Steigern Sie Ihre Produktivität mit der Pomodoro-Technik

E-Mails, Meetings, Multitasking: Im Geschäftsalltag konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten, ist für viele Unternehmer:innen und Selbstständige eine Herausforderung. Täglich jonglieren sie mit unzähligen verschiedenen Aufgaben: Von der Kundenbetreuung über das Finanzmanagement bis zur Planung der nächsten Social-Media-Kampagne: Die Stunden vergehen und am Ende des Tages fragen sich viele: Wer hat an der Uhr gedreht?

Geht es Ihnen ähnlich? Sie können die Zeit zwar nicht zurückdrehen, aber effizienter nutzen, um Ihre Arbeit konzentriert zu erledigen und Ablenkungen auszuschalten – mit der Pomodoro-Technik.

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Methode, die einem einfachen Prinzip folgt: Fokussierte Arbeitsintervalle wechseln sich ab mit regelmäßigen Pausen. Die kurzen Erholungsphasen sollen dabei helfen einen klaren Kopf zu bewahren, um die Konzentrationsfähigkeit und Motivation bei intensiver geistiger Arbeit länger aufrechtzuerhalten.

Die Pomodoro-Technik geht auf ihren Erfinder, den italienischen Unternehmer Francesco Cirillo, zurück. Als Student in den 1980er Jahren prokrastinierte er oft anstatt zu Lernen und suchte nach einer Lösung, um seine Produktivität zu steigern. Er experimentierte mit der Intervall-Idee in Minuten, für die er eine Küchenuhr in Tomatenform nutzte. Durch die Assoziation mit der Tomate hat sich die Methode als Pomodoro-Technik etabliert, was übersetzt „Tomaten-Technik” bedeutet.

Die Pomodoro-Methode ist so beliebt, weil ihre Anwendung einfach und effektiv ist: Die Arbeitsintervalle, auch „Pomidori” genannt, dauern 25 Minuten, jeweils gefolgt von einer fünfminütigen Pause. Ein Pomodoro-Zyklus besteht aus vier Durchläufen. Der letzte Slot schließt mit einer längeren Erholungsphase ab, die zwischen 20 und 30 Minuten dauert. Insgesamt lässt sich eine Pomodoro-Runde also in ungefähr 2,5 Stunden beenden. 

Bevor Sie die Pomodoro-Methode ausprobieren, ist es empfehlenswert, eine To-do-Liste zu erstellen und größere Aufgaben in mehrere kleine Tasks aufzuteilen, die sich in 25 Minuten erledigen lassen. Mit Hilfe eines Pomodoro-Timers behalten Sie die Zeit dabei immer im Blick. Je nach individuellem Arbeitsstil kann es zu Beginn etwas dauern, bis Sie sich an das intensive und fokussierte Arbeiten gewöhnt haben.

Insgesamt lässt sich die Pomodoro-Technik in 5 Schritte einteilen. Dazu gehören:

1. Erstellen Sie eine schriftliche To-do-Liste mit Ihren Aufgaben und unterteilen Sie die Tasks in 25-Minuten-Blöcke.

2. Richten Sie einen Alarm ein, der sich nach 25 Minuten aktiviert. Arbeiten Sie fokussiert an der Aufgabe, bis der Slot vorbei ist.

3. Markieren Sie die erledigte Aufgabe auf Ihrer Liste.

4. Gönnen Sie sich eine 5-minütige Pause.

5. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 4 viermal, um einen Zyklus abzuschließen. Dann folgt eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.

