Haager Apostille: Beglaubigte Dokumente im Ausland

Dokumente und Urkunden, die im Ausland vorgelegt werden, müssen gesondert beglaubigt werden, um ihre Echtheit zu garantieren. Urkunden sind in ihrer Ursprungsform zunächst nicht rechtsverbindlich und werden in der Regel von ausländischen Behörden und häufig auch von Banken nicht anerkannt. Möchten Sie beispielsweise ein Unternehmen im Ausland gründen oder dort ein Geschäft abschließen, müssen Sie Ihre notwendigen Dokumente mit der Haager Apostille beglaubigen lassen.

Ausländische Staaten erkennen in der Regel die Echtheit von amtlichen Dokumenten oder öffentlichen Urkunden, die in einem anderen Land ausgestellt wurden, nicht an. Zu diesen Dokumenten und Urkunden zählen beispielsweise Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden sowie Gerichtsurteile und Gerichtsbeschlüsse, notarielle Urkunden, Bescheinigungen von Verwaltungsbehörden oder Handelsregisterauszüge. Kommerzielle Dokumente sind von dieser Art Beglaubigung ausgeschlossen. Wer eines dieser Dokumente beispielsweise für einen Geschäftsabschluss oder eine Unternehmensgründung im Ausland vorlegen muss, muss diese zunächst auf besondere Weise beglaubigen lassen.

Die Beglaubigung ist ein Verfahren, bei dem die Echtheit amtlicher Dokumente geprüft und bestätigt wird. Sie wird benötigt, um die Anerkennung in einem anderen Land zu gewährleisten. Nach Beglaubigung darf dieses Dokument rechtmäßig den Behörden des Ziellandes vorgelegt werden und muss von diesen anerkannt werden.

Diese Beglaubigung wurde bis 1961 mit der sogenannten konsularischen Legalisation erteilt. In einem aufwendigen Verfahren mussten mehrere Behörden sowie das zuständige Konsulat des betreffenden ausländischen Staates in dem Land, in denen die entsprechenden Dokumente ausgestellt wurden, ihre Echtheit bestätigen.

Um den internationalen Rechtsverkehr zu vereinfachen und die Beglaubigung im internationalen Urkundenverkehr schneller und unbürokratischer zu gestalten, wurde die Apostille eingeführt: ein quadratischer Stempel mit einer Seitenlänge von neun Zentimetern.

Jede Apostille ist registriert, enthält das Datum der Ausstellung und eine einzigartige Nummer. Darüber hinaus enthält sie Angaben zum

Diese Angaben werden üblicherweise in der jeweiligen Landessprache ausgefüllt. Ein Merkmal, das die Apostille besonders kennzeichnet, ist die Überschrift „Convention de La Haye du 5 octobre 1961“, die laut Beschluss zwingend in französisch geschrieben stehen muss. Die Apostille hat keine Gültigkeitsfrist, allerdings ist die Gültigkeit des beglaubigten Dokuments zu beachten. Dokumente, die bereits vor mehr als sechs Monaten ausgestellt wurden, werden in der Regel nicht akzeptiert. Die Einführung wurde 1961 von der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht (HCCH) beschlossen.

Aktuell beteiligen sich 118 Staaten an der Befreiung öffentlicher Urkunden von dem Verfahren der konsularischen Legalisation. Darunter befinden sich alle europäischen Länder sowie die Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (EU). Damit erkennen sie die Apostille grundsätzlich als vereinfachte Form der Echtheitsbestätigung von Urkunden an. Weitere Staaten können ihren Beitritt beim Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten der Niederlande beantragen. Die Mitgliedstaaten haben das Recht, den Beitritt neuer Staaten nicht anzuerkennen. Deutschland hat beispielsweise Einspruch gegen den Beitritt von Aserbaidschan, Indien, Marokko, Moldawien, Paraguay oder Tunesien erhoben. Man spricht hier von einem bilateralen Verhältnis zwischen Deutschland und den von ihnen ausgeschlossenen Staaten. Die Apostille hat damit dort keine Gültigkeit. Entsprechend werden Apostillen, die in diesen Ländern ausgestellt wurden, in Deutschland nicht anerkannt. Die grundsätzliche Anerkennung der Apostille gegenüber den anderen Mitgliedsstaaten bleibt von diesem Einspruch unberührt.

