Welche Vorteile bietet ein digitaler Briefkasten?

Sie sind viel unterwegs und kommen nur unregelmäßig dazu, Ihren Briefkasten zu leeren? Vor lauter Werbebriefen gehen wichtige Schreiben unter und Sie laufen Gefahr, Fristen zu versäumen? Und am Ende stehen Sie vor einem Papierstapel, der eigentlich ins Altpapier kann?

Im Zeitalter der Digitalisierung muss das alles nicht mehr sein. Ein digitaler Briefkasten gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Briefpost bequem online zu empfangen. Sie können sich unterwegs, wo und wann Sie wollen, um wichtige Schreiben kümmern und Papierrechnungen über Ihre Online-Geschäftskonto umgehend begleichen. Das spart Zeit, unnötigen Ärger oder Säumniszuschläge und Sie tragen durch den Verzicht auf Papier gleichzeitig zum Umweltschutz bei.

Wer einen längeren Aufenthalt an einem anderen Ort plant, hat die Möglichkeit, sich mit dem klassischen Nachsendeauftrag der Deutschen Post seine Briefpost an die Übergangsadresse schicken zu lassen. Das funktioniert aber nur, wenn Sie sich längere Zeit unter Ihrer Alternativadresse, möglicherweise in Ihrer Ferienwohnung oder bei Freund:innen aufhalten.

In der Urlaubszeit drückt man seinen Briefkastenschlüssel meist Nachbarn, Familie oder Freund:innen in die Hand. Wer häufig geschäftlich unterwegs ist, aber nicht ständig jemanden mit dem Leeren seines Briefkastens beauftragen will und zwischen den einzelnen Stationen auch nicht unbedingt immer einen Zwischenstopp zuhause einplant, braucht ebenfalls eine Alternative – am besten eine digitale.

Das Gleiche gilt für die sogenannten digitalen Nomaden und Nomadinnen. Immer mehr Selbstständige leben heute ihren Traum vom ortsunabhängigen Arbeiten und erledigen ihre Arbeit nahezu ausschließlich online an einem Ort ihrer Wahl. Sie halten sich eher selten längere Zeit an einem festen Standort auf. Der klassische Nachsendeauftrag kommt für digitale Nomad:innen also auch nicht infrage, um an ihre Briefpost zu kommen.

Eine echte und vor allem digitale Alternative ist ein digitaler Briefkasten: Beim digitalen Briefkasten wird Ihre tägliche Briefpost per Nachsendeauftrag an den Dienstleister Ihrer Wahl geschickt. Dort werden die scanbare Post geöffnet und der Inhalt digitalisiert.

Im Hinblick auf das Briefgeheimnis brauchen Sie sich keine Sorgen machen. Dieser Prozess findet überwiegend automatisiert und anonymisiert statt. Liegt neue Post in Ihrem digitalen Briefkasten, werden Sie von dem Anbieter per E-Mail oder per Pushnachricht in einer App auf dem Smartphone über den Posteingang informiert und können Ihr Post dann einfach digital abrufen.

Je nach Anbieter haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten, mit den Originalen umzugehen. Sie können sie sich an Ihre gewohnte Adresse schicken lassen. Alternativ können Sie mit Ihrem Anbieter vereinbaren, dass er die Post dauerhaft oder für einen vereinbarten Zeitraum aufbewahrt und dann entsorgt. Post, die nicht eingescannt werden kann, beispielsweise Päckchen oder Kataloge, werden wie bisher an Ihre gewohnte Anschrift gesendet.

In Deutschland gibt es mittlerweile mehrere Unternehmen, die einen digitalen Briefkasten anbieten. Sämtliche Briefpost inklusive Einschreiben können eingescannt und digitalisiert zur Verfügung gestellt werden. Je nach Anbieter werden verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten angeboten wie beispielsweise eine Funktion, um Briefe zu beantworten oder Rechnungen direkt aus der App heraus zu bezahlen. Welche zusätzlichen Leistungen Sie in Anspruch nehmen können, hängt von der Wahl Ihres Anbieters ab.

Caya stellt seinen digitalen Service sowohl Privatkund:innen als auch Geschäftskund:innen zur Verfügung. Privatkund:innen zahlen je nach gewähltem Leistungsumfang im Jahresabonnement monatlich zwischen 3,99 € und 19,99 €. Bei Geschäftskund:innen richtet sich der Preis nach der Menge der eingehenden Briefe und liegt zwischen 5,99 € in der Go-Variante bis zu 199,99 € in der Business-Variante. Alle Tarife beinhalten unbegrenzten Speicherplatz.

