Facturation des frais de déplacement au client : comment ça marche ?

Lorsqu’il travaille pour ses clients, un entrepreneur fournit des prestations de service ou vend des produits. Il engage souvent des frais en son nom pour accomplir sa mission, notamment s’il réalise des déplacements professionnels. Des frais qu’il peut facturer à sa clientèle. Explications.

Si vous êtes entrepreneur, et notamment artisan, vous vendez des produits ou vous offrez des prestations de service. Parfois au sein de vos locaux ou de votre atelier, mais aussi au domicile d’un client ou sur des chantiers. Lorsque vous vous rendez sur un lieu différent de votre lieu de travail habituel, vous engagez des frais de déplacement.

Ces derniers regroupent toutes les dépenses effectuées dans le cadre d’un déplacement comme :

• les billets de transports en commun (train, avion, etc.) ;
• les frais kilométriques ;
• les trajets réalisés en taxi ;
• les frais de stationnement et de carburant ;
• les nuits passées à l’hôtel.

L’ensemble de ces dépenses peut présenter un coût important pour votre entreprise. Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, la facturation des frais de déplacement au client est alors intéressante. Elle limite l’impact de ces dépenses sur votre rentabilité.

L’absence de cette refacturation constitue néanmoins un argument commercial attractif. En effet, les clients peuvent justement faire appel à vos services car, contrairement à la concurrence, vous n’appliquez aucun frais de déplacement dans vos prix.

De même, facturer vos frais professionnels de déplacement n’est pas toujours adapté si vous évoluez dans un périmètre géographique restreint. Cela peut également compliquer inutilement la gestion de votre comptabilité.

Si vous décidez de facturer les frais de déplacement, veillez à les calculer correctement. Vous ne devez pas entamer la rentabilité de votre chantier, c’est un fait. À l’inverse, le montant des frais de déplacement facturé ne doit pas rebuter de potentiels clients.

Bien souvent, les entreprises qui ne facturent pas les frais de déplacement au client reportent le coût de ces dépenses sur le montant total de la facture. Un acte qui peut profiter à une concurrence plus transparente.

Pour gérer efficacement vos frais professionnels et limiter leur impact sur votre trésorerie, il est essentiel de bien organiser la gestion de vos finances. En optant pour une compte en banque pour les artisans, vous bénéficiez d’outils adaptés à votre activité pour suivre vos dépenses et vos recettes de manière claire et simple. Cela vous permet non seulement de mieux gérer les frais de déplacement, mais aussi d'optimiser l'ensemble de la gestion financière de votre entreprise artisanale.

Il existe deux méthodes pour calculer le montant des frais de déplacement à facturer au client. Quel que soit votre choix, la méthode utilisée devra être la même pour tous.

L’application d’un forfait est la solution la plus simple pour facturer les frais de déplacement au client. Cette méthode consiste à définir un montant fixe pour indemniser vos déplacements qui s’appliquera à tous vos clients, qu’ils soient situés à 20 km ou à 60 km de votre lieu de travail.

La tarification au forfait est libre. Elle n’est pas régie par des règles légales. Autrement dit, vous pouvez définir le montant de votre choix dans la mesure où vous restez dans les tranches de tarifs pratiqués par la concurrence. Vous risquez en effet de perdre du chiffre d’affaires en fixant un prix trop élevé.

Par exemple, vous pouvez établir un forfait de :

• 25 euros pour couvrir vos frais de déplacement, applicable que la prestation ait lieu à 20 km ou à 70 km de votre lieu de travail ;
• 15 euros jusqu’à 20 km de distance +10 euros par tranche de 20 km supplémentaires.

Le forfait est une solution juste puisqu’il s’applique à tous de la même manière. De plus, il est avantageux si la zone de déplacement est limitée et que vos clients sont situés à proximité de votre lieu de travail.

L’entreprise peut aussi facturer les frais de déplacement au client au réel. Dans ce cas, vous devez calculer vos frais kilométriques sur la base d’un barème fixé par l’administration fiscale. Ce barème couvre :

• les dépenses de carburant ;
• les frais de réparation et d’entretien ;
• les cotisations d’assurance ;
• la dépréciation du véhicule.

Le calcul des frais kilométriques prend en compte :

• le nombre de kilomètres parcourus ;
• la puissance fiscale du véhicule.

Voici par exemple le barème applicable aux voitures :

Cette technique de calcul des frais de déplacement est plus juste pour votre entreprise puisqu’elle prend en compte vos déplacements réels. Elle est toutefois plus chronophage.

