![66ace70d712b57335f294158 Post Cover Purple [Remboursement frais kilométriques comment ça marche]](https://qonto.com/blog/images/asset/25041/image/xl_avif-f6b91cc70d48233ab38bcf94e893aa9e.avif)
Selon un sondage IFOP réalisé en 2020, 76 % des salariés français utilisaient leur véhicule pour se rendre sur leur lieu de travail et seulement 17,7 % d’entre eux bénéficiaient d’un véhicule de fonction ou de service qui est mis à leur disposition directement par l’entreprise.
Pour tous les autres, les frais kilométriques peuvent s’appliquer selon des critères et des caractéristiques précises.
Est ce que vous pouvez bénéficier de cet avantage ? On vous aide à y voir plus clair.
Les frais kilométriques, appelés aussi indemnités kilométriques, peuvent être utilisés par tous les salariés sans limitation de salaire.
Mais concrètement, qu’est-ce que c’est ?
Les salariés qui utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de leur activité professionnelle, perçoivent de leur entreprise des indemnités kilométriques : celles-ci sont calculées selon le barème défini par l’administration fiscale.
Les déplacements professionnels qui ouvrent droit à la mise en place de frais kilométriques sont notamment : les visites chez des clients, les livraisons de produits et les trajets de prospection.
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La barème des frais kilométriques a été mis en place pour compenser les dépenses liées aux véhicules, et notamment son usure. Plusieurs types de dépenses sont concernées :
L’article 83 du Code général des impôts (CGI) précise que les frais de péage et de stationnement ainsi que les intérêts d’emprunt, quant à eux, ne peuvent pas être pris en compte dans le barème de calcul.
Les indemnités kilométriques concernant à la fois :
Au moment de la déclaration d’impôts sur les revenus, les salariés bénéficient automatiquement d’une déduction forfaitaire de 10% des revenus imposables.
Toutefois, les personnes qui estiment avoir dépensé plus pour leurs frais de transports, peuvent opter pour 2 solutions :
Pour en bénéficier, le salarié doit utiliser son véhicule personnel d’un point de vue fiscal. Concrètement il peut s’agir du véhicule personnel du salarié, du véhicule de son conjoint ou de l’un des membres de son foyer fiscal, qu’ils soient propriétaires, copropriétaires ou locataires du véhicule.
L’Urssaf, indique que c’est à l’employeur de justifier que les déplacements professionnels sont réels et quel est le nombre exact de kilomètres parcourus.
Le salarié bénéficiant de ces indemnités kilométriques doit attester qu’il ne transporte pas dans son véhicule une autre personne de la même entreprise bénéficiant aussi de ces indemnités.
Tous les véhicules motorisés sont concernés par les frais kilométriques : les véhicules automobiles, les cyclomoteurs, les vélomoteurs, les scooters et les motocyclettes.
Pour les véhicules à énergie thermique, le barème est calculé en fonction de la puissance du véhicule. Le barème s’étend pour des véhicules entre 3 CV fiscaux et 7 CV fiscaux, si le véhicule dépasse 7 CV fiscaux, l’indemnité sera plafonnée.
Pour les véhicules à énergie électrique, le montant de l’indemnité kilométrique est majorée de 20 %.
Toutefois, les frais kilométriques ne peuvent être remboursés par l’entreprise que si quatre conditions sont remplies :
L’option de l’indemnité kilométrique forfaitaire s’applique automatiquement à toutes les personnes éligibles.
Les frais de déplacement qui sont supportés par les salariés peuvent être déduits du revenu d’activité (rubrique : traitements et salaires). Par défaut un abattement de 10% est appliqué.
Ces abattements sont encadrés par la loi, le montant minimum de l’abattement est réévalué chaque année. Pour la déclaration d’impôts sur les revenus 2024, l’abattement minimum est de 495 € sauf si la rémunération déclarée est inférieure à cette somme et l’abattement maximum est de 14 171 €.
Les salariés, dirigeants d’entreprise ou entrepreneurs individuels en BNC qui déclarent des revenus importants auront généralement intérêt à opter pour l'abattement de 10%.
Par exemple, pour un contribuable qui déclare 100 000 € de traitements et salaires, l’abattement forfaitaire de 10% représente 10 000 €.
Il est rare que les frais réels engagés pour l’activité professionnelle soient aussi élevés.
