Digitales Dokumentenmanagement: Sicherheit und Effizienz verbinden

Im digitalen Zeitalter ist eine effiziente Dokumentenverwaltung für Unternehmen unverzichtbar. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, mit dem Anstieg digitaler Dokumente und einer Flut an Informationen Schritt zu halten und gleichzeitig Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.

Im folgenden Artikel werfen wir einen eingehenden Blick auf das Thema Dokumentenmanagement. Wie kann Dokumentenmanagement die Effizienz nachhaltig im Unternehmen steigern? Welche digitalen Lösungen gibt es? Und was sind praktische Tipps, die Ihnen bei der Einführung einer DMS-Software helfen können?

Dokumentenmanagement bezieht sich auf die Organisation, Speicherung, Verwaltung von und den Zugriff auf Dokumente und Informationen in einem systematischen Prozess. Die Handhabung von verschiedenen Dokumentenarten, sowohl in physischer als auch in digitaler Form, ist dabei ein zentraler Aspekt in der modernen Unternehmensorganisation.

Dokumentenmanagement umfasst mehrere Aspekte:

• Dokumentenerfassung
• Speicherung und Ablage von Dokumenten
• Verwaltung und Handhabung von Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus von der Erstellung oder dem Erhalt bis zur Archivierung oder Entsorgung
• Zugriffskontrolle, Compliance und rechtliche Vorgaben

Digitales Dokumentenmanagement bedeutet, Dokumente mittels einer digitalen Lösung, in der Regel ein Dokumentenmanagementsystem, zentral zu verwalten und zu speichern. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zielt darauf ab, den Zugriff auf Dokumente zu erleichtern und ihre Vertraulichkeit und Integrität zu gewährleisten. Zudem soll es die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeiter:innen verbessern.

Die Verwendung von DMS trägt zur Realisierung eines papierlosen Büros bei und hilft, die immer größer werdende Informationsflut in Büros zu bewältigen.

Ein DMS, ein Dokumentenmanagementsystem, ist eine Softwarelösung, die eine digitale und automatisierte Verwaltung von Dokumenten und Informationen ermöglicht. Mit einem DMS lässt sich der gesamte Lebenszyklus eines Dokumentes digital abbilden und sicher in elektronischen Akten archivieren. So kann ein besonders hoher Grad an Zugänglichkeit erreicht werden.

Neben der Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Suche von Dokumenten, bieten DMS-Software auch Funktionalitäten zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten, sei es in physischer oder digitaler Form. So können z. B. mehrere Benutzer:innen gleichzeitig auf ein Dokument zugreifen, es können verschiedene Zugriffsberechtigungen verteilt werden und Dokumente können mehrdimensional klassifiziert werden.

Effektives Dokumentenmanagement spielt eine entscheidende Rolle in der heutigen Geschäftswelt: Es ist ein wesentliches Werkzeug zur Steigerung der Effizienz und Produktivität in Unternehmen.

Vor allem die Verwendung eines DMS trägt erheblich zu Zeit- und Kosteneinsparungen bei. Es ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit und höhere Produktivität unter den Mitarbeitenden, da Informationen leicht zugänglich und auffindbar sind.

Außerdem hilft Dokumentenmanagement dabei, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen, indem es die ordnungsgemäße Archivierung und Aufbewahrung von Dokumenten ermöglicht. Dokumentenmanagement ist daher ein unverzichtbarer Bestandteil eines modernen Unternehmens.

Digitales Dokumentenmanagement unterscheidet sich von der klassischen, papierbasierten Dokumentenverwaltung und -ablage vor allem durch die verbesserte Informationsverfügbarkeit und langfristige Wiederauffindbarkeit.

Mit einem DMS sind z. B. Informationen aus Dokumenten binnen Sekunden auffindbar und nutzbar – ohne eine entsprechende Software ist es jedoch schwierig, auf solche Informationen schnell und einfach zuzugreifen. Denn diese stecken oft in den unterschiedlichsten Medien oder in den deckenhohen Aktenordnerstapeln und sind die für die meisten Mitarbeiter:innen nicht direkt zugänglich.

