Digitalisierung von Personalakten leicht gemacht – Schritt für Schritt

Aber worauf sollten Unternehmen achten, wenn Sie Personalakten digitalisieren? Gibt es bereits rechtliche Vorschriften? Und dürfen bestehende Papierakten einfach vernichtet werden? In diesem Artikel gehen wir diesen und weiteren Fragen auf den Grund.

Digitale Personalakten, oder auch elektronische Personalakten, sind die digitalisierten Versionen klassischer Personalakten in Papierform. Als wesentlicher Bestandteil des modernen Human Resource Managements speichern und verwalten sie alle relevanten Personaldokumente und Daten der Mitarbeiter:innen in digitaler Form.

Die digitale Personalakte beinhaltet – wie die physische Version – sämtliche Daten und Unterlagen der Arbeitnehmenden, die für das Beschäftigungsverhältnis relevant sind. Bei der elektronischen Personalakte werden sämtliche Informationen digital erfasst und verwaltet, in der Regel mithilfe einer entsprechenden Software.

Digitale Personalakten können erhebliche Vorteile für Unternehmen bieten, vor allem in Bezug auf Effizienz und Zugänglichkeit. Hier sind einige Faktoren, die den Geschäftsalltag positiv beeinflussen:

• Zeitersparnis: Durch die Digitalisierung werden Informationen schnell und einfach auffindbar, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt.
• Zugänglichkeit: Digitale Akten können jederzeit und von überall abgerufen werden, was besonders für remote arbeitende Teams von Vorteil ist.
• Sicherheit: Digitale Personalakten können sicherer sein als physische Akten, da sie vor Verlust, Diebstahl oder Beschädigung geschützt sind.
• Automatisierung: Viele Aspekte der Personalverwaltung können automatisiert werden, was den Arbeitsaufwand erheblich reduziert.
• Platzersparnis: Die Digitalisierung von Akten eliminiert die Notwendigkeit physischer Aufbewahrung, was zu einer erheblichen Platzersparnis führt.

Bei der Digitalisierung von Personalakten müssen einige grundlegende Aspekte berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass der Prozess effizient und rechtskonform abläuft.

• Planung: Bevor Sie mit der Digitalisierung Ihrer Personalakten beginnen, ist eine sorgfältige Planung erforderlich. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Ziele klar definieren und eine angemessene Strategie entwickeln.
• Auswahl der richtigen Software: Die Auswahl der richtigen Digitalisierungssoftware ist entscheidend. Sie sollte einfach zu bedienen sein und Funktionen für die Verwaltung und den Schutz von Daten bieten.
• Datensicherheit und Datenschutz: Bei der Digitalisierung von Personalakten müssen die Anforderungen des Datenschutzes eingehalten werden. Dazu gehört auch, dass nur berechtigte Personen Zugang zu den Akten haben.
• Qualitätssicherung: Es ist wichtig, dass die digitalisierten Daten korrekt und vollständig sind. Daher sollte ein Prozess zur Qualitätssicherung eingerichtet werden.
• Schulung der Mitarbeiter:innen: Die Mitarbeitenden müssen in der Nutzung der neuen digitalen Tools geschult werden, um sicherzustellen, dass sie diese effektiv nutzen können.

Die Digitalisierung von Personalakten birgt Herausforderungen in Bezug auf den Datenschutz. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gelten auch für digitale Personalakten, daher ist es entscheidend, diese bei der Erhebung, Nutzung oder Verarbeitung personenbezogener Daten zu beachten.

• Ein zentrales Element des Datenschutzes bei digitalen Personalakten ist die Zugriffsregelung. Bestimmte Abschnitte der Akte sollten nur durch separate Passwörter sichtbar sein, die nur den jeweils berechtigten Personen ausgehändigt werden.
• Darüber hinaus sollte die Datensicherheit gewährleistet sein, um Datenverluste zu verhindern. Digitale Schutzmaßnahmen sollten stets auf dem neuesten Stand gehalten und an die rechtlichen Anforderungen im Bereich Cybersicherheit angepasst werden.
• Ebenfalls wichtig ist, den Inhalt der Personalakten zu beachten. In Bezug auf sensible personenbezogene Daten ist es wichtig, zu wissen, was genau in eine digitale Personalakte aufgenommen werden darf und was nicht.

Grundsätzlich besteht für Arbeitgeber keine gesetzliche Pflicht, Personalakten zu führen, weder in Papierform noch digital. Dennoch unterliegen sie der Verpflichtung, bestimmte Unterlagen über alle Beschäftigten zu sammeln. Darüber hinaus müssen Unternehmen, die digitale Personalakten führen, die rechtlichen Aspekte wie Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter:innen, Datenschutz und Mitbestimmung des Betriebsrats beachten.

