Les 5 principaux avantages de la dématérialisation des factures

Recherche d’efficacité, conformité réglementaire avec la future réforme de la facturation électronique, volonté de simplifier et d’automatiser les circuits de facturation : les dirigeants de TPE et de PME ont plusieurs bonnes raisons de dématérialiser leurs factures. Découvrez quels sont les 5 principaux avantages de la dématérialisation avec Qonto.

Dans un contexte économique où chaque centime compte, optimiser les dépenses liées à la gestion des factures représente une première bonne raison de passer à la dématérialisation.

Cela permet de :

• diminuer les coûts directs ;
• profiter d’économies d’échelle ;
• réduire les erreurs et les coûts associés ;
• favoriser l’adaptabilité et la scalabilité.

La gestion traditionnelle des factures papier implique des coûts matériels et logistiques non négligeables : papier, encre, matériel d'impression, envois postaux, et espace de stockage.

Même si elles peuvent paraître modiques à l'unité, ces dépenses s'accumulent rapidement et pèsent lourd dans le budget d'une entreprise.

La dématérialisation élimine la majorité de ces coûts, en substituant le format papier par des fichiers électroniques qui circulent instantanément et sans frais à travers les systèmes informatiques.

En automatisant les processus de traitement des factures, les entreprises réduisent le temps et les ressources nécessaires pour gérer les entrées et sorties financières.

Cette automatisation favorise une allocation plus stratégique du personnel. Elle permet aux équipes comptables de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que l'analyse financière et la prise de décision stratégique.

Les erreurs de saisie, les retards de paiement et les litiges liés aux factures papier sont sources de coûts supplémentaires et de tensions avec les partenaires commerciaux.

En standardisant et en automatisant le processus de facturation, la dématérialisation réduit considérablement ces erreurs.

La flexibilité offerte par les systèmes de facturation électronique permet aux entreprises de s'adapter plus facilement à l'évolution des volumes d'activité, sans augmenter proportionnellement leurs coûts de gestion.

Que ce soit pour absorber une croissance rapide ou pour s'ajuster à des périodes plus creuses, la dématérialisation des factures est avantageuse pour les entreprises. Elles peuvent scaler plus facilement qu’avec un système traditionnel.

La transition vers la dématérialisation des factures est un avantage pour les entreprises qui gagnent en efficacité et en productivité.

Un gain qui se traduit par :

• une fluidité des relations avec les fournisseurs et le cabinet comptable ;
• un archivage plus efficace ;
• une intégration plus facile avec d’autres systèmes ;
• un gain de temps.

La dématérialisation facilite la circulation des factures au sein de l'entreprise, mais aussi avec les partenaires externes, comme les fournisseurs ou l’expert-comptable.

Les délais inhérents à la manipulation, à l'envoi et à la réception des documents papiers sont éliminés. La validation, le traitement et le paiement des factures peuvent donc se faire en temps réel.

Cette réactivité :

• améliore le cycle des comptes fournisseurs et clients, contribuant à une meilleure gestion de la trésorerie ;
• facilite la transmission des factures à l’expert-comptable.

La conservation des factures et des documents comptables sur des supports électroniques offre une solution d'archivage durable et peu encombrante.

Les archives papier peuvent se dégrader avec le temps ou être détruites. À l’inverse, les systèmes d’archivage électronique permettent de sécuriser les factures, assurant leur intégrité à long terme.

La recherche et la récupération des documents sont plus simples et plus rapides grâce au stockage électronique des factures. En effet, les systèmes de gestion électronique des documents (GED) offrent des fonctionnalités avancées de tri, de filtre et de recherche.

Cette accessibilité instantanée améliore non seulement la productivité des employés, mais assure également une meilleure réactivité face aux demandes d'audit et aux requêtes des clients ou fournisseurs.