In Unternehmen gibt es eine breite Palette von Dokumentenarten, die aufbewahrt und verwaltet werden müssen:

• Kaufmännische Dokumente, wie Rechnungen, Verträge oder Lieferscheine
• Technische Dokumente, wie Handbücher, Produktdokumentationen oder Zeichnungen
• Amtliche Dokumente, wie Registereintragungen oder Urkunden
• Multimediale Dokumente, wie Audiodateien, Videos oder Grafiken

Ein effizientes Dokumentenmanagementsystem sollte in der Lage sein, diese verschiedenen Typen von Dateien zu erfassen, zu verwalten und zu speichern.

Effektives Dokumentenmanagement bringt etliche Vorteile mit sich, die über die reine Dokumentenverwaltung hinaus gehen. Wir haben drei der wichtigsten Vorteile aufgelistet:

Durch die zentrale Speicherung und systematische Organisation von Dokumenten in einem können Informationen schneller gefunden und genutzt werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht auch eine effizientere Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter:innen und den einzelnen Abteilungen.

Vor allem für Mitarbeiter:innen im Home-Office oder auf Geschäftsreise ist dieser Punkt wichtig. Denn: Bei papierbasiertem Dokumentenmanagement, kann nur auf Dokumente zugreifen, wer im Büro ist. Wird hingegen ein digitales Dokumentenmanagementsystem verwendet, ist es egal, wo sich die darauf zugreifende Person gerade befindet.

Bei der Vereinfachung von Arbeitsprozessen spielen digitale Workflows eine wichtige Rolle. Sie bieten die Möglichkeit, oftmals manuelle Abläufe zu digitalisieren und zu automatisieren, was nicht nur zu einer erheblichen Reduktion von Fehlern führt, Bearbeitungszeiten verkürzen sich, Kosten und Ressourcen werden eingespart und die Effizienz im Unternehmen steigt.

Besonders bei Unternehmen, die mit einer großen Menge an Dokumenten arbeiten, macht sich diese Effizienzsteigerung bemerkbar.

Auch im Hinblick auf die Umweltfreundlichkeit bietet digitales Dokumentenmanagement einige Vorteile. Zum einen reduziert ein DMS den Bedarf an Papier erheblich. Auch die damit verbundene Umweltbelastung durch Abholzung, Transport und Entsorgung von Papier wird somit vermieden. Drucker und Ersatzteile, umweltschädliche Toner, Tinte und Verpackungen werden ebenfalls reduziert oder entfallen ganz.

Zum anderen lässt sich durch ein digitales Dokumentenmanagement auch Energie einsparen. Da physische Dokumente digital gespeichert und verwaltet werden, besteht keine Notwendigkeit von physischen Archivräumen. Der Energieverbrauch für Beleuchtung, Klimatisierung und Wartung solcher Räume wird also eingespart.

Die Umstellung auf ein DMS ist also ein wichtiger Schritt in die Richtung papierloses Büro und trägt zur Nachhaltigkeit eines Unternehmens bei. Indem der Ressourcenverbrauch und die Umweltauswirkungen im Zusammenhang mit der traditionellen papierbasierten Dokumentenverwaltung vermieden werden, reduziert sich der ökologische Fußabdruck.

Dokumentenmanagementsysteme bieten eine Reihe von Funktionen und Werkzeuge, die auf die Optimierung der gesamten digitalen Dokumentenverwaltung abzielen. Die genauen Funktionen können je nach DMS-Anbieter und den Anforderungen eines Unternehmens variieren.

Hier sind einige der Kernfunktionen, die ein DMS typischerweise bereitstellt:

• Digitale Archivierung: Dokumente werden strukturiert und sicher in einem zentralen Register gespeichert. Dies ersetzt oft ein Papierarchiv, spart Platz und gewährleistet schnelle Auffindbarkeit.
• Zugriffskontrolle: Mit dieser Funktion können Zugriffsrechte verwaltet und überwacht werden. Sie können z. B. festlegen, dass auf Personalakten nur bestimmte Personen zugreifen können. Das gewährleistet die Sicherheit und Vertraulichkeit von Informationen.
• Einfache Suche: Leistungsstarke Suchfunktionen, die Benutzer:innen ermöglichen, Dokumente anhand von Stichwörtern, Tags oder Metadaten schnell zu finden.
• Kollaboration: Mehrere Teammitglieder können gleichzeitig auf ein Dokument zugreifen und es gemeinsam bearbeiten, Kommentare hinzufügen oder Informationen teilen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und vermeidet Konflikte durch parallele Änderungen.
• Mobile Nutzung und Remote-Zugriff: Auf Dokumente kann auch von mobilen Geräten und aus der Ferne zugegriffen, ein wichtiger Punkt für Geschäftsreisende oder Mitarbeiter:innen im Home-Office.
• Workflow-Management: Verschiedene Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit Dokumenten, wie Genehmigungsprozesse und Benachrichtigungen, können automatisiert werden.
• Compliance und Revisionssicherheit: Die DMS-Software gewährleistet, dass alle Versionen eines Dokuments gespeichert und nachvollziehbar sind. Zudem bietet es Funktionen zur Verschlüsselung, Sicherheitsprotokolle und -richtlinien. Dies ist besonders wichtig für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie z. B. die DSGVO, in Bezug auf die Aufbewahrung von verschiedenen Dokumentenarten.