Kunden und Kundinnen können sich zwischen zwei verschiedenen Varianten entscheiden. Entweder beauftragen sie Caya damit, in ihrem Namen einen Nachsendeauftrag für ihre Briefpost bei der Deutschen Post zu stellen. Oder sie erhalten ihre persönliche Caya-Postbox-Adresse, die sie an Unternehmen, Behörden oder Bekannte weitergeben können. Sämtliche Post, die an diese Adresse versendet wird, wird digitalisiert und erscheint anschließend im digitalen Briefkasten, den Kunden weltweit über eine Web App oder über eine Mobile App am Smartphone einsehen können. Die App ist sowohl für iOS als auch für Android Smartphones verfügbar.

Sie haben aber nicht nur Zugriff auf ihre täglich eingehende Briefpost, sie können diese auch archivieren und in Ordnern strukturieren, um sie später ganz leicht mithilfe einer Volltextsuche wieder zu finden. Darüber hinaus können Rechnungen über den eigenen Bezahldienst Caya PayNow direkt bezahlt werden.

Laut Anbieter liegen die Daten sicher in deutschen Rechenzentren im Frankfurter Bankenumfeld. Die physischen Briefe werden kostenlos archiviert und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist an den Kunden oder die Kundin zurückgeschickt, dauerhaft archiviert oder vernichtet.

Sie suchen ein Firmenkonto, das sich Ihren Bedürfnissen anpasst? Qonto bietet Ihnen das Rundum-Paket.

ClevverMail bietet Kund:innen an, ihre Postsendungen an weltweit 65 Standorten international zu verwalten. Entsprechend werden die Preise für die virtuelle Postbox je nach Standort erhoben. Die Adresse Ihres digitalen Postkastens können Sie auch als Geschäftsadresse nutzen. Allerdings dürfen Sie diese nicht zur Anmeldung bei Behörden oder zur Firmengründung verwenden.

Während die Post bei Caya automatisiert geöffnet und eingescannt wird, beschäftigt Clevver Mitarbeitende an den Standorten, die die Briefpost und Pakete in Empfang nehmen und den Kunden oder die Kundin über den Eingang informieren. Auf Wunsch wird die Postsendung vor Ort digitalisiert und als durchsuchbares PDF zur Verfügung gestellt. Sobald die Briefpost digitalisiert wurde, wird der Kunde oder die Kundin per E-Mail oder Push Notification in der App benachrichtigt und kann seine Post von überall online einsehen und sich diese auch an jeden Ort der Welt weiterleiten lassen. Pakete werden ebenfalls in Empfang genommen und auf Wunsch fotografiert.

Die Preise liegen je nach Höhe des Postaufkommens zwischen 5,45 € und 18,29 € pro Monat im Jahresabonnement. Ja nach Account-Typ lagert ClevverMail Post bis zu 20 Tage kostenlos. Soll die Post länger aufbewahrt werden, kommen weitere Kosten hinzu. Aber keine Angst – der Anbieter vernichtet keine Post ohne Rücksprache mit dem Kunden.

Bei dogado erhalten Kund:innen eine persönliche, digitale Postadresse, zu der sie ihre Briefpost umleiten können. Der Kunde oder die Kundin entscheidet dabei, ob seine oder ihre gesamte Post per Nachsendeauftrag an dogado geht, oder sie nur ausgewählte Unternehmenspartner:innen, Dienstleister, Ämter oder Behörden einbinden möchten. Die Postsendungen werden tagesaktuell per High-End-Scan digitalisiert und dem Kunden oder der Kundin verschlüsselt online als durchsuchbare PDF-Datei in einer App bereitgestellt. Zusätzlich werden Kund:innen über eingegangenen Post per E-Mail informiert. Dank einer webbasierten Archivierungssoftware und einer Volltextsuche, die alle gespeicherten Dokumente durchsucht, werden archivierte Textdokumenten schnell und einfach wiedergefunden.

Für Sicherheit und Datenschutz sorgt dogados Partner Reisswolf. Das Unternehmen steht für effizientes und sicheres Datenmanagement und jahrelange Expertise im Datenschutz sowie der Archivierung und Datenvernichtung. Ohne Zusatzkosten werden Dokumente sowohl digital als auch physisch gemäß der geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren sicher archiviert. Nach Fristablauf erfolgt die datenschutzkonforme Aktenvernichtung. Originale können ja nach gewähltem Tarif bis zu fünfmal im Monat kostenlos angefordert werden. Die Preise liegen je nach Tarif zwischen 9,99 € und 59,99 € im Monat.

Um die Scanbox von Dropscan zu nutzen, müssen Kund:innen sich mit ihrer Scanbox-Adresse registrieren, um sich ihre Briefpost automatisch mit einem Nachsendeauftrag weiterleiten zu lassen. Alternativ können sie die Scanbox-Adresse auch Kund:innen, Lieferanten, Freund:innen und Verwandten mitteilen. Zunächst wird nur der Briefumschlag gescannt und der Kunde oder die Kundin entscheidet, wie der Brief weiterverarbeitet wird. Auf Wunsch wird der Umschlag geöffnet, der Inhalt gescannt und weitergeleitet.

