Zeitmanagement: Methoden, Tipps & Tools

Zeit ist ein kostbares Gut. Entsprechend raten Expert:innen dazu, sich die Zeit, die einem zur Verfügung steht, sorgfältig einzuteilen. Im Privaten und erst recht im Berufsleben. Hier werden Sie auf lange Sicht nur Erfolg haben, wenn Pünktlichkeit, Termintreue und effizientes Arbeiten Ihren Arbeitsalltag bestimmen. Effektive Zeiteinteilung ist keine neue Erfindung: Eine der bekanntesten Zeitmanagement-Methoden stammt von Dwight D. Eisenhower, dem 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten von Amerika.

Was genau macht aber ein gutes Zeitmanagement aus und welche Methoden und Tools können Sie anwenden, um Ihre Zeit effektiv zu nutzen?

Tagtäglich stehen Sie vor einem Berg an Aufgaben, die erledigt werden müssen. Spannende Aufgaben gehen Ihnen sicher leicht von der Hand. Weniger kreative, organisatorische Aufgaben wie Ihre Buchhaltung müssen aber auch erledigt werden – und zwar zuverlässig und fristgerecht. Einige Aufgaben müssen dringend erledigt werden. Bei anderen haben Sie einen größeren zeitlichen Spielraum.

Arbeiten Sie im Team, können Sie einige Aufgaben auch delegieren. Andere müssen Sie selbst erledigen. Darüber hinaus sind Sie in einigen Projekten auch auf die Zuarbeit, Unterstützung oder Feedback Dritter angewiesen.

Um alle anfallenden Aufgaben in der zur Verfügung stehenden Zeit zu erledigen, hilft Ihnen ein gutes Selbst- und Zeitmanagement. Es umfasst eine realistische Analyse, wie viel Zeit Sie für welche Aufgaben tatsächlich benötigen. Sie umfasst aber ebenfalls eine Analyse Ihrer Prozesse und Arbeitsschritte. Insbesondere in der Zusammenarbeit mit Dritten ist es wichtig, dass alle erforderlichen Arbeitsschritte in einer sinnvollen Reihenfolge stattfinden.

Gleichzeitig nehmen Sie eine Priorisierung Ihrer Aufgaben vor: Was ist wichtig und muss dringend erledigt werden? Was können Sie noch verschieben? Was müssen Sie selbst erledigen und welche To-dos können Sie delegieren? Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass alle anfallenden Aufgaben in der zur Verfügung stehenden Zeit erledigt werden. 

Ihre Kundinnen und Kunden erwarten, dass Sie pünktlich zu Terminen erscheinen und dass Sie Aufträge innerhalb der vereinbarten Zeit erledigen. Ihr Erfolg als Unternehmer:in hängt entsprechend davon ab, wie gut Sie sich selbst organisieren können. Bei einer schlechten Planung geraten Sie unter Zeitdruck, können die vereinbarte Deadline nicht halten und liefern zu spät, in schlechter Qualität und im schlimmsten Fall gar nicht.

Die Zeit können Sie nicht kontrollieren. Sie können aber kontrollieren, wie Sie Ihre Arbeitszeit am effektivsten nutzen. Ein gutes Zeitmanagement hilft Ihnen dabei, Prokrastination zu vermeiden, Projekte sauber zu planen und erfolgreich abzuschließen und gleichzeitig Arbeitsprozesse zu analysieren und zu optimieren.

Ein gutes Zeitmanagement spielt eine große Rolle in der Praxis und hilft Ihnen dabei, Ihre operativen Aufgaben zu meistern. Das Thema Zeitmanagement-Methoden ist zum Beispiel ein wichtiger Bestandteil des Projektcontrollings: Für den Projekterfolg ist es unerlässlich, Termine und Leistungen zu planen, zu steuern und zu kontrollieren.

Die Zeiterfassung in Projekten ist zu dem hilfreich, um zukünftige Projekte realistisch zu planen und Angebote zu erstellen und abzurechnen. Darüber hinaus hilft es Ihnen, Ihre Kapazitäten besser zu planen. Sie behalten leichter den Überblick, welche Aufgaben Sie schieben können oder ob Sie noch Ressourcen haben, ein weiteres Projekt anzunehmen. Nichts wirkt unprofessioneller auf Kundinnen und Kunden, als Aufträge im Nachhinein zu verschieben oder sogar ganz abzusagen.

Die ABC-Analyse ist eigentlich eine betriebswirtschaftliche Methode, die relevanten Kenngröße beschreibt und dann nach ihnen sortiert. Durch diese Gewichtung entsteht eine Rangfolge wichtiger Elemente (Kategorie A) über weniger wichtige Elemente (Kategorie B) bis hin zu nachrangigen Elementen (Kategorie C). 