Seit dem 01.01.2022 sind spezifische Teile der digitalen Personalakte gesetzlich vorgeschrieben. So ist im Gesetz zur Änderung des Sozialgesetzbuchs (7. SGB IV-ÄndG) festgelegt, dass bestimmte Entgeltunterlagen ab diesem Zeitpunkt nur noch elektronisch vorzulegen sind.

Arbeitnehmer:innen haben das Recht auf Einsicht in ihre Personalakte. Bei der Erhebung ihrer Daten müssen sie informiert werden und haben das Auskunftsrecht, das Recht auf Widerspruch und Berichtigung, das Recht auf Löschung (Recht auf „Vergessenwerden“) sowie das Recht auf Datenübertragung.

Obwohl bisher keine allgemeine gesetzliche Verpflichtung zur Digitalisierung von Personalakten in Aussicht ist – es gibt bestimmte Bereiche, in denen die Digitalisierung bereits zur Pflicht geworden ist. So sind, wie bereits erwähnt, beispielsweise bestimmte Entgeltunterlagen ausschließlich in elektronischer Form zu führen.

Die Digitalisierung von Personalakten erfordert eine strukturierte Herangehensweise. Wir haben eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Sie zusammengestellt.

1. Bestandsaufnahme: Im ersten Schritt ist es notwendig, die bestehenden Aktenprozesse und -strukturen zu analysieren. Hier entscheiden Sie, welche Dokumente digitalisiert werden sollen und welche eventuell vernichtet werden können.
2. Auswahl geeigneter Software: Um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente korrekt und in hoher Qualität gescannt werden, sollten Sie etwas Zeit in die Auswahl einer passenden Software investieren. Achten Sie auf Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Datenschutz und -sicherheit und Integration mit bestehenden Systemen.
3. Digitalisierung: In diesem Schritt erfolgt die eigentliche Digitalisierung. Die Akten werden in der Regel durch Scannen der physischen Dokumente in digitale Formate umgewandelt und die ausgewählte Software hochgeladen.
4. Indexierung: Jedes digitalisierte Dokument, bzw. jede digitale Akte sollten Sie mit relevanten Schlüsselwörtern versehen, um im Anschluss eine einfache und schnelle Suche zu ermöglichen.
5. Qualitätssicherung: Nach der abgeschlossenen Digitalisierung überprüfen Sie die Qualität der digitalen Dokumente. Achten Sie besonders auf Lesbarkeit und Vollständigkeit.

Im Rahmen der Digitalisierung der Personalakten stellt sich die Frage, ob und wann die alten, papiergebundenen Personalakten vernichtet werden dürfen.

Grundsätzlich ist es möglich, die Originalakten nach der Digitalisierung zu vernichten. 

Allerdings sollten Sie vor der Vernichtung sicherstellen, dass alle relevanten Informationen korrekt digitalisiert wurden und die elektronischen Personalakten ordnungsgemäß gesichert sind. Ebenfalls zu beachten sind die datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Die Vernichtung muss sicher und datenschutzkonform erfolgen, um die Vertraulichkeit der in den Akten enthaltenen Informationen zu gewährleisten.

Bei bestimmte Dokumenten, wie beispielsweise Verträge, Zeugnisse oder ärztliche Bescheinigungen, empfiehlt es sich, diese in Papierform aufzubewahren.

Die Kosten einer digitalen Personalakte variieren stark und hängen von verschiedenen Faktoren ab.

Dazu gehören unter anderem Anschaffungs- oder Nutzungskosten für die jeweilige Software. Je nach Anbieter, Funktionsumfang und Preismodell können die Kosten hier unterschiedlich ausfallen. Einige Anbieter, wie z.B. rexx systems, bieten ihre Software ab 400 € monatlich an. Auch die Kosten für die Umwandlung der Papierdokumente in eine elektronische Form sind in der Regel zu berücksichtigen, hier ist vor allem der Umfang, bzw. die Anzahl der umzuwandelnden Dokumente ein entscheidender Faktor.

Trotzdem – die digitale Personalakte kann auch zu erheblichen Kosteneinsparungen im Unternehmen führen. So entfallen beispielsweise Kosten für Papier, Druck und Lagerung von papierbasierten Akten. Zudem kann durch den verringerten Verwaltungsaufwand wertvolle Arbeitszeit eingespart werden.