Si vous facturez des frais de déplacement au client, vous devez l'avertir en les intégrant au devis, quel que soit le mode de calcul choisi. Puisque le devis vaut contrat de vente, l’ensemble des frais doivent y être intégrés. Une ligne spécifique dédiée aux frais de déplacement professionnel doit y figurer.

Le devis ne mentionne pas la facturation de vos frais de déplacement ? Dans ce cas, le client peut refuser de dépenser plus que le montant figurant sur le devis initial.

Si vous décidez de facturer les frais de déplacement à partir du kilométrage effectué, vous devez les estimer au plus juste pour éviter toute mauvaise surprise au client.

Que se passe-t-il si les frais engagés sont finalement plus importants que prévu ? Pensez à prévenir votre client au plus vite. Proposez-lui aussi un avenant au devis pour mentionner le dépassement des frais avant d’engager des dépenses supplémentaires.

Pour obtenir le remboursement des frais de déplacement, vous devez rédiger une facture et la transmettre à votre client. Établi en votre nom, ce document indique :

• le montant de la prestation de service ou des produits vendus ;
• la somme liée aux frais de déplacement.

L’entreprise peut aussi établir une facture spécifique pour facturer uniquement les frais de déplacement au client.

Cette facture diffère de la note de débours qui doit être établie lorsque vous engagez des dépenses pour le compte de vos clients. Cette dernière est établie au nom du client et présente :

• le montant correspondant à la prestation de service ou aux produits vendus ;
• la somme relative aux dépenses engagées au nom de votre client.

Sauf si votre entreprise n’est pas soumise à la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA), la facturation des frais professionnels de déplacement doit inclure la TVA.

Cette taxe ne s’applique toutefois que si vous avez opté pour l’indemnisation forfaitaire. En effet, la TVA ne s’applique pas sur le barème kilométrique mis à disposition par l’administration fiscale.

À la différence des entrepreneurs en SAS, en SASU ou en SARL par exemple, un micro-entrepreneur ne peut pas déduire ses frais de déplacement de son résultat imposable. Il peut néanmoins les facturer à son client.

Dans ce cas, le remboursement des frais de déplacement intègre le chiffre d’affaires de votre auto-entreprise, qui augmente donc artificiellement. 

Contrairement aux autres formes d’entreprise, vous payez des cotisations sociales et des impôts sur la somme perçue pour l’indemnisation de vos frais de déplacement.

De plus, les micro-entrepreneurs ne sont pas soumis à la TVA en principe. Vous ne pouvez donc ni la récupérer, ni l’appliquer sur la facturation de vos frais de déplacement.

Une solution vous permet toutefois de limiter l’impact de ces dépenses sur votre chiffre d’affaires : la note de débours. En dehors de vos frais kilométriques, l’ensemble de vos frais de déplacement peuvent ainsi être facturés au nom de votre client afin que les débours n’entrent pas dans le calcul des cotisations sociales.

Pour mieux gérer ces aspects financiers, il est important de choisir un compte bancaire adapté à votre statut. Si vous êtes micro-entrepreneur, l’ouverture d’un compte bancaire pour les micro-entreprises peut faciliter la gestion de vos frais de déplacement et de vos débours. Pour les entrepreneurs sous d’autres statuts, comme la SAS ou la SARL, un compte pro en ligne pour SASU ou un compte pro pour SARL vous permettra de suivre vos finances avec plus de souplesse et d'optimiser vos déclarations fiscales.

Pour éviter des dépenses importantes et accroître votre rentabilité, il est essentiel d’obtenir le remboursement des frais professionnels avancés dans l’exercice de votre activité. Bien qu’elle soit indispensable, cette tâche n’en est pas moins très chronophage.

Comment gagner du temps sans perdre d’argent ? En utilisant l’outil de facturation Qonto. Notre solution vous permet en effet de générer des factures électroniques, de les envoyer à vos clients, de suivre leur statut et d’encaisser plus rapidement.

Vous pouvez également visualiser et traiter vos factures fournisseurs au sein d’une même plateforme.

Bien sûr, vos factures sont personnalisées avec votre logo et profitent d’un design soigné, reprenant la charte graphique de votre entreprise. Avec Qonto, vous offrez également une expérience de paiement inédite au client qui accède à une page de paiement dédiée et peut effectuer ses règlements en toute simplicité.

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