Dans le cadre de son travail, un salarié peut demander la déduction de ses frais professionnels liés à son véhicule : on parle alors de déduction de frais réels.
Pour cela, le salarié doit pouvoir justifier de l’ensemble des dépenses effectuées pour son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle pour leur montant exact.
Cette option est intéressante, dès lors que le montant des dépenses engagées par le salarié pour son activité professionnelle est supérieur aux 10 % d’abattement forfaitaire habituellement appliqué. Le salarié va pouvoir déduire ses frais kilométriques engagés réellement, en appliquant simplement le barème kilométrique donnée par l’administration fiscale.
Attention, si vous choisissez cette option, vous devez pouvoir justifier de l’ensemble des frais engagés.
Par exemple: pour un salarié dont les revenus nets imposables sont de 26 728 € :
S’il choisit l’option de l’indemnité forfaitaire, il pourra bénéficier d’un abattement de 2 672 € (10 % de 26 728 €). Son revenu net imposable final sera donc de 26 728€ - 2 672€ = 24 056 €
S’il choisit l’option des frais réels et que ceux-ci s’élèvent à 6 439 €. Son revenu net imposable final sera donc de 26 728 € - 6 439 € = 20 289 €
Les trajets domicile-travail peuvent être éligible aux frais kilométriques sous certaines conditions.
En fonction de la distance entre le lieu de travail et le domicile, il existe plusieurs possibilités :
Toutefois, il est possible de prendre en compte la totalité du kilométrage si vous pouvez justifier de cet éloignement par des circonstances particulières.
Il n’existe pas de liste exhaustive des différentes circonstances particulières, mais la loi couvre notamment les situations suivantes : difficulté à trouver un emploi à proximité du domicile, précarité ou mobilité de l’emploi, mutation géographique professionnelle, exercice d’une activité professionnelle par le conjoint, état de santé du salarié et des membres de sa famille, problèmes de scolarisation des enfants.
L’ensemble des cas particuliers sont consultables directement sur le site Bulletin Officiel des Finances Publiques - Impôts.
Pour plus de facilité, il est convenu que les salariés utilisent un système de calcul des distances parcourues sur la base d’un outil cartographique, comme Google Maps.
Cette utilisation permet de faire gagner du temps au salarié lors de sa déclaration, mais aussi aux différents organes de contrôle (internes ou externes à l’entreprise).
Pour calculer l’indemnité kilométrique forfaitaire, rien de plus simple.
Il vous suffit de prendre en compte l’ensemble des revenus indiqués dans la catégorie traitements et salaires de votre déclaration d’impôt sur le revenu n°2042. Le montant va donc correspondre au montant total net de l’ensemble des traitements et salaires imposables qui auront été perçus par le contribuable au cours de l’année civile.
En principe, le montant est déjà pré-rempli sur votre déclaration, toutefois si vous devez apporter des modifications à ce montant, vous pouvez le faire directement dans les cases 1AJ et 1BJ.
Ce montant vous servira ensuite de base de calcul. Il faudra appliquer un abattement (donc une soustraction) de 10 % du montant total indiqué.
Pour vous donner un exemple concret : si le montant total des traitements et salaires imposables est de 35 224 €, l’abattement forfaitaire de 10 % sera de 3 522 € (35 224 € x 10 %).
Le barème fiscal des indemnités kilométriques est diffusé par arrêté chaque année. Il permet d’évaluer des frais de déplacement relatifs à l’utilisation d’un véhicule par les salariés optant pour le régime des frais réels déductibles.
Ce barème est réévalué chaque année et déterminé par l’administration fiscale française.
Pour rappel, dans les paragraphes suivant : d = distance parcourue à titre professionnel en km.
