dématérialisé, depuis la génération jusqu’à l’envoi du document électronique.

Pas de panique : le calendrier d'application de la facture électronique prévoit une période de transition étalée sur plusieurs années. La réforme a balisé les différentes échéances pour une transition en douceur.

Depuis 2020

La loi établit que l’ensemble des entreprises et structures françaises assujetties à la TVA doit éditer, envoyer et réceptionner, des factures électroniques dans le cadre de leurs transactions avec les organismes publics (via le portail public Chorus Pro).

Dès le 1er septembre 2026

L’ensemble des entreprises françaises assujetties à la TVA devra pouvoir recevoir des documents de facturation dématérialisés. Leur émission devient obligatoire pour les grandes entreprises et les ETI.

Dès le 1er septembre 2027

Les TPE-PME seront soumises à l'obligation d'émission des factures électroniques.

Pour se mettre en conformité avec les nouvelles règles, les entreprises ont le choix :

• sélectionner une plateforme de dématérialisation privée reconnue par l’administration, aussi appelée PDP, pour Plateforme de Dématérialisation Partenaire.
• utiliser le Portail Public de Facturation, le PPF, a priori supporté par Chorus Pro ;
• opter pour un Opérateur de Dématérialisation (OD).

Trois types de formats coexistaient encore il y a peu. Cependant, dans l’objectif de gagner en productivité par l’automatisation d’un maximum d’opérations, l’utilisation du premier n’est plus autorisée depuis 2022.

C’est la facture classique, celle que l’on pouvait transmettre par mail jusqu’à récemment : un simple document enregistré en PDF ou en JPEG, reprenant une facture scannée ou exécutée sur un tableur. 

Elle est désormais à bannir de vos échanges commerciaux.

Ce système d’élaboration de documents est directement issu de l’EDI, ou Échange de Données Informatisé. 

Une application informatique dédiée permet la transmission directe d’informations entre entreprises. 

Cette application, en lien avec le logiciel de facturation, possède de nombreuses fonctionnalités dont la normalisation des champs à remplir dans une facture. 

Cette uniformisation de la manière de présenter les données offre un gain de temps inestimable sur l’élaboration des factures et une lisibilité parfaite de celles-ci, mais elle n’est pas visualisable facilement par un humain.

La Factur-X combine les avantages du PDF et de l’EDI. Ainsi, il peut y avoir un traitement manuel du fichier, étant donné que les informations importantes sont facilement visualisables par l’humain. 

En parallèle, son contenu a été rempli majoritairement de manière automatisée par le logiciel comptable, à partir d’un fichier XML. L’action est optimisée, tout en limitant les risques d’erreurs. 

De plus, l’authenticité du document est garantie par l’intermédiaire de la signature électronique. 

Enfin, son caractère hybride lui confère un caractère inaltérable, apprécié des services fiscaux.

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Vous l’aurez compris : l’automatisation des enregistrements comptables et la possibilité d’émettre et de recevoir facilement des factures sous format électronique sont de vrais atouts pour votre entreprise. 

Choisissez Qonto pour passer à la facturation électronique en toute simplicité. Notre outil permet d'émettre des factures conformes et nous sommes immatriculé en tant que PDP.