Mahnung

Eine Mahnung ist ein schriftliches Dokument, mit dem Gläubiger:innen ihre Schuldner:innen auffordern, fällige Zahlungen zu leisten. Sie dient als Erinnerung an eine offene Rechnung und ist ein wichtiger Schritt im Forderungsmanagement von Unternehmen. Die Mahnung hat das Ziel, Schuldner:innen eindeutig und bestimmt daran zu erinnern, den ausstehenden Rechnungsbetrag für die erbrachte Leistung zu bezahlen.

Im Geschäftsalltag ist die Mahnung ein gängiges Instrument, um Zahlungsverzögerungen entgegenzuwirken und die eigene Liquidität zu sichern. Sie ist nicht nur eine formelle Aufforderung zur Zahlung, sondern auch ein rechtlich relevantes Dokument, das den Beginn des Schuldnerverzugs markieren kann.

Eine Mahnung wird in der Regel verschickt, wenn Schuldner:innen das auf der Rechnung angegebene Zahlungsziel überschritten haben. Der genaue Zeitpunkt kann variieren, aber üblicherweise wird eine erste Mahnung etwa sieben Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist versendet.

Es ist wichtig zu beachten, dass der Zahlungsverzug nicht immer automatisch mit dem Verstreichen des Zahlungsziels eintritt. Laut § 286 Abs. 3 BGB kommen Verbraucher:innen erst 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug, es sei denn, sie wurden in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen.

Für Unternehmer:innen gelten strengere Regeln: Sie kommen 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung automatisch in Verzug, ohne dass es einer gesonderten Mahnung bedarf.

Im Mahnwesen sind üblicherweise drei Mahnstufen üblich:

• Erste Mahnung (Zahlungserinnerung): Dies ist eine freundliche Erinnerung, die etwa 2 bis 7 Tage nach Fälligkeit verschickt wird. Sie ist oft noch kostenlos und dient dazu, die Kund:innen auf die überfällige Zahlung aufmerksam zu machen.

• Zweite Mahnung: Diese wird etwa 7 bis 14 Tage nach der ersten Mahnung verschickt. Der Ton wird hier etwas förmlicher, und es können erste Mahngebühren anfallen.

• Dritte Mahnung (Letzte Mahnung): Sie wird weitere 7 bis 14 Tage später versandt und ist meist die letzte außergerichtliche Aufforderung zur Zahlung. Hier wird oft mit rechtlichen Schritten oder der Übergabe an ein Inkassobüro gedroht.

Mit jeder Mahnstufe wird der Ton üblicherweise dringlicher, und die möglichen Konsequenzen bei Nichtzahlung werden deutlicher kommuniziert.

Eine ordnungsgemäße Mahnung sollte folgende Pflichtangaben enthalten:

• Name und Anschrift von Gläubiger:innen
• Name und Anschrift von Schuldner:innen
• Datum der Mahnung
• Bezug zur fälligen Rechnung (Rechnungsnummer und -datum)
• Offener Betrag
• Fälligkeitsdatum der ursprünglichen Rechnung
• Neues Zahlungsdatum (Frist)
• Bankverbindung der Gläubiger:innen
• Gegebenenfalls Hinweis auf Verzugszinsen und Mahngebühren

Zusätzlich können Informationen wie die Umsatzsteuer-ID und ein Hinweis auf mögliche weitere Schritte bei Nichtzahlung sinnvoll sein.

Wenn man eine Mahnung erhält, sollte man umgehend handeln. Dabei sollten Sie den folgenden Schritten nachgehen:

1. Prüfen der Forderung: Überprüfen Sie, ob die Rechnung tatsächlich noch offen und die geforderte Summe korrekt ist.

1. Kontaktaufnahme: Bei Unklarheiten sollten Sie umgehend die Gläubiger:innen kontaktieren.

1. Zahlung leisten: Wenn die Forderung berechtigt ist, sollten Sie die Zahlung so schnell wie möglich vornehmen, um weitere Kosten zu vermeiden.

1. Zahlungsaufschub beantragen: Falls Sie momentan nicht zahlen können, versuchen Sie, mit dem Gläubiger eine Ratenzahlung oder einen Aufschub zu vereinbaren.

1. Rechtliche Beratung: Bei Zweifeln an der Rechtmäßigkeit der Forderung kann es ratsam sein, rechtlichen Rat einzuholen.

Ignorieren Sie die Mahnung nicht, da dies zu weiteren Mahnungen, höheren Kosten und möglicherweise rechtlichen Schritten führen kann.

Die Höhe der Mahngebühren ist gesetzlich nicht fest geregelt, sollte aber angemessen sein und die tatsächlichen Kosten für die Erstellung und den Versand der Mahnung widerspiegeln.

