Zahlungsausfälle vermeiden: So werden Sie pünktlich bezahlt

Jetzt warten Sie auf die Bezahlung. Aus einer Woche werden zwei. Aus zwei Wochen werden vier. Und Sie haben noch immer keine Zahlung für den Auftrag erhalten. Langsam werden Sie unruhig und überlegen, wie Sie die Kundin auf diplomatische Weise an die Bezahlung erinnern können.

Mit dieser Erfahrung sind Sie mit Sicherheit nicht allein. Verspätete Zahlungen (und noch schlimmer: unbezahlte Rechnungen) können Selbstständigen viel Stress verursachen.

Es gibt zwar kein Patentrezept gegen Zahlungsverzug, aber einige bewährte Praktiken, um diesen zu vermeiden und Ihren Cashflow zu sichern. Und die stellen wir Ihnen in diesem Artikel vor.

Für Sie als Selbstständige gilt diese gesetzliche Zahlungsfrist automatisch, wenn es sich bei Ihrem Kunden ebenfalls um ein Unternehmen handelt (B2B) und nichts anderes vereinbart wurde.

Als Freiberufler:in oder Gewerbetreibende:r werden Sie verschiedene Zahlungsfristen kennenlernen:

• Barzahlung: Die Zahlung erfolgt umgehend in bar, sobald die Leistung erbracht wurde.
• Zahlung bei Erhalt der Rechnung: Wie der Name schon verrät, erfolgt die Zahlung, sobald die Kundin die Rechnung für die erbrachte Leistung erhalten hat. Die Zahlung sollte spätestens einige Tage nach Rechnungserhalt eintreffen.
• Standardzahlungsfrist: Das ist die gesetzliche 30-tägige Frist.
• Vereinbarte Zahlungsfrist: Die Zahlung erfolgt innerhalb von maximal 60 Tagen.

Gut zu wissen: Diese Regelung gilt nur für B2B-Zahlungen. In einer für Privatpersonen ausgestellten Rechnung muss explizit auf die 30-tägige Zahlungsfrist hingewiesen werden. Nutzen Sie die kostenlose rechtskonforme Rechnungsvorlage von Qonto.

Ab dem Zeitpunkt einer schriftlichen Zahlungserinnerung bzw. dem Ablauf der Zahlungsfrist haben Sie den rechtlichen Anspruch auf Verzugszinsen:

• Der Zinssatz bei Zahlungsverzug liegt laut BGB § 288 für B2B-Geschäfte 9 % über dem aktuell gültigen Basiszinssatz. Bei Verbrauchergeschäften sind es 5 % über dem Basiszinssatz.

• Diese Mahnpauschale beträgt laut BGB § 288 für B2B-Geschäfte 40 Euro.
• Weitere Kosten für das Mahnverfahren dürfen in Rechnung gestellt werden, wenn diese nachweisbar sind.

Ein unterschriebener Kostenvoranschlag hat den Wert eines Vertrages, der beide Parteien bindet.

Seien Sie bei der Erstellung des Dokuments gründlich oder nutzen Sie eine rechtskonforme Vorlage, die alle Pflichtangaben enthält, oder die im Konto integrierte Angebotssoftware von Qonto:

• Ihren Name und Ihre Anschrift
• Den Name und die Anschrift Ihres Kunden
• Ihre Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Die Bezeichnung „Kostenvoranschlag”
• Das Datum und die Referenznummer des Kostenvoranschlags
• Der Preis der Ware oder Leistungen (Netto, brutto, Steuern)
• Bei Kleinunternehmern der Hinweis auf den Grund der fehlenden Umsatzsteuer-Angaben
• Die Unterschriften beider Vertragspartner
• Ein Hinweis auf Zahlungsfristen und Verzugsstrafen

Was ist Factoring?

Als Gegenleistung für Ihren Seelenfrieden zahlen Sie dem Factoring-Anbieter eine Provision. In vielen Fällen können Sie sogar ein laufendes Abonnement für den Dienst bezahlen.

Ganz zur Not können Sie auch spontan einen Kredit für Selbstständige aufnehmen, um den Zahlungsausfall temporär zu decken.

Häufig wird der Rechnungsbetrag im Voraus vom Kunden bezahlt, sobald er den Kostenvoranschlag unterzeichnet. Die Plattform für Freiberufler:innen überweist den Betrag abzüglich einer Provision ((normalerweise ein Prozentsatz des Rechnungsbetrags) an den Freiberufler:innen, wenn der Auftrag abgeschlossen ist.

Die allgemeine Verjährungsfrist von Rechnungen beträgt drei Jahre, beginnend mit dem Ende des Jahres, in welchem die Rechnung fällig wurde. Durch den Vollstreckungsbescheid wird diese Frist aufgehoben. Der Gläubiger hat 30 Jahre lang Zeit, die Zwangsvollstreckung zu betreiben.