Digitale Unterschriften im Geschäftsalltag – sind sie rechtsgültig?

Die Digitalisierung ist mittlerweile nicht nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit geworden. Ab 2026 wird die Führung und Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen für alle Arbeitgeber:innen im Bereich der (Lohn-)Buchhaltung beispielsweise zur Pflicht.

Höchste Zeit also, um sich alle entsprechenden Geschäftsbereiche genau anzusehen und auf das Digitalisierungspotential zu untersuchen. Der Schritt hin zum papierlosen Büro ist für viele Unternehmen bereits Realität: Dokumente und Verträge werden digital erstellt, über Cloud-Server ausgetauscht und elektronisch archiviert.

Doch eine Herausforderung bleibt oft bestehen: die rechtsverbindliche Unterzeichnung dieser Dokumente. Hier kommt die digitale Unterschrift ins Spiel. Aber sind digitale Unterschriften überhaupt rechtsgültig? Und wie weit können wir im Rahmen der Digitalisierungsrichtlinien gehen?

In diesem Artikel werden wir genau diese Fragen klären und Ihnen zeigen, wie digitale Unterschriften funktionieren und wie sie die Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens steigern können, ohne die rechtliche Gültigkeit zu kompromittieren.

Elektronische Unterschriften sind ein unverzichtbares Instrument im Geschäftsalltag von Selbstständigen und Unternehmer:innen. Um ihre Rechtsgültigkeit zu gewährleisten und sie effektiv im Geschäftskontext einzusetzen, ist es wichtig, die verschiedenen Arten elektronischer Unterschriften zu verstehen. Die eIDAS-Verordnung der EU definiert drei Haupttypen von elektronischen Signaturen, die sich in Sicherheitsniveau und Validierungsmethoden unterscheiden:

Die einfache elektronische Signatur ist die grundlegendste Form. Sie wird verwendet, um den oder die Urheber:in einer Nachricht oder eines Dokuments zu identifizieren. Diese Art der Signatur ist für weniger sensible Transaktionen geeignet, bei denen das rechtliche Risiko also eher gering ist. Einfache elektronische Signaturen eignen sich für alltägliche Geschäftsprozesse wie z. B. Urlaubsanträge, sind jedoch in streng regulierten Bereichen nicht immer ausreichend.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur bietet ein höheres Sicherheitsniveau. Sie ermöglicht die eindeutige Identifikation der unterzeichnenden Person und gewährleistet die Unverfälschtheit der signierten Daten. Diese Art der Signatur wird häufig für vertragliche Vereinbarungen verwendet, wie z. B. Gesellschaftsverträge.

Wichtig dabei ist, dass die Signatur eindeutig dem oder der Unterzeichner:in zugeordnet werden kann und dass die zur Erstellung verwendeten Mittel (z. B. PC, Tablet) ausschließlich unter der Kontrolle der unterzeichnenden Person stehen. Sie bietet außerdem Nachweise, dass das Dokument nach der Signierung nicht verändert wurde.

Die qualifizierte elektronische Signatur ist die sicherste und vertrauenswürdigste Form der Signaturen. Sie wird weitgehend als Äquivalent zur handschriftlichen Unterschrift angesehen und ist sogar vor Gericht als Original anerkannt. Diese Art der Signatur erfordert ein qualifiziertes Signaturzertifikat und einen privaten Signaturschlüssel. Sie gewährleistet die langfristige Integrität und Authentizität einer Unterschrift und wird durch kryptografische Verschlüsselungsverfahren geschützt.

Wichtig zu wissen ist, dass qualifizierte elektronische Signaturen nur von zertifizierten “Vertrauensdiensteanbietern” mit EU-Vertrauenssiegel ausgestellt werden können. 

Letztendlich hängt die Wahl der richtigen Art der digitalen Unterschrift von den spezifischen Anforderungen Ihres Geschäfts ab. Während einfache Signaturen für alltägliche Aufgaben ausreichen können, sind fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen für vertragsrechtliche und hochsensible Transaktionen unerlässlich.

Fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen erfordern spezielle kryptografische Verschlüsselungsverfahren, um die Sicherheit der Unterschrift zu gewährleisten.