Der Scan erfolgt revisionssicher im Dateiformat PDF/A. Alle gescannten Briefe können jederzeit online eingesehen, heruntergeladen und die Inhalte im Volltext durchsucht werden. Alternativ können Kund:innen sich auch dafür entscheiden, den Brief einfach vernichten zu lassen. Bei Bedarf werden wichtige Dokumente, die der Kunde oder die Kundin im Original in Papierform benötigt, weitergeleitet. Digitalisierte Briefe werden sicher in der digitalen Ablage des Dropscan-Kontos archiviert. Nicht mehr benötigte Briefsendungen werden auf Wunsch datenschutzgerecht und kostenlos vernichtet.

Besonders komfortabel und zeitsparend ist ein digitaler Briefkasten mit der Möglichkeit, über eine API-Schnittstelle externe Anwendungen wie Dropbox, Evernote oder Google-Drive zu integrieren und Dokumente dort abzurufen und zu speichern oder sich per E-Mail zusenden lassen.

Dropscan bietet Angebote sowohl für Privat- als auch für Geschäftskund:innen. Die Preise für Privatkund:innen liegen zwischen 12,90 € und 39,90 € pro Monat. Gewerbliche Kund:innen zahlen je nach Tarif zwischen 10 € und 200 € pro Monat.

Mit E-POSTSCANbietet die Deutsche Post Kund:innen, die viel unterwegs sind, eine digitale Ergänzung zu ihrem physischen Briefkasten. Für 24,99 € pro Monat wird die scanbare Post digitalisiert und werktäglich an die E-POST-Adresse der Privatkund:innen versendet. Die Originale werden sorgsam aufbewahrt und gesammelt an die Postadresse, eine Wunschadresse oder an eine Packstation ausgeliefert.

Geschäftskund:innen bietet die Deutsche Post weitere Services, um ihren Briefversand zu optimieren und Kosten für den Versand zu sparen. Über eine API-Schnittstelle können weitere Softwareanwendungen integriert werden. Geschäftskund:innen haben die Wahl zwischen einer Betriebs- und Servicepauschale zuzüglich weiterer Kosten für die Digitalisierung sowie einem einmaligen Kauf- und Servicepreis plus einer monatlichen Lizenz- und Servicepauschale zuzüglich weiterer Kosten für die Digitalisierung.

Mit dem digitalen Nachsendeservice können Kund:innen im Urlaub oder auf Geschäftsreise ihre Post per Internet empfangen. Die Briefpost wird per Nachsendeauftrag an myDropmail umgeleitet und Kund:innen können ihren Kontakten ihre persönliche myDropmail-Postadresse mitteilen. Die Post wird wahlweise gesammelt an eine vorgegebene Adresse geschickt oder digitalisiert per Upload als PDF-Dokument über den digitalen Briefkasten zur Verfügung gestellt. Die Übertragung der Daten an den persönlichen myDropmail-Account erfolgt durch SSL- und AES-Dateiverschlüsselung.

Kund:innen haben bei myDropmail die Wahl zwischen drei unterschiedlichen Tarifen. Im Standard 365-Tarif werden 12 Monate lang pro Monat bis zu 30 Briefsendungen im wöchentlichen Turnus gescannt und archiviert. Der Preis dafür liegt bei 24 € pro Monat. Die Business Flat eignet sich besonders bei einem hohen Posteingang und kostet 99,90 € pro Monat.

Ein digitaler Briefkasten bietet allen, die viel unterwegs sind, zahlreiche Vorteile. Dabei haben Sie die Wahl zwischen unterschiedlichen Anbietern, die sich in Preis und Leistung zum Teil erheblich voneinander unterschieden.

Welches Angebot zu Ihnen passt, hängt von Ihren persönlichen Anforderung ab. Wem eine einfache Postbox vergleichbar mit einem E-Mail-Postfach ausreicht, fährt mit Anbietern wie Dropscan oder myDropMail gut. Wer Wert auf langjährige Expertise in Datenschutz, Archivierung und Aktenvernichtung legt, wird sich bei dogado und seinem Partner Reisswolf gut aufgehoben fühlen. Den persönlichen Empfang Ihrer Post garantiert Ihnen ClevverMail an seinen weltweit 65 Standorten. Und wer Zeit sparen will und seine Rechnungen gleich im digitalen Briefkasten bezahlen möchte, nutzt das Angebot von Caya.

Eines haben alle Angebote gemein: Der digitale Briefkasten erleichtert Ihnen das Leben und schenken Ihnen die Freiheit, zu entscheiden, wann und wo Sie Ihre Post lesen und bearbeiten möchten. Sicher archiviert ist sie gut geschützt und jederzeit leicht auffindbar. Und mit einem sinkenden Papierverbrauch leisten Sie auch gleich noch einen Beitrag für die Umwelt.