Expertentipps für effektives Selbstmanagement

In einer dynamischen und sich ständig wandelnden Welt ist effektives Selbstmanagement der Schlüssel zum Erfolg. Das gilt besonders für Freiberufler:innen und Selbstständige, die im Geschäftsalltag auf sich allein gestellt sind.

Doch welche Methoden und Tools gibt es, um die berufliche und persönliche Entwicklung souverän zu steuern? Und warum sind One-size-its-all-Methoden wenig erfolgversprechend? Wir haben bei Cordula Nussbaum, einer der führenden Zeit- und Selbstmanagement-Expertinnen im deutschsprachigen Raum, nachgefragt.

“Wie der Begriff Selbstmanagement bereits verrät, geht es darum, gut für sich selbst zu sorgen, um die eigenen Ressourcen, insbesondere Zeit und Energie, bestmöglich für die beruflichen und persönlichen Ziele zu nutzen”, erklärt Wirtschaftspsychologin Cordula Nussbaum. “Der erste Schritt dabei ist die Selbstreflexion. Oft erlebe ich, dass Menschen von einer Methode lesen und denken: ‘Super, das setze ich jetzt sofort um’. Doch oft vergeuden sie damit ihre Zeit, da die Tipps nicht ihr individuelles Kernproblem adressieren oder nicht zu ihrer Persönlichkeit und Situation passen.”

Um das eigene Selbstmanagement zu stärken, empfiehlt Cordula Nussbaum daher, zunächst den Alltag zu analysieren. So lässt sich herausfinden, wo die eigenen Stressquellen liegen und bei welchen Tätigkeiten zu viel Zeit verloren geht. Als Nächstes ist es sinnvoll, sich Gedanken über die eigene Persönlichkeit und Arbeitsweise zu machen. Die Expertin unterscheidet dabei zwischen zwei Typen: Die kreativen Chaoten und die systematischen Macher.

Dabei stehen die Kreativen für jene Menschen, die spontan, intuitiv und flexibel arbeiten, während die Systematiker eher planvoll, strukturiert, faktenorientiert und methodisch vorgehen.

Sie sind sich nicht sicher, ob Sie zu den kreativen oder analytischen Menschen zählen? Auf ihrer Website bietet die Expertin einen kostenfreien Selbst-Check  an, der Ihnen zeigt, welcher Denkstil Ihr Handeln hauptsächlich bestimmt. “Natürlich ist diese Schnellanalyse eine stark vereinfachte Methode und kann keine komplexen Persönlichkeitsmerkmale und Nuancen abbilden. Jeder Mensch vereint mehrere Anteile in sich und es gibt Mischformen. Der Selbst-Check hilft Ihnen dabei herauszufinden, zu welchem Typ Sie eher tendieren”, erklärt sie.

Dieses Verständnis ist fundamental, um Strategien zu entwickeln und anzuwenden, die zur eigenen Person passen. "Menschen, die verstehen, wie sie ticken, können besser Prioritäten setzen und klarer entscheiden, in welchen beruflichen und privaten Bereichen sie Erfüllung finden", so Nussbaum.

Es gibt also keine One-size-its-all-Methode, sondern viele individuelle Lösungen, die jeder für sich selbst herausfinden muss. “Im Wesentlichen geht es beim Thema Selbstmanagement um drei Kernaspekte: Reflexion, Erkenntnis und die Umsetzung mit passenden Strategien und Methoden”, so Nussbaum.

Dabei betont die Expertin, dass es keinen besseren oder schlechteren Denkstil gibt. Beide haben ihre Vor- und Nachteile. “Die systematischen Macher haben es etwas leichter, sich in durchorganisierten Arbeitsumgebungen zurechtzufinden”, erklärt Nussbaum. “Für sie funktionieren klassische Zeitmanagementmethoden bereits sehr gut, wohingegen sich kreative Chaoten mit rigiden Vorgaben und Planungen eher schwertun."

In ihrem Buch "Organisieren Sie noch oder leben Sie schon?" gibt Cordula Nussbaum den Leser:innen den Rat, ihre berufliche und private Situation für einige Tage aus der Vogelperspektive zu betrachten. “Dafür können Sie einfach eine Tabelle mit vier Spalten anlegen, in der Sie die Uhrzeit, Tätigkeit, Störungen bzw. Zeitdiebe und Ihre Gefühlslage notieren”, erklärt sie. 

