Lohnsteuerbescheinigung

Endes des Jahres oder mit der ersten Lohnabrechnung des neuen Jahres erhalten Arbeitnehmende mit der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung einen Nachweis, in welcher Höhe ihr Arbeitgeber Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer und Beiträge zur Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung tatsächlich abgeführt hat. 

Der Arbeitgeber ist laut § 93c der Abgabenordnung (AO) dazu verpflichtet, die Daten fristgerecht und korrekt zu übermitteln. Unterlässt er die Übermittlung der Daten oder übermittelt er fehlerhafte Daten, kann er für Steuergelder, die dem Staat dadurch entgangen sind, haftbar gemacht werden.

Bis 2010 erhielten Arbeitnehmende ihre Lohnsteuerkarte in Papierform vom zuständigen Finanzamt. Die Karte musste beim Arbeitgeber abgegeben werden, damit dieser die entsprechenden Angaben auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte eintragen konnte. Die ausgefüllte Karte wurde dann zusammen mit der Lohnsteuererklärung beim Finanzamt eingereicht. 

Mit Einführung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) wurde die Lohnsteuerkarte zum 1. Januar 2013 durch ein elektronisches Verfahren ersetzt. Im Rahmen dieses Verfahrens, das auch als elektronische Lohnsteuerkarte bezeichnet wird, werden die steuerrelevanten Daten elektronisch vom Arbeitgeber an das Finanzamt übermittelt. 

Gleichzeitig kann der Arbeitgeber auf alle relevanten Steuermerkmale seiner Arbeitnehmenden zugreifen, um die Höhe der abzuführenden Steuern und Sozialversicherungsbeiträge korrekt zu berechnen. Änderungen melderechtlicher Daten, die Einfluss auf die Steuer haben wie Heirat, die Geburt eines Kindes oder Kirchenein- oder Kirchenaustritte, werden von den Meldebehörden an das Bundeszentralamt für Steuern übermittelt, um die Aktualität der Lohnsteuerabzugsmerkmale zu gewährleisten.

Mit der Lohnsteuerbescheinigung erhält der Arbeitnehmer einen entsprechenden Ausdruck. Die Steuererklärung wird ohne die Lohnsteuerbescheinigung beim Finanzamt eingereicht, da ihnen die Daten bereits vorliegen.

Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung enthält Anschrift und Steuernummer des Arbeitgebers sowie Angaben über die persönlichen Steuermerkmale, das Einkommen und die gezahlten Abgaben eines Arbeitnehmenden.

Zu den persönlichen Steuermerkmalen zählen Angaben wie die 

Hinzu kommen Angaben zum steuerfreien Jahresbetrag sowie dem Jahreshinzurechnungsbetrags und ein Hinweis, an welches Finanzamt die Lohnsteuer abgeführt wurde. Bei dem steuerfreien Jahresbetrag handelt es sich um den Grundfreibetrag auf das zu versteuerndes Einkommen. Dieser liegt 2021 bei 9.744 Euro für ledige und 19.488 Euro für zusammenveranlagte Paare. Auf Einkommen, das unter diesem Freibetrag liegt, fällt keine Einkommensteuer an. Der Hinzurechnungsbetrag ist für Arbeitnehmende mit mehr als einem Job relevant und verhindert die Zahlung der Lohnsteuer, die sie im Rahmen ihrer Jahressteuererklärung erstattet bekommen würden. 

Neben den persönlichen Angaben ist auf der Lohnsteuerbescheinigung der Beschäftigungszeitraum und der steuerpflichtige Bruttoarbeitslohn einschließlich erhaltener Sachbezüge vermerkt. Darüber hinaus enthält die Bescheinigung Angaben über 

Die Lohnsteuerbescheinigung enthält nicht nur Angaben über Beiträge zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung. In Zeile 28 sind die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung oder einer Mindestvorsorgepauschale eingetragen. 

Mithilfe der Großbuchstaben U, S, M, F und FR werden dem Arbeitnehmenden bestimmte Fälle bescheinigt.

Der Buchstabe U steht für Zeiträume, in denen zwar ein Beschäftigungsverhältnis besteht, jedoch an mindestens fünf aufeinander folgenden Arbeitstagen kein Anspruch auf Arbeitslohn bestand. Hierzu zählen beispielsweise der Bezug von Krankengeld, Elterngeld, unbezahlter Urlaub oder Wehrübungen.  

Der Buchstabe S gibt an, dass ein sonstiger Bezug beispielsweise Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Prämien oder Jubiläumszuwendungen abgerechnet wurden, ohne bereits erfolgte Lohnzahlungen in früheren Arbeitsverhältnissen des Jahres mit einzubeziehen. 

