Lohnabrechnung erstellen: Selber machen oder auslagern?

Lohn und -Gehaltsabrechnung verbinden viele mit Komplexität und Bürokratie. Oftmals greifen Unternehmen deshalb für die eigene Lohnabrechnung auf altbewährte Varianten wie zum Beispiel Steuerberatungen oder das Lohnbüro zurück.

Es lohnt sich aber, Alternativen anzuschauen, um die optimale Lösung für die eigene Lohn- und Gehaltsabrechnung zu finden. Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen können von einer internen Lohnabrechnung mit einem entsprechender Software profitieren. Wir verraten Ihnen wie Sie die Lohnabrechnung selber machen können.

Sich einmal tiefergehend damit zu beschäftigen, ob man die Lohnabrechnung selber machen kann oder nicht doch auslagert, kann ungeahnte Vorteile für das eigene Unternehmen haben. Doch warum zögern viele, die Lohnabrechnung selber zu erstellen? 

Oft verunsichert das fehlende Fachwissen oder die Angst vor potenziellen Fehlern. Andererseits scheint sich auch ein Irrglaube verbreitet zu haben, Steuerberater:innen seien die verlässlichste Option.

Erster Schritt sollte sein, sich die Vor- und Nachteile von externen Anbietern und unterschiedlichen Lohnabrechnungssoftwares anzuschauen. 

Gerade für kleinere Unternehmen können vor allem spezialisierte Lohnabrechnungsprogramme durch die digitale Handhabung interessant sein. Wir zeigen Ihnen, welche Optionen Sie haben.

Die Lohnabrechnung ist dort neben der Buchführung häufig Teil eines umfassenden Angebotspakets.

Das heißt, man übermittelt seine Daten an den Steuerberater oder eine Steuerberaterin, die sich dann um die Abwicklung der Lohnabrechnung kümmern. Vorteile von dieser Option ist ganz klar die Fachexpertise, und dass die Lohnabrechnung, die damit verbundene Lohnbuchhaltung von A bis Z von einer Person durchgeführt wird.

Durch das manuelle Durchführen der Lohnabrechnung kann es in der Praxis jedoch zu Fehler kommen. Hier geht es vor allem um die manuelle Übermittlung von Informationen. Denn oft meldet man einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin nicht nur an, um monatlich mit gleichen Beträgen abzurechnen. 

Das heißt Änderungen müssen stets an den entsprechenden Steuerberater oder die Steuerberaterin kommuniziert werden, wodurch wiederum oft Rückfragen entstehen. Dabei entsteht eine Abhängigkeit von Dritten und langatmige Kommunikation verbunden mit viel Papierkram ist das Resultat. 

Am Ende erfolgt die Ausgabe der Lohnzettel meistens analog oder durch manuellen E-Mail-Versand. Das heißt eine PDF-Datei, die dann vom Unternehmen noch mal aufgesplittet und an die Mitarbeitenden individuell versendet werden.

Zum Schutz der Daten werden Mitarbeiterdaten meist zeitintensiv über den Postweg oder Encrypted Excel-Tabellen übermittelt. Ob die sensiblen Daten bei den entsprechenden Personen dann datenschutzkonform behandelt werden, lässt sich generell schwer nachvollziehen.

Vor allem kleine Unternehmen verfügen über die ausreichenden Mittel, eine eigene Lohnbuchhaltungsabteilung aufzubauen. Eine Möglichkeit, die Lohnabrechnung trotzdem selbst zu erstellen, bieten ein HR-Tool mit integrierter Lohnabrechnungsfunktion. Hier können die online eingetragenen Mitarbeiter- und Vertragsdaten unkompliziert für die Lohnabrechnung weiter genutzt werden. 

Dieser Prozess ermöglicht den Unternehmen mehr Kontrolle und Übersicht über die jeweiligen Aufgaben. Durch die digitale Handhabung werden Kommunikationswege verkürzt und Änderungen lassen sich einfach selbst eintragen. Meistens sind die Lohnzettel digital für die Mitarbeiter verfügbar.

Es sollte jedoch darauf geachtet werden, ob direkte Meldungen an Finanzamt und Krankenkassen integriert sind oder man selbst noch aktiv werden muss, bis die Lohnabrechnung durchgeführt wird. Ob die Bedienung des Tools ein bestimmtes Maß an Lohnabrechnungswissen fordert, lohnt sich ebenfalls zu vorab zu prüfen. Empfehlenswert ist auch Rücksprache zu halten, ob der Kundensupport mit Lohnabrechnungsfragen vertraut ist bzw. über Expertenwissen verfügt.