Dieses vereinfachte Protokoll hilft Ihnen dabei, Muster zu erkennen und sich bewusst zu machen, wo die größten Zeitsaboteure lauern und welche Lebensbereiche in Ihrem Alltag zu kurz kommen. “Wer als kreativer Chaot kein Fan von Tabellen ist, kann einen ähnlichen Effekt auch mit gezielten Fragen erreichen.” Dazu gehören:

• Womit vergeuden Sie derzeit am meisten Zeit?
• Wer oder was kostet Sie mehr Zeit als Ihnen lieb ist?
• In welchem Bereich fühlen Sie sich fremdbestimmt?

“Halten Sie alle Antworten schriftlich in einem Workbook fest. Wichtig dabei ist, dass Sie ehrlich mit sich sind und Ihre Zeitfresser selbstkritisch hinterfragen,” rät sie.

Jetzt, wo Sie Ihren Selbstmanagementtyp kennen und eine Analyse Ihres Alltags erstellt haben, geht es im nächsten Schritt darum, konkrete Strategien und Tools zu nutzen, um Ihre berufliche und private Situation zu Ihren Gunsten zu verändern. Dabei empfiehlt Cordula Nussbaum, sich zunächst auf drei Ziele zu konzentrieren, anstatt alles auf einmal anzugehen. Haben Sie die Veränderungen erfolgreich umgesetzt, kümmern Sie sich um die nächsten drei. “Sonst besteht die Gefahr, dass Sie sich verzetteln und Ihnen am Ende noch weniger Zeit bleibt als zuvor,” so die Expertin.

Die Basis bildet immer die Selbstreflexion, um für jede individuelle Situation die passende Strategie abzuleiten. Schauen wir uns das anhand des folgenden Beispiels einmal etwas genauer an:

Ein selbstständiger Einzelunternehmer stellt fest, dass er zu viel Zeit für administrative Aufgaben wie die Buchhaltung aufwendet. Das ist frustrierend, besonders, weil er zu den Kreativen gehört, die lieber Ideen entwickeln, anstatt sich mit der Belegverwaltung und dem Rechnungsmanagement zu beschäftigen. Er recherchiert im Netz daher nach Lösungen und Tools, mit denen er Aufgaben automatisieren kann und verliert sich in Testberichten und Ratgebern zum Thema. Nach mehreren Stunden geht ihm die Luft aus. Jetzt hat er viel Zeit darauf verwendet, sich in ein neues Thema einzuarbeiten, aber noch keine konkrete Lösung gefunden.

“Nachdem er die Situation analysiert hat, stellt er fest, dass seine Kernkompetenz eher darin liegt, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und Veränderungen anzustoßen, ihm aber für die administrativen Aufgaben der lange Atem fehlt, um sie zu Ende zu bringen. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, die Aufgabe an einen Dienstleistunsunternehmen auszulagern, das bei der Buchhaltung unterstützt, neue Prozesse aufsetzt und Abläufe optimiert”, erklärt Nussbaum.

Kreativen Menschen fällt es oft schwer, systematische To Do's abzuarbeiten. Ihre Listen ähneln eher einem Brainstorming, weil ihnen so viele Dinge einfallen, die sie tun könnten. Hier hilft die reisende To-do-Sammlung. Darin halten Sie alle Aufgaben fest, die Sie erledigen möchten, ohne bestimmte Reihenfolge. Das schriftliche Notieren, am besten mit Stift und Papier, unterstützt Sie dabei, den Kopf frei zu bekommen.

“Tasks, die Sie heute nicht schaffen, nehmen Sie mit in den nächsten Tag. Das bedeutet natürlich nicht, dass Sie alle Aufgaben aufschieben”, so Nussbaum. “Um Deadlines einzuhalten und wichtige Projekte zu erledigen, ist es hilfreich, Zeitinseln zu schaffen. Überlegen Sie, wie viele Stunden Sie für eine Aufgabe benötigen und blockieren Sie dafür einen bestimmten Zeitraum in Ihrem Terminkalender, in dem Sie ungestört und ohne Ablenkungen arbeiten können.”

Für Menschen, die sehr hilfsbereit sind, ist das oft eine Herausforderung, da sie viel Zeit darauf verwenden, andere zu unterstützen. Sie lassen sich daher besonders oft ablenken, wenn zum Beispiel eine Kollegin zum fünften Mal in der Bürotür steht und wieder eine Frage hat. “Hier ist es wichtig, auch mal Nein zu sagen und den eigenen Aufgaben Priorität zu geben”, so Nussbaum.