Das Herzstück der digitalen Signatur ist dabei die Public Key Infrastructure (PKI). Diese Technologie ermöglicht es, eine hohe Sicherheitsebene zu erreichen. PKI basiert auf einem sogenannten Schlüsselpaar – einem öffentlichen und einem privaten Schlüssel. Der private Schlüssel, der nur dem oder der Unterzeichner:in bekannt ist, wird verwendet, um die Signatur zu erzeugen. Der öffentliche Schlüssel dient dazu, die Signatur zu verifizieren. Diese Kombination stellt sicher, dass die digitale Signatur einzigartig, authentifiziert und unveränderlich ist.

Diese Verfahren beinhalten die Erstellung eines sogenannten eindeutigen Hashwerts des Dokuments, die Verschlüsselung dieses Hashwerts mit einem qualifizierten Signaturzertifikat und das Einbetten des verschlüsselten Hashwerts in das elektronische Dokument. Mithilfe geeigneter Software kann der:die Empfänger:in die Signatur dann entschlüsseln und validieren.

Dank der Verwendung von PKI genießen qualifizierte elektronische Signaturen eine hohe Akzeptanz und Vertrauenswürdigkeit. Sie werden weltweit in vielen Geschäftstransaktionen eingesetzt und von zahlreichen Rechtssystemen als rechtsverbindlich anerkannt. Diese Art der Unterschrift gilt tatsächlich als rechtlich gleichwertig zu einer handschriftlichen Unterschrift.

Die einfache und fortgeschrittene elektronische Unterschrift wird in einigen Fällen nicht anerkannt. Dazu gehören beispielsweise Verbraucherdarlehen, Bürgschaften sowie die Kündigungen von Miet- und Arbeitsverträgen. In einigen Situationen sind sie jedoch völlig ausreichend, wie beispielsweise bei der alltäglichen Geschäftskorrespondenz: Für informelle Kommunikation und alltägliche Geschäftsabläufe, bei denen keine speziellen rechtlichen Anforderungen bestehen. Dies kann z. B. das Unterzeichnen von E-Mails, Bestellungen oder anderen allgemeinen Dokumenten umfassen. Auch bei internen Dokumenten, die innerhalb eines Unternehmens verwendet werden, wie beispielsweise Memos, Berichte oder Genehmigungsformulare, kann eine einfache elektronische Unterschrift oft ausreichen, um den Zweck zu erfüllen.

Einfache elektronische Unterschriften bieten eine schnelle und effiziente Methode, Dokumente zu unterzeichnen. Aber wie funktioniert das eigentlich? 

Die gute Nachricht ist: Der Prozess der elektronischen Unterschrift ist einfacher, als Sie vielleicht denken. Sie können eine elektronische Unterschrift mit verschiedenen gängigen Tools erstellen.

Wie das genau funktioniert, erfahren Sie mit diesen einfachen Schritt-für-Schritt-Anleitungen:

• Neue Nachricht öffnen: Starten Sie in Outlook eine neue Nachricht.
• Freihandeingabe wählen: In der Multifunktionsleiste unter den Reitern „Nachricht, Einfügen, Optionen, Text formatieren“ finden Sie die Option „Freihandeingabe“. Sollte die Multifunktionsleiste nicht sichtbar sein, aktivieren Sie diese per Rechtsklick neben den Reitern.
• Unterschrift erstellen: Nutzen Sie nun einen Stift oder einen Finger auf dem Touchscreen oder die Maus, um Ihre Unterschrift im linierten Feld zu zeichnen.

• GIMP öffnen: Starten Sie das kostenlose Bildbearbeitungsprogramm GIMP.
• Neue Datei mit Transparenz: Erstellen Sie eine neue Datei und wählen Sie in den erweiterten Einstellungen „Transparenz“ als Füllung.
• Unterschrift zeichnen: Zeichnen Sie nun Ihre Unterschrift mit einem Stift, Finger oder der Maus.
• Als .png speichern: Um den transparenten Hintergrund beizubehalten, speichern Sie die Unterschrift als .png-Datei.