Deutschland hat weitere bilaterale Abkommen mit 

getroffen, die besagen, dass bei bestimmten Urkunden auf die zusätzliche Beglaubigung grundsätzlich verzichtet wird.

Bei Nicht-Mitgliedsstaaten und bei Staaten, gegen die Einspruch erhoben wurde, wird die Echtheit eines Dokuments über die konsularische Legislation nachgewiesen.

Die Apostillierung und die konsularische Legalisation sind zunächst einmal beides Verfahren, um die Echtheit einer öffentlichen Urkunde für die Anerkennung in einem anderen Staat beglaubigen zu lassen.

Während für die Apostillierung die Behörden im Ursprungsland zuständig sind, müssen Sie bei der konsularischen Legislation die zuständigen Behörden im Bestimmungsland kontaktieren. Damit ist der Aufwand bei der konsularischen Legalisation höher und kostet mehr Zeit. Während hier Justizbehörden, das Auslandsministerium und das Konsulat des Bestimmungslandes beteiligt sind, müssen Sie sich für die Apostillierung nur an die entsprechende zuständige staatliche Behörde im Ursprungsland wenden.

Apostillen werden immer im Ursprungsland der Dokumente, die beglaubigt werden sollen, ausgestellt. Heißt, Urkunden, die in Deutschland ausgestellt wurden, werden von zuständigen deutschen Behörden auf Bundes- oder Landesebene ausgestellt. Es ist nicht möglich, sich ein Dokument im Bestimmungsland beglaubigen zu lassen.

Wenn Sie unsicher sind, welche Behörde zuständig ist, können Sie sich bei der Stelle, die eine Urkunde oder ein Dokument ausgestellt hat, erkundigen. Darüber hinaus hat die Haager Konferenz eine Liste der Behörden, die in den jeweiligen Ländern Apostillen ausstellen, veröffentlicht.

2005 hat die Haager Konferenz das e-Apostille Pilot Programm (e-APP) gestartet. Ziel ist es, gemeinsam mit allen interessierten Mitgliedstaaten eine Lösung zu finden, elektronische Apostillen (e-Apostillen) zu erteilen und ein elektronisches Register für Apostillen einzurichten. Mit der Einführung soll ein rasches und sicheres papierloses Verfahren zur Ausstellung, Eintragung und Prüfung von e-Apostillen geschaffen werden, das die Beglaubigung von Urkunden künftig noch unkomplizierter gestaltet. 

Zahlreiche Mitgliedsstaaten wie Spanien, Argentinien oder die USA haben bereits die elektronische Apostille bei den zuständigen Behörden implementiert und oder elektronische Register für Apostillen angelegt. Eine Übersicht der entsprechenden Länder hat die Haager Konferenz auf ihrer Website veröffentlicht. In Deutschland lässt diese Entwicklung allerdings noch auf sich warten.

Die Dokumente, die beglaubigt werden sollen, müssen von Ihnen im Original bei der entsprechenden Behörde zusammen mit einem ausgefüllten Musterantrag eingereicht werden. Die Apostillierung erfolgt urkunden- und nicht personenbezogen. Entsprechend können auch Personen, die nicht in einer Urkunde erwähnt werden, die Beglaubigung ohne eine Vollmacht beantragen. Die Bearbeitungsdauer ist abhängig von den Behörden des Empfangslandes und beträgt in der Regel zwischen drei und zehn Werktagen. Für die Beschaffung des Stempels wird eine Gebühr fällig. Diese ist abhängig von der Art des Dokuments, das beglaubigt werden soll, sowie von den Gebühren des Bestimmungslandes.

Mittlerweile gibt es aber auch zahlreiche Anbieter:innen, die die Einreichung der Dokumente und die Beschaffung der Apostille gegen Gebühr für Sie übernehmen.