Für zusätzliche Ablenkung sorgt auch die ständige Reizüberflutung durch digitale Medien und unsere Umgebung, die alle Berufstätigen betrifft. In ihrem neuesten Buch Kopf voll, Hirn leer  erklärt Cordula Nussbaum aus neurowissenschaftlicher Perspektive, wie das menschliche Gehirn auf die vielen Reize reagiert und gibt praktische Tipps und Strategien für mehr Fokus.

Eine erste, sofort wirksame Methode besteht zum Beispiel darin, bewusst wahrzunehmen, welche Eindrücke im Moment als Reize auf uns einwirken. “Welche Geräusche nehmen Sie gerade wahr? Stimmen, Musik? Was sehen Sie, wenn Sie sich umschauen? Überlegen Sie, welche Reize Sie ohne Probleme sofort abstellen können, um Ihnen Erleichterung zu verschaffen", so Nussbaum.

Ein zentraler Bestandteil des Selbstmanagements ist auch die Selbstmotivation. Dabei spielt Dopamin als Neurotransmitter eine Schlüsselrolle, den unser Gehirn als Reaktion auf angenehme oder belohnende Aktivitäten freisetzt und einen unverzichtbaren Beitrag leistet, um unseren Stresspegel zu senken und unsere Zufriedenheit zu steigern. Um das Motivationssystem in Schwung zu bringen, empfiehlt Cordula Nussbaum in einem Workbook zu notieren, wie gut Sie derzeit Ihre Bedürfnisse nach gesunder Ernährung, Bewegung, Schlaf und dem Kontakt zu anderen Menschen befriedigen. “Fällt Ihnen dabei auf, dass Sie sich nicht gut um sich kümmern, tun Sie heute zumindest für einen kurzen Moment etwas, das ein Bedürfnis befriedigt. Als Nächstes notieren Sie drei weitere Aktivitäten, die Ihnen besonders Spaß machen und vereinbaren einen zeitnahen Termin mit sich selbst, um einer dieser Lieblingsbeschäftigungen nachzugehen.”

Das klassische Zeitmanagement orientiert sich an spezifischen Zielen. In einer dynamischen und komplexen Arbeitswelt wird es aber immer schwieriger, sich an präzise Vorgaben zu halten. Wer zu starr an seinen fest gesteckten Vorgaben festhält, verliert dabei die Flexibilität, um rechtzeitig auf Veränderungen zu reagieren und den Kurs zu ändern.

“Das Konzept der agilen Managementmethode OKR gefällt mir in diesem Zusammenhang besonders gut: Das OKR-Framework besteht aus ambitionierten Zielen, den ‘Objectives’, die  für ein Quartal festgelegt werden und den ‘Key Results’, die als Kennzahlen zur Messung des Zielfortschritts dienen. Hierbei gilt es bereits als Erfolg, wenn Sie 70 Prozent davon erreichen," erklärt Nussbaum. “Nach traditionellem Denken wäre man bei 70 Prozent bereits gescheitert, bei der agilen Methode OKR deutet es dabei aber eher darauf hin, dass die Ziele wirklich herausfordernd waren und das Team sich angestrengt hat. Agile Tools wie diese bieten hier wesentlich mehr Handlungsspielraum.”

OKRs eignen sich auch gut für Selbstständige, denn sie helfen dabei, Prioritäten basierend auf den definierten Zielen festzulegen und die eigenen Ressourcen daran auszurichten. Das schafft Struktur und Klarheit in einem dynamischen Geschäftsalltag, indem Selbstständige täglich viele verschiedene Aufgaben bewältigen müssen.

Während sie Klarheit und Struktur in die Arbeitsabläufe bringen, ist es auch wichtig, das persönliche Wohlbefinden nicht aus den Augen zu verlieren. "Im Selbstmanagement geht es darum zu erkennen, dass man selbst Entscheidungen treffen und Dinge verändern darf”, so Nussbaum. “Viele Menschen geraten jedoch in die Denkfalle, sich allein aufgrund eines festen Jobs oder einer guten Auftragslage zufrieden zu geben und dabei ihre eigenen Bedürfnisse hinten anzustellen. Diese Tendenz rührt oft aus einer Art falschen Bescheidenheit. Im Selbstmanagement geht es also auch um die Erkenntnis, dass jeder Mensch das Recht hat, die Kontrolle über sein Leben zu übernehmen und proaktiv Veränderungen voranzutreiben."