Sehr ähnlich, aber noch an den wichtigen Stellen präzediert, sind spezialisierte Lohnabrechnungsprogramme. Auf dem Markt gibt es etablierte Softwares wie beispielsweise DATEV, mit der die meisten Steuerberater:innen oder Lohnbuchhalter:innen arbeiten. Die Software bietet viele Funktionen, ist aber auch sehr komplex in der Bedienung und setzt Lohnabrechnungswissen vor.

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Alternativen zu DATEV sind cloudbasierte Lösungen wie beispielsweise PayFit. Ähnlich wie bei den HR-Tools bieten auch diese Programme komplette Transparenz und Kontrolle. Kleine Änderungen können jederzeit selbst erledigt werden und der Admin hat jederzeit Zugang zu Abrechnungs- und Mitarbeiterdaten

In Zeiten von Big Data ist es ratsam, sich auch hinsichtlich Datenschutz bei der Wahl des Anbieters bzw. der Software abzusichern. Mit einer ISO-zertifizierten Software wie PayFit ist man als Benutzer:in auf der sicheren Seite.

Durch die digitale Handhabung werden Kommunikationswege stark verkürzt und Änderungen können selbst vorgenommen werden. Wichtig ist hierbei jedoch, dass der interne Kommunikationsfluss reibungslos abläuft. Hier kann das digitale Tool mit entsprechenden Funktionen unterstützen. Beispielsweise, wenn Arbeitnehmer ihre Personaldaten sowie Manager:innen Vertragsdaten eigenständig einpflegen können.

Auch Mitarbeitende profitieren von Lohnabrechnungssoftwares. Sie haben einen eigenen Mitarbeiterzugang, sodass Sie die Lohnabrechnungen einsehen und gegebenenfalls sogar Urlaub und Arbeitszeiten eintragen können.

Nachteile können ähnlich wie bei HR-Tools ein größeres Zeitinvestment beim Übertragen der Daten am Anfang sein. Bei der Auswahl des Anbieters ist ebenfalls vorab zu prüfen, ob Vorwissen benötigt wird und in welchem Umfang und Kosten zusätzlichen Services angeboten werden.

PayFit bietet das Beste aus beiden Welten. Die intuitive Lohnabrechnungssoftware kombiniert die Vorteile der internen Lohnabrechnung mit persönlichem Support. Die Software wurde so gebaut, dass Sie kein Experte sein müssen. Lohnabrechnung selber machen wird somit ganz einfach. Sollten Sie doch einmal Hilfe brauchen, unterstützt Sie Ihr persönlicher Ansprechpartner oder Ihre persönliche Ansprechpartnerin.

PayFit verschickt alle lohnabrechnungsrelevanten Meldungen ohne versteckte Zusatzkosten am gewählten Stichtag. Ihre Mitarbeitenden erhalten die Lohnabrechnung dann automatisch im eigenen Mitarbeiterbereich und vial E-mail. Als einer der ersten Anbieter ist PayFit nach ISO 2700, dem höchsten Standard für IT-Sicherheit, zertifiziert. So sind alle wichtigen Daten sicher an einem Ort. 

Zudem haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Daten und Dokumente. Änderungen können mit wenigen Klicks in Echtzeit ohne lange Kommunikation mit Dritten selbst gemacht werden. Dank mehrerer Zugänge können Sie Verwaltungsaufgaben auch ganz einfach an Manager:innen und Mitarbeitende delegieren. Die Mitarbeitenden haben Zugang zum eigenem Mitarbeiterbereich und können dort Abwesenheiten oder Auslagen selbst beantragen.

Besonders an PayFit ist auch sein kostenfreies Unterstützungsangebot. Ein PayFit Experte hilft Ihnen bei der individuellen Einrichtung Ihres PayFit-Kontos. Persönliche Ansprechpartner:innen kennen Ihr Unternehmen und helfen bei Fragen rund um die Lohnabrechnung. Im digitalen Help Center finden Sie rund um die Uhr in wenigen Klicks eine Antwort auf Ihre Frage.

Wie das für Ihr Unternehmen aussehen kann, zeigt Ihnen einer der PayFitter:innen in einer unverbindlichen Demo. Um mehr zu erfahren, besuchen Sie die PayFit Website oder den PayFit Blog.