Finanzplan erstellen in nur 5 Schritten

Viele Gründer:innen stehen vor dem Sprung in die Selbstständigkeit vor der Herausforderung, Fremdkapital zur Finanzierung der Startinvestitionen zu beschaffen. Unabhängig davon, in welcher Branche Sie aktiv werden möchten, stehen bei der Gründung eines Unternehmens verschiedene Ausgaben an (z.B. Miete, Mitarbeitende, Büroausstattung, Stammkapital, Firmenwagen oder Produkte und Rohstoffe).

Um eine solche Gründungsfinanzierung zu erhalten, ist es in den meisten Fällen obligatorisch, die prognostizierten Einnahmen und Ausgaben für potentielle Geldgeber:innen darzustellen. Diesen Schritt können Sie mithilfe eines Finanzplans abbilden.

Im folgenden Blogartikel stellen wir Ihnen vor, wie Sie die Finanzplanung ganz einfach selbst erstellen können.

Grundsätzlich fasst der Finanzplan alle ein- und ausgehenden Zahlungen eines Unternehmens zusammen, die sich auf einen festgelegten Zeitraum beziehen (auch Planperiode genannt).

Die Finanzplanung bündelt also alle untergeordneten Pläne, wie z.B. die Absatz-, Personal- oder Kostenplanung. Alle diese Bereiche fließen in den Finanzplan mit ein und bieten somit eine Gesamtübersicht über die Zahlungsströme. Damit ist die Finanzplanung ein sehr wichtiges Instrument, um gegenseitige Abhängigkeiten zu bestimmen und den Cashflow steuern und kontrollieren zu können.

Sowohl für neugegründete Start-ups, als auch bestehende Unternehmen ist der Finanzplan ein geeignetes Mittel, um finanzielle Schlüsse für die Zukunft ziehen zu können. Dadurch ist der Finanzplan unabdingbar für die Liquiditätsplanung einer Unternehmung. Die detaillierte Aufstellung aller Posten dient dann nicht nur potentiellen Investoren und Investorinnen, sondern auch dem internen Controlling. 

Später gleichen Sie die Ergebnisse Ihres Finanzreportings mit Ihrem Finanzplan ab – und können gegebenenfalls nachjustieren.

Wenn Sie sich jetzt fragen, ob Sie für Ihr Vorhaben ebenfalls einen Finanzplan benötigen, lautet die Antwort wie folgt: Die Finanzplanung ist an allen unternehmerischen Schnittstellen essentiell, bei denen der (externe) Kapitalbedarf eine Rolle spielt. Das könnten beispielsweise Gespräche mit Banken, Business Angels, Venture-Capital-Gesellschaften und die damit verbundene Formulierung eines Businessplans sein.

Für bereits etablierte Unternehmen kann der Finanzplan auch bei der Realisierung von außergewöhnlichen Investitionsprojekten oder der jährlichen Planung bzw. des Controllings dienen. Wenn Sie sich in einer dieser genannten Verpflichtungen wiedererkennen, ist auch für Sie die Erstellung eines Finanzplans entscheidend.

In dem Finanzplan wird der Kapitalbedarf, die Rentabilität und die Liquidität festgestellt. Wenn Sie die Finanzplanung erstellt haben, können Sie folglich ableiten, wann Liquiditätsengpässe auftreten könnten, wann Sie schwarze Zahlen schreiben oder wie rentabel Ihre Geschäftsidee wirklich ist.

Die realistische und detaillierte Planung der Finanzen ist gerade für Existenzgründer:innen sehr wichtig, die für den Start externes Kapital aufnehmen müssen. Anhand der Zahlen im Finanzplan, der normalerweise das Herzstück eines jeden Businessplans darstellt, entscheiden die Geldgeber:innen, ob das Geschäftsmodell solide aufgebaut und das Geld dort richtig angelegt ist. Wenn Banken oder Investoren und Investorinnen einen Zweifel daran haben, ob sie ihr Geld wiedersehen, platzt eine Finanzierungsanfrage normalerweise sofort.

Wichtig für angehende Gründer:innen: Wenn Sie infolge einer ganz frischen Unternehmensgründung beispielsweise noch keine Umsatzzahlen haben, an denen Sie sich für die neue Periode orientieren können, sollten Sie viel Wert auf eine ausführliche Recherche der Daten Ihres Zielmarktes, Ihrer Marktbegleiter und Ihrer Zielgruppe legen. 

