Frais kilométriques en entreprise : comment ça marche ?

De nombreuses entreprises doivent prendre en compte les frais kilométriques engagés par les salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour réaliser des déplacements professionnels. À quelles conditions sont versées les indemnités kilométriques ? Quel est leur montant ? Comment optimiser la gestion des déplacements professionnels ? Qonto vous dit tout sur le fonctionnement des frais kilométriques en entreprise.

En entreprise, les frais kilométriques permettent de dédommager un employé lorsqu’il utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles. 

L’employeur rembourse ainsi les dépenses engagées au titre de :

• l’usure du véhicule ;
• les frais de carburant ;
• les coûts d’entretien et de réparation ;
• l’achat de pneus et de protection ;
• les cotisations d’assurance.

Le remboursement des frais kilométriques par l’employeur prend la forme d’indemnités établies de manière forfaitaire à partir d’un barème kilométrique fourni par l’administration fiscale.

Il concerne l’ensemble des collaborateurs qui travaillent au sein de l’entreprise, quels que soient leur statut ou leur ancienneté. Ainsi les employés touchant le Smic et les dirigeants y ont droit, dans les mêmes conditions.

Les frais kilométriques ne prennent en compte ni le stationnement et le péage, ni le coût d’achat du véhicule et les amendes. De même, ils doivent être différenciés des frais de déplacement, une notion plus générale qui englobe les frais kilométriques, mais aussi le coût des repas et de l’hébergement.

Pour avoir droit au remboursement des frais kilométriques par l’entreprise, plusieurs conditions doivent être réunies. En effet, il faut que le salarié :

• soit propriétaire de son véhicule, ceci excluant les voitures de fonction immatriculées au nom de l’employeur ;
• réalise un trajet pro depuis son lieu de travail ;
• justifie le déplacement réalisé.

Pour percevoir une indemnité, l’employé doit transmettre une note de frais kilométrique et un justificatif à son employeur. Ils sont la preuve des dépenses engagées. Cette note de frais doit renseigner :

• la date du déplacement ;
• son motif ;
• le kilométrage effectué ;
• le nombre de chevaux fiscaux et le type de véhicule utilisé.

L’employeur doit participer pour moitié au coût des abonnements de transports en commun souscrits par les salariés qui les utilisent pour se déplacer entre leur résidence et leur lieu de travail. En revanche, la prise en charge des frais engagés est facultative pour les collaborateurs qui se déplacent avec leur véhicule.

Cette prise en charge est obligatoire lorsque :

• le salarié n’a pas de transports en commun à proximité de chez lui ;
• il ne peut pas en faire usage en raison d’horaires décalés ;
• l’entreprise dispose de plusieurs locaux situés dans des endroits différents.

Lorsque toutes les conditions sont réunies, la prise en compte des frais kilométriques pour les trajets domicile-travail est limitée à 80 km pour un aller-retour par jour. Le kilométrage parcouru doit correspondre au trajet le plus court. L’employé doit déclarer un nombre de trajets raisonnable en fonction de son planning de travail.

Lorsqu’il déclare ses dépenses professionnelles au réel lors de sa déclaration d’impôt, le salarié doit évaluer le montant du remboursement sur la base des barèmes des frais kilométriques fournis et revus chaque année par l’administration fiscale. Ces derniers prennent en compte à la fois la distance parcourue et la puissance fiscale du véhicule utilisé.

Voici le barème des frais kilométriques applicable aux voitures :

Le calcul des frais kilométriques dûs par l’employeur est simple à effectuer. Lorsqu’un employé utilise sa voiture personnelle de 4 chevaux fiscaux et qu’il parcourt 8 000 km pour son activité salariée, il a droit à une indemnité kilométrique de : (8 000 x 0,340) + 1 330 = 4 050 euros.

S’il utilise une voiture de 6 chevaux fiscaux pour parcourir 22 000 km, il a droit à un remboursement de : 22 000 x 0,447 = 9 834 euros. Le barème des frais kilométriques pour une voiture électrique est majoré de 20 %. Dans ce cas, son indemnité est de 9 350 x 1,20 = 11 801 euros.

Le barème applicable aux motos est le suivant :

Là encore, le calcul des frais kilométriques en entreprise est très simple. Le collaborateur qui utilise une moto de 4 chevaux à des fins professionnelles pour réaliser 4 000 km a droit à une indemnité de (4 000 x 0,082) + 1 158 = 1 486 euros.

Voici le barème des frais kilométriques applicable aux scooters (< 50 cm3) :

L’indemnité kilométrique d’un salarié qui a réalisé 6 500 kilomètres avec son scooter est de : 6 500 x 0,198 = 1 287 euros.

Les voitures, motos et scooters ne sont pas les seuls véhicules concernés par les frais kilométriques en entreprise. En effet, depuis 2016, les collaborateurs qui réalisent leurs trajets domicile-travail à vélo peuvent être remboursés des frais kilométriques engagés.

Intégrée au Forfait mobilités durables, l’indemnité kilométrique vélo prend la forme d’un remboursement forfaitaire de 700 euros par an et par collaborateur maximum. Cette allocation peut toutefois être augmentée de 100 euros en cas de cumul avec un abonnement de transports publics.

S’il y a droit, l’employé doit déclarer ses frais kilométriques lors de sa déclaration d’impôt. Pour cela, deux options s’offrent à lui :

• la déduction forfaitaire de 10 % que l’administration fiscale applique automatiquement à l’ensemble des contribuables ;
• la possibilité de déduire ses frais réels.

Renoncer à la déduction forfaitaire permet l’utilisation du barème de l’indemnité kilométrique et la possibilité pour le salarié de déduire ses frais réels. Pour que cette option soit intéressante, il faut que l’ensemble des montants engagés dans le cadre professionnel soit plus important que la déduction forfaitaire de 10 %.

Si tel est le cas, le calcul des frais pro, frais kilométriques inclus, doit être inscrit dans le cadre « Traitements, salaires, pensions et rentes » de la déclaration n° 2042, à la case frais réels.

Qonto simplifie la gestion des dépenses professionnelles, une tâche chronophage pour les entreprises et source d’erreurs.

En ouvrant un compte pro avec Qonto, vous permettez à vos collaborateurs de régler leurs achats avec une carte de paiement professionnelle. L’avantage est immédiat pour eux puisqu’ils n’ont plus besoin d’avancer leur argent personnel. De votre côté, vous pouvez déterminer et modifier le plafond des cartes de paiement. Vous pouvez aussi gérer le type de dépenses autorisées et suivre chaque transaction réalisée en temps réel.

Qonto vous permet également de centraliser les notes de frais et les justificatifs de vos collaborateurs dans un même espace. Vous pouvez ainsi suivre et approuver leurs demandes en un clic pour un remboursement accéléré. Un véritable gain de temps et d’énergie.

Enfin, Qonto a développé un outil spécifique pour le calcul des indemnités kilométriques. En saisissant le trajet réalisé ainsi que le véhicule utilisé, vos collaborateurs génèrent une note de frais kilométrique en quelques clics.

Des notes de frais aux transactions effectuées par carte, Qonto vous aide à mieux gérer vos finances d’entreprises et à prendre les meilleures décisions grâce à des données accessibles en temps réel. 

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