Der Buchstabe F steht für steuerfreie Sammelbeförderung eines Arbeitnehmenden zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

Der Buchstabe M wird eingetragen, wenn ein Arbeitnehmender während einer beruflichen Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer beruflichen doppelten Haushaltsführung eine Mahlzeit vom Arbeitgeber in Anspruch nimmt.

Bei französischen Grenzgängern, die von der Zahlung der Lohnsteuer in Deutschland befreit sind, werden die Buchstaben FR eingetragen. 

Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, die Lohnsteuerbescheinigung spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres zu erstellen und dem Arbeitnehmenden digital oder als Ausdruck zur Verfügung zu stellen. Scheidet ein Arbeitnehmender vor Ablauf eines Kalenderjahres aus, wird die Lohnsteuerbescheinigung mit Ablauf des Arbeitsverhältnisses erstellt und mit der letzten Gehaltsabrechnung überreicht. Wer im Laufe eines Kalenderjahres Arbeitslosengeld erhalten hat, bekommt eine Lohnsteuerbescheinigung von der Agentur für Arbeit. Diese wird in der Regel Ende Februar ausgehändigt. 

Arbeitgeber, die Minijobbende beschäftigen und die Lohnsteuer pauschal mit 2 Prozent erheben, müssen für diese Arbeitnehmenden keine Lohnsteuerbescheinigung erstellen. Werden Minijobbende mit ihrer individuellen Steuerklasse abgerechnet, ist auch für sie eine Lohnsteuerbescheinigung zu erstellen. 

In der Regel wird Arbeitnehmenden ein Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung innerhalb der Fristen zugesandt. Wer keine Lohnsteuerbescheinigung von seinem Arbeitgeber erhalten hat oder die Lohnsteuerbescheinigung verloren hat, kann bei seinem Arbeitgeber einen neuen Ausdruck anfordern.

Im Rahmen eines kostenlosen Serviceangebots der Steuerverwaltung kann die Lohnsteuerbescheinigung auch im Online-Finanzamt ELSTER abgerufen und für die vorausgefüllte Steuererklärung genutzt werden.

Zwar müssen Arbeitnehmende die Lohnsteuerbescheinigung nicht ihrer Einkommensteuererklärung beilegen. Sie ist aber dennoch ein wichtiges Steuerdokument, das zeigt, wie viel Lohnsteuer ein Arbeitnehmender im vergangenen Kalenderjahr tatsächlich gezahlt hat. Damit dient sie zum einen als Beweis für den Lohnsteuerabzug. Zum anderen bildet sie die Grundlage für die Steuererklärung und erleichtert ihre Erstellung.

Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, korrekte Angaben in der Lohnsteuerbescheinigung zu machen. Arbeitnehmende sollten sich jedoch nicht auf die Richtigkeit der Angaben verlassen und die Lohnsteuerbescheinigung sorgfältig und rechtzeitig prüfen, um fristgerecht Einspruch zu erheben.

Es ist nicht möglich, einen fehlerhaften Lohnsteuerabzug nach der Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung zu korrigieren. Liegt eine fehlerhafte Lohnsteuerbescheinigung vor, wird keine korrigierte Bescheinigung beim Arbeitgeber angefordert und es werden auch keine korrigierten Daten vonseiten des Arbeitgebers an das Finanzamt übermittelt. Der Arbeitgeber ist aber verpflichtet, Fehler oder Korrekturen dem Betriebsstättenfinanzamt, also dem Finanzamt, in dessen Bezirk sich die Betriebsstätte eines Unternehmens befindet, mitzuteilen. 

Der Arbeitnehmende kann sich zu viel gezahlte Steuern ausschließlich über die Steuererklärung zurückholen. Wurde aufgrund fehlerhafter Angaben zu wenig Lohnsteuer einbehalten, wird die Nachforderung des unterbliebenen Steuerabzugs beim Arbeitnehmenden durch Einkommensteuerveranlagung oder durch einen Nachforderungsbescheid veranlasst. 

Privatpersonen können ihre Steuerunterlagen entsorgen, sobald der Steuerbescheid rechtskräftig ist. Eine Ausnahme gilt nur für Steuerpflichtige, deren Einkünfte pro Jahr mehr als 500.000 Euro betragen. In diesem Fall gilt für Steuerunterlagen und Belege eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. 

Es ist jedoch ratsam, die Lohnsteuerbescheinigung und den Steuerbescheid bis zur Rente aufzubewahren, um einen Rentenanspruch zu belegen. Digitales Belegmanagement hilft Ihnen dabei, Ihre Belege platzsparend und sicher zu archivieren.