DMS sind in der Regel entweder sogenannte On-Premise Lösungen oder werden Cloud-basiert angeboten. Hier geht es um zwei unterschiedliche Ansätze zur Verwaltung von Dokumenten im Unternehmen. Der wesentliche Unterschied zwischen beiden Modellen ist der Standort der Daten und die damit einhergehende Kontrolle.

Bei Cloud-basierten Lösungen werden die Daten, bzw. Dokumente auf den Servern des jeweiligen Anbieters gespeichert. Das Cloud-basierte Modell bietet vor allem Flexibilität und Skalierbarkeit, da es ermöglicht, Speicherplatz und Leistungen je nach Bedarf anzupassen. Eigene IT-Ressourcen werden hierbei kaum benötigt. Allerdings ist man hierbei stärker vom Anbieter und dessen Sicherheitsvorkehrungen abhängig.

Bei On-Premise-Lösungen befinden sich die Daten auf den eigenen Servern im Unternehmen. Dabei hat das Unternehmen die volle Kontrolle, z. B. über Sicherheitsstandards, allerdings trägt es auch die volle Verantwortung für die ressourcenintensive Wartung.

Welcher Ansatz am sinnvollsten ist, hängt stark von den individuellen Anforderungen und Gegebenheiten des jeweiligen Unternehmens ab.

Die Einführung eines DMS ist ein entscheidender Schritt zur Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Zugleich ist es komplexes Projekt, das sorgfältige Planung und systematische Umsetzung erfordert. Wie gehen Sie also am besten vor, wenn Sie auf digitales Dokumentenmanagement umstellen wollen?

Am Anfang steht die Bedarfsanalyse und Zielsetzung. In diesem Schritt werden klare Ziele definiert, die sie mit der Einführung eines DMS erreichen wollen. Diese Zielsetzung dient als Grundlage für die Auswahl eines passenden DMS und Anbieters.

Danach folgt eine detaillierte Analyse des Ist-Zustands Ihres Unternehmens. Dabei ist es essenziell, alle dokumentenbasierten Prozesse zu identifizieren, die besonders ineffizient, zeitaufwendig oder fehleranfällig sind.

Sollten Sie das nicht bereits tun, können Sie diesem Schritt außerdem anfangen, Ihre Dokumente zu digitalisieren, z. B. Belege zu scannen oder Rechnungen zu digitalisieren.

Basierend auf den identifizierten Schwachstellen und den festgelegten Zielen, erstellen Sie nun einen Anforderungskatalog. Welche Funktionen und Eigenschaften muss das DMS unbedingt mitbringen?

Jetzt suchen Sie sich einen passenden Anbieter, bzw. eine geeignete Software aus. Bei der Recherche berücksichtigen Sie Faktoren wie Kosten, Skalierbarkeit, Sicherheit und Support.

Ist das passende Tool gefunden, geht es an die Vorbereitung der erforderlichen Infrastruktur und die Migration bestehender Dokumente ins DMS. Schrittweise führen Sie das DMS im gesamten Unternehmen ein.

Zeitgleich mit diesem Schritt sollten Sie zusätzlich Ihre Mitarbeiter:innen schulen, bzw. in das neue System einarbeiten. Stellen Sie sicher, dass sie mit dem neuen DMS vertraut sind und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter:innen effektiv damit arbeiten können.

Nach der erfolgreichen Einführung des DMS überwachen Sie die Leistung und sammeln Feedback von den Benutzer:innen. Nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen und Optimierungen vor, um sicherzustellen, dass das System den rechtlichen und unternehmensinternen Anforderungen entspricht.