Auf das Zeitmanagement übertragen werden alle anstehenden Aufgaben aufgelistet und entsprechend ihrer Wichtigkeit den Kategorien A, B und C zugeordnet. 

Die Zuordnung erfolgt anhand der Fragestellungen, wie wichtig eine Aufgabe für die eigenen Ziele ist und wie viel Zeit Sie in eine Aufgabe investieren möchten. 

Diese Analyse gibt zum einen Aufschluss darüber, wie viel Zeit Sie für eine Aufgabe aufwenden sollten: Den Großteil Ihrer Zeit (mindestens 60 %) wenden Sie für A-Aufgaben auf. B-Aufgaben nehmen zwischen 20 und 25 % Ihrer Zeit in Anspruch, der Aufwand für C-Aufgaben liegt bei maximal 15 %. Zum anderen erhalten Sie Aufschluss darüber, ob Sie eine entsprechend Aufgabe selber erledigen sollten (A) oder sie gegebenenfalls auch delegieren können (B und C).  

Bevor Sie in den Tag starten, sollten Sie sich Zeit nehmen, um einen Tagesplan mithilfe der ALPEN-Methode zu erstellen. Dabei sollen Sie etwa 60 % Ihrer Zeit für arbeitsrelevante Aufgaben verplanen. 20 % dienen als Puffer und weitere 20 % planen Sie für soziale Aktivitäten wie den Plausch in der Kaffeeküche oder Telefonate mit Freund:innen und Familie ein.

Das Akronym steht dabei für:

Im ersten Schritt (A) werden alle anstehenden Aufgaben, Termine und Aktivitäten aufgelistet. Anschließend schätzen Sie ein, wie lange (L) Sie für die Erledigung der einzelnen To-dos benötigen werden. Da es sich lediglich um eine Abschätzung handelt und Sie aus Erfahrung wissen, dass trotz sorgfältiger Planung immer etwas dazwischen kommen kann, planen Sie ausreichend Pufferzeiten (P) mit ein.

Im nächsten Schritt treffen Sie Entscheidungen (E), ob die geplante Zeit ausreicht oder bestimmte Aufgaben nicht so wichtig sind und erst einmal verschoben werden können.

Am Ende des Tages erfolgt dann die Nachkontrolle (N), ob alles erledigt wurde. Diese Kontrolle liefert Ihnen wertvolle Erfahrungen für weitere Planungen. 

Eat the Frog ist eine Methode, mit der Sie wirksam vermeiden können, unliebsame Aufgaben immer weiter zu verschieben. Das Prinzip ist denkbar einfach: Als erstes „schlucken Sie die Kröte“ und erledigen die Aufgaben, die am Wichtigsten, Ihnen unangenehm sind oder Ihnen schwerfallen. Haben Sie diese Aufgaben erst einmal erledigt, wird es Ihnen vorkommen, als könnten Sie alles schaffen. Sie schieben keine quälenden Gedanken vor sich her, der Kopf ist frei und Sie haben Zeit und Energie für weitere Aufgaben.

Das Eisenhower-Prinzip bzw. die Eisenhower-Matrix ist eine Zeitmanagement-Methode, mit der Sie wichtige und dringende Aufgaben von unwichtigen und nicht dringenden Aufgaben trennen. Wichtige Aufgaben erledigen Sie sofort. Unwichtige Aufgaben werden delegiert oder eliminiert.

Im ersten Schritt erstellen Sie eine Liste mit allen anfallenden Aufgaben, die anschließend je nach Wichtigkeit und Dringlichkeit den vier Quadranten A, B, C und D zugeteilt werden.

A-Aufgaben sind wichtig und dringend und haben eine entsprechend hohe Priorität. Sie werden nicht geplant und nicht delegiert, sondern sofort und von Ihnen selbst erledigt. B-Aufgaben sind zwar wichtig, aber nicht dringend und können zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden. Wichtig ist hier aber die rechtzeitige Planung –  vergleichbar mit der Wiedervorlage. C-Aufgaben sind zwar dringend, aber nicht unbedingt wichtig. Das heißt, diese To-dos können Sie ohne Weiteres delegieren und müssen sich nicht zwingend selbst kümmern. D-Aufgaben sind weder wichtig noch dringend und können sofort eliminiert werden. 

Um zu entscheiden, welche Aufgaben in welchen Quadranten gehören, helfen Fragen wie 

Die Zeitmanagement-Methode Getting Things Done beruht zunächst ebenfalls auf der Auflistung aller anstehenden Aufgaben. Diese Aufgaben werden dann in fünf Schritten verarbeitet:

Entscheidend ist, Ihre Liste regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.

