Tout savoir sur la facture EDI

L’Échange de Données Informatisées (EDI) se caractérise par le transfert de documents (devis, factures, bons de commande, etc.) entre des partenaires commerciaux et sous un format électronique standard. 

Cette méthode de transmission se développe de plus en plus et elle préfigure la généralisation de la facturation électronique qui va devenir réalité prochainement.

Grâce à son fonctionnement dématérialisé, la facture EDI permet de ne pas réaliser d’opération manuelle de l’édition au traitement de la facture. Mais comment fonctionne une facture EDI ? De quoi s’agit-il exactement ? Quels en sont les avantages ?

La facture EDI facilite la transmission directe de données de facturation entre des systèmes de gestion. Elle répond à un format normé et structuré et assure une sécurisation plus complète que les factures sous format papier. 

De fait, la facturation EDI facilite l’application du projet de facturation électronique.

Le fonctionnement d’une facture EDI répond à trois principes fondamentaux :

• la facture doit être transmise par un message EDI ;
• le message EDI doit prendre valeur légal d’une facture ;
• la facture EDI n’implique pas l’envoi d’une facture au format papier.

Cette méthode de dématérialisation des factures s’avère donc très efficace, tant pour les entreprises que pour les services de l’administration fiscale.

Pour l’heure, l’utilisation de factures EDI n’est pas encore obligatoire, mais les entreprises sont tenues de se préparer aux changements à venir.

Depuis le début d’année 2020, les entreprises françaises travaillant avec des donneurs d’ordre publics sont déjà dans l’obligation d’envoyer leurs factures au format électronique. Ces factures transitent par la plateforme Chorus Pro. 

Cependant, les transactions qui sont réalisées entre les entreprises ne sont pas encore toutes dématérialisées.

Cela va changer avec l’entrée en vigueur de la réforme qui prévoit l’obligation d’accepter les factures au format électronique dans les échanges entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA. La loi prévoit une mise en application de la réforme à partir du 1er septembre 2026.

La facture EDI correspond à l’une des méthodes d’édition et de sécurisation d’une facture au format électronique.

Toutefois, en plus de l’échange des données informatisées, l’État français prévoit d’autres solutions pour éditer une facture dématérialisée :

• la signature électronique ;
• la piste d'audit fiable (PAF) ;
• le format Factur-X.

La signature électronique consiste à signer un document de manière numérique avec un certificat électronique conforme eIDAS et RGS. La signature électronique peut ainsi authentifier un document.

La piste d'audit fiable (PAF) est une méthode qui permet à tout fichier numérique au format PDF d’être considéré comme une e-facture. 

Un prérequis est toutefois nécessaire : la facture doit pouvoir être authentifiée par une piste d'audit retraçant avec fiabilité les faits qui ont conduit à la génération de la facture (vente, livraison, commande).

Le format Factur-X désigne un format hybride ou mixte dans lequel une facture au format PDF/A3 dispose d’une signature électronique. Un fichier XML qui contient des données de facturation doit également avoir été incorporé à la e-facture.

Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à vouloir dématérialiser leurs documents commerciaux. L’émission de factures EDI s’impose comme un avantage, mais elle reste encadrée par la loi.

C’est l’article 289 du Code Général des Impôts qui régit l’émission des e-factures. Pour qu’un message EDI soit reconnu comme une facture légale, le fournisseur et le client doivent avoir un engagement mutuel pour leurs échanges de factures et d’avoirs au format EDI.

Aussi, le message EDI doit répondre à certaines exigences concernant les mentions de facturation obligatoires pour être valable. Il s’agit notamment des garanties suivantes :

• authenticité : l’émetteur de la e-facture doit pouvoir être identifié ;
• intégrité : le message EDI doit faire l’objet d’un archivage légal pour une durée de 10 ans ;
• lisibilité : les informations que contient le message doivent pouvoir être restituées de manière lisible.

Si le message EDI s’avère valable, il obtient alors la valeur de facture opposable à l’administration fiscale en cas de contrôle.