• Auf Papier unterschreiben: Unterschreiben Sie auf einem weißen Blatt Papier.
• Scannen der Unterschrift: Nutzen Sie eine Scanner-App wie z. B. “Cam Scanner” für Android oder iOS, um die Unterschrift zu scannen.
• Als JPG oder PDF speichern: Speichern Sie die gescannte Unterschrift als JPG oder PDF und verschicken Sie sie an Ihren PC. Von dort aus können Sie die Unterschrift in Dokumente wie Word oder PowerPoint einfügen.

Für viele Selbstständige, Unternehmer:innen und Freiberufliche ist das PDF-Format Standard und muss besonders oft mit einer Unterschrift versehen werden. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre elektronische Signatur einfach und schnell in ein PDF-Dokument einfügen können:

1. Unterschrift vorbereiten: Zunächst benötigen Sie eine digitale Version Ihrer Unterschrift, die Sie, wie oben beschrieben, ganz leicht selbst erstellen können.
2. PDF-Dokument öffnen: Öffnen Sie das PDF-Dokument, das Sie unterzeichnen möchten, mit einem PDF-Viewer oder -Editor, der die Funktion zum Einfügen von Unterschriften unterstützt. Beliebte Programme dafür sind Adobe Acrobat Reader, Foxit Reader oder auch kostenfreie Online-Tools.
3. Unterschrift einfügen: In den meisten PDF-Programmen finden Sie eine Option zum Einfügen von Unterschriften, oft unter dem Reiter „Werkzeuge“ oder „Bearbeiten“. Wählen Sie hier die Option, um eine Unterschrift hinzuzufügen und platzieren Sie Ihre zuvor vorbereitete elektronische Unterschrift an der gewünschten Stelle im Dokument.
4. Größe und Position anpassen: Nachdem Sie die Unterschrift eingefügt haben, können Sie deren Größe und Position im Dokument anpassen, sodass sie genau dort erscheint, wo Sie sie benötigen.
5. Dokument speichern: Speichern Sie nun das PDF-Dokument mit der eingefügten Unterschrift. Kleiner Tipp: Es empfiehlt sich, eine Kopie des Originaldokuments zu bewahren, falls Änderungen vorgenommen werden müssen.
6. Dokument versenden: Nachdem die Unterschrift eingefügt wurde, ist das PDF bereit und kann sicher und professionell versendet werden.

Elektronische Unterschriften bieten eine Vielzahl von Vorteilen, die weit über die bloße Reduzierung von Papierarbeit hinausgehen. Dazu gehören:

• Effizienzsteigerung in der VertragsabwicklungDigitale Signaturen revolutionieren die Art und Weise, wie Verträge und wichtige Dokumente bearbeitet werden. Sie eliminieren den Bedarf an physischer Papierarbeit, was nicht nur Zeit spart, sondern auch den umständlichen Prozess des mehrfachen Hin- und Herschickens von Dokumenten überflüssig macht. Die Dokumente können sofort erstellt und unterzeichnet werden, ohne extra ausgedruckt, unterschrieben und eingescannt werden zu müssen. Das macht den gesamten Prozess wesentlich schneller und effizienter.
• Globale VerfügbarkeitDigitale Unterschriften können von nahezu jedem Ort aus erstellt und verwendet werden, was die Zusammenarbeit und den Geschäftsabschluss über geografische Grenzen hinweg erleichtert.
• KostenersparnisDie Verwendung digitaler Unterschriften reduziert die Kosten für Druck, Papier, Porto und die Aufbewahrung physischer Dokumente. Da weniger Papier verwendet wird, sind digitale Unterschriften auch umweltfreundlicher.
• Konzentration auf das KerngeschäftDie Einführung digitaler Unterschriften reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern ermöglicht es auch den Mitarbeiter:innen, sich stärker auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Anstatt Zeit mit der Verwaltung von Papierdokumenten zu verbringen, können sie sich auf produktivere und wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
• SicherheitDie Verschlüsselung digitaler Signaturen gewährleistet Integrität und Authentizität der unterzeichneten Dokumente.