Als Richtwerte gelten oft:

• Mahnung 1: 2,50 bis 5,00 €
• Mahnung 2: 5,00 bis 7,50 €
• Mahnung 3: 7,50 bis 10,00 €

Bei Unternehmen als Schuldner:innen kann zusätzlich eine Pauschale von 40 € für Beitreibungskosten geltend gemacht werden (§ 288 Abs. 5 BGB).

Es ist wichtig zu beachten, dass Mahngebühren nur erhoben werden dürfen, wenn die Schuldner:innen bereits in Verzug sind und wenn auf die mögliche Erhebung von Mahngebühren vorab hingewiesen wurden, z.B. in den AGB oder auf der Rechnung.

Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Frist zwischen den einzelnen Mahnungen. In der Praxis hat sich jedoch folgender Zeitplan bewährt:

• Erste Mahnung: 2 bis 7 Tage nach Fälligkeit der Rechnung
• Zweite Mahnung: 7 bis 14 Tage nach der ersten Mahnung
• Dritte Mahnung: 7 bis 14 Tage nach der zweiten Mahnung

Diese Zeiträume geben den Schuldner:innen ausreichend Zeit zu reagieren, ohne den Mahnprozess unnötig in die Länge zu ziehen. Es ist wichtig, einen konsequenten Zeitplan einzuhalten, um die Ernsthaftigkeit der Forderung zu unterstreichen und die eigene Liquidität zu schützen.

Die Frist, die in einer Mahnung gesetzt wird, sollte angemessen sein und den Schuldner:innen genügend Zeit geben, die Zahlung zu leisten.

Übliche Fristen sind:

• Erste Mahnung: 5 bis 7 Tage
• Zweite Mahnung: 5 bis 7 Tage
• Dritte Mahnung: 3 bis 5 Tage

Diese Fristen sind jedoch nicht gesetzlich vorgeschrieben und können je nach Situation angepasst werden. Es ist wichtig, dass die gesetzte Frist klar kommuniziert wird und realistisch ist, um Schuldner:innen die Möglichkeit zu geben, die Zahlung zu leisten.

Eine Mahnung ist ungültig, wenn sie wesentliche formale Anforderungen nicht erfüllt, wie das Fehlen von Pflichtangaben, oder wenn sie vorzeitig versendet wird, bevor die Schuldner:innen in Verzug geraten sind.

Weiterhin kann eine Mahnung ungültig sein, wenn sie an eine falsche Adresse gesendet wird, überhöhte Mahngebühren verlangt oder wenn die zugrunde liegende Forderung bereits verjährt ist.

Zusammengefasst wird eine Mahnung dann ungültig, wenn folgende Situationen eintreffen:

• Fehlende Pflichtangaben: Wenn wesentliche Informationen wie Rechnungsnummer, Forderungshöhe oder Zahlungsfrist fehlen.

• Falsche Adressierung: Wenn die Mahnung an die falsche Person oder Adresse gesendet wurde.

• Vorzeitige Mahnung: Wenn gemahnt wird, bevor die Rechnung fällig ist oder die Schuldner:innen in Verzug geraten sind.

• Überhöhte Mahngebühren: Wenn unangemessen hohe Mahngebühren verlangt werden.

• Verjährung: Wenn die Forderung bereits verjährt ist (in der Regel nach drei Jahren).

• Formfehler: Bei schwerwiegenden formalen Mängeln, die die Mahnung unverständlich machen.

Eine ungültige Mahnung hat keine rechtliche Wirkung und kann Schuldner:innen nicht in Verzug setzen.

Das Ignorieren einer Mahnung kann ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen und sollte daher unbedingt vermieden werden. Zunächst werden Gläubiger:innen in der Regel weitere, zunehmend dringlichere Mahnungen versenden. Mit jeder dieser Mahnungen können zusätzliche Mahngebühren und Verzugszinsen anfallen, wodurch die ursprüngliche Schuld stetig anwächst.

Bleibt die Reaktion der Schuldner:innen weiterhin aus, können Gläubiger:innen sich dazu entschließen, ein Inkassounternehmen einzuschalten. Dies führt zu erheblichen zusätzlichen Kosten für Schuldner:innen.

Als nächster Schritt droht ein gerichtliches Mahnverfahren, bei dem ein Mahnbescheid beantragt werden kann. Wird auch dieser ignoriert, kann ein Vollstreckungsbescheid folgen, der den Weg für eine Zwangsvollstreckung ebnet.

Darüber hinaus können negative Schufa-Einträge resultieren, die zukünftige Kreditaufnahmen erheblich erschweren oder gar unmöglich machen.

Als letztes Mittel können Gläubiger:innen Klage erheben, was zu einem langwierigen und kostspieligen Gerichtsverfahren führen kann.

Angesichts dieser potenziellen Folgen ist es stets ratsam, auf Mahnungen zu reagieren – sei es durch Begleichung der Forderung oder, falls Probleme bestehen, durch Kontaktaufnahme mit Gläubiger:innen, um gemeinsam eine Lösung zu finden.