Laut des Pareto-Prinzips des italienischen Ingenieurs und Ökonomen Vilfredo Pareto werden 80 % des Gesamtergebnisses mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht. Gemäß der sogenannten 80-20-Regel ist es also gar nicht notwendig, eine Aufgabe hundertprozentig zu erledigen.

Diese Zeitmanagement-Methode hilft Ihnen dabei, wichtige Arbeitspakete zu erkennen und schnelle Fortschritte bei relativ guten Ergebnissen zu erzielen. Zudem unterstützt es Sie dabei zu erkennen, welche Aufgaben Sie aufgrund fehlender Effizienz aufschieben oder weglassen können. Wichtig bei der Einschätzung ist, regelmäßig zu hinterfragen, ob die Erledigung einer Aufgabe tatsächlich zielführend ist. 

Große Aufgaben werden aufgrund ihres Umfangs häufig verschoben. Teilen Sie eine große Aufgabe in viele kleine, fällt es Ihnen leichter, sie abzuarbeiten und so kontinuierlich Fortschritte zu erzielen. Hier hilft Ihnen die sogenannte Pomodoro-Technik, die in den 1980er von dem Italiener Francesco Cirillo mithilfe eines Weckers in Form einer Tomate (italienisch: pomodoro) entwickelt wurde.

Die Technik dieser Zeitmanagement-Methode beruht auf fünf Schritten: Aufgabe schriftlich formulieren, Wecker auf 25 Minuten stellen, die Aufgabe bearbeiten, bis der Wecker klingelt, abhaken, was Sie geschafft haben und eine kurze Pause von fünf Minuten einlegen. Dieses Vorgehen wiederholen Sie viermal und legen dann eine längere Pause von fünfzehn bis zwanzig Minuten ein.

Die SMART-Methode geht davon aus, dass nur erreichbare Ziele tatsächlich motivieren. Entsprechend setzen Sie Ihre Ziele so, dass sie die folgenden Punkte erfüllen:

Ob ein Ziel erreichbar und realistisch ist, hängt natürlich von den jeweiligen Gegebenheiten ab. Bei der Formulierung Ihres Ziels müssen Sie diese Gegebenheiten entsprechend im Blick behalten, damit eine Aufgabe Sie nicht frustriert statt Sie zu motivieren.

Time Boxing ist eine Zeitmanagement-Methode, die aus dem Projektmanagement stammt und besonders nützlich ist, wenn Sie mit festen Budgets planen müssen. Sie legen fest definierte Zeitblöcke fest, in denen eine Aufgabe zwingend erledigt werden muss. Die Zeitblöcke können je nach Aufgabe Stunden, Tage oder Wochen umfassen. Um unnötigen Stress zu vermeiden, ist es wichtig, die Bearbeitungszeit möglichst realistisch festzulegen. 

Je nach Methode gibt es zahlreiche Tools und Apps, die Sie bei Ihrem Zeitmanagement unterstützen. 

Microsoft To Do ist die digitale Antwort auf die bunten Post-its. Sie können die cloudbasierte Anwendung zur Aufgabenverwaltung jederzeit online mit Ihrem Smartphone, einem Tablet oder am Computer nutzen, um Ihren Tag zu planen, Aufgaben zu verwalten und Ihre To-do-Listen mit Ihren Kolleginnen und Kollegen oder Mitarbeitenden zu teilen. Damit Sie keine Aufgaben und Termine aus den Augen verlieren, gibt es zudem eine Erinnerungsfunktion. Das Tool ist kostenlos für PCs, als App für iOS- und Android-Smartphones sowie als Web-Anwendung erhältlich.

Mit Todoist legen Sie Ihre Aufgaben als To-dos an, können sie sortieren, kategorisieren und Listen hinzufügen. So hilft Ihnen das Tool, den Überblick zu behalten und erinnert Sie an bevorstehende Aufgaben. Projekte und Listen lassen sich auch mit anderen teilen. Um sich die Arbeit zu erleichtern, können Sie Todoist auch mit Ihren E-Mails, Ihrem Kalender und Ihren Dateien verknüpfen. Todoist ist in der Grundversion kostenlos für PCs, als App für iOS- und Android-Smartphones sowie als Web-Anwendung erhältlich. 

Neben den gängigen Methoden, um Ihr Zeitmanagement in den Griff zu bekommen und Ihre Produktivität zu steigern, sowie den Tools und Apps, gibt es noch die ganz einfachen kleinen Tricks, die Ihnen helfen, die verfügbare Zeit effektiver zu nutzen.