Pour les véhicules électriques, le montant des frais de déplacement est majoré de 20%.
| Puissance administrative (en CV) | Distance (d) jusqu’à 5 000 km | Distance (d) de 5 001 à 20 000 km | Distance (d) au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins |
d x 0,529 |
(d x 0,316) + 1 065 |
d x 0,370 |
| 4 CV |
d x 0,606 |
(d x 0,340) + 1 330 |
d x 0,407 |
|
5 CV |
d x 0,636 |
(d x 0,357) + 1 395 |
d x 0,427 |
|
6 CV |
d x 0,665 |
(d x 0,374) + 1 457 |
d x 0,447 |
|
7 CV et plus |
d x 0,697 |
(d x 0,394) + 1 515 |
d x 0,470 |
Voici plusieurs exemples :
| Puissance administrative (en CV) | Distance (d) jusqu'à 3 000 km | Distance (d) de 3 001 à 6 000 km | Distance (d) au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
|
1 ou 2 CV |
d x 0,395 |
(d x 0,099) + 891 |
d x 0,248 |
|
3, 4 ou 5 CV |
d x 0,468 |
(d x 0,082) + 1 158 |
d x 0,275 |
|
plus de 5 CV |
d x 0,606 |
(d x 0,079) + 1 583 |
d x 0,343 |
Par exemple:
| Distance (d) jusqu’à 3 000 km | Distance (d) de 3 001 à 6 000 km | Distance (d) au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|
|
d x 0,315 |
(d x 0,079) + 711 |
d x 0,198 |
Par exemple :
Selon l’article L3261-3-1 du Code du travail, l'employeur peut prendre en charge, tout ou partie des frais engagés par ses salariés, pour les déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail à l’aide des moyens suivants : “cycle ou cycle à pédalage assisté personnel ou en tant que conducteur ou passager en covoiturage, ou en transports publics de personnes à l'exception des frais d'abonnement mentionnés à l'article L. 3261-2, ou à l'aide d'autres services de mobilité partagée définis par décret”.
L’employeur verse ainsi une allocation "forfait mobilités durables".
L'allocation forfait mobilités durables vient en remplacement de l'ancienne indemnité kilométrique vélo. Ce dispositif est entré en application le 11 mai 2020.
À noter, les employeurs qui versaient aux salariés l'indemnité kilométrique vélo (IKV) avant la mise en place du nouveau dispositif, peuvent continuer à verser cette indemnité. Toutefois, le versement sera assimilé au versement du forfait mobilités durables.
Le montant de l’IKV est fixé à 25 cts/km.
La loi ne prévoit pas d’obligation pour l'employeur de prendre en charge vos frais domicile-travail à vélo en versant le forfait mobilités durables.
Mais, s'il décide de mettre en place cette allocation, le montant et les modalités d'attribution seront déterminés soit :
À ce jour, il n’existe pas d’indemnités de frais kilométriques pour les salariés qui utilisent ce moyen de transport.
Malgré tout, c’est un sujet qui reste au cœur des débats, la loi LOM du 20 décembre 2019 donne une place importante au covoiturage dans les différents projets de mobilité. Le covoiturage est une solution écologique et économique et présente de nombreux avantages.
C’est pourquoi aujourd’hui, l’indemnité forfaitaire covoiturage qui pouvait être en application dans certaines entreprises est remplacée par le forfait mobilités durables.
Les employeurs ont la possibilité de prendre en charge les frais de transport des salariés qui utilisent des moyens de transport “durables” pour se rendre sur leur lieu de travail, mais ce n’est pas une obligation.
Si l’employeur (après consultation du CSE), un accord d’entreprise, un accord interentreprises, ou à défaut, un accord de branche, prévoit la mise en place du forfait mobilités durables alors conducteur ou passager, chaque personne présente dans la voiture pendant le trajet peut bénéficier, dans les mêmes conditions, de l’application du FMD.
À ce jour, il n’existe pas de remboursement de frais kilométriques pour l’utilisation des trottinettes personnelles.
Toutefois, les services de location de trottinettes électriques sont éligibles au forfait mobilités durables, dans les mêmes conditions que les autres moyens de transport : vélos, covoiturage, etc.
Si vous remplissez les conditions d’attribution du forfait mobilités durables alors l'employeur vous versera une allocation forfaitaire pour une utilisation conforme à son objet.
À la fin de chaque année (civile), votre employeur vous demandera de justifier l’utilisation effective de votre moyen de locomotion : un justificatif de paiement ou une attestation sur l'honneur quant à l'utilisation effective du moyen de transport de votre choix.
Pour l’année 2025, le forfait mobilités durables peut atteindre 800 euros par an et par bénéficiaire. Ce montant est exonéré d'impôt ainsi que de cotisations sociales.
En l'absence de cumul avec un abonnement de transports en commun, ce montant ne peut pas dépasser 700 euros.
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