Les solutions de dématérialisation s'intègrent harmonieusement avec :

• les logiciels de comptabilité (c’est par exemple le cas de Regate by Qonto, qui profite d’une intégration avec les outils de production comptable) ;
• les logiciels de gestion de la relation client (CRM) ;
• d'autres systèmes d'entreprise.

Ces intégrations créent un écosystème numérique cohérent. Elles éliminent le besoin de saisies multiples et favorisent un flux d'information automatique et sans erreur entre différents départements.

La dématérialisation des factures est avantageuse pour l’entreprise puisqu’elle libère les employés des tâches répétitives qui sont souvent à faible valeur ajoutée.

Elle permet une meilleure allocation du temps et des compétences vers des activités stratégiques, telles que :

• l'analyse financière ;
• la planification budgétaire ;
• la gestion des risques.

La dématérialisation des factures renforce également les relations avec les clients et les fournisseurs grâce à :

• davantage de transparence ;
• une réduction des délais de paiement.

Avec les systèmes de facturation électronique, les clients et les fournisseurs bénéficient d'un accès en temps réel aux factures et aux informations de paiement.

Cette transparence :

• facilite une compréhension commune des transactions effectuées ;
• réduit les malentendus ;
• favorise une communication ouverte.

Les factures dématérialisées peuvent être émises, reçues et traitées beaucoup plus vite que les factures papier, ce qui conduit souvent à des paiements plus rapides.

Cette réactivité améliore la trésorerie de l’entreprise. Elle peut également renforcer les relations commerciales, les fournisseurs étant particulièrement sensibles aux délais de paiement.

L'adoption de la facturation électronique permet de :

• sécuriser les données ;
• assurer la conformité réglementaire ;
• améliorer la traçabilité.

La dématérialisation des factures implique l'utilisation de plateformes sécurisées où les données sont cryptées, tant lors de leur stockage que de leur transfert. Ce niveau de sécurité protège les informations sensibles contre les accès non autorisés, les pertes de données et les fraudes.

Les systèmes de facturation électronique modernes intègrent également des mesures de sécurité telles que l'authentification multifactorielle et le contrôle d'accès basé sur les rôles. Ainsi, seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations pertinentes.

Les systèmes de facturation électronique facilitent la mise en conformité avec la réglementation en automatisant la génération, le stockage et la gestion des archives, conformément aux exigences légales.

La capacité à produire rapidement des documents et des historiques de transactions en cas de contrôle fiscal ou d'audit simplifie les processus de vérification.

De plus, les solutions de facturation électronique sont conçues pour être flexibles et évolutives. Elles peuvent être mises à jour rapidement pour s'adapter aux changements de réglementation.

La facturation électronique permet de tracer chaque facture, de leur création à leur paiement.

Cette traçabilité intégrale assure une transparence totale des transactions et peut s'avérer indispensable en cas de litige ou d'audit.

En optant pour des processus numériques, les entreprises ne participent pas seulement à la modernisation de leurs pratiques comptables : elles s'engagent également dans une démarche écoresponsable.

L'un des avantages de la dématérialisation des factures est la diminution drastique de l'utilisation de papier. En passant aux factures électroniques, les entreprises préservent ainsi les forêts et la biodiversité.

Une fois qu’elles ne sont plus utiles sur le plan comptable ou fiscal, les factures papier deviennent des déchets qui doivent être traités. Le passage à la facturation électronique élimine cette source de déchets.

Les entreprises qui adoptent la dématérialisation des factures alignent leurs pratiques sur les objectifs de développement durable (ODD) des Nations Unies. Notamment en ce qui concerne la gestion responsable des ressources et la réduction de l'impact environnemental.

Cet engagement peut renforcer leur responsabilité sociale d'entreprise (RSE) et améliorer leur image auprès des clients, des partenaires et des investisseurs soucieux de l'environnement.

De même, en démontrant les avantages concrets de la dématérialisation, les entreprises peuvent encourager une prise de conscience et un engagement plus larges en faveur de la durabilité.