Denken Sie daran, dass Sie womöglich nur eine Marktnische besetzen und damit nur einen kleinen Teil des Marktvolumens gewinnen und abdecken können. Unrealistische Schätzungen und Hochrechnungen des Umsatzes, die für eine Bewilligung eines Kredits sorgen sollen, fallen jedem finanzaffinen Berater umgehend auf. Auch die Aufführung von zu gering kalkulierten Kosten - die zwar einen niedrigeren Kapitalbedarf versprechen, aber gleichzeitig auch Liquiditätsengpässe begünstigen - werden von Geldgeber:innen beanstandet.

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Wie erstellt man nun also einen solchen Finanzplan? Seien Sie beruhigt, das fragen sich sehr viele Gründer und Gründerinnen, die oftmals einen Businessplan schreiben müssen. Wir zeigen Ihnen mit dem folgenden 5-Schritte-Plan, wie Sie ganz leicht selbst einen Finanzplan aufstellen können:

Der erste und oftmals einfachste Schritt, um mit einem Finanzplan zu starten, ist die Aufstellung der Umsatzplanung. Diese beinhaltet jegliche Umsatzposten, die Sie für die festgelegte Planperiode einkalkulieren. Diese Zahlen können beispielsweise auf den Produktverkäufen, der Kundenanzahl oder der geleisteten Arbeitszeit (z.B. bei Dienstleistern) basieren.

Bedenken Sie dabei, dass Sie die anfallenden Steuern, aber auch Preisnachlässe oder Zahlungsausfälle mit eintragen und einkalkulieren. Ein Unternehmen, bei dem es keine Umsatzschwankungen oder Herausforderungen beim Absatz gibt, ist in der Realität kaum existent. Bitte denken Sie daran, dass die Umsatzzahlen so realistisch wie möglich prognostiziert werden sollten.

Auch wenn Sie die Finanzplanung womöglich für Dritte erstellen - letztendlich sind Sie es, der mit den Geschäftszahlen wirtschaften muss. Falsche Angaben in der Umsatzplanung gefährden damit Ihre eigene Liquidität.

Genauso wichtig wie die Umsatzplanung ist die Erstellung eines Kostenplans. Die prognostizierten Ausgaben bei Ihrem Unternehmen vervollständigen als Gegenseite zu den Umsätzen Ihre Finanzplanung. Die Kosten teilen sich dabei u.a. in folgende Posten auf:

• Personalkosten: Alle Beschäftigungsverhältnisse mit Bruttolöhnen, Lohnnebenkosten und Sonderzahlungen gehören zu diesem Posten.
  
  
• Direkte Kosten: Alle Kostenarten, die abhängig vom Umsatz sind (z.B. Rohstoffe, Material, Wareneinkauf), werden hier notiert.
  
  
• Gründungs- und Betriebskosten: Hier führen Sie alle Kosten auf, die in direkter Verbindung zu Ihrer Gründung stehen oder nach Aufnahme Ihrer unternehmerischen Tätigkeit anfallen (z.B. Notarkosten, Kontogebühren, Miete, Versicherungen, Geschäftsausstattung).
  
  
• Investitionen: Wenn Sie eine Tätigkeit planen, bei der Sie beispielsweise auf einen Fuhr- oder Maschinenpark angewiesen sind, können Sie entsprechende Investitionen hier auflisten. Je nach Branche und Geschäftsmodell variiert dieser Posten sehr stark.
  
  
• Marketingaufwand: In dieser Kategorie werden alle Werbemaßnahmen aufgeführt - bestenfalls aufgeteilt auf die einzelnen Kommunikationskanäle (z.B. Social Media, Außenwerbung, Print, Google Ads).

Durch Ihre prognostizierten Umsätze und Kosten, können Sie nun ermitteln, wann Sie die ersten Gewinne erwirtschaften werden und welche Summe Sie dafür als Vorfinanzierung benötigen.

Wenn Sie neu gründen, können Sie alle Gründungs- und Investitionskosten Ihrem Eigenkapital gegenüberstellen. Diese Differenz gibt Ihnen dann, zusammen mit dem Zeitraum, den Sie bis zum Break-Even überbrücken müssen, Aufschluss über Ihren Kapitalbedarf. Leichter formuliert: Der Kapitalbedarf ist das Geld, das Sie sich organisieren müssen, bis das Business von selbst überleben kann.

Planen Sie für Unvorhergesehenes den Kapitalbedarf nicht zu knapp ein und fügen Sie der Summe lieber einen Puffer von zusätzlichen 10-15% hinzu. Diesen Finanzierungsbedarf teilen Sie anschließend in die unterschiedlichen Finanzierungsmöglichkeiten im Sinne des Eigen- und Fremdkapitals auf.

Wichtig für angehende Gründer:innen: Natürlich gibt es auch Geschäftsmodelle, die andauernd neue Geldflüsse für ein Wachstum benötigen und sehr viele Investitionsausgaben haben. Gerade Start-ups, die von Beginn an stark skalieren sollen, sind daher auf mehrere Finanzierungsrunden angewiesen. In diesem Zusammenhang spricht man in der Gründerszene auch von der sogenannten Burn-Rate: Eine Kennzahl, die angibt, wie lange ein Unternehmen mit den bestehenden Finanzmitteln (ohne neues Kapital) bei einem konstant negativen Cashflow überleben kann. Es gibt aber auch Branchen und Gründungen, bei denen lediglich einmalige Investitionen zum Start vonnöten sind (z.B. bei Freelancer:innen) und bei denen dann relativ schnell Gewinne erwirtschaftet werden können.

In der Liquiditätsplanung tragen Sie die vorher aufgestellten Einnahmen und Ausgaben (auch die Kosten für die Finanzierung des Kapitalbedarfs) auf monatlicher Basis gegenüber und ermitteln so die Kontobewegungen. Damit haben Sie einen genauen Überblick über die jeweiligen Kontostände und etwaige Liquiditätsengpässe.

Hier fließen also alle vorher festgestellten Daten in einer monatlichen Übersicht zusammen. In diesem Posten werden folglich alle Kontozu-/abflüsse in Form von Einnahmen und Ausgaben gesammelt (z.B. Einnahmen, Investitionen, Kredite, Zinsen, Steuern). Damit können Sie auch die jeweiligen Kontostände vor und nach Steuern einsehen.

Bei Neugründungen oder Monaten mit großen Investitionsausgaben, kann hier durchaus auch mal ein negativer Kontostand stehen. Lassen Sie sich davon nicht beirren, diese Daten geben Ihnen dann Auskunft über Ihre Umsatzziele und etwaige Anpassungen in der Planung.

Damit Sie auf einen Blick erkennen können, wie rentabel Ihre Geschäftsidee im Großen und Ganzen ist, stellen Sie abschließend nun noch eine Rentabilitätsrechnung auf. In dieser werden ebenfalls alle erarbeiteten Posten vollständig - nun allerdings auf Jahresbasis -  aufgeführt.

Sinn und Zweck dieser Aufstellung ist, dass Sie sehen können, ob sich Ihr Geschäftsmodell in den nächsten Jahren rechnen wird. Kennzahlen, wie z.B. der Deckungsbeitrag, EBITDA oder Umsatzrenditen kommen hier also zum Tragen und liefern Ihnen wichtige Erkenntnisse über die Entwicklung und Zukunftsfähigkeit Ihrer Unternehmung.

Das kommt auf den Verwendungszweck des Finanzplans an: Während Pläne für das interne Controlling womöglich nur Aussichten für das kommende Geschäftsjahr bieten sollen, müssen langfristige Investitionen tiefere Einblicke in die Zahlen gewähren.

Normalerweise reicht es für eine Finanzplanung in einem Businessplan aus, wenn Sie die Zahlen für drei Jahre vorbereiten. Dabei sollte das erste Jahr im Sinne der Liquiditätsplanung auf monatlicher Basis berechnet werden und die Folgejahre in der Regel auf Jahresbasis.

Das hängt sicherlich aber auch von Ihrem Geschäftsmodell ab: Wenn Sie Ihren Investoren und Investorinnen oder Ihrer Bank beweisen müssen, dass Ihre Geschäftsidee erst ab dem fünften Jahr schwarze Zahlen schreibt, sollten Sie dies auch stichhaltig beweisen können.

Dementsprechend muss dann auch die Finanzplanung umfangreicher sein. Bitte beachten Sie jedoch hierbei, dass es immer schwieriger wird, realistische Zahlen zu prognostizieren, je länger Sie in die Zukunft schauen.