Pour que les données de facturation de l’entreprise soient transmises et intégrées dans les systèmes de gestion et d’information, le message EDI de la facture doit respecter certains standards. 

Ces derniers sont définis et régulièrement mis à jour par les organismes compétents. Il peut notamment s’agir de GS1 ou GALIA, mais les formats de facture EDI les plus utilisés sont EDIFACT, UBL 2.0 et XML.

Les factures électroniques peuvent ainsi transiter depuis leur émetteur jusqu’au récepteur par le biais de réseaux sécurisés Value Added Network (VAN) ou Réseaux à Valeur Ajoutée (RVA).

La facturation électronique est de plus en plus utilisée par les entreprises. Plus spécifiquement, la facture EDI consiste à faire de l’échange de données informatisées le mode d’envoi officiel des factures entre une entreprise et ses fournisseurs ou autres partenaires commerciaux. 

Plusieurs formats de messages EDI peuvent être utilisés lors de l’envoi des documents commerciaux : PDF, XML, Factur-X, EDIFACT, Odette, etc.

Pour répondre aux normes d’envoi de la facturation numérique, ces e-factures doivent suivre le processus suivant :

• édition de la facture par le programme de gestion de stock de l’émetteur : la facture doit contenir toutes les informations nécessaires et obligatoires ;
• conversion des données dans le format convenu par un convertisseur EDI ;
• transmission des données converties ;
• adaptation des données à la structure de données du destinataire après réception ;
• traitement de la facture EDI par le destinataire.

Nous le savons : la facture électronique deviendra obligatoire à partir du 1er septembre 2026 pour l'ensemble des factures reçues. Cette obligation s’accompagne de la transmission des données de facturation à l’administration fiscale : cela permet d’établir de manière plus efficace les prévisions de recette de TVA ainsi que les déclarations pré-remplies.

Notez que les factures au format électronique présentent de multiples atouts pour les entreprises :

• simplification des échanges internationaux ;
• renforcement de la sécurité des données ;
• gain de temps considérable ;
• réduction des coûts.

Le format EDI est basé sur des échanges qui sont réalisés entre différents langages de programmation. Il peut donc être lu et transmis par l’expéditeur et le destinataire par tous les protocoles de transport, ce qui facilite grandement les échanges à l’international.

Lorsqu’une facture fait l’objet d’un traitement manuel et non numérique, elle peut plus facilement faire l’objet d’erreurs courantes : erreurs de saisie, de doublon, de paiement, etc. 

Grâce à l’utilisation du format EDI, la saisie des factures est automatisée. 

Par conséquent, les erreurs éventuelles sont plus vite relevées avant d’être corrigées. La facture EDI confère ainsi davantage de sécurité lors du traitement des factures, mais également pour leur transmission.

Grâce à l’EDI, le temps de traitement de chaque document devient automatisé, ce qui représente un réel gain de temps pour les entreprises. 

En effet, les données qui sont relevées de l’application de gestion de stock de chaque partenaire commercial peuvent ainsi être appelées par le biais de l’EDI. 

Elles sont par la suite envoyées et traitées par le système de gestion du destinataire, et ce, en quelques secondes seulement. Il s’agit donc d’une automatisation efficace d’une tâche chronophage.

Le traitement d’une seule facture au format papier représente un coût de 14 euros pour une entreprise. 

En effet, les prix des enveloppes, des timbres, des frais d’envoi et des frais de réception de chaque facture représentent bien vite un surcoût qui peut être évité grâce à la dématérialisation des factures.

En somme, en plus d’être conforme à l’obligation de dématérialisation des factures qui entrera en vigueur en 2026, la facture EDI s’avère à la fois économique, efficace et plus sécurisée pour les entreprises.

L'outil de facturation proposé par Qonto vous permet d'éditer et d'envoyer vos factures au format Factur-X. Ainsi, vous anticipez l'entrée en vigueur de la facturation électronique dès maintenant.