So werden Sie virtuelle Assistenz

Arbeitsmodelle werden zunehmend flexibler: Die Digitalisierung ermöglicht das Arbeiten von überall auf der Welt zu jeder erdenklichen Tageszeit. Darüber hinaus orientieren sich immer mehr Firmen am Trend des Outsourcings. Die Generationen Y und Z sind dabei, das Zepter in die Hand zu nehmen, was auch in der Arbeitswelt zu merklichen Veränderungen auch führt.

Im Zuge dieser Veränderungen entwickeln sich auch neue Jobs, wie die virtuelle Assistenz. Wovon genau die Rede ist und wozu Unternehmen einen virtuellen Assistenten brauchen, erklären wir Ihnen im folgenden Artikel.

Wie der Name sagt, ist ein virtueller Assistent oder eine virtuelle Assistentin (engl. virtual assistant) oder eAssistent:in während der Ausübung der Tätigkeit körperlich nicht an einem Unternehmensstandort anwesend. Aber was macht eine virtuelle Assistentin oder ein virtueller Assistent?

Virtuelle oder auch virtuelle persönliche Assistent:innen, kurz VPA‘s, sind sogenannte Digital Nomads: Also Menschen, die nahezu ausschließlich digitaleTechnologien nutzen, um ihre Arbeit ortsunabhängig zu erledigen. Dieser Begriff beschreibt meist sehr junge Menschen, die ihr Leben an unterschiedlichen Orten verbringen und sich auch beruflich nicht an einen Ort und eine Uhrzeit binden wollen.

Sich die Arbeitszeiten flexibel einteilen zu können. In ein warmes Land ziehen und von dort aus mit Blick auf schöne Landschaften oder sogar das Meer in einer entspannten Atmosphäre zu arbeiten. Was für die virtuelle Assistenz selbstverständlich ist, war für vorangegangene Generationen lediglich ein Traum, der sich nur in Ausnahmefällen erfüllte.

Jobs für die virtuelle Assistenz können ganz unterschiedliche Aufgabenfelder umfassen: Manchmal handelt es sich um administrative Aufgaben wie Anrufe, Verwaltung oder die Organisation von Terminen wie Meetings oder Geschäftsreisen.

Die Aufgaben können jedoch auch spezifischer sein: Sie reichen von Korrekturlesen, SEO und Recherche über Kundenunterstützung bis hin zu Buchhaltung, Webdesigns und der Entwicklung von Marketingstrategien.

Die virtuelle Assistenz kann natürlich auch auf spezielle Fachgebiete begrenzt werden. Die meisten Arbeitnehmer:innen, die als virtuelle Assistent:innen ihr Geld verdienen, entscheiden sich jedoch dafür, sich alle Möglichkeiten offen zuhalten. Sie vermeiden damit, Aufträge zu verlieren.

Sie möchten als virtuelle Assistenz arbeiten? Dann stellt sich natürlich die Frage, welche Voraussetzungen Sie mitbringen sollten, um virtuelle Assistentin oder virtueller Assistent zu werden. Grundsätzlich zeichnet sich der Job dadurch aus, dass Sie nichts weiter als Ihren Laptop und eine gut funktionierende Internet-Verbindung brauchen.

Bezüglich der Kompetenzen, die eine virtuelle Assistenz mitbringen sollte, gibt es keine eindeutigen Vorgaben. Sie umfasst häufig eine Vielzahl an Aufgaben und ist somit nicht auf einen bestimmten Aufgaben- oder Themenbereich beschränkt. Es wirkt sich also nur positiv aus, wenn Sie Kompetenzen in vielen verschiedenen Bereichen aufweisen können. Damit sind Sie ein attraktiver Kandidat oder eine attraktive Kandidatin, um diverse und gegebenenfalls auch komplexere Aufgaben und Jobs als virtuelle Assistenz in Fernarbeit zu übernehmen.

Ihre persönlichen Eigenschaften spielen ebenso eine große Rolle, wie Ihre fachlichen Qualifikationen. Als virtuelle Assistenz genießen Sie viele Freiheiten. Aber an keine festgelegten Bürozeiten gebunden zu sein, bedeutet noch lange nicht, dass Sie jeden Tag ausschlafen und an Ihrem jeweiligen Aufenthaltsort entspannen können. Hier wird die Bedeutung von Zeitmanagement deutlich, denn nur eine zuverlässige und disziplinierte Arbeitsweise wird langfristig zu Erfolg in diesem Beruf führen.

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Die Frage, was virtuelle Assistent:innen verdienen, hängt wie bei Freelancer:innen von der Qualifikation, aber auch von der Branche, in der sie arbeiten, ab. Bei der Kalkulation Ihres Stundensatzes ist es wichtig, alle privaten und beruflichen Kosten zu berücksichtigen und in die Berechnung mit einzubeziehen.

Unabhängig davon, ob Sie die virtuelle Assistenz nebenberuflich oder hauptberuflich ausüben, unterliegen Ihre Einnahmen der Einkommensteuer. Allerdings bleiben Einnahmen unter einem Grundfreibetrag in Höhe von 9.984 € bei Alleinstehenden und 19.968 € bei Verheirateten steuerfrei.

Wenn Sie einen jährlichen Gewinn unter 22.000 € im vergangenen Jahr verzeichnet haben und für das kommend Jahr einen Gewinn unter 50.000 € erwarten, können Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und auch die Umsatzsteuer sparen.

Der Nachteil ist, dass Sie dann auch keine Vorsteuer geltend machen können. Darüber hinaus unterliegen Sie in Deutschland der Pflicht, ein Gewerbe anzumelden und Gewerbesteuer zu zahlen. Ausnahme sind Freiberufler:innen, die von der Zahlung der Gewerbesteuer befreit sind.

Zu guter Letzt ist es für die virtuelle Assistenz entscheidend, die Finanzen jederzeit im Blick zu behalten und bei der Buchhaltung nicht zu viel Zeit zu verlieren. Das Qonto Online-Geschäftskonto bietet das perfekte Konto für übersichtliche Finanzen. In der App können Sie jederzeit Ihre Einnahmen und Ausgaben einsehen. Sie scannen Ihre Belege und können mit einer Filterfunktion die Vorgänge gegliedert nach unterschiedlichen Bereichen einsehen. Nicht nur mit der Online-Anmeldung, sondern auch mit der Kontoverwaltung sparen Sie Zeit, die Sie so in Ihre eigentlichen Aufgaben als virtuelle Assistenz investieren können.

Überwiegend arbeiten Start-ups und junge Unternehmen mit virtuellen Assistenten zusammen. Aufgaben im Marketing und Webdesign lassen sich gut auslagern. Und sind die virtuellen Kolleg:innen erst einmal eingearbeitet und kennen die Ansprüche des Unternehmens, ist ihre Arbeit ein großer Mehrwert und sehr zeiteinsparend für das Unternehmen.

Vor allem Gründer:innen haben in der Anfangsphase wenig Zeit und eine lange To-do-Liste. Vieles bleibt liegen. Meist Aufgaben, die eine Online-Assistenz ohne weiteres übernehmen kann, damit sich der Gründer oder die Gründerin auf die Weiterentwicklung und die wichtigsten Aufgaben des Unternehmens konzentrieren kann.

Hier bieten sich Ihnen zwei Optionen: Entweder sind Sie bereits so gut vernetzt, dass Sie ganz von alleine gefunden werden. Oder Sie suchen selbst nach passenden Stellen. So können Sie sich beispielsweise auf Portalen anmelden, die exklusiv Jobs für virtuelle Assistent:innen vermitteln. Hierzu gehören beispielsweise eAssistentin, my vpa und Strandschicht.

Diese Portale nehmen einen Anteil Ihrer Bezahlung an Provision. Trotzdem ist so ein Portal vor allem für Neulinge empfehlenswert, um sich ein Netzwerk aufzubauen und erste Aufträge als virtuelle Assistenz zu finden.

So oder so: Wer sich ein gutes Netzwerk aufbaut, zuverlässige Arbeit und gute Qualität abliefert, wird sich schnell einen Namen in der Szene machen.

Außerdem können Sie zusätzlich auf sich aufmerksam machen, indem Sie Ihre sozialen Netzwerke, die Sie zu beruflichen Zwecken verwenden, professionell gestalten und stets auf dem neuesten Stand halten. Des Weiteren sollten Sie Ihre eigene Website erstellen, auf der Sie sich sowie Ihre Kompetenzen präsentieren und Referenzen bisheriger Projekte für potenzielle Kund:innen zur Verfügung stellen.

Die Konkurrenz in diesem Beruf ist groß. Viele wollen sich den Traum der Selbstständigkeit erfüllen und Unternehmen bevorzugen bei der Zusammenarbeit erst einmal die ihnen bereits bekannten Kandidat:innen. Dadurch kann besonders die Anfangsphase als virtuelle Assistenz manchmal weniger gut als erwartet laufen.

Deswegen ist es umso wichtiger, dass Sie sich von der Masse abheben und sich gut präsentieren. Vor allem Zuverlässigkeit sticht in dieser Branche hinaus: Sich selbst disziplinieren und seine Zeit managen zu können sind zwei wichtige Fähigkeiten, die Sie als perfekte virtuelle persönliche Assistenz auszeichnen.

Die virtuelle Assistenz ist während seiner Tätigkeit nicht persönlich im Unternehmen anwesend ist. Virtuelle Assistent:innen übernehmen Aufgaben, die den Unternehmer oder die Unternehmerin selbst zu viel Zeit kosten und ihn oder sie von den Kernbereichen ihres Geschäfts ablenken.

Der Beruf zeichnet sich dadurch aus, dass Sie als virtuelle Assistentin oder als virtueller Assistent von jedem Ort der Welt aus arbeiten können. Alles, was Sie brauchen, ist ein Laptop und eine funktionierende Internet-Verbindung.

Ihr Aufgabenfeld ist breit gefächert und reicht von administrativen Arbeiten bis hin zu kreativen Aufgaben.

Wenn Sie als virtuelle Assistenz tätig werden möchten, müssen Sie ein Gewerbe anmelden. Erwirtschaften Sie nur einen kleinen Gewinn, können Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und sich von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien lassen.

Zuverlässigkeit und Selbstdisziplin sind wichtige Eigenschaften, die Sie als virtuelle Assistenz unbedingt mitbringen müssen. Nur dann wird sich Ihre Leistung rumsprechen und Sie sichern sich weitere Aufträge für die Zukunft. Ob dieser Beruf für Sie geeignet ist, hängt letztendlich von Ihnen ab – die Vorteile sind auf jeden Fall überzeugend!