Sie benötigen lediglich ein Smartphone mit Weckerfunktion. Es gibt aber auch viele Timer-Apps, die Sie bei der Anwendung der Pomodoro-Methode unterstützen:

• Mit Forest, verfügbar für iOS, Android und als Browser-Erweiterung in Google Chrome, können Sie virtuelle Wälder pflanzen. Während eines Arbeitsintervalls wächst Sekunde für Sekunde ein Baum auf Ihrem Bildschirm heran, der symbolisch für Ihre Konzentration steht. Wichtig dabei ist, die App während eines Intervalls geöffnet zu lassen. Schließen Sie die Anwendung, kann der Baum nicht weiter wachsen und stirbt ab.
• Die PomoDoneApp lässt sich einfach mit Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana und Slack verbinden. Sie ist als Desktop-Anwendung für Windows und Mac OS sowie als mobile App für iOS und Android verfügbar.
• Die Tomato Timer-Website bietet zusätzlich zu der klassischen Timer-Funktion auch die Möglichkeit, verschiedene Zeitintervalle und Alarmtöne einzustellen.

Obwohl sich die Pomodoro-Methode über Jahre bewährt hat und viele Anhänger:innen auf der ganzen Welt zählt, darunter Elon Musk, gibt es auch kritische Stimmen:

Dabei wird oft die Aufteilung der Arbeit in 25-Minuten-Blöcke als Hauptkritikpunkt genannt. Eine kreative Aufgabe lässt sich oftmals nicht auf die Schnelle erledigen. Es braucht Zeit, um einen Flow-Zustand zu erreichen und sich voll und ganz auf eine herausfordernde Tätigkeit zu konzentrieren. Daher kann es kontraproduktiv sein, die Arbeitsphase bereits nach 25 Minuten wieder zu unterbrechen.

Dieser Einwand ist nachvollziehbar, aber nur teilweise gültig, da sich die Pomodoro-Technik wie bereits beschrieben auch auf längere Intervalle ausweiten lässt. Entscheidend ist, dem Grundprinzip von arbeitsintensiven Phasen und anschließenden Pausen zu folgen. Die Dauer lässt sich dabei flexibel festlegen.

Ein weiterer Nachteil besteht laut Pomodoro-Skeptikern darin, dass sich die Strategie im Geschäftsalltag nicht immer umsetzen lässt, da sich viele Ablenkungen wie Meetings oder E-Mails nicht so einfach abschalten lassen.

Auch dieses Argument stimmt nur bedingt, da die Pomodoro-Methode nicht über den gesamten Arbeitstag hinweg angewendet werden muss. Es kann bereits helfen, einen 2,5-stündigen Zyklus zu durchlaufen, um Aufgaben effizienter zu erledigen. Hat man zusätzlich noch die Möglichkeit, Meetings in aufeinanderfolge Blöcke einzuteilen bleibt mehr Raum für Fokuszeiten. 

Wie eingangs erwähnt, liegt ein Grund, weshalb die Pomodoro-Technik weltweit so viele Anhänger:innen gefunden hat, in ihrer unkomplizierten Umsetzung. Alles was Sie brauchen ist eine kostenlose Timer-App oder die Weckerfunktion eines Smartphones, um Ihre Konzentration und Selbstdisziplin zu trainieren. Der gesteigerte Fokus wirkt sich positiv auf die Qualität Ihrer Projektergebnisse aus. Durch das Bearbeiten einer einzelnen Aufgabe steuern Sie dabei auch gleichzeitig dem ineffizienten Multitasking entgegen. Dass die Methode funktioniert zeigen auch wissenschaftliche Untersuchungen: Alejandro Lleras, Psychologieprofessor an der Universität von Illinois, bestätigte in einer Studie, dass sich kurze mentale Pausen positiv auf die Konzentration auswirken.

Die regelmäßigen Pausen sorgen dafür, dass Ihre Leistungsfähigkeit über einen längeren Zeitraum anhält. Das steigert Ihre Produktivität und Sie schaffen mehr in kürzerer Zeit. Auch die Entscheidungsfindung lässt sich durch regelmäßige Ruhephasen verbessern. Sie können Ihre Gedanken neu ordnen, reflektieren und durchdachte strategische Geschäftsentscheidungen treffen. Pausen sind also ein wichtiger Bestandteil, um Ihr